三级秘书资格复习考点——文档管理
《秘书考证》课件——文档管理
至少要背 出8项哦
注意事项
立卷的含义和归档的要求
1．立卷的含义 立卷是将文件组合成案卷的工作。 2．文书归档的要求 (1)归档份数的确定。凡是需要归档的文件一般归档一
份，重要的、使用频繁的归档份数可增加。 (2)履行归档手续。填写移交清单，移交双方按照移交
在大家都把目标盯着前方， 不断建设，不断追求经济效 益时，很多人都不太重视档 案工作，其实它才是我们发 展的基石，不可动摇。
导入
归档类
小装订类
档案的概念和特点
档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中 形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的 原始记录，具有行政、业务、文化、法律和教育作用。 档案具有社会性、历史性、确定性和原始记录性等特 点。原始记录性是档案的本质特性，是档案区别于其他事 物的本质所在。
案例分析
这是初萌第一次进行归档工作。初萌把所有的文件材 料集中到一起，然后进行文件的选择。到底哪些文件要归 档呢?初萌真有点难以取舍。拿起一份文件，觉得重要； 再拿出一份文件，认为有用，哪份都舍不得放弃。于是初 萌请同办公室的老王帮忙把把关，老王看了看这些文件， 很快从里面挑出了介绍信、客户来信、会客登记表等不需 归档的材料放在一边。 点评：进行归档工作，首先要从办理完毕的文件中挑 选出有保存价值的文件。应以归档文件范围为依据确定归 档文件，把不该归档的文件进行归档不仅会浪费时间、空 间，还会给日后的查找、利用带来不必要的麻烦。装订档案的方法源自(1)线装式。常见做法是用缝纫
机在文件左上角或左侧轧边，对于较
厚的文件也可采用“三孔一线”的装
订方式。
(2)变形材料。使用变形材料装
订方法简单，但对材质要求较高。金
秘书三级考前复习重点知识汇总
第一章第一章第一节会前筹备一、会议方案的拟订（一）会议筹备方案的概述:1.会议筹备方案的内容:会议筹备方案包括如下几个组成部分:（1）确定会议的主题与议题。
（2）确定会议的名称。
（3）确定会议和议程。
（4）确定会议的时间性和地点。
（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。
（7）确定会议与会代表的组成。
（8）确定会议经费预算。
（9）确定会议住宿和餐饮安排。
（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。
2.会议筹备方案的作用:(1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位;（3）确保会议领导的意图得以贯彻执行3.电话会议及视频会议（1）电话会议交流信息的特点1）电话会议:①方便灵活，准备时间短，回复迅速。
②缺少身体语言，难以进行互动交流；缺少文本，难以传递大量细节信息。
③为了提高电话会议的效率，增进信息与交流，可搭配使用其他通信方式（如传真、电子邮件）。
2）电话会议信息工作要的要求:电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行，具体要求如下：1准确发出开会信息；2认真分发会议书面信息材料；3合理安排会场信息传输设备；4按时接通电话；5互相能报出席情况；6做好会议记录。
（2）视频会议1）视频会议的特点:①声音和图像同时传送。
②不受空间的限制。
③节省时间、费用。
④交流效果较好。
⑤视频会议的交流不够深入广泛。
2）视频会议信息工作的要求由于视频会议效率高，投入也大，因此必须高标准、严要求，踏踏实实做好会务工作。
具体要求有：1 发出开会信息；2分发文件信息资料；3布置会场；4置与检查会场信息传输设备；5做好会议准备；6采用行集中后分散的形式；7汇总情况信息。
4.远程会议筹备方案的优点:远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点。
5.会务机构分工的要求会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实。
秘书三级资格考试理论知识
秘书三级资格考试理论知识秘书三级资格考试理论知识一、秘书的职责和任务秘书作为一个组织的重要职位，担负着协助管理者完成各种工作任务以及组织日常运营的职责。
秘书的主要任务包括但不限于：协助管理者开展工作、处理文件和资料，组织会议和活动，安排和管理日常流程，与内外部人士进行沟通和联络，协调各部门之间的合作，处理日常办公室事务等。
秘书需要具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力和解决问题的能力。
二、文件和资料管理文件和资料管理是秘书工作中非常重要的一项任务。
秘书需要对各种文件和资料进行收集、整理、归档和管理，以确保各种信息的准确性和有效性，并保证其能够方便地被访问和利用。
秘书需要了解不同种类的文件和资料的管理规则和方法，熟悉使用办公软件和文档处理工具，掌握文件编号和存档规则，同时要保证文件和资料的保密性和安全性。
三、会议和活动组织秘书经常需要组织和协调各种会议和活动，包括但不限于部门会议、培训会议、研讨会、座谈会等。
秘书在组织会议和活动时需要安排会议场地、制定议程、发送邀请函、协调参会人员、准备会议资料、记录会议纪要等。
秘书需要具备良好的组织能力和协调能力，确保会议和活动的顺利进行，并及时处理会议和活动中的问题和需求。
四、日程安排和时间管理秘书需要协助管理者管理日程安排和时间安排。
秘书需要根据管理者的日程安排安排会议和活动，同时需要掌握时间管理的技巧，合理安排自己的工作时间，合理分配优先级，确保工作的高效和有效。
在日程安排和时间管理方面，秘书需要掌握一些基本的工具和技巧，如日历和计划表的使用、设定目标和制定计划、分解任务和设置截止日期等。
五、通信和联络秘书作为管理者和组织内外部人士之间的桥梁和纽带，经常需要进行各种沟通和联络工作。
秘书需要熟练掌握书信和电子邮件的写作和发送，具备良好的沟通和谈判能力，能够有效地与内外部人士进行沟通和协调，处理各种信息和问题，并及时向管理者汇报和反馈工作进展情况。
六、办公室事务处理作为管理者的助手，秘书需要处理各种日常办公室事务，包括但不限于：接待来访人员、接听电话、安排会议室和座位、管理办公用品和设备、处理内外部人士的咨询和问题、协助管理者解决日常工作中的各种困难和矛盾等。
秘书文档管理复习资料
档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像及其他各种形式的历史记录。
档案的特点1.在社会实践活动中直接形成2.文件转变成档案是有条件的3.形式变化多样4.档案的本质属性是原始记录性5.档案内容有社会实践性档案的价值1.凭证价值和信息价值（核心价值）由档案的本质属性决定2.现实价值和长远价值3.第一价值和第二价值档案的作用1.政治作用2.行政作用3.经济作用4.科学作用5.教育作用6.法律作用档案工作的内容1.档案的收集2.档案的整理3.档案的鉴定4.档案的保管5.档案的统计6.档案的检索7.档案的编研8.档案的利用档案工作的性质1.管理性2.政治性3.服务性4.科学性5.文化性档案工作的基本原则1.统一领导，分级管理2.维护档案的完整与安全3.便于社会各方面的利用（根本目的）1.公共档案馆2.1.内部机构，为内部服务2.是机关工作的组成部分3.是全国档案工作组织体系中的基层组织，是整个国家档案工作的基础文件整理的工作内容确定归档范围、分类、组卷、卷（盒）内文件整理、编目、装订或装盒等工作机关文件整理归档的范围1.本机关文件（红头文件、辅助文件批复等、会议文件材料、内部管理文件及业务文件、外事活动材料、反映本单位基本历史面貌的文件）2.上级所发且与本机关有密切联系的文件3.下级送来的与本机关有密切联系的文件4.同级或不相隶属机关与本机关有密切联系的文件企业文件整理归档的范围1.党群工作形成的文件材料2.行政管理工作形成的文件材料3.经营管理工作形成的文件材料4.生产技术管理工作形成的文件材料5.产品生产或业务开发工作形成的文件材料6.科学技术研究工作形成的文件材料7.基本建设和技术改造工作形成的文件材料8.设备仪器管理形成的文件材料9.会计工作形成的文件材料10.职工个人管理形成的文件材料11.其他对国家、社会和企业有保存价值的文件材料文件分类的方法1.年度分类法2.组织机构分类法3.问题分类法4.保管期限分类法文件级整理——按“件”整理1.确定归档范围2.整理单位3.文件装订4.文件分类5.文件排列6.归档章盖章编号7.编制归档文件目录8.填写备考表9.文件装盒10.填写档案盒封面档案制度的内容1.归档范围2.归档时间3.归档案卷的质量要求4.归档手续档案收集工作的内容1.档案室的收集工作2.档案馆的收集工作对现行单位具有长远保留价值档案的接收○1市级国家档案馆接收范围的档案：自形成之日起，满20年的永久保存档案○2县级国家档案馆接收范围的档案：自形成之日起，满10年的永久保存档案全宗的含义全宗是一个独立的机关、组织或个人，在社会活动中形成的全部档案的有机整体。
秘书三级基础知识
第一章文书基础1.应用文书的定义、类型。
2.应用文书下属各类别文书（即行政公文、事务文书、商务文书）的定义，以及隶属于这三种文书的文种名称。
3.国务院《国家行政机关公文处理方法》中规定的13种公文。
4.发文办理的定义及程序。
5.草拟的六点要求。
6.审核的定义与重点。
7.签发的定义与负责人签发责任。
8.复核的定义与重点。
9.通用公文格式的定义。
10.通用公文用纸和印装规格。
11.通用公文中各要素标识规则（本章中重要的考核知识点，特别要注意秘密等级和保密期限、发文字号、签发人、标题、主送机关、成文日期、印章、主题词、印发机关和印发日期等要素的标识规则）12.通用公文三种格式（信函式、命令式、会议纪要），应将教材中的各种格式图进行对比重点理解13.事务文书与商务文书的格式（只作一般性的理解）。
14.应用文书的四要素（材料、主题、结构、语言）。
15.材料的定义和材料工作环节。
16.结构的内容和四点要求。
17.语言的定义和运用语言的标准。
18.应用文书专用语言，特别要记住材料中例子。
19.叙述的定义、人称与类型。
20.议论的定义、类型与方法21.说明的概念、方法。
第二章办公自动化基础1.计算机的硬件系统，重点放在CPU以及存储器上，要掌握随机存储器、硬盘、软盘、光盘、以及各种移动存储设备的功能与特点。
2.开关机的正确顺序及方法。
3.“死机”的处理方法4.常规硬件及计算机软件系统的维护方法5.计算机病毒的防治。
6.Windows XP窗口基本操作、对话框及有关菜单的一些约定。
7.Windows XP中的文件管理（文件的创建、移动、复制、删除、重命名、查找、查看），这是考核的重点。
8.Window XP中的程序管理，主要掌握启动程序、切换程序及快捷方式的使用。
9.Word2003中文档的输入与保存，特别注意工具栏中的按钮与菜单中的命令在功能上的区别。
10.Word2003中文本的编辑，这是考核的重点。
11.Word2003中表格的处理，重点放在表格的修改和排版上。
三级秘书复习提纲解读
三级秘书复习提纲《职业道德常识》复习提纲一、道德常识（一）道德概念道德是处理人和人之间，个人与社会之间，个人与自然之间各种关系的一种特殊的行为规范。
（二）道德性质1、道德是做人的根本。
2、道德是灵魂的力量、精神的支柱、事业成功的基础。
3、人生在世，最重要的两件事，一是学做人，一是学做事。
（三）道德的作用道德是调节社会关系的重要手段。
（四）道德规范与法律规范的区别与联系1、道德规范是做人的准则，法律规范是社会的准则2、道德规范比法律规范产生早，最终也将代替法律成为惟一的行为规范。
3、道德规范由社会舆论形成。
法律规范由国家制定。
4、两者作用范围不同，道德规范对道德行为，产生作用，法律只对违法行为产生作用。
（五）德治与法治的关系1、德治和法治相辅相成，互相促进。
2、德治与法治有相互重叠的成分。
3、德治与法治有相互转换与相互作用的关系。
二、公民基本道德规范的5项内容1、爱国守法2、明礼诚信3、团结友爱4、勤俭自强5、敬业奉献三、现代社会需要增强的5种意识1、自主意识2、竞争意识3、效率意识4、民主法律意识5、开拓创新意识四、公民道德5项基本要求爱祖国、爱人民、爱劳动、爱科学、爱社会主义。
五、社会主义道德的核心、原则、重点、着力点社会主义道德的核心是为人民服务；社会主义道德的原则是集体主义；社会主义道德的重点是诚实守信；社会主义道德的着力点是社会公德、职业道德、家庭美德。
六、职业道德与企业文化的关系1、职业道德在企业文化中占有重要作用（或职业道德是企业文化的重要内容之一）2、职业道德是增强企业凝聚力的手段。
3、职业道德可以增强企业竞争力。
七、企业文化的性质企业文化是企业的经营之道、企业精神、企业价值观、企业目标、企业作风、企业礼俗、员工科学文化素质、职业道德、企业环境、企业规章制度以及企业形象的总和。
八、职业道德与个人的关系1、职业道德是个人事业成功的重要条件。
2、每一个成功者都有职业道德。
3、职业道德是人格的一面镜子。
三级秘书基础知识
三级秘书基础知识篇一：秘书三级基础知识三级秘书--《文书基础》复习提纲1.党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。
2.《党政机关公文处理工作条例》中所规定的15种通用公文：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
（20XX 年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发）事务文书主要有：传真稿，备忘录，请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结。
述职报告、讲话稿等。
商务文书主要有：意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。
二、通用公文的制发程序：发文办理主要程序是：收文办理主要程序是： 4.秘书发挥助手作用，对来文写成初步文件，以供上级阅读的环节是：拟办①编注发文字号②确定印制数量③确定发送范围眉首部分：秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。
主体部分：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章附注、附件。
文尾部分：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。
题型：从中抽出几个，判断是在主体部分？在文尾部分？12.正确的保密标志：（绝密、机密、秘密）密级★保密期限保密期限可以省略不写13.公文的紧急程度分为：特急、加急、限时送达（原：特急、急件）电报的紧急程度分为：特提、特急、加急、平急（区分两者选择哪是公文的？哪是电报的？）审核重点：1、行文方式妥当？2、符合行文规则和拟制公文要求？3、格式符合规定？19.签署是对组织外部而言。
签发是对组织内部而言。
20.成文日期的原则：①以领导人签发日期③实际印发的日期应用文书的四要素：材料（血肉）、主题（灵魂）、结构（骨骼）和语言（细胞）材料运用的4个环节：占有、鉴别、选择和使用。
三级秘书考试基础知识精简版
文书基础应用文书——各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。
应用文书主要分为三类：行政公文——在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
又称“通用公文”。
主要有13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、事务文书——处理日常事务所使用的文书。
主要包括：传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。
商务文书——处理商务业务所使用的文书。
主要包括：意想书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。
通用公文的制发程序：草拟——审核——签发——复核——缮印——用印——发文登记——分发事务文书、商务文书的制度发程序：草拟、审核、定稿、公布、操作一、通用公文的格式：指公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
通用公文用纸和印装规格（要求字目闪动）:采用国际标准A4型纸、公文页面与版心尺寸、文字符号从左至右横写、横排，一般每面排22行，每行排28个字、公文左侧骑订或平订，不掉页；后背平整、不空。
眉首包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人（会签人）、红色反线秘密公文的秘密等级共有三级：“绝密”、“机密”、“秘密”。
公文标题三要素：发文机关名称、公文主要内容、文种主题词：又称“关键词”、是公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。
标注在公文末页下部，抄送范围上方。
其标引的顺序先标类别词，再标类属词。
主题词的数量一般三到五个，不超过５个。
原则是“谁办文，谁标引”版记中各要素下均加一条黑色反线,目的：1、显示各要素之间的区别；2、显得美观好看,注意的是：最后一个要素之下要有一条反线。
通用公文的特定格式：信函式格式、命令式格式、会议纪要格式事务文书、商务文书的格式:除了简报等个别文种外，大多文书不具有版头、主体、版尾这样严格的三大板块的划分；事务文书与公务文书包含多个文种，这些文书各有各的格式规范与要求，如请柬有其固定的格式；合同、标书也有约定束成的格式。