档案收集与整理19页
档案的收集和整理规范
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教学内容 : 第一讲 档案的收集与整理 第二讲 档案的鉴定与保管 第三讲 档案的检索
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档案管理的程序
角度一：从档案工作的角度 基础工作——收集、整理、鉴定、保管、
检索、统计 利用工作——编研、提供利用
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档案管理的程、保管 信息管理——检索、统计、编研、提供利
立的机关，或某种特殊需要，都可单独构成全 宗。
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全宗划分举例：
省级机关的档案全宗的划分（档案数量较多、立档单 位重要程度高）：
中共省委、省委办公厅、各部委的档案，分别构成全 宗
中共省纪委的档案构成全宗 省直属机关党委的档案 省级政协、工会、共青团、妇联、各民主党派、工商
联的档案，分别构成全宗 省人大常委会、省人民政府、省政府办公厅的档案，
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3、档案室收集工作
归档制度——重点
归档：指各机关文书部门或业务部门，将 工作活动中形成并办理完毕的文件整理立 卷，定期移交级本机关档案室集中保存的 过程。
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3、档案室收集工作
归档制度的内容：
（1）归档范围 :参见《机关文件材料归档范围和文书档案
保管期限规定》
（2）归档时间 : 第二年上半年 （3）归档案卷质量要求 （4）归档手续：归档文件移交目录
大流水编号法：按进馆顺序自然数由小到 大顺序编号。一般档案馆常用。
体系分类编号法：按某种逻辑框架，将档 案馆所接收的全宗构造成逻辑类别体系。 如：J，指旧政权全宗。
分类流水编号法：上述两种方法的结合。 大型档案馆使用。如：旧25，指旧政权档 案第25号全宗。
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2、档案整理的程序
全宗内档案分类，主要对文书档案室而言。 核心：运用分类方法，编制分类方案。
略论档案的收集与整理
料， 其内容非常丰富。 档案的收集与整理从一定程度上来讲是反映单位管理水
平的 一个 重要 标志 ， 是 单位各 项 工作 的真实记 录 ， 档 案的规 范化 管理是 提高 单 位 管 理质 量 的重 要保 障 ， 下 面就 如何 做好 档 案 的收集 和整 理工 作 浅谈 几点 看
档案 信息 化建设 是一 个过程 ， 在 这一 过程 中 ， 伴 随着信 息 技术水 平的提 高 及 其在档 案管理 中应用程 度 的变 化 ， 档案信 息化建设 的阶段 性 目标 也要及 时做 出相应 调整 ， 档 案管 理理论 所面 临 的创 新 与发展 要求 也会表 现 出一定 差异 。 人 类推进信 息化进 程的理 想 目标 是在建 立 良好 的信息基 础设施 的前提 下 ， 实 现信
行 及时收 集 、 整理 、 归档， 为领 导提供 服 务 ， 发挥其 重要 作用 。 档 案整理 工作 ， 从
和 质量 高 低 ， 因此 ， 只有 收 集到 丰 富的 档案 资料 ， 才能 真正 提高 档 案工 作的 质 量， 更好 地 为领导 决 策提供 服 务 。 档 案是 在单 位管理 和实 践 中形 成的 具有保 存价 值的 文字 、 图表 、 声 像等 材
法。
一
．
提 高认 识 。 明 确档 案在 工作 中 的作 用
要改变 档 案工作 管理混 乱 的前提 是制定 一个切 合实 际的管 理办法 来规 范 此 项工作 。 同时 ， 要建 立相 应的档 案管理 制度 ， 强化规 范管理 ， 从档 案收 集、 归 档 到 整理都 进行统 一管理 ， 制定 一套严格 的规 章制度 ， 防止 档案分散 流失 。 在 此基 础上 要狠 抓落实 ， 要 确保有 关法规和 制度 落到实处 ， 必须 制定有 效的配 套措施 ， 明确责任 ， 依法 管理 ， 做到 有章可 循 、 有 法必 依 ， 违 法必究 ， 使之 逐步变 成 自觉的 行动， 以确保 档案 归档 质量 与管理 。
档案收集和归档工作规范
档案收集和归档工作规范第一条应纳入归档范围的材料包括但不限于在日常经营管理活动中形成的档案；设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的档案；承担重大项目、重大课题等形成的档案；其它需要归档的材料。
第二条归档文件包括纸质文件、电子文件，光盘、照片、实物等各种形式的资料。
第三条归档文件时间（一）归档文件应在次年三月前完成，由XXX各部门档案归档人员编制移交清册。
电子文件归档与纸质文件归档同步完成。
（二）光盘、照片、实物等形式的资料应在工作结束后及时归档。
（三）对于专业性文件、特殊载体文件、机M性强的文件、分散的文件、形成规律较为特殊的文件及每年归档不利于工作查考利用的文件应与档案管理部门沟通，根据实际工作需求，可适当延长归档时间。
第十二条归档文件质量要求（一）归档文件能够全面、系统地反映XXX的工作面貌，能够完整记录XXX工作历史，有效维护各方面的合法权益。
（二）归档文件应尊重全宗原则。
形成的档案具有内在联系，作为一个全宗完整保存起来，保证档案内容的连续性和完整性。
（三）其他载体文件（照片、声像、实物等），要符合相关类别的国家标准或行业规则。
（四）归档文件必须完整、准确。
按照归档范围应归档的文件材料原件全部归档，文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件完整，归档文件材料内容真实准确，签署和用印符合文书工作规范，纸质文件与电子件内容相符。
（五）对不符合上述要求，档案管理部门不予归档，有关部门重新整理后移交。
第十三条XXX各部门向档案管理部门报送归档文件时需编制移交清册，交接双方核对清册并签字确认。
移交清册一式两份。
不属于归档范围的文件材料，档案管理部门不予归档。
第十四条归档的文件材料原则上应为正本，正本缺失的可保存具有凭证价值的复制件，并在卷内文件目录中标明。
照片、图纸等档案须有拷贝件，拷贝件与原件应异地保存。
电子档案要与原数据一同留存。
第十五条归档文件材料的载体和字迹须符合耐久性要求。
档案的管理包括收集、整理、鉴定、编目、上架、保管、统计、利用
档案管理培训资料一、档案的收集1．收集和移交。
我们原来根据档案局的要求，要求各单位实行部门立卷、部门整理制度。
也就是各部门整理好了再移交综合档案室。
现在看来不太现实，因此，我们现在的要求是各部门要清楚自己部门那些材料应当归档，及时上交档案室。
各处室哪些材料应当归档，档案管理员应当进行指导。
今天，我们发了一份《归档不归档范围和保管限期表》，大家回去后分处室列好表，交给每一个处室负责人，要求他们及时移交档案素材，移交时应逐条对照，不得遗漏。
并填写好档案交接文据（附目录），作好登记。
2．文件的处理我们学校单位比较小，一般没有专门的文件收发部门，通常是由校长和各处室主任分散保管，比较容易遗失。
我们现在的要求是，文件原件由领导签阅后交档案室保管，复印一份复印件按文件流转程序传阅。
3．现在教育局有一部分文件通知是不发纸质文件的，如果其中有关你学校的，也是要归档的。
因此，要求档案员也要时常浏览教育网，查看电子文件。
二、档案的整理鉴定编目上架1．档案期限的鉴定划分（见档案保管期限表）（逐条讨论）2．文书档案的整理2．1文书档案按卷整理2．1．1分类根据《分类排列编号规则》把归档的素材分成党群、政务、教学三类。
接着，根据《保2．1．2组卷2．1．3排序。
组成一卷的文件材料按其生成时间先后和内容关联排序。
2．1．4给每一卷卷内的文件材料在右上角写上（或用数字章、号码机印上）页码。
2．1．5填写卷内目录（附1：文书档案卷内目录样表）卷内目录放在卷首，内容有：顺序号：卷内文件依其排列先后填写顺序号，每卷均从1开始。
文号：填写文件制发机关的发文字号。
如果没有则不填责任者：填写生成文件的单位或部门。
必须要填题名：照实抄录日期：生成文件材料的日期页号：填写每份文件材料的首页号，最后一份文件填写起止页号。
备注：留空，以备文件材料发生变化时作说明用。
2．1．6填写备考表（附2：文书档案卷内备考表样表）卷内备考表放在卷末，内容有卷内情况说明：通常留空，以备卷内文件发生变化时说明用。
会计档案的收集与整理
由于会计凭证在若干年内具有查考作用， 所以会计人员在凭证装订成册后，可以在装订 线上贴上封签，并在封签处盖章，以示负责， 并说明这种卷册不许其他任何人拆开，以防抽 换、舞弊。
凡属本单位房地产、经济合同、人员工资、 涉及外事、数额较大的开支和固定资产的凭证 要单独装订，可与本年度的凭证一起编号，在 目录注明永久或长期保管期限。
卷内文件目录 案卷号：1
序 文件 号 编号 文件材料题名 责任 文件 页 备 者 日期 次 注
卷内文件目录必须打印一式三份，
一份随档案装订，一份由会计部门装订
成检索目录保管，一份向本单位综合档
案室移交。
注：账簿、凭证档案不用编制卷内
文件目录。
第五步：装订。采用“三孔一线”
方法左侧装订。
（二）归档时间
当年形成的会计材料，由会计部门
的专（兼）职人员在次年第一季度内按
立卷要求分类整理装订，在会计部门保
管一年后，由会计部门编制移交清册，
向本单位综合档案室移交统一保管。
（三）归档要求 1、各单位每年形成的会计档案，由会计 财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订 成册，编制会计档案保管清册。 2、月度、季度报表可以不按归档要求整 理，由财务部门自行保管至5年期满后编制清 册销毁。 3、银行存款余额调节表，银行对帐单等 按要求装订成册，保管期限为5年。 4、已开具的发票（或收据）存根联，整 本的不用装订，保管期限为5年。
2、会计账簿的组卷：
同一会计年度内会计账簿按账簿 种类组卷，一般一本账为一卷。
会计账簿分固定式、活页式和电 算式三种：
档案收集整理制度
档案收集整理制度
档案收集是指通过各种渠道、途径、方式和手段将各类档案文件汇集
到组织的档案馆或档案室中，成为组织内部管理和运行的重要依据。
档案
收集的过程需要明确的规定和程序，以确保对各类档案文件进行准确、全面、有序的收集。
这包括确定收集范围、收集方式、收集人员、收集频率等。
档案整理是指对已收集到的档案文件进行分类、目录、索引、整理和
加工的过程，使之达到整体有序、明确易搜的状态。
档案整理需要根据档
案文件的性质、关系和特点，确定适当的整理方法和步骤。
整理的目的是
为了减少检索的时间和成本，提高档案利用的效率。
档案管理是指对整理好的档案文件进行系统化、规范化的管理和维护。
这包括档案的装订、编号、归档、存储和保管等方面的工作。
档案管理需
要制定相应的管理规定和操作流程，同时要加强对档案馆或档案室的人员
培训和监督，以确保档案文件的安全和完整性。
档案利用是档案收集整理制度的最终目的和落脚点。
通过合理、高效
地利用档案文件，可以为组织的管理决策、科研创新、教学教研等方面提
供有力的支持和依据。
档案利用需要明确规定和操作程序，确保档案文件
的使用合法、合规，并且能按需提供给有权机构和个人。
总之，档案收集整理制度是一个组织、企业或机构进行档案管理的重
要环节。
通过制定和实施这个制度，可以使档案文件的收集、整理、管理
和利用达到规范、高效的水平，并为组织的持续发展提供有力的支持。
城建档案的收集与整理-2019年文档
城建档案的收集与整理城建档案的收集与整理是档案工作的重要环节，它为档案工作提供了管理对象。
档案收集与整理，是按照党和国家的有关规定通过一定的途径和方法将各部门分散产生和形成的具有保存价值，且可供查考利用的各种文件材料集中到单位档案室统一管理的过程，这是单位档案部门获得和积累档案的一种重要的手段。
档案收集工作是否科学，决定了档案收集数量多少和质量高低，因此，只有收集到丰富的档案资料，才能真正提高档案工作的质量，更好地为今后工作方向、领导决策提供服务。
城建档案是在单位管理实践中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等材料，其内容非常丰富。
档案的收集与整理从一定程度上来讲是反映单位管理水平的一个重要标志，是城建各项工作的真实记录，档案的规范化管理是提高单位管理质量的重要保障，下面就如何做好城建档案管理与收集谈几点看法。
一、提高建设单位报送城建档案积极性的建议（1）加大宣传力度，提高责任单位的归档意识许多责任单位在施工过程中没有设置专人进行档案资料的收集、整理和保管，到工程竣工时，工程档案的齐全、完整、准确性得不到保证。
为此，为加大档案宣传力度，开展业务培训，在建筑行业内加强建筑企业档案培训，通过培训与宣传，提升建筑企业档案意识，进而提升归档、报送档案的积极性。
（2）充分认识加强城建档案归集整理的重要意义城建档案是对建设项目准备，规划，勘察、设计、施工过程的真实记录，做好归集整理工作可以为实施规划、组织工程建设、进行维修改造等提供重要依据，只有认识了归集、整理的重要意义，才能提高责任单位报送档案的积极性。
（3）从源头抓起，确保档案资料真实、准确项目开工前与责任单位签订报送档案责任书，以书面形式将工程竣工后所需移交的工程档案内容和整理要求告知建设单位，建设责任单位采取相应的措施，加强工程资料人员的配备与管理，提高档案管理人员的责任意识，从工程一开始立项就注意收集、保管好工程资料，提高档案归集意识，保障资料的原始性、真实性、完整性，从而提高建设单位报送档案资料的积极性。
文书档案收集与整理2022
（二） 明确收集要求
应收集文件材料要齐全完整、真实可靠、及时有 效。
⑴齐全完整：是指收集的文件材料能够全面地、系 统地反映本单位的工作面貌。
（二） 明确收集要求
（2）真实可靠：归档的文件材料应当为原件。
（3）及时有效：各机关单位能够按照统一的时间规 定，将纳入归档范围的文件材料完整收集、规范整 理和及时归档。通常情况下，当年形成的文件材料， 应在下一年度的6月底之前完成整理归档工作。
3组件
（二）件内文件排序
件内文件排序时，正文在前，附件在后； 正本在前，定稿在后； 转发文在前，被转发文在后； 原件在前，复制件在后； 不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本 在后； 中文本在前，外文本在后。 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后； 正本在前，发文稿纸和定稿在后。
4分类
（3）按保管期限分类 保管期限分为永久、定期30年、定期10年。
5排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。 不同事由的文件，按办结时间的先后顺序排列。 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
6编页码
（1）、纸质归档文件页码以件为单位逐页编制，用黑色铅笔分别标注 在文件正面右上角、背面左上角空白处；有图文的页面均应编制页码， 没有内容的空白页不编页码。 （2）页码采用阿拉伯数字，从“1”开始连续编制，不能出现漏号、 重号。 （3）文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码 相同的，可以保持原有页码不变。（但文件有处理签的要从处理签那 页开始重新编写）
4分类
（2）按机构（问题）分类 按机构（如：办公室、业务科、法规科...）分类的，应根据文件