《秘书实务》项目三 企业文书综合处理(子项目1 发文)

项目知识
（二）企事业单位的文书处理工作 企事业单位文书处理工作参照《国家行政机关公文处理办法》进行，
由于单位性质不同，其往来文件及文书管理工作各有特点。 企业文书工作是企业办公室工作的重要组成部分，是一项政治性、
服务性、技术性很强的工作。文书工作对及时传达、贯彻党和国家的各 项政策法令，互通情况，处理问题，交流经验，传递信息，提高工作效 率等都具有十分重要的意义。它对企业实施科学决策，强化各项管理， 搞活生产经营，疏通业务关系，增强企业生机和活力等具有重要的地位 和作用。
项目知识
2．企业文书工作的特点。文书工作具有以下四个特点： • 一是及时性。运用文书往来的形式，上传下达。 • 二是指导性。文书是贯彻党的路线、方针、政策及上级有关精神的主要形式，是基层
单位和职工必须依据、遵循的，而文件则是文书工作的效果，成绩载体。 • 三是广泛性。做为信息的传递工具，文书具有特定的作用。通过文书往来，宣传党的
方针、政策及企业的大政方案，向所属单位部署工作、提出要求等。 • 四是连续性。企业管理是在不断总结经验教训中，逐步得以强化的。有些经验教训，
在当时不一定被人们所认识，而是被后来的实践检验，在历史和现实的对照中不断加 以认识的。文书是记载这些活动的主要工具，是企业回顾历史，总结经验教训，不断 充实和完善管理的重要手段。可见，文书工作是企业实施管理的重要手段
• 任务分析：
• 发文工作有极强的程序性，必须进行规范化、科学化管理，否则将会 导致公司文件管理混乱，直接影响到公司管理工作的运作。根据相关 理论知识，你能为小吴分析她的做法有何错误吗？
项目知识
一．文书处理及相关概念 所谓秘书文书工作，主要是指秘书工作中围绕文书、文件、文字材料开展的工 作。可以概括为三项工作内容： 1、文稿撰制，也叫发文工作。主要指文书、文件、信函和新闻稿件的撰写工 作； 2、文书办理，也叫收文办理。主要指文书文件办理工作； 3、文书的整理与归档工作，主要指归档文书按照档案法和有关规定定期转为 档案后的妥善保管以及为查找利用提供服务的工作。 自秘书工作萌生开始，办文就成为秘书人员为领导和管理工作服务的重要手段， 成为其辅政的主要方式。文书的收发传递处理工作是秘书部门的重要任务之一，为 了使单位各部门能够协调运转，秘书要一丝不苟地做好文书管理工作，实现优质服 务，以保证各项工作的顺利进行。
知识目标 了解并掌握文书工作原则 认识商务文书种类 了解商务文书运转程序 明确掌握文件保密原则、方法 了解并掌握文件归档知识
子项目1 企业发文管理
• 项目任务：编制企业办公室发文工作流程并能够口头讲解
• 事件回放： • 天骏秘书咨询服务公司是一家向机关企事业单位提供各类秘书服务、咨询工作及提供钟点秘书服务
的公司。这次天骏公司接受海鸥卫浴有限公司的委托，为该公司提供文书处理工作及咨询服务 • 一天，天骏公司项目负责人梅雪接到海鸥卫浴有限公司行政部秘书小吴的一个电话 • 小吴：梅姐，昨天我们主管叫我为老总起草一个关于增设加班工资的通知。说按照老总的意思，加
班费如何计算，让我们先拿出个初步意见来，他同意后下个通知，叫我先起草一下这个通知，要注 意按国家相关法律法规来写。今天主管问我要，我昨天下午就写好了，放在了老总办公桌上，我告 诉主管，他好像不高兴了，要我向你们请教一下文件的发文工作程序。梅姐，我做错了什么吗？ • 梅雪：……………… • 梅雪考虑后，决定要为他们制定一个发文管理流程，并且进行一次发文管理培训
项目知识
1．文书工作在企业中的重要地位和作用。 • 第一，文书工作是企业实施有效管理的重要手段之一。企业为了履行自己的职责，除
对自己职责范围内的工作进行决策之外，更重要的是实施有效管理。企业无论是了解 情况，还是履行职责，都要借助于文书工作这一手段。 • 第二，文书工作是联结、协调企业内外、上下左右关系的桥梁和纽带。企业是社会的 细胞，企业的一切活动都不是孤立进行的，而是在上下左右的相互联系、相互作用下 展开的。这种相互间的联结、协调主要靠的就是文书工作。 • 第三，文书工作直接影响到企业档案管理的质量。企业文书档案主要来源于文书。企 业档案是生产经营、管理政务和各种活动的真实记录，是企业持续发展必不可少的信 息财富。文书是档案的基础，直接关系到案卷质量，是关系档案管理质量的重要环节。 企业档案的齐全完整，不仅体现了文书工作的质量，同时，也为企业工作提供了方便 条件。
项目知识
（一）《国家行政机关公文处理办法》中规定的文书处理 文书处理又称文件处理、 文书工作、 公文处理、文件管理。国家机关或企 事业单位、社会组织制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行政 管理的重要组成部分。根据国务院发布《国家行政机关公文处理办法》第一章第 三条：“公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、 衔接有序的工作。” 文书处理的质量与效率对国家机关或其他组织的工作成效有直接影响。基本 原则和要求是：实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。文书处 理程序由收文和发文的各工作环节构成。各工作环节相对独立存在，各具特定内 容和功能，相互衔接并排列有序，均须遵循一定的工作制度，人员应具备的素质 • 现代企业管理中，加强企业文书工作，有着十分重要的现实意义，做为文书工作人员，应具
备以下素质 • 一是要具备较高的政治素质和道德修养。 • 二是要具备较高的文化素质。作为一名文书人员，不仅要有文学文字上的功夫，还要具备其
它学种。诸如历史、地理、政治、经济、法律、企业管理等各方面的知识，这样在工作中才 能充分发挥出自身的作用 • 三是要具备较高的业务素质。在具有较高的政治思想和职业道德素质的同时，还要具有较高 的业务素质，才能成为称职的文书工作人员。在不同部门、不同岗位上工作的文书工作人员， 对业务素质的要求有所不同，但总的说都应具备专业知识和熟练的业务技能。 • 文书工作人员要掌握的技能是多方面的。尽管单就某一位文书工作人员来说不可能熟练掌握 各种技能，但应当根据本职工作的需要重点掌握一些，以便更好地做好本职工作。
《秘书实务》精品课程
项目三 企业文书综合处理
学习目标
能力模块 企业发文管理 企业收文管理 有效的文件管理 企业档案管理
能力要求 熟知发文工作程序，能够妥善发文 具备收文处理技巧，会写拟办意见 具备办文技巧，能够及时办理文件，及时催办查办 会文件保密方法技巧 会处理电子文档 能够进行商务档案的初步分类认识档案装具，按程序 整理档案