会议室工作流程
会议室工作流程
-标准化文件发布号:(9556-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII
会议室工作流程
会前
1、查看会议通知单
会议时间、会议地点、公司名称、会议联系人、客人人数、场租金
额、设备金额、横幅收费金额、结帐方式、会议下单人。
2、布置会场
1)根据客人要求来布置会场
常见会场分为:课桌式、剧院式、“U”字型、“T”字型、“回”字型、“口”字型、会见型、椭圆型(董事会型)、鸡尾酒会型、舞台式等。
2)根据客人要求准备会议用的设施及工具
常用:纸、铅笔(圆珠笔)、水(茶水、矿泉水)、话筒(有线、无线、立式、座式、耳麦、纽扣麦克风)、舞台、大白板、马克笔、投影仪、投影屏幕等。
3)会议摆台
①桌子摆放、椅子摆放
②摆放文具及杯具、信纸、铅笔(圆珠笔)、纸垫及水杯
③摆放要求:会议桌椅横竖一条线;信纸横竖一条线;水杯横竖一条线
4)横幅的摆放及签到台的摆放
3、会前检查
5)会议桌椅及台面的检查
①桌椅摆放是否符合标准
②纸、笔、水摆放是否符合标准
③会议桌椅上无垃圾、污迹,台面干净、整洁
6)会议设备检查
①提前半个小时开启会议有关区域的照明设备,确保全部正常使用。
②提前半个小时开启会议有关区域的空调,保持温度20度左右。
③提前一个半小时调试会议使用的音响、话筒、投影仪等设备能否
正常使用,如有故障及时通知动力部进行修理。
7)工作台检查
①复核会议通知单的所有要求
②检查工作台里的茶包、水壶、开水是否充足
8)卫生检查
①清洁地面卫生,确保地面无垃圾、污迹。
②清洁会议用的仪器、设备的污迹和浮灰。
9)其它的检查
①检查横幅的摆放及内容,确保悬挂对称、内容无错误。
②检查签到台“签到处”、“请赐名片”的标牌,签到本的摆放是否
标准、正确、
③检查告示牌,确保内容无误。告示牌表面干净、明亮。
10)人员安排
①会议服务人员提前半小时站立门口,迎接客人到来。
②音响控制人员提前半小时到达音响室做好准备,播放背景音乐。
会中
4、了解会议安排
负责会议的人员主动和举办会议的负责人联系,了解会议议程,便于安
排员工进行配合。
5、迎接客人
1)负责会议服务的员工在会议室门口迎接客人。
2)迎接客人的注意事项:
挺胸、收腹、直立、双手放于腰后,双脚与肩并齐,面带微笑;当
客人到达时,主动向客人打招呼,问候客人。
3)引客入位:
当客人到达时,引导客人坐上自己的位置,尤其是VIP客人,为客
人拉椅协助客人入座。
6、会议期间服务
7、会议进行期间,服务员要在会场当班,不能脱岗或自行做私事。
如有急事须向领班或领班以上的人员报告。
8、为客人添加茶水:
客人入座后,应及时为客人倒一杯茶,俗称“迎客茶”。一般每隔
15-20分钟添加一次茶水。
3)随时注意所有会议设备的运作情况,发现故障立即采取有关措施。如无法解决要通知动力部协助解决
9、由会议服务员打出会议帐单,询问前台是否挂账,有效签单人的
姓名。
会后
10、找会议举办方的负责人,将帐单交于负责人签字确认
1)现金支付,将客人带至前台支付现金。
2)如挂账支付,将帐单交于有效签单人签字确认。
11、检查会议设备与客人物品
1)会议结束时,服务员要引导客人乘坐电梯或楼梯离开会场到下一
个目的地。
2)会议结束时,服务员应马上检查会议设备和会议桌椅,确保没有
损坏或遗失。
3)如有损坏或遗失,马上和会议负责人反映,并通知领班或主管来
解决。
4)快速巡视,有无客人遗忘的物品。如有遗失的物品要及时归还客
人。
12、收拾会场
1)先收拾玻璃器皿、瓷器、重要设备(手提电脑、投影仪等贵重物品),然后收布草,点清数量,分类放好,送至布草房清洗。
2)把告示牌、横幅等物品收回整齐,摆放仓库。
3)整理桌椅,摆放入仓库。
13、清洁卫生工作
清场后,先把桌面的垃圾清理干净,然后清理地面的垃圾和污迹
12、关闭电源
1)客人全部离场后,首先关闭空调和部分照明电源
2)整个会场清洁做完后,关闭所有的电源。
13、关门上锁
1)领班或主管全部检查一遍,确保无问题后,将会议室关门上锁。2)由会议室服务员将钥匙交于前厅部