归档资料格式统一要求
上报材料归档指引
上报材料归档指引
一、归档目的
为规范和统一上报材料的归档管理,提高工作效率,确保档案资料的完整性、准确性和可追溯性,特制定本指引。
二、材料范围
本指引所指的上报材料包括但不限于:报告、计划、总结、会议纪要、重要决策文件等与单位工作有关的各类书面材料。
三、归档要求
1.材料格式要求
上报材料应采用标准格式,内容准确、完整,字迹工整、清晰。
2.材料整理要求
(1)按照项目或时间顺序整理装订;
(2)首页应注明标题、时间、编号等基本信息;
(3)多页材料应编制目录,页码连续;
(4)涉及机密内容的材料应按要求做好保密工作。
3.归档流程
(1)材料形成或收集后,由业务部门负责人审核、签字确认;
(2)将审核通过的材料及时交由档案管理人员进行归档;
(3)档案管理人员按规定建立档案目录,并采取必要措施保证档案安全完整。
四、管理要求
1.加强材料的形成、积累和归档管理;
2.建立材料交接、借阅等制度,确保材料安全;
3.定期开展自查,及时发现和解决存在的问题。
五、其他要求
其他未尽事宜,按国家和上级有关规定执行。
工程资料归档规范
工程资料归档规范工程资料是工程实施的过程中产生的各种文档和数据，对于项目的成功实施和后续的维护管理具有重要的作用。
为了保证工程资料的有效管理和利用，需要制定相关的归档规范。
下面，我将为大家介绍一下工程资料归档的规范。
1. 归档目的和原则：归档的目的是为了保护工程资料的安全和完整性，确保相关信息能够随时查阅和利用。
归档的原则是分类规范、整理有序、安全可靠、易于检索。
2. 归档分类：根据工程实施的不同阶段和内容，工程资料可以分为规划设计文件、施工图纸、进度报告、质量检测记录、合同协议、相关证件等多种类型。
根据资料的类别进行分类归档，方便后续的管理和查找。
3. 归档责任：确定工程资料的归档责任人和归档的部门或单位。
归档责任人应具备相关的专业知识和管理经验，负责资料的整理、存储、分类和检索等工作。
4. 归档流程：归档工作应有明确的流程和规范的操作方法。
包括资料收集整理、分类编码、装订存储等环节。
归档资料的编码应规范统一，方便后续的检索和利用。
5. 归档地点：确定资料归档的地点，要求安全可靠、易于管理。
可以选择专门的归档室或者归档柜来存放资料，确保资料的安全和完整。
6. 归档标识:对于每一份归档的资料，都应有明确的标识。
标识应包括资料类别、归档编号、归档日期、归档责任人等信息。
可以使用标签、封面或者封条等方式进行标识，确保资料的可追溯性。
7. 归档权限控制：对于不同级别的资料，需要进行权限控制。
只有经过授权的人员才能够查阅和利用资料，防止信息泄露和滥用。
8. 归档备份：为了确保资料的安全性，需要进行定期的备份。
可以选择云存储、硬盘备份等方式进行备份，防止资料丢失或者损坏。
9. 归档期限：根据不同类型的资料，确定归档的期限和存储时间。
比如规划设计文件可以长期保留，而一些合同协议可以在一定时间后进行销毁。
10. 归档检索：建立完善的归档检索系统，确保资料的快速检索和利用。
可以使用电子文档管理系统，通过关键字、日期、编码等方式进行检索。
材料整理归档要求及检查办法
**工业应用技术学院支撑材料整理归档要求及检查验收方法的通知附件1：一、页面设置〔一〕纸型采用A4纸。
页面设置采用默认设置，即上、下页边距均为2.54cm, 左、右页边距均为3.17cm，装订线位置为左。
〔二〕页脚所有材料均应在页脚处加注页码〔居中、宋体小五号、"第1页共3页〞〕。
（三）方向Word文档一律使用纵向，E*cel文档表格列宽过大的可使用横排。
一般材料采用A4纸竖向单面打印〔表格等需要横向打印的除外〕。
二.文档格式(一)标题用小二号黑体〔如有副标题，用三号楷体〕。
标题可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
〔二〕正文用四号仿宋字〔表格材料的字体、字号酌情处理，建议用五号宋体字，表格尽量竖排，做到整齐美观，表中的双名中间空一格，如*三，写为"* 三〞〕。
表名在表格上方，居中。
如有图片，图名应在图片下方，居中〕。
行间距为1.5倍。
构造层次序数，第一层为"一、〞，第二层为"(一)〞，第三层为"1.〞，第四层为"(1)〞, 第五层为"①〞。
第一层字体要加黑。
构造层次超过五层的可自行根据情况设置，原则上不要超过五层。
材料中所出现的度量单位要按国际标准度量单位，如面积用"平方米〞等；量词应统一，如图书用"册〞，计算机用"台〞，座位用"个〞等。
小数点后面统一保存两位有效数字。
文本中出现的两位及其以上数字统一用阿拉伯数字表示。
文件资料如有附件，在正文下空一行，左空2个字符，用四号仿宋字体标识"附件〞，后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数字〔如"附件：1.×*××*〞〕，附件名称后不加标点符号。
〔三〕综述材料观测点概述材料的写作要点：观测点综述材料属于命题式写作，结合各观测点的内涵，要求开门见山，直述主题，对*项工作进展综述，防止过多的陈述和解释；综述应包括前言、主体、结语三个局部。
办公室文件归档与备份要求
办公室文件归档与备份要求在现代办公环境中，文件管理是一个重要且频繁出现的任务。
为了确保文件的安全性和文件资料的可追溯性，办公室必须建立一套文件归档与备份要求。
本文将会介绍办公室文件归档和备份的要求，并提供一些实用的建议，以确保文件管理的有效性和高效性。
一、文件归档要求文件归档是指将文件按照一定的规则和标准进行整理、分类和存档的过程。
以下是办公室文件归档的要求：1. 分类规范：根据文件的性质和用途，将文件进行合理的分类。
可以根据文档类型、主题、日期等方面进行分类。
分类的目的是为了快速定位和检索文件，并方便归档和备份。
2. 文件编码：为每个文件设置唯一的编号或编码。
文件编码可以使用字母、数字或符号，具体的编码方式要根据实际情况和办公室的需求来确定。
编码的目的是方便文件的标识和查询。
3. 文件命名规范：对于每个文件，要确保文件命名规范并符合统一的格式。
文件名可以包括文件的主题、日期等内容，以便于快速理解文件内容。
4. 归档目录结构：建立合理的归档目录结构，使文件能够按照一定的级别和层次进行组织。
可以采用多级目录结构，将文件分类存储，方便日后的检索和管理。
5. 归档流程规范：建立明确的归档流程，明确每个环节的职责和操作规范。
包括文件的接收、分类、编号、归档、存储等环节。
流程规范可以减少操作上的错误，确保文件的准确性和完整性。
6. 归档安全措施：对于重要的文件，应采取相应的安全措施，确保文件的机密性和防止文件的丢失或损坏。
可以采用加密、备份和限制访问等方式进行保护。
二、文件备份要求文件备份是指将已归档的文件制作一份或多份备份，并妥善保存。
以下是办公室文件备份的要求：1. 备份频率：根据文件的重要性和更新频率，制定合理的备份频率。
对于重要且频繁更新的文件，可以选择每日或每周进行备份，以确保备份文件的及时性。
2. 备份介质：选择适合的备份介质进行文件备份，常见的备份介质包括硬盘、光盘、云存储等。
备份介质要具备可靠性和稳定性，以确保备份文件的保存和恢复。
信息化项目档案归档要求
信息化项目档案归档要求信息化项目档案是指记录信息化项目从立项到结束的全过程的文件和资料的整理和保存。
它是信息化项目管理的一部分，具有重要的意义和价值。
在信息化项目档案归档过程中，要遵循一下要求：1.独立性和完整性：信息化项目档案要独立于其他档案，具有完整性。
它应该包含项目的立项申请、策划、实施、验收、总结等各个阶段的文件和资料。
2.分类统一：信息化项目档案要进行分类，将相关的文件和资料进行统一的管理。
常见的分类包括项目立项资料、需求分析资料、系统设计资料、编码与测试资料、验收资料等。
3.文件规范：信息化项目档案要求文件格式规范统一。
文件命名要清晰，文件格式要统一，如使用统一的模板进行编写，以便于查阅和管理。
4.版本控制：信息化项目档案中的各个文件和资料要进行版本控制。
每次变更或修改都要记录下来，并进行适当的审批和备份，以确保项目信息的完整性和可追溯性。
5.安全可靠：信息化项目档案要做好信息安全保护工作。
要确保档案的安全可靠，防止丢失、损毁或泄露。
可以采用密码保护、备份存储、访问权限控制等措施。
6.保密要求：信息化项目档案中可能包含敏感信息，要严格遵守保密规定，加强保密措施。
对于有保密要求的档案，要设置专门的保密存储区域，并制定相关的保密管理制度。
7.存储环境：信息化项目档案要求在适当的存储环境下保存。
要选择干燥、通风、防潮、防尘的存储地点，避免阳光直射、温度过高或过低等不适宜的环境。
8.记录齐全：信息化项目档案要求记录齐全，包括项目的计划、实施进度、人员安排、质量控制、变更管理、问题与风险管理等相关信息，以便于项目的回顾和总结。
9.档案管理责任：信息化项目档案的管理责任要落实到位。
要明确档案管理人员的职责和权限，做好档案的整理、保存、检索、借阅等工作，确保档案的完整性和安全性。
10.定期检查和整理：信息化项目档案需要进行定期检查和整理。
要及时清理无效或过期的档案，整理好档案存储空间，确保档案的可用性和便捷性。
文书档案归档程序及要求
文书档案归档程序及要求为适应档案管理现代化需求，规范公司档案整理方法，提出本程序及要求：一、归档文件的整理单位1、归档文件以“件”为单位进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。
2、文档的正文与底稿合为一件进行整理归档。
3、原件与复印件合为一件进行整理归档。
4、正文与附件合为一件进行整理归档。
5、同一年内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件，跨年度的文件各为一件进行整理归档。
6、文件处理单与相关文件合为一件进行整理归档。
7、报表、名册、图表、介绍信存根、商调函、审批表、土地使用证、会议记录、通讯录、简报、各类登记册等按照本来的装订方法，一个自然本（册）为一件进行整理归档。
二、归档文件的装订、编页码1、归档文件统一按“件”进行装订，装订时必须用统一的文档装订夹装订档案，每份文件编页码时须从第一页开始编到最后一页为止，正面编在右上角，筒子页背面有文字图表的编在左上角，每份文件材料均从“1”页开始编页号。
2、永久和长期保存的文件材料必须拆除订书针等金属物。
3、成册的文件材料，（如：会议记录、名册、报表等）可保持原貌。
4、归档文件用纸规格以A4纸进行裱糊，列为短期保存的文件材料及本来已经装订成册的刊物、书籍等可保持原貌，不必拆开重新装订。
三、归档文件的分类1、把归档文件按保管期限分开。
2、把同一保管期限内的文件材料按年度、时间段分开。
3、把同一保管期限内的文件材料按单位、部门分开。
四、归档文件的排列编号1、将归档文件按照文件的形成时间或文号的先后顺序进行排列。
2、同一事由、同一时间或同一问题的文件材料按形成时间或重要程度进行排列。
3、会议记录、统计报表等成套性文件材料分别集中排列。
五、打印归档目录1、凡归档文件材料，按照档案管理制度的要求填写归档文件目录，归档文件目录必须在计算机上打印并将打印好的目录考盘后移交档案室。
2、凡归档文件材料以保管期限的划分来打印归档文件目录。
即：永久、长期、短期目录各打印一份交档案文档室。
文件的文件编号与归档要求
文件的文件编号与归档要求文件是组织中不可或缺的重要资源，它记录了各种信息和事务的发展和演变。
为了确保文件的有效管理和使用，文件的准确编号和正确归档是必不可少的环节。
本文将着重介绍文件的文件编号和归档要求，从文件编号的原则、方法和规范到归档的目的、程序和注意事项，全面阐述如何建立高效的文件管理系统。
一、文件编号的原则文件编号是为了方便文件的识别、查询和检索而进行的编码操作。
以下是文件编号的原则：1. 一致性原则：同类文件应使用相同的编号规则，便于管理和查找。
2. 层次性原则：文件编号可按照一定的层次结构编制，如先按工作部门分组，再按时间、序号等细分。
3. 唯一性原则：每个文件的编号应是唯一的，避免重复和混淆。
二、文件编号的方法文件编号的方法多种多样，可以根据实际需要选择合适的方式。
常见的文件编号方法有以下几种：1. 序号编号法：按照文件的产生顺序，逐一编号。
例如：2022-001表示在2022年度中的第一个文件。
2. 日期编号法：以日期为依据进行编号，方便日后的查找和筛选。
例如：220101表示在2022年1月1日产生的第一个文件。
3. 部门编号法：按照不同部门进行编号，便于部门内部的管理和归档。
例如：HR-001表示人力资源部门的第一个文件。
三、文件编号的规范为了保证文件编号的准确性和标准化，有必要制定一些文件编号的规范。
以下是一些常见的文件编号规范：1. 统一编号格式：文件编号应采用统一的格式，如字母+数字的形式。
2. 文件类型标识：可以在文件编号中添加文件类型的标识，便于快速识别和分类。
例如：KT-001表示科技类文件。
3. 版本标识：对于多个版本的文件，可在文件编号中加入版本标识，以区分不同版本。
例如：2022-V1-001表示2022年V1版本的第一个文件。
四、归档的目的文件的归档是将文件按照一定规则和程序进行整理、分类和保存的过程。
归档的主要目的如下：1. 保存历史记录：归档能够保留组织的历史记录，方便查阅和回顾。
资料归档规范
资料归档规范资料归档规范是指将组织内部的各类文件、数据和其他相关的信息进行整理、分类、存储和管理的一种规范。
良好的资料归档规范能够帮助组织提高工作效率和信息资源的利用率，同时也可以保障资料的安全和可靠性。
以下是资料归档规范的一些主要方面：1. 分类标准：根据组织的具体情况和业务要求，制定合理的分类标准，将资料按照一定的规则进行分类，方便后续的查找和使用。
分类标准可以根据资料的类型、内容、形式等来确定，可以采用数字编号、字母编号或者其他形式的编码方式。
2. 文件命名：统一规定文件的命名规则，使得文件名具有一定的规范性和可读性。
文件名可以包括相关的信息，如日期、主题、责任人等，同时也要注意避免使用特殊字符和过长的文件名。
3. 文件夹结构：建立合理的文件夹结构，将同类型或相关的文件放在相应的文件夹中，形成层级结构。
文件夹的层次应该明确，避免过多的层次和过于复杂的结构，同时要注意文件夹的命名，使得名称简洁明了。
4. 归档流程：规定文件的归档流程，明确归档的步骤和责任人。
在归档过程中，要进行文件的检查和审核，确保文件的完整性和准确性。
同时也要建立归档记录和索引，方便后续的查询和追溯。
5. 权限管理：对于涉及机密或敏感信息的文件，要进行权限管理，确保只有授权人员才能够访问和修改这些文件。
同时也要建立备份和恢复机制，保证文件的安全和可靠性。
6. 保管期限：根据文件的重要性和使用频率，确定文件的保管期限。
对于一些长期不使用或过期的文件，可以进行归档或者销毁处理，释放存储空间。
7. 变更管理：当文件需要进行修改或更新时，要进行相应的变更管理，及时更新归档的文件，并记录修改的信息和变更的原因。
8. 培训和意识：组织内部要加强资料归档的培训和宣传，提高员工对资料归档的重要性的认识和理解，使其能够按照规范的要求进行操作。
总之，资料归档规范是组织内部管理文件和信息的基础，良好的规范可以提高工作效率，保障信息的安全和准确性。
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武汉分公司贯标资料文件统一格式要求
1、字体：汉字统一为“宋体”，字号为“小四”，数字为宋体。
2、行距：固定值20
3、段落格式：段前0.5倍行距，首行缩进。
4、页边距：上、下、右为20mm，左为25mm。
5、图片格式：嵌入式。
6、装订时，方案级别以上的文件采用左侧两钉装订，钉的位置为三分之一处，距边1cm。
方案级别以下的文件采用单钉装订，钉的位置为左上角距边1cm处。
钉与纸张平行。
下图为装订位置示意图：
7、公司LOGO的使用：在公司的规章、制度和标准中使用，在施组、方案及更低的文件中的封面、页眉页脚中都不应使用。
8、项目部上报文件的封皮格式为：
9、归档资料要求：
（1）不允许用废纸打印存档。
（2）装订整齐。
（3）每个档案盒里面有多于两个文件的就要有目录清单。
10、所有手写资料、批改、签字一律用黑色签字笔书写。
11、档案盒要求
（1）档案盒统一使用淡蓝色塑料档案盒，可根据盒内资料的内容
购买厚度不同的档案盒。
（2）档案盒册封：上、下间距要一致，通用图标要对齐。
（3）档案盒封面标签：尺寸根据所购买的档案盒面标签调整。
见下图
总目录：质量管理体系
内容：文件控制程序（1）
1、工程技术资料有效目录清单（公司、项目）
2、现行有效的受控的贯标体系文件和资料目录清单（公司、
项目）
3、法律、法规及其他要求目录清单（公司、项目）
4、体系手册/程序文件发放/回收登记表
5、体系手册/程序文件修改记录表
6、体系手册/程序文件修改通知单
7、文件接受登记表
8、文件发放登记表
（4）盒内目录按下发的35个档案盒总目录分别粘贴。
（5）卷内目录、分目录统一按照分目录：表式：QSE0202B1编制
----------中铁LOGO 大小为3.33*3.33cm ----------字体为：宋体、小四 ------------字体为：宋体、二号 安全环保部
------------字体为：宋体、小二
中铁建设集团
武汉分公司
安
全
管
理
规
章
制
度
11、书面格式：
********文件. …………….居中加粗
…………….空一行
1、工期安排………………中间空一格
内容。
.....段落首行一律缩进两格。
.....顶头
2.工期安排…………….中间空一格
内容。
.....段落首行一律缩进两格
（1）工期安排………….缩进两格
内容。
.....段落首行一律缩进两格
（2）工期安排………….缩进两格
内容。
.....段落首行一律缩进两格。
①工期安排………….缩进两格
内容。
.....段落首行一律缩进两格
②工期安排………….缩进两格
内容。
.....段落首行一律缩进两格
……………….空一行
2、工期安排……………….中间空一格。