校青协各部门规章制度

河源职业技术学院青年志愿者协会各部门

规章制度

第一节各部门的工作制度

一、会长

1.掌握各部门的运作情况，听取各部门工作汇报、统筹、查、指导各部门工作，审核工作目标达到与否。

2.召开各系青协队长会议，向各系队长部署工作，听取各系队长工作汇报，指导和帮助各系队长开展工作和活动。

3.积极开拓思路，做好青协干部思想教育工作，总结工作经验、教训，提高干部工作能力；团结青协各部门、各成员，及时发现、解决存在的问题和工作矛盾，妥善协调、安排本协会事务，增加协会的凝聚力与战斗力，以利于有效开展工作，为同学们提供全方位服务。

二、秘书处

1.主要负责起草各类文件（制度、计划等），安排开会时间、地点。

2.负责各部门之间的沟通，协调和组织各部门工作的开展，同时对各项活动的进展进行跟踪、监督，联系上级领导，传达各项任务。

3.做好各类大小型会议、活动的笔录、简讯，将协会的各种

资料进行电子和书面存档。

4.加强宣传力度，扩大我们协会的知名度。

5.健全各种规章制度，加强干部考核，提高工作效率。

6.加强青协干部公务文书写作的培训。

7.负责办公室、财产的管理，文件资料的上交和下发及日常用品的下发。

三、策划部

1.为每次活动的开展奠定基础，做好活动相关的筹划准备工作。

2.活动前做好活动计划的攥写，安排组织好各部门的工作，做好相关工作的落实。

3.要真正起到能统筹大局的、详细具体的方案，如：在活动中要做好突发事件的解决方案。

四、外联部

1.外联部主要是在青协组织各项社会活动联系或企业共同进行时，提出互利互惠的活动方案，将活动方案及经费预算交于外联部，外联部负责联系赞助单位，达到互利互惠的协议后，赞助单位为活动提供相关的物质及经费支持。

2.加强与学院各大学生组织的联系，举办联谊活动。

3.加大力度与各商家的联系，注重我们院志愿者的外在形象。

五、宣传部

1.搞好协会各项活动的宣传工作及本协会的对外宣传工作，其中包括：

（1）活动的海报、横幅、广告牌的书写和策划及美工制作。

（2）通过多种形式，向全院师生传递工作信息，做好与学院有关新闻方面工作的部门的沟通和交流，加大宣传力度，拓宽宣传渠道，提学青协在校内外的知名度。

（3）做好相关活动在网络上的宣传，收集一些有关志愿者这一块的相应材料进行交流探讨。

（4）真正做到校内外的有效宣传，扩大我院志愿者的影响力度，让别人了解志愿者，支持志愿者工作。

2.宣传先进、积极向上的道德精神，展现我院志愿者无私奉献的高尚道德情操和良好的精神风貌。

六、网络信息部

1.负责青年志愿者协会在网络上的全面发展。

2.通过网络管理广泛收集各方面有利于促进我院青年志愿

者发展的信息资料。

3.对青年志愿者协会所需上传资料的整理，以保证上传资料的新颖性与先进性。

4.定期更新青年志愿者协会网页，及时上传最新的学生动态。

5.对已上传的信息资料进行定期整理、存档。

第二节各部门的职责

一、秘书处

秘书处主要负责日常工作、资料档案管理、文书起草、调研与内勤等工作

（一）、文秘组：日常文秘事物

1.对于理事会或其他重要会议，办公室负责会场的秩序维护，指定专人、使用专用记录本做好会议记录；

2.对本协会开展的主要活动，由秘书部派专人负责以“大事记”形式记录；

3.协会开展日常活动时涉及到的文字材料，做好对日常资料的整理和积累。

（二）、档案组：资料档案管理

资料档案的管理是秘书部的一项重要工作。资料档案主要分为日常资料档案、活动资料档案及与协会相关的资料。

1.日常资料档案包括协会简介、会员档案、入党积极分子档案、服务队成员档案、会议记录、收发资料、交流资料等；

2.活动资料档案包括活动记录表（与节日相对应）、活动计划书、活动人员名单、赞助单位名单、活动总结、活动感想、感谢信、照片及影像资料等；

3.与协会相关资料，如社刊、简报等及其他志愿者组织的活

动情况的收集和记录。

二、策划部

策划部主要负责活动的策划、实施、总结按照活动的规模，视情况可将人员分成若干活动组，根据具体情况实施该部职能

（一）活动策划

1.活动是青年志愿者行动的重要载体。活动的开展主要采用日常活动与主题活动相结合的方式进行，日常活动正常开展的基础上，定期策划主题活动，活动部成员应主动收集社会上可能与志愿者活动有关信息，定期与不定期向理事会提出活动申请并提交活动计划草案；

2.活动中贯彻活动项目专人总承包与活动内容分配到人的思想，实行活动项目责任到人的实践；

3.对协会固定的日常活动要提前一周、对主题活动要提前一月进行策划。策划要顾及实际可行性，内容充实，主题突出，操作明确，形成文字；方案及时打印，经理事会审核，并在每月的工作例会上与其它适当时机告知各部（组），取得配合与支持，具体事项当场落实；

4.主题活动的策划要紧扣热点，切合需求，富有创意，互不雷同，形成特色；

5.在院内应积极发现公益活动内容。如迎接新生，慰问新生，给学生处帮忙，协助院内大型活动的组织等；

6.不定期的在校外的固定服务点进行公益服务活动。

（二）活动实施

1.活动前，做好活动具体实施计划书，明确活动流程以及各部在活动中的任务安排，活动时参加人员的分工，联系活动场地及场地所需物资（桌椅、电源、水源等），联系工具车及活动人员的饮食，协同办公室调配好活动用品，做好各项准备。

2.活动时，按照方案，认真、细致、热情地组织实施。项目负责人控制好活动局面按顺序规范进行，营造声势，确保效果。临时修改方案内容或增加方案中未涉及内容，须经理事会同意。

3.活动后，整理活动场地，返还所借物资；整理活动人员名单，及时送与办公室等部门。

（三）活动总结

1.大型活动的参与人员每人应有一份活动感想，在活动后由活动部统一收齐,交于秘书部整理、备案。

2.活动人员在活动组织过程中发现的问题,应写建议书,在活动后交于各部部长,供协会进一步开展活动、完善各项制度作参考。

3.由活动总负责人于活动完毕后第二天向理事会递交活动总结书，并打印成文。

三、外联部

外联部主要负责活动策划的前期准备联系与经费的筹集

1.协同策划部的活动前期策划到相关部门联系。

2.活动前期外联部充分准备，以适当的角度，有效的方式，加强联系沟通，协调好工作关系，营造良好工作氛围，为活动争取一个广受支持的软环境。

3.寻求长期的合作伙伴，建立良好的合作关系，为协会的各种大小活动提供资金支持。

4.负责在活动前争取企业赞助或其他形式的社会资助。

5.对外活动中期，根据相应的活动现场做出相应的对外联系。

6.外联部联系到的经费及物资要及时送交理事会指定的部门，由所指定的部门负责。

7.活动后，外联部专人负责赞助单位的感谢信及活动后媒体报导的发送。

四、宣传部

（一）校外，社会各界

宣传部主要行使对外宣传职能，扩大影响，树立形象；

1.负责与媒体(日报、电视台)的联系及与政府有关职能部门的协调工作。

2.应单独创设机会，或利用开展活动的契机，以新闻报道、宣传牌、广播、海报等形式，积极开展对外宣传，树立健康良好的青年志愿者形象，扩大社会影响。

3.活动中，负责配合与组织新闻媒体的采访活动，包括新闻稿件的撰写，采访内容的安排等。

4.收集有关青年志愿者（包括本协会的）的新闻报道与音像资料，并统一整理。

5.关于摄影：由宣传部在活动策划时安排好摄影人员，活动的相片分为场面照、留念照两部分，活动后相片统一组织与管理在没有协会整体活动时，可组织相应活动，丰富协会内成员的文化生活。

（二）海报、板报的宣传

1.宣传海报或是宣传栏的宣传：主要介绍协会活动的开展、协会的自身建设、学校的有关信息、学校各社团活动等重要信息，也可根据新闻网络中心提供的国内外、省内外的志愿者信息进行校内宣传,以加强与省内外各地青年志愿者组织的交流，增进会员之间的联系，要不断提高协会活动的宣传效果（质量），谋求发展。

2.海报或是板报要以展示青年志愿者的风采为宗旨，以宣传本协会的内部文化，志愿者生活，思想等为主要内容；与简报相结合，起到相互依托、相互补助的作用。

3.负责每次活动的前期和后期宣传。

4.对给予协会大力支持的单位和部门给予宣传。

5.对学院各社团的成立和换届要及时写好贺词。

6.所有成员应集思广益，宣传海报要重质量、宣传要新颖、有特色。

五、网络信息部

负责协会所有网络事宜，主要通过网络渠道宣传本协会所开展的活动，让社会各界人士了解我们的协会，宏扬我们学院志愿者的奉献精神。

1.上传协会的最新活动动态，做好及时更新工作；

2.做好学院网站及协会在https://www.360docs.net/doc/3e13683931.html,的博客维护工作；

3.通过网络的形式加强与河源市及社会其他志愿者组织的交流与联系；

4.搜集关于青年志愿者组织的信息，供志愿者内部交流；

5.建立并管理协会各方面的电子档案，包括活动资料、协会资料、人事档案、财务等。

协会网站：https://www.360docs.net/doc/3e13683931.html,/zyz/