企业文件编号规范
企业文件编码规则及部门代码
文件编码建议按如下规则：1. 文件编码结构：1.1 抬头码：通常是公司简写1.2 文件阶层码：表明文件是哪一层的,比如,属于质量手册的用QM来表示1.3 文件类别码：代表过程,比如：用5来代表与管理职责相关的1.4 文件序列码：比如,在第5部分,用01来表示质量目标,用02来表示管理评审等等1.5 文件版本码：表明文件的版本2. 各部分详细规则：2.1 抬头码：表表阅读者能够很清楚地知道,这个文件是一个关于管理职责部分的A/0版程序文件ABC/QW/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的三级文件ABC/QR/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的记录表单ABC/ED/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的外来文件采用上述编码规则的好处在于：阅读者清楚文件分类和属性编写者清楚,在新编一个文件的时候,如何进行明确准确编码;对应的ISO9001标准相关条款"S&M 7.2.1、7.2.2、7.2.3、7.5.4、8.2.1、4.2.4 MNF 5.4.1、7.5.1、8.2.4、6.3、6.4 4.2.4、7.5.2、6.2.2、7.5.3、7.5.5、8.3、ENG 4.2.3、4.2.4、7.2.2、7.1、6.3P&L 4.2.4、7.2.2、8.4、7.2.1、4.2.4、5.5.3、8.2.3、7.5.3、7.5.5、6.2.2、4.2.3、4.2.4、8.3PUR 4.2.3、4.2.4、7.4.1、7.4.2、、、行政管理部Administration Management Department客户服务部Customer Service Department信息管理部Information Management Department市场部Marketing Department销售部Sales Department计划部Planning Department设备部Equipment Department仓储部Storage Department财务部Finance DepartmentISO国际文件编号目的：使品质系统所使用之文件,能迅速流通、正确应用,并确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件;范围：凡公司内所有与产品质量相关之文件、资料及外部客户、供货商所提供与品质系统相关文件均属之;5.2.1 经审查通过之各类文件,于颁布发行前,由文管中心文件编号规定给予统一编码、标识并登录于文件控制总表;5.2.2 版本版次制订：5.2.2.1 版本：以“A”表示,换版以B、C、D…Z…表示;5.2.2.2 版次：以数字“1~5”表示;版次制订若超过五次为避免版次修订过多影响文件真实内容,则更新为下一版本;5.3 文件制订、归档：5.3.1 制订作业：文件制订依系统需求由各主办单位制订后填写文件制订、修订、废止申请单注明“制订”,送交各相关单位审核并填写所需份数,经权责主管核准后,送交文管中心编号、发行、列管;5.3.2 归档作业：对生产一课、生产二课、HOSE 生产课的作业标准、产品设计表的电子版本的文件由ISO事务局保存；其他所有文件的原件必须交ISO文控存档;5.4 文件分发：5.4.1 文件发行：对的作业标准、产品设计表由ISO事务局发行并记入作业标准管理台账,写明分发分数,并由接收人签名;其他文件由文控中心依文件制订、修,5.6.2 如在回收过程中发现原文件持有单位有文件遗失现象,应即刻寻回,如果确实无能力找回时,应于文件遗失记录表上填写遗失原因以便文控中心管理;5.7 外来文件管制5.7.1 外来文件的确认由品保课长或管理者代表确认,由文控中心于文件控制总表中登录;为使外来文件便于管理及正常应用,可由文控中心依文件编号规定直接对于外来文件正面书写文件编号;5.7.2 外来文件需签署分发时,由接受单位填写外来文件申请单经部门主管审核,经理核准后执行,发行同5.4.1;5.7.3 外来文件使用过程中如发现有异常时,因属客户财产,使用部门不得私自更改其中内容,如需更改应实时联络客户共同探讨;5.7.4 为维护客户权益,外来文件只能局限于使用部门应用或参考,他人不能随便借阅或申请影印;如特殊情况需借阅或申请影印时应取得管理者代表品保部朴部长同意;5.7.5 对于业务原因需将顾客资料发给供应商的必须获得顾客的事先确认；否则必须将其进行转化才可以发放,发放应由发放部门做好发放纪录;5.7.6 废止外来文件的保管根据客户或总经理意愿决定;5.8 文件档案管理：年号文件序号程序文件公司英文缩写5.1.3三层次文件FLY/QA-OI-000-EX文件来源IN内部省略,EX外部序列号文件类型部门代码公司英文缩写部门代码部门总经理室技术部质量部生产部经营部综合部代码GM TD QA PD MD HR文件类型代码A、质量手册的编号方法：QM - XX发布年号B、程序文件的编号方法：QP - ××对应的ISO标准条款- ××流水号C、作业指导书,检验标准,设备操作规范等三阶文件编号方法:QI WI/SOP– XX部门代号- X X X流水号D、表单编号方法：X X X X X表单出自的文件的编号 - ××流水号。
公司体系文件编号规则要求
公司体系文件编号规则要求1.本规则适用于公司文件化信息编号管理，行政管理部负责公司文件和记录编号管理，审核确认、备案各部门编号。
各部门负责本部门职责业务文件和记录编号。
2.文件化信息编号规则2.1行政公文或通知编号格式2.1.1公司级行政公文或通知编号采用：,自 1 编起4 位码年代编号2.1.2部门业务事项通知编号，参照公司及行政公文编号规则2.2产品（公示）标准标码规则企业产品（公示）标准编号格式采用：4 位阿拉伯数字3 位阿拉伯数字示例：产品（公示）标准：灭草松原药 Q/371624SGC 031-2017解读为：2017 年沾化国昌发布的第 031 号“灭草松”原药产品标准。
2.3 管理体系文件化信息编号格2.3.1 编号格式流水后加“-”，文件或标准发布年代号，使用 4 位阿拉伯数字。
4）类别内文件化信息的流水（顺序）号，采用阿拉伯数字，每类文件流水号自 01 起始；管理手册，采用版本序号。
3）文件化信息类别代号：M 代表管理制度（可省略）；P 代表控制程序，I 代表作业指导书（在管理制度、控制程序和作业文件未分层次的，可省略 M、P、I,采取下位文件再增加一层顺序代码进行标识），R 代表记录。
2）空 0.5 个字符：管理体系/或业务类别，采用英文或汉语名称拼音缩写。
MS 代表整合一体化管理手册，其他详见 B4.3.2、B4.3.3。
1）企业标识，代表沾化国昌精细化工有限公司示例：质量、环境和职业健康安全一体化/整合管理体系《管理体系手册》编号ZHGC MS01-2022。
《文件化信息/标准化管理制度》编号：ZHGC EM02-2022《员工薪酬管理制度》编号：ZHGC HR05-2021（没有区分制度和作业文件层次），《职称管理规定》ZHGCHR05-01-2021（属于《员工薪酬管理制度》下一个层的作业文件，在其顺序号后增加一级顺序编号）。
2.3.2 编号代码说明a）ZHGC——代表沾化国昌精细化工有限公司，在文件封面或眉头使用“艺术图案”格式、“专用字体”的，应符合公司“VIS 识别”规定；b）管理体系/或业务类别——通常采用导入的管理体系、管理业务领域英文或汉语名称拼音缩写。
公司公文编号规则
公司公文编号规则
一、公司红头文件编号规则：
（一）编号格式：
安东×字[××××]第×号
1、“安东×字”中的“×”代表文件主办单位简称；
2、“[××××] ”中的“×”代表发布年度，用四位阿拉伯数字；
3、“第×号”中的“×”代表文件号
（二）公司红头文件发文单位简称见下表：
注：发文单位简称将会根据公司组织结构的调整进行相应的调整。
（三）举例：
如：安东司字[2008]第1号
二、公司便签文件编号规则：
（一）编号格式：
安东[××] ×号
1、“[××] ”中的“×”代表发布年度，用年度的后两位阿拉伯数字；
2、“×号”中的“×”代表通知号
（二）举例：
如：安东[08] 1号
三、会议纪要编号规则：
（一）编号格式：
安东会纪[××] ×号
1、“[××] ”中的“×”代表发布年度，用年度的后两位阿拉伯数字；
2、“×号”中的“×”代表会议纪要号
（二）举例：
如：安东会纪[08] 1号。
公司文件编号
1. 目的：有效管理公司内部文件、技术文件及记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。
2. 适用范围：适用于公司内部所有文件、技术文件及表单记录文件的管理。
3. 文件用语定义：3.1 一级文件：管理手册；3.2 二级文件：作业标准书、设备说明书、检验标准书、QC工程图等技术文件；3.3 三级文件：表单、记录。
4. 文件编号原则：4.1 文件编号要求：一般文件编号由企业标准代号Q、公司名称（用公司拼音简称“JY”）、文件型(文件级别)、部门代码（用部门英文字母最前一个字母大写）、文件日期/文件名称代码（三到四个数字或字母）、文件编号/版本号（用三个数字或从v1.0开始）组成。
4.2 文件编号格式：4.2.1 主文件编号格式——管理手册（Ⅰ级文件）例如：Q/JY-PA 001-2012Q——企业标准代号JY——公司名称简称PA——文件型简称001——文件流水编号2012——文件编写年号4.2.24.2.3 技术文件编写格式——技术规范要求（Ⅱ级文件）例如：Q/JY- TD-WPS 001-2012Q——企业标准代号JY——公司名称简写TD——部门代码WPS——技术文件类型简称001——文件流水编号2012——文件编写年号4.2.4 操作文件编写格式——日常使用文件（Ⅲ级文件）例如：Q/JY- PO-PED 001-2012Q——企业标准代号JY——公司名称简写PO——部门代码PED——记录表单代码001——文件流水编号2012——文件编写年号5. 部门英文代码如下：PO——办公室TD——技术部PD——生产部HRD——人力资源部GAD——财务部END——工程部POD——市场营销部GW BD——国外业务部GL BD——国内业务部6. 记录表单代码如下：PA——管理文件PM——质量安全文件PP——程序文件WPQP——焊接工艺评定任务书WPS——焊接工艺指导书PQR——工艺评定试验记录PWI——作业指导书文件PR——记录表单文件PED——外来文件7.。
公司文件编号原则
例如：Q/JY-PA 001-2012
Q——企业标准代号001——文件流水编号
JY——公司名称简称2012——文件编写年号
PA——文件型简称
4.2.2技术文件编写格式——技术规范要求（Ⅱ级文件）
例如：Q/JY- TD-WPS 001-2012
Q——企业标准代号WPS——技术文件类型简称
PM——质量安全文件PWI——作业指导书文件
PP——程序文件PR——记录表单文件
WPQP——焊接工艺评定任务书PED——外来文件—日常使用文件（Ⅲ级文件
WPS——焊接工艺指导书）
3.3三级文件：表单、记录。
4.文件编号原则：
4.1文件编号要求：
一般文件编号由企业标准代号Q、公司名称（用公司拼音简称“JY”）、文件型(文件级别)、部门代码（用部门英文字母最前一个字母大写）、文件日期/文件名称代码（三到四个数字或字母）、文件编号/版本号（用三个数字或从v1.0开始）组成。
4.2文件编号格式：
公司文件编号原则
文件编号
版次
V1.0
页次
共2页
1.目的：
有效管理公司内部文件、技术文件及记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。
2.适用范围：
适用于公司内部所有文件、技术文件及表单记录文件的管理。
3.文件用语定义：
3.1一级文件：管理手册；
3.2二级文件：作业标准书、设备说明书、检验标准书、QC工程图等技术文件；
JY——公司名称简写001——文件流水编号
TD——部门代码2012——文件编写年号
批准：审ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ：会签：编制：
文件编号规范
1.目的
为便于文件的识别，追溯和控制，加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对公司的制度、流程、表单等文件编号实行统一管理，实现文件编码唯一性。
2.范围
适用于与公司管理活动有关的文件编码管理。
包括管理文件、表单等。
3.职责
文件编码管理工作由公司品管部归口管理。
4.文件编号规定
4.1《质量手册》的编号： QY/M －QC —2013 4.2
程序文件、作业文件、记录表单及其他管理文件的编号
QY/ □—□□—□□□
管理领域类别代码一览表
4.3 文件编码的管理
4.3.1 各相关部门在制度编写过程中，当文件拟定好后，可持成文到品管部备案，品管部根据文件编号规范并结合文件内容给出相应编号。
品管部做好编号发放备案登记。
4.3.2 在受控文件实施的时间里，品管部要做好编号管理、跟进工作。
5.引用文件
《文件控制程序》。
6.记录
《文件编号登记表》。
ISO0014企业文件编号标准
保密级别：公司内部传阅范围：公司内部文件编号标准发布实施修改历史记录目录1 目的........................................................................................................................ 错误!未定义书签。
2 利用范围................................................................................................................ 错误!未定义书签。
3 编号方法................................................................................................................ 错误!未定义书签。
公司名称及项目名称约定: ................................................................... 错误!未定义书签。
日期表示................................................................................................ 错误!未定义书签。
文件版本编号........................................................................................ 错误!未定义书签。
技术文件命名........................................................................................ 错误!未定义书签。
企业文件编号规范
企业标准文件编号规范1目的为规范公司文档管理，特制定本文件编号规范.请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。
2范围本标准规定了XXXXXXXXX公司标准文件和流程的编码规范，本企业内控标准的编号代号缩写、分类及分项代号和发布顺序号、年代号的编排方法.本标准适用于本企业内控标准、流程的代号编制。
3文件编号格式文件序号发文部门文件分类公司代码集团代码XXXXXXXXX公司标准体系编号由集团代码、公司代码、文件分类代号、起草部门、文件序号组成。
各部分编号间用“-”间隔。
3.1各部分表示方法1)第一部分：集团代码，XXXXXXXXX，缩写：2)第二部分：公司代码,XXXXXXXXX，缩写：3)第三部分：文件分类代号流程文件—A;标准规范类文件—B;指导书说明书类文件—C；公共制度文件—D.4)第四部分：发文部门5)第五部分:文件序号采用三位流水码，记录文件顺序号，以发布先后确定，即001、002…。
.099……999等。
3.2举例：文件编号: 含义4文件编号格式4.1文件表头4.2页眉页脚5要求5.1 文件的编号由XXX负责，各部门使用时到XXX申请，不得自行编号及发行。
5。
2 以XXX公司名义发布的文件必须由XXX登记编号。
5.3 已发布的标准如需修订并重新发布，其编号不变，只需要更改表头内的版本号。
标准修订及编号的改变应在修改履历中说明。
附件《标准文件模板》特别说明：文件编码编制前，请先对公司文件进行分类规划，根据分类规划情况，进行分级，及选择有代表意义的编码。
选择编码时,可以用分类名称的拼音字母首位表达，可以用其英文单词首位编码表达等。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
企业标准文件编号规范
1目的
为规范公司文档管理，特制定本文件编号规范。
请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。
2范围
本标准规定了XXXXXXXXX公司标准文件和流程的编码规范，本企业内控标准的编号代号缩写、分类及分项代号和发布顺序号、年代号的编排方法。
本标准适用于本企业内控标准、流程的代号编制。
3文件编号格式
文件序号
发文部门
文件分类
公司代码
集团代码XXXXXXXXX公司标准体系编号由集团代码、公司代码、文件分类代号、起草部门、文件序号组成。
各部分编号间用“-”间隔。
3.1各部分表示方法
1)第一部分：集团代码，XXXXXXXXX，缩写：
2)第二部分：公司代码，XXXXXXXXX，缩写：
3)第三部分：?文件分类代号
流程文件-A；
标准规范类文件-B；
指导书说明书类文件-C；
公共制度文件-D。
4)第四部分：发文部门
5)第五部分：文件序号采用三位流水码，记录文件顺序号，以发布先后确定，即001、002…..099……
999等。
3.2举例：文件编号：含义
4文件编号格式
4.1文件表头
4.2页眉页脚
5要求
5.1 文件的编号由XXX负责，各部门使用时到XXX申请，不得自行编号及发行。
5.2 以XXX公司名义发布的文件必须由XXX登记编号。
5.3 已发布的标准如需修订并重新发布，其编号不变，只需要更改表头内的版本号。
标准修订及编号
的改变应在修改履历中说明。
附件
《标准文件模板》
特别说明：文件编码编制前，请先对公司文件进行分类规划，根据分类规划情况，进行分级，及选择有代表意义的编码。
选择编码时，可以用分类名称的拼音字母首位表达，可以用其英文单词首位编码表达等。