技术文件发放控制流程71611
文件发放记录安全操作规程
文件发放记录安全操作规程1. 引言本规程是为保障公司文件发放记录的安全，保护公司和员工个人隐私而制定的。
在执行文件发放记录过程中，需科学合理处理文件的保护和管理。
适用于公司内所有员工使用文件发放记录系统进行文件操作的环节。
2. 安全规则2.1 登录在使用文件发放记录系统时，每个员工都必须使用单独的个人账号登录。
禁止使用其他人的账号进行操作。
2.2 权限控制根据各员工职责及需要，进行权限上的限制。
经授权方可进行文件发放、修改及删除操作。
不得发放、删除、修改不属于个人职责和权限的文件。
2.3 密码保护每个员工均需妥善保管自己的登录密码，并定期更改密码。
密码不得过于简单，不得将密码告知他人。
2.4 文件传输安全在传输文件时，需要采用加密方式进行传输，避免文件被窃取。
禁止通过任何不安全的方式传输和接收文件。
2.5 文件备份每份文件均需进行备份，备份的文件需存储在不同的设备中，确保备份文件的安全。
禁止将文件存储在未经授权的存储设备中。
3. 操作流程3.1 发放文件1.登录系统，进行发放文件操作。
2.选择需要发放的文件并指定接收人员及密级。
3.对发放的文件进行加密操作。
4.操作完成后，进行文件备份，并将备份文件存储于指定的存储设备中。
3.2 修改文件1.登录系统，进行修改文件操作。
2.选择需要修改的文件。
3.进行修改操作，并在修改完成后进行文件备份。
4.将备份文件存储于指定的存储设备中。
3.3 删除文件1.登录系统，进行删除文件操作。
2.选择需要删除的文件。
3.进行文件删除操作，并在删除完成后进行文件备份。
4.将备份文件存储于指定的存储设备中。
4. 例外情况在以下情况下，可以对文件进行例外操作：1.在经过上级主管同意的前提下，可以将文件发放给非授权人员。
2.在文件丢失等紧急情况下，可以删除备份文件。
注：例外情况的具体操作需在手动操作记录中予以记录。
5. 结束语本规程需要每位员工认真遵守，确保文件发放记录在保障安全的前提下正常进行。
技术文件控制程序2012.10
技术文件控制程序1 目的为了对技术文件的编号、编制、审批、发放、使用、评审、更改、作废等环节实施控制，保证技术文件的完整、有效、统一及正确，防止作废文件的非预期使用以及保密项目技术资料的安全、保护、管理，特制定本程序。
2 适用范围本程序适用技术管理室、质量管理室、现场分部及相关单位。
本程序适用于公司与质量管理体系有关的技术文件的管理过程。
3 术语与定义无4 过程分析5 职责5.1技术管理室是本程序的归口管理部门，负责技术文件的编制、评审及更改，并对持有的技术文件负责保管，严格归档和借阅手续，按时发放，保证其完整性。
5.1.1技术管理室负责保密文件的电子数据和纸质版资料的接收、存档、保密和管理，以及对各单位进行数据资料查阅的权限分配和管理、保密项目保密协议的签订等工作，并设专人负责。
5.1.2技术管理室负责本单位工艺标准、工艺规程、工艺文件、一般工艺方案和产品材料消耗工艺定额的编制，并承担专用工艺装备、工位器具的设计。
5.2现场分部负责编制本单位操作类作业指导书（或标准作业单、操作要领书、返修作业指导书）。
5.3各有关部门应识别产品质量形成过程中具有保存价值的各类电子文字资料、图纸、胶片、光盘等文件，并按规定及时归档。
6 程序和要求6.1接收技术文件及信息范围6.1.1技术管理室资料管理员接收以下技术部下发的技术文件、公司各单位编制的文件。
a)产品文件和设计文件（图样、明细表、设计任务书、设计计算书、产品技术条件及管理办法等）；b)工艺文件（工艺方案、材料定额、工艺标准等）；c)工艺装备、工位器具图样和文件；d)检验文件（试验、检验大纲和报告，检验作业指导书）；e)采购技术协议文件。
f)外来文件（包括有关产品的国家或行业标准、有关的法律、法规，顾客或供方提供的文件等）。
g)保密文件电子版资料应存储于专门的服务器中的电子数据管理软件中，且该服务器不接入外网。
6.1.2技术管理室工艺员接收以下影响产品质量的信息：a）影响产品质量的设计更改；b）生产、设备、工装、量检具变更；c）生产环境变化；d）生产现场反馈；e）售后质量反馈。
技术文件控制作业流程
1.0目的规范技术文件的制定、审核、批准、分发、更改、保存、作废、回收、销毁等作业，使技术文件的管理在受控状态下进行。
2.0适用范围适用于本公司所有技术文件的控制。
3.0定义3.1技术文件：本公司内技术部产生的生产工艺、BOM清单、工时定额、作业指导书、图样、技术标准等技术资料及公司外相关单位转移至公司内的技术资料，皆定义为技术文件。
4.0职责4.1技术部：负责技术文件整体管理工作；4.2接收部门：按技术文件规定的内容执行作业，负责技术文件的保管及技术文件有误时的反馈；4.3总经理：负责技术文件的审批工作。
5.0作业程序5.1技术文件的编制、编号、审核、审批、归档5.1.1技术部经理依据公司需要，确定需制作的技术文件类型及相应的编制责任人；5.1.2技术文件编制责任人按作业规定进行文件编制工作，并负责各自范围内的文件更改工作；5.1.3技术文件编制完成后，编制人员须进行自检，确认无误后交技术部资料管理员进行文件编号工作，文件编号规则如下：5.1.3.1技术文件编号规则：公司名称代号（JT）—文件类别代号—部门代号（JS）—序列号；5.1.3.2文件类别代号、序列号、发放部门范围规定：P——流程文件、管理制度（序列号为01—99）：分发流程、制度相关部门；W——作业指导书（序列号为001—999）：分发相关生产车间；F——记录文件(表单) （序列号为001—999）：随流程、制度分发；Q——检验标准、检验规范（序列号为001—999）：1）《进料检验标准》分发品质部、采购部；2）《检验工程表》分发品质部、生产部相应车间；3）《成品检验作业指导书》分发品质部、总装车间；B——物料清单（（序列号为0001—9999））：分发计划物控部、生产部、仓库；例如：JT — W— JS — 021，表示江天技术部021号作业指导书；JT — B— JS — 0001，表示江天技术部0001号物料清单；注：外来技术文件暂不列入编号范围，由技术部使用。
技术文件及图纸管理流程
1.目的
为使本公司技术资料的编制、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等有严明的运作管制，做到资料的准确性，防止技术资料之遗漏及非正常外传，特制订此程序。
2.适用范围
适用于本公司产品设计开发和变更过程中的技术资料管制，包括产品及各类部件图纸、产品技转资料、产品规格书、BOM、FMEA、物料承认书、产品标准件等。
3.定义
3.1 仕样书：指产品经客户承认后技术部所制作的样版规格书，所有涉及生
产之相关单位正常作业一律以此为标准。
3.2 《试作仕样书》：指试作完毕后，由技术部开发组负责人填写，随样送往客户之仕样书。
3.3《承认仕样书》：指量试OK后，技术部发行之正式仕样书。
4.图纸及技术资料管制过程乌龟图
5.作业内容
6.附加说明
6.1客户工程标准／规范评审要求
对客户的工程标准／规范，技术部应按客户的时间要求及时认真评审、分发、实施，评审时间不应超过两个工作周。
6.2客户图纸技术资料的管理
对客户E-mail或传真的资料，应由技术部收集管理加盖《外来资料管制章》，以便于与内部资料区分、使用、保存。
6.3保密
对于关系到知识产权或客户特别强调不可外露的技术资料，由专案担挡人特殊保管，不可传阅至任何人(包括本部门的其他专案人员)。
6.4外发管制
对于外发至厂商的技术资料，由采购开发人员cOPY发行，并要求厂商对我司之图要要妥善使用保存，不可外传。
7 参考文件
7.1 《变更管制程序》
8 使用表单
8．1《图纸和技术资料一览表》
8．2《图纸、技术资料分发签收表》。
技术文件资料发放规定
关于技术类文件及资料运行的若干暂行规定1．目的：为了使公司内部各类技术类文件及资料得到严格、有效控制，确保技术文件及资料的唯一性、准确性，规范、理顺技术类文件及资料发放、更改、回收的流程，特制定本暂行规定。
2．适用范围：适用于各部门、各车间技术文件及资料的使用单位。
3．职责3．1 技术部门负责技术文件及资料的编制、审核、更改、控制和管理工作；3．2 档案室负责技术文件及资料的发放、回收、销毁、更改登记工作；3．3 质检部负责技术文件及资料的审核、加工工艺的编制工作；3．4 生产部负责技术文件及资料的审核、再发放、再回收工作，确保技术文件及资料的准确、完整、有效运行。
4 规定4．1 技术文件及资料的发放：4．1．1 经技术部门审核后的技术文件及资料，由技术部门加盖红色的“受控”章，加盖确认日期的“年月日”、加盖红色的“生产”或“试制”或“检验用图”或“外协”章，交档案室保管员保管；4．1．2 生产部门需要技术文件及资料时，由生产部门计划员到档案室领取，由档案室保管员填写《文件发放、回收记录》表单，并登记签字备案，生产用的文件及资料上必须盖有：红色的“生产”或“试制”章、“年月日”章、“受控”或“非受控”章；4．1．3 生产计划员领取的技术文件及资料必须经生产副总或生产调度及质检部负责人二部门重新进行审核、确认，经确认签字无误后，生产计划员方可将文件及资料发放到生产车间使用；4．1．4 生产部门在发放技术文件及资料时，必须做到由各生产车间主管领取、签字、登记，严格执行谁领取谁收回的原则；4．1．5 检验部门需技术文件及资料时，需检验部门负责人到档案室领取，领取的文件及资料也须经生产副总或生产调度及质检部负责人审核、签字，经确认无误后方可使用，档案保管员填写《文件发放、回收记录》表单，并登记签字备案，检验用的文件及资料上必须盖有：红色“检验”或“试制”章、“年月日”章、“受控”或“非受控”章；4．1．6采购部门需技术文件及资料时，由采购部门负责人到档案室领取，发放到外购、外协供方单位的技术文件及资料必须经生产部、质检部二部门的负责人签字确认，由采购部门填写《外协、外购单位技术文件及资料发放登记表》，方可将技术文件及资料交于供方单位，不生产时并及时追回交档案室保管员，外协用的文件及资料上必须盖有：“外协”章、“年月日”章、“受控”或“非受控”章；4．1．7 对于各技术文件及资料，相关部门在使用过程中不得在文件及资料上进行涂改、撕毁，不准私自外借，必须确保文件及资料的清晰、完整；4．1．8 相关在使用技术文件及资料时，丢失或遗失了，应及时报部门主管，部门主管在接到报告后，应及时查明原因，追究责任，必要时报总经理或报送司法部门处置；4．1．9 对于丢失或遗失的技术文件及资料相关部门需重新领取的，必须经副总经理以上领导审批后方可领取；4．1．10对于相关部门需要的“临时性”或“一次性”的技术文件及资料，相关部门需以《信息联络处理单》形式提交技术部门，得到认同后，由技术部门按上述流程发放，并在文件及资料上加盖“临时”或“一次性”章，以便区分。
产品技术管理制度-图纸和技术文件的发放与管理制度
图纸和技术文件的发放与管理制度
1．成批或连续生产的产品图纸和技术文件的发放作为正常的发放。
正常发放范围见《产品图样设计文件发放表（2000）》正常发放的图纸和技术文件加盖部门章及日期章，研究所应负责其正确，统一。
2．如有关部门临时需要增发的，应提出申请报告，经总工程师批准后方可增发。
3．不连续生产和非批生产的产品第一次投料生产时可参照执行。
4．重复生产产品只补发二套调度处供生产图及机械加工工艺卡片，此外，发生产调度处锻件工艺卡三套及技术外协图（铸铁件，铸钢件，焊接件图纸）为三份。
5．各单位应指定专人担任资料员，负责保存管理图纸和技术文件，并将名单报研究所备案，资料员应负责本单位图纸的齐全、完整、统一、正确。
6．正常发放的图纸和技术文件破旧损坏应以旧换新，由一位资料员事先提出安排复晒。
遗失的，当事人应打报告经所在部门负责人签字，总工程师批准后（必要时应追查责任），方可补发。
技术、工艺文件（标准）发放、修改管理制度
技术、工艺文件（标准）发放、修改管理制度技术、工艺文件（标准）发放、修改管理制度1.总则1.1技术、工艺文件（标准）是公司一切生产经营活动的源头，为有效保护和利用技术、工艺文件（标准），确保技术、工艺文件（标准）发放、修改过程中的保密性、连贯性、准确性，维护公司合法权益，特制定本管理制度。
1.2技术、工艺文件（标准）包含了产品图样、工装图、铸件图、工艺文件、产品标准等。
2.管理职责2.1技术、工艺文件（标准）发放由总师办统一管理，综合办公室具体负责，确定发放部门和份数，并登记造册；零星要求的技术、工艺文件（标准）的发放由所需部门提出申晒（印）要求，经综合办公室主管审核，总师办主任确认后晒发，并履行登记签字手续。
2.2技术、工艺文件（标准）的修改由主管设计、工艺、工装、标准化人员填写更改通知单，由各研发中心主任签字确认后进行，在完成了相关部门的技术、工艺（标准）文件的修改，并经各相关部门技术资料管理员签字确认后，交底图档案管理员存档，并履行登记手续。
3.技术、工艺文件（标准）发放3.1 新产品技术、工艺文件（标准）发放（1）新产品归档后，由综合办公室业务主管布置底图档案管理员，申晒三份图样，晒图室负责向设计、工艺、生产部门图库各发放一套蓝图，产品明细分发到外协、外购部门和相关部门。
（2）铸件图由晒图室负责晒发。
（3）各种晒（印）好的技术文件由晒图员统一装订、复查无误后，盖上“有效版本”、“发放部门”、“发放日期”三个印章，按《设计文件发放表》和《工艺文件发放表》规定的要求发放到有关部门。
发放前晒图员应填写技术文件发放台帐，记录技术文件名称、数量、发至部门、发放日期。
3.2各类备案后的产品标准由标准化员确定发放部门、份数，经综合办公室主管确认后发放，标准化员做好登记手续。
3.3所有技术、工艺文件（标准）发放都应由接收方签字确认。
3.4新产品试制完成后，在签字齐全的正式工艺文件归档后，由底图档案管理员负责补发全套蓝图，晒图室按照设计、工艺文件发放表的规定晒发各部门。
文件发放及管理制度
文件发放及管理制度第一篇：文件发放及管理制度文件发放及管理规定目的1.1为加强公司文件档案、声像档案资料的管理工作，保证文件档案、声像档案的及时归档和妥善保管。
1.2统一规范文件的发放权限，增加公司文件保密程度，特制定本规定。
范围本制度包括公司所有文件。
职责3.1本公司文控中心负责本制度的拟定、审核及执行解释及档案资料的归档督促和日常管理工作；董事长/总经理负责本制度的批准执行。
3.2本公司各总监、部门经理及主管，为本制度的落实执行人，负责本制度的执行与监督。
4 规定内容4.1 公司文件大致分：制度类、合同类、报告类、报表类、凭证类及技术类六个类别。
4.1.1制度类文件分为：规定、制度、办法、决定及方案等。
4.1.2合同类文件分：合同、合约、契约、协议及约定等。
4.1.3报告类文件分：请示、报告、申请、工作总结及工作计划等。
4.1.4报表类文件分：业绩统计报表、销售额统计报表、产能统计报表、品质统计报表及财务报表等相关统计报表。
4.1.5凭证类文件分：借条、请款单、费用报销单、差旅费报销单、送货单等。
4.1.6技术类文件分：作业指导书、操作规程、检验细则、工艺卡片及产品图纸等。
4.2制度类文件4.2.1审批流程4.2.1.1制定：制度类文件由各部门负责人安排相关人员根据工作需要进行制度的编制。
4.2.1.2审核：制度类文件编写完成后，由制度编制人交本部门最高负责人审核，审核完毕后，应在相关部门进行传阅，征询意见，会签《文件制度资料征询意见登记表》，直至无异议。
（注：仅需部门内部传阅征求意见时用《文件传阅记录表》）4.2.1.3批准：部门最高负责人将审核后的制度类文件提交本公司总经理办公室，由总经理办公室将相关文件按类型分类整理后转交董事长/总经理确认；如涉及重大管理变革及其它原因需要由董事长/总经理召集相关人员召开小组会议讨论会签通过。
4.2.2发放流程4.2.2.1发放：以公司名义下发的制度类文件，由文控中心负责下发及失效文件的收回，签发原件由文控中心负责整理立卷；以部门名义下发的制度类文件签发原件由其部门整理立卷，并复制一份交由文控中心备案后执行下发及收回失效文件的工作。