员工档案表(企业管理规范模版)
如何维护一份完善的员工档案表
如何维护一份完善的员工档案表员工档案表是企业管理中非常重要的一项工作，它记录了员工的个人信息、工作经历、培训记录等内容，对于企业的人力资源管理和员工发展具有重要意义。
如何维护一份完善的员工档案表，是每个企业都需要思考和解决的问题。
本文将从以下几个方面进行探讨。
一、建立完善的员工档案表建立完善的员工档案表是维护员工档案的基础。
首先，档案表的格式要规范统一，包括员工编号、姓名、性别、出生日期、联系方式等基本信息，以及入职日期、职位、部门、工作经历、教育背景等详细信息。
其次，档案表要有明确的分类，可以按照部门、岗位、年份等进行分类，方便查询和管理。
最后，档案表要有更新机制，及时记录员工的变动情况，如晋升、调岗、离职等，保证档案的准确性和完整性。
二、保护员工隐私信息员工档案表中包含了员工的个人隐私信息，企业在维护档案时要严格保护员工的隐私权。
首先，档案应存放在安全可靠的地方，如专门的档案室或保险柜中，避免泄露和丢失。
其次，只有授权人员才能查阅和修改档案，建立权限管理制度，确保档案的安全性。
另外，企业还应制定相关的保密制度和员工隐私保护政策，加强员工对隐私保护的意识和培训。
三、及时更新员工档案员工档案是一个动态的记录，需要及时更新。
企业应建立健全的档案更新机制，及时记录员工的变动情况。
例如，员工晋升、调岗、离职等信息都应及时更新到档案中，保证档案的准确性和完整性。
此外，企业还可以定期进行档案审核，核对档案与实际情况的一致性，及时发现和纠正问题。
四、合规管理员工档案在维护员工档案时，企业需要遵守相关法律法规和政策规定，进行合规管理。
首先，要确保员工档案的真实性和合法性，不得篡改或伪造档案信息。
其次，要妥善保管员工档案，按照规定的时限保存档案，不得随意销毁或外借档案。
另外，企业还应制定档案管理制度，明确档案的使用范围和权限，避免滥用档案信息。
五、利用员工档案进行人力资源管理完善的员工档案不仅是一份记录，还可以成为企业人力资源管理的重要工具。
公司员工档案管理方法与制度范文（3篇）
公司员工档案管理方法与制度范文1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放，即做到有人熟悉档案管理工作，档案保管要保密安全，档案管理工作有制度约束、规范及保障。
2、要确保所存档资料:复印件和原件相符;资料是原始且有价值的;以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写;名字、日期等内容填写规范;存档所用纸张规范工整。
3、存档资料要分类按顺序存放。
例如可分为基本情况类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等。
顺序可以按照时间顺序或自定顺序来存放。
4、档案一人一档，用档案盒按员工编号存放，不建议用档案袋和档案夹存放，不建议按部门存放。
5、电子档案要与纸质档案同步更新，不用每次查询资料都需要翻纸质档案。
注意:电子档案并非是将纸质档案扫描，而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中，如E-HR系统、E____CEL表格等，如果有时间和精力再进行扫描的工作。
6、其它档案与员工档案资料有重叠的，原则上员工档案保存原始资料。
员工档案的作用1、为员工晋升提供依据通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析，可以制定相对应的激励和培养方案，为员工晋升提供通畅的渠道，激发员工的工作积极性。
2、对人力资源进行盘点员工档案记录了员工的基本情况，进公司后的学习培训情况、岗位变动情况、薪酬情况、考核情况等。
通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析，对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用。
3、促进人力资源配置通过对员工档案的查阅和整理，对员工的德、能、勤、绩进行全面分析，因事择人，因人治事，将人才的使用更加合理化和最大化，实现人力资源的优化配置。
4、提供历史资源查询了解员工发展情况，制订符合员工发展的培训计划和成长规划;了解员工的需求点，以便更好的关怀员工;记录员工在公司的轨迹，在做企业文化宣传或其它宣传方面，能提供一定素材，同时也给予员工自豪感;离职的员工可能再回来，档案资料可以接续使用。
员工档案表操作流程
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员工档案管理制度
员工档案管理制度员工档案管理制度1一、为规范公司档案管理，增加公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、托付书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、平安保密和使用便利。
五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行"季度归档"及"年度归档"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应当归档的原始资料。
各主管部门经理应乐观协作与支持。
3、凡应当准时归档的资料，由档案管理员负责准时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必需把原件放入档案室。
5、档案管理员依据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的归档每年一次，属于平常立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、隐秘三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；隐秘级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
隐秘级档案的借阅必需由总经理或分管副总经理批准。
总经理因公外出时可托付副总经理或总经理办公室主任审批，详细按托付书的内容执行。
4、档案借阅者必需做到：①爱惜档案，保持整齐，严禁涂改。
②留意平安保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
员工档案的建立与管理表格
员工档案的建立与管理表格在企业管理中，员工档案的建立与管理是非常重要的一项工作。
一个完善的员工档案可以为企业提供详实的员工信息，帮助企业进行绩效评估、薪酬管理、培训发展等工作。
为了更好地管理员工档案，使用表格成为了一种常见的方式。
一、员工档案表格的基本信息员工档案表格是一种以表格形式呈现的员工信息记录工具。
它包含了员工的个人信息、教育背景、工作经历、薪酬信息等重要内容。
通过这种形式的记录，企业可以方便地查阅和管理员工档案。
二、员工个人信息部分员工个人信息是员工档案表格中最基本且必要的一部分。
它通常包括以下内容：员工姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系电话、户籍地址、现居地址、婚姻状况等。
这些信息的记录可以帮助企业更好地了解员工的基本情况，为各项管理工作提供依据。
三、教育背景和工作经历部分教育背景和工作经历也是构成员工档案表格的重要内容。
在这一部分中，需要记录员工的学历、专业、毕业学校、毕业年份，以及员工的工作经历、公司名称、岗位职责等信息。
这些信息的记录可以帮助企业了解员工的专业背景和工作经验，为员工的岗位安排和培训发展提供参考。
四、薪酬信息部分薪酬信息也是企业管理员工档案时需要关注的一个重要方面。
在员工档案表格中，需要记录员工的薪资等级、基本工资、奖金、绩效考核等相关信息。
这些信息的记录可以帮助企业进行薪酬管理和绩效评估，从而合理激励员工，提高工作效率。
五、其他相关信息部分除了以上几个部分，员工档案表格还可以包含其他一些与员工管理相关的信息。
比如员工的培训记录、考勤记录、假期记录等。
这些信息可以帮助企业全面地了解员工的学习、工作情况，为员工的职业发展和绩效评估提供参考。
六、员工档案表格的管理员工档案表格的管理需要注意以下几点：1. 保密性：员工档案包含了员工的个人隐私信息，企业需要严格保密，避免泄露。
2. 更新及时性：员工的个人信息、工作经历、薪酬等都会随着时间的推移而发生变化，企业需要及时更新员工档案表格。
国营企业员工档案管理制度
第一章总则第一条为加强国营企业员工档案管理，确保档案的完整、准确、及时和安全，充分发挥档案在企业人力资源管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本企业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本企业所有员工的档案管理工作。
第三条员工档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）完整、准确、及时；（三）安全、保密；（四）规范、高效。
第二章档案管理内容第四条员工档案包括以下内容：（一）员工基本情况档案：包括个人简历、身份证复印件、户口本复印件、婚姻状况、家庭住址等；（二）员工招聘档案：包括应聘登记表、面试记录、录用审批表、录用通知书等；（三）员工培训档案：包括培训记录、培训考核结果、培训证书等；（四）员工劳动合同档案：包括劳动合同、劳动合同变更、续订、解除或终止劳动合同的证明等；（五）员工工资福利档案：包括工资条、奖金、津贴、福利发放记录等；（六）员工奖惩档案：包括奖励决定、处分决定、表彰决定等；（七）员工考勤档案：包括考勤记录、加班记录、请假记录等；（八）员工离职档案：包括离职申请、离职面谈记录、离职手续办理证明等；（九）其他应归档的资料。
第三章档案管理职责第五条企业人力资源部门负责员工档案的统一管理，具体职责如下：（一）制定和实施员工档案管理制度；（二）负责员工档案的收集、整理、归档、保管和利用；（三）组织员工档案的审核、鉴定和销毁工作；（四）负责员工档案的保密工作；（五）指导各部门做好员工档案管理工作。
第六条各部门应积极配合人力资源部门做好员工档案管理工作，具体职责如下：（一）按照档案管理制度要求，及时、准确地向人力资源部门报送员工档案资料；（二）负责本部门员工档案的日常管理工作；（三）协助人力资源部门做好员工档案的审核、鉴定和销毁工作。
第四章档案管理要求第七条员工档案应当实行电子化、数字化管理，确保档案信息的准确性和可追溯性。
第八条员工档案的收集、整理、归档、保管和利用，应当严格按照档案管理制度执行。
员工入职文件归档制度模板
员工入职文件归档制度模板一、目的和意义为了加强员工入职文件的管理，确保文件的真实性、完整性、及时性和保密性，维护企业和员工的合法权益，根据《企业档案工作规范》等相关规定，制定本制度。
本制度适用于公司各部门员工入职文件的收集、整理、归档和查询等工作。
二、入职文件的收集1. 员工提供的文件：员工入职时应向公司提供以下证件和材料的原件及复印件：（1）身份证；（2）学历证书、学位证书、专业资格证书等相关证件；（3）劳动合同、保密协议、竞业限制协议等相关协议；（4）其他公司要求提供的文件。
2. 公司形成的文件：公司应形成的以下文件：（1）入职登记表；（2）劳动合同、保密协议、竞业限制协议等相关协议的签订记录；（3）入职培训记录；（4）薪资福利政策；（5）其他与员工入职相关的文件。
三、入职文件的整理1. 员工提供的文件：（1）将员工提供的证件和材料的原件及复印件分别整理，注明证件名称、号码及有效期等信息；（2）将员工提供的其他文件整理，注明文件名称及内容。
2. 公司形成的文件：（1）将公司形成的文件整理，注明文件名称及内容；（2）将入职登记表、劳动合同、保密协议、竞业限制协议等相关协议的签订记录整理，注明签订日期、双方签字等信息；（3）将入职培训记录整理，注明培训时间、地点、内容等信息；（4）将薪资福利政策整理，注明政策名称、内容等信息；（5）将其他与员工入职相关的文件整理，注明文件名称及内容。
四、入职文件的归档1. 归档方式：员工入职文件采用电子档案和纸质档案两种方式归档。
电子档案存储在公司指定的电子档案管理系统中，纸质档案存储在公司指定的档案柜中。
2. 归档时间：员工入职文件应在员工入职后一个月内归档。
3. 归档责任人：各部门负责人为本部门员工入职文件归档的第一责任人，负责督促和协调本部门员工入职文件的归档工作。
公司档案管理部门负责对各部门员工入职文件归档情况进行检查和指导。
五、入职文件的查询1. 查询范围：员工入职文件的查询范围包括员工姓名、入职时间、劳动合同、保密协议、竞业限制协议等相关信息。
企业档案管理制度(3篇)
企业档案管理制度一、总则第一条将企业的人事档案管理规范化、制度化，使其更有效的服务于企业，特制定此制度。
第二条人事档案管理的原则为安全、保密、清晰、完整。
第三条企业各分公司和分支机构内部的人事档案管理，必须依照本制度进行。
二、人事档案的管理体制第一条企业各分公司和分支机构的人力资源部负责其员工的档案管理工作。
没有人事部的，由机构负责人指定专人进行保管。
分公司经理和机构负责人的档案由企业人力资源总部保管。
第二条企业人员调动时，调动人员的档案由调出部门人力资源部整理好，转交到调入部门人力资源部保存。
第三条企业人员借调时，员工档案仍有原部门进行保存。
但借调部门必须存有借调人员档案的复印件，档案的复印件内的材料应与原件保持一致。
三、档案管理的要求第一条企业须由专门的档案室存放档案，由专门人员负责管理。
企业分公司的分支机构有条件的可以建立档案室，没有条件的须购买档案柜存放档案。
第二条正式员工的档案使用档案袋存放。
企业统一采用黄褐色牛皮纸档案袋，档案袋的规格为30____24cm，外部有密封线缠绕封口。
试用期员工和临时工暂用普通文件夹保存，转为正式员工后，按相关要求存放。
第三条档案袋外皮上必须列明人员姓名、所在部门、档案内容等，以便查找。
四、人事档案的管理规范第一条档案的分类(1)试用期员工和临时工档案。
主要包括的内容有。
员工个人简历，员工等级表，____、毕业证和相关证书复印件，试用期劳动合同，入职培训期间的考核表和评价表，申请转正的相关材料等。
(2)正式员工档案。
主要包括内容有。
员工个人简历，员工等级表，____、毕业证和相关证书复印件，劳动合同及相关协议，在岗培训期间的考核表和评价表，季度/年度考核材料，岗位升迁调动材料，奖励惩罚记录，重大科技成果等。
(3)离职员工档案。
主要内容包括正式员工档案的所有内容，另外增加离职申请、审核和交接方面的材料，劳动关系解除方面的材料等。
第二条档案的归类人事档案材料按其名称、内容、属性等不同分别归入相应的类别，若材料内容涉及多种类别时，按其主要内容归入相应类别。
物业管理企业人事员工档案管理作业规范
物业管理企业人事员工档案管理作业规范一、目的为了规范物业管理企业人事员工档案的管理，保证档案的完整、准确、安全和有效利用，提高企业管理水平，特制定本作业规范。
二、适用范围本规范适用于物业管理企业的全体员工档案管理。
三、基本要求1. 建立健全员工档案管理制度，明确档案管理的职责、权限和程序。
2. 配备专职或兼职的档案管理人员，具备一定的档案管理知识和技能。
3. 建立完善的档案分类、编号、归档、保管、借阅、销毁等制度。
4. 定期对员工档案进行清理、整理、更新和维护，确保档案的完整、准确。
5. 严格执行档案保密制度，防止档案丢失、损毁和泄密。
四、档案内容1. 员工基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号、籍贯、民族、政治面貌、婚姻状况、学历、专业、职称等。
2. 入职信息：包括入职时间、岗位、合同期限、试用期等。
3. 培训与考核信息：包括培训时间、培训内容、培训成绩、考核时间、考核结果等。
4. 工作经历与职务变动信息：包括工作单位、工作时间、职务变动等。
5. 薪酬福利信息：包括基本工资、奖金、津贴、社会保险、住房公积金等。
6. 奖惩信息：包括奖励名称、奖励时间、奖励金额；处罚名称、处罚时间、处罚依据等。
7. 离职信息：包括离职时间、离职原因、离职手续办理情况等。
8. 其他相关信息：如员工的家庭情况、联系方式等。
五、档案管理程序1. 新员工入职时，人事部门应收集员工的基本信息，填写《员工档案登记表》，并建立员工档案。
2. 人事部门应定期对员工档案进行清理、整理，更新档案内容。
3. 员工发生职务变动、培训考核等情况时，人事部门应及时更新档案内容。
4. 员工离职时，人事部门应办理离职手续，并将离职信息记录在档案中。
5. 档案管理人员应严格执行档案借阅制度，对借阅档案的申请进行审批，确保档案的安全。
6. 档案管理人员应定期对档案进行清点，确保档案的完整。
7. 对于超过保管期限的档案，应按照有关规定进行销毁处理。
公司员工档案管理方法与制度（5篇）
公司员工档案管理方法与制度1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放，即做到有人熟悉档案管理工作，档案保管要保密安全，档案管理工作有制度约束、规范及保障。
2、要确保所存档资料:复印件和原件相符;资料是原始且有价值的;以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写;名字、日期等内容填写规范;存档所用纸张规范工整。
3、存档资料要分类按顺序存放。
例如可分为基本情况类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等。
顺序可以按照时间顺序或自定顺序来存放。
4、档案一人一档，用档案盒按员工编号存放，不建议用档案袋和档案夹存放，不建议按部门存放。
5、电子档案要与纸质档案同步更新，不用每次查询资料都需要翻纸质档案。
注意:电子档案并非是将纸质档案扫描，而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中，如E-HR系统、E____CEL表格等，如果有时间和精力再进行扫描的工作。
6、其它档案与员工档案资料有重叠的，原则上员工档案保存原始资料。
员工档案的作用1、为员工晋升提供依据通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析，可以制定相对应的激励和培养方案，为员工晋升提供通畅的渠道，激发员工的工作积极性。
2、对人力资源进行盘点员工档案记录了员工的基本情况，进公司后的学习培训情况、岗位变动情况、薪酬情况、考核情况等。
通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析，对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用。
3、促进人力资源配置通过对员工档案的查阅和整理，对员工的德、能、勤、绩进行全面分析，因事择人，因人治事，将人才的使用更加合理化和最大化，实现人力资源的优化配置。
4、提供历史资源查询了解员工发展情况，制订符合员工发展的培训计划和成长规划;了解员工的需求点，以便更好的关怀员工;记录员工在公司的轨迹，在做企业文化宣传或其它宣传方面，能提供一定素材，同时也给予员工自豪感;离职的员工可能再回来，档案资料可以接续使用。
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从年月日起，由现岗位调往（晋升）到
工资调整为元/月。
总经理签字：
离职审批：
A．自年月日按照公司制度办理了离职手续，剩余工资照常发放。
B．自年月日擅自离职，影响到公司正常生产和经营，剩余工资不再发放。
总经理签字：
公司名称
个人职务
员
工
档
案
姓名
出生年月
性别
民族
专业
学历
籍贯
现住址
入职时间
离职时间
员工档案内容一览表
序号
资料名称
齐全打√
1
个人的简历
2
入职登记表
3
个人照片
4
身份证复印件
5
毕业证复印件
6
职称证复印件
7
录用审批
8
转正审批
9
调岗审批
10
晋升审批
11
离职审批
12
离职面谈表
13
离职结算表/审计报告
14
任命ห้องสมุดไป่ตู้件
15
应聘者签名：
面试评价：优秀□ 良好□ 一般□ 较差□
面试评语：
面试官签字：
录用审批：
A．不同意录用 □
B．同意录用，试用期个月，试用期工资元/月
总经理签字：
试用期评价：优秀□ 良好□ 一般□ 较差□
试用期评语：
评价人签字：
转正审批：
A．辞退处理
B．延期个月转正
C．同意转正，转正后工资按照元/月执行
总经理签字：
年龄
单位/职业/职务
紧急情况联系人
联系电话
学习经历
起止年月
就读学校、专业
毕（结、肆）业
主要
工作经历
起止的年月
主要经历（如担任职务、工作内容等）
试用薪资要求
转正后薪资要求
其他要求
我保证以上填写的个人资料均属事实，愿意接受背景调查。若有虚假，同意按公司人事管理相关制度处理，亦愿承担由此造成的包括无薪解雇在内的一切后果。
奖惩记录
16
工资调整记录
17
劳动合同（可含保密协议）
18
员工的入职登记表
姓 名
性 别
出生日期
1寸近照
曾 用 名
体 重
身 高
cm
民 族
籍 贯
婚姻状况
政治面貌
健康状况
血 型
身份证号码
户口类型
城镇 □
农村 □
户口所在地
现住址
学 历
专业
毕业学校
毕业时间
外语水平
电脑水平
电话（家庭）
手机
家庭主要成员
称 谓
姓 名