企业文件归档范围梳理方法

文件归档范围梳理方法
本人从事文件材料归档范围梳理多年，为多个央企就档案信息化建设项目的业务、制度及前期咨询工作提供相关服务。

通过自身实战经验，形成相关方法与经验分享。

通过此文，助力档案管理人员和部门会自身梳理《企业文件材料归档范围》，更好的收集全各立档部门的文件材料。

档案管理过程中，涉及的档案收、管、存、用，大多的档案管理员和档案管理负责人，都具备这样的管理知识，企业的档案信息化建设和档案管理要达到一定高度，需要前期文件材料收集全，归档后，档案才能查的全，才能合理利用。

但，个人认为，档案管理最难业务之处，在文件的归档时，哪些文件材料需要归档，归档的文件材料保管期限如何鉴定？这是各立档部门的兼职管理员最头痛的问题。

国家档案局发布第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，内容规定了企业管理类的归档范围，细化到一级和二级类目，但，这个10号令，对企业文件材料归档提供参考作用，直接复用往往是不够的，需要细化致三级、四级、五级类目，才能保证各立档部门的文件材料归档的全面，同时，要考虑企业的部门拆、合并的情况，如果按照部门梳理文件材料归档，也存在很多问题，后续需要有关人员及时维护文件材料归档范围，个人就本文而论述，按照企业职能，梳理《企业文件归档范围和档案保管期限》，这样能满足文件归档全的情况。

如满足企业档案信息化建设和档案管理达到一定高度，需要具备“全员档案”的档案管理意识，不能把档案管理和利用的义务归纳至档案室，甚至是档案管理员一个人的职责，这是不正确的做法。

需要带动“全员档案”的管理和利用意识。

如何做到“全员档案”从以下几方面体现，一是建立全面的档案管理制度体系；二是利用现有的计算机手段合理管理档案；三是定期对各立档部门进行制度培训和档案知识导入；四是建立健全的企业信息化平台，从而由纸质档案管理向电子档案管理方向转变；五是在企业绩效中，增加档案管理的KPI，从而严格要求企业各部门对档案管理的认识。

本文就第一方面的档案管理制度体系中，《企业文件材料归档范围》如何在遵循国家档案局10号令基础上，进一步细化归档范围进行经验分享。

《企业文件
材料归档范围》梳理由以下几个步骤完成，一是成立梳理小组；二是文档管理现状调研；三是知识导入；四是部门访谈；五是报告生成；六是报告确认；七是报告整理（形成企业文件材料归档范围）；八是后期维护。

一、成立梳理小组，企业档案管理部门一般由总裁办兼管，小组成员由总裁办牵头，各部门的负责人和兼职档案管理员配合。

如有第三方外包公司，可允许第三方公司加入小组内。

二、文档管理现状调研，为了更全面、更便捷、更高效的对文件材料进行梳理，前期需要对各立档部门的文档管理情况进行调研摸底工作，生成调研问卷，对各部门进行下发，各部门填写全面后进行反馈的工作。

调研问卷内容大致包括调研目的、受访者信息（部门、人员姓名、职务、档案工作熟悉程度、联系方式）、受访者岗位和职责、问题和建议（此部分由为重要）等。

问题和建议提供几个参考：
1、有没有本部门单独制定的文件管理办法？
2、本部门应归档文件是否全部归档？有没有具有保存价值的文件未归档的
情况？
3、档案兼职管理人员是否负责档案整理工作（整编、排序、编目、装订）
工作？
4、兼职人员，在工作中可以投入 15% （填写：百分比，如50%）工作
时间和精力？
5、文档管理对于部门日常工作是否有价值？部门领导是否重视？
6、文员、兼职管理员是否具备档案收集管理的知识，是否有档案方面培训
的需求？
7、公司建立档案工作考核制度，是否支持把文档归档工作的及时性、合规
性列入岗位绩效考核？
8、都有哪些信息化系统？该系统是否支持数据导出功能，可以把目录和附
件导出来？
三、知识导入，使管理者、档案管理员、各部门的兼职档案管理员，更透彻的了解档案的基本知识，如什么档案（全宗、门类、案卷、文件）、首先为其次什么进行档案管理（必要性和充分性）、档案的“收、管、存、用”相关知识的
介绍，最后怎样进行档案管理，包括门类的梳理、业务梳理、归档范围梳理等。

业务梳理示例：
归档范围梳理示例：
四、部门访谈，是为了与各部门负责人、兼职档案管理员面对面的沟通，了解实际业务情况，从业务过程中产生的各类文件材料，哪些需要归档，归档文件的保管期限鉴定等工作，但，访谈前，需要制定合理的访谈计划，如下示例：
依据各部门的规章制度和访谈的内容，形成访谈报告及部门需要归档的文件材料梳理表，党群工作示例如下：
五、报告生成，每个部门形成第四步的示例表，归纳总结，同时给出业务流程图，形成最终报告即可。

六、报告确认，其实第七步与部门访谈是同样的工作，需要把生成的报告，向各立档部门负责人进行汇报，由立档部门负责人进行确认，部门的业务和生成的材料是否确认，是否还有缺失等情况，最终由部门负责人签字确认后生效即可。

七、报告整理，需要把各部门签字生效的访谈报告（数理表）进行合并，形成最终的《文件材料归档范围表》，表的内容要仔细认真，不能出现串行/串部门情况，同时与各部门进行确认，最终由总裁办（档案管理部门）最终发布实施即
可。

八、后期维护，因《文件材料的归档范围》的梳理，是按照企业职能进行的，所以后期维护特别简单，在各部门发生变化时，可在责任者（部门）、人员的位置进行更改即可，不需要更改归档范围内容。

以上为整体的文件材料归档范围梳理的步骤，额外还要备注载体类型，如纸质档案、电子档案、电子+纸质和电子和纸质，这样数据在进入档案管理系统后，可分电子档案和纸质档案管理。

附件：
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