大厦会议接待操作规程
行政中心会议大厦会议服务流程
行政中心会议大厦会议服务流程行政中心会议大厦会议服务流程提要：会议大厦客服助理负责会议服务的接洽、报批、通知、会场布置、现场指挥及会后费用追缴，并具体协调会议期间安全部、会务部行政中心会议大厦会议服务流程1．目的规范会议大厦会议服务接待，满足会议组织方之要求，提升会议接待服务的效率和水平，最大限度内提高客户满意度。
2．适用范围行政中心会议大厦会议服务3．职权与职责部门经理或分管经理助理对会议大厦会议服务接待进行指导。
对整个会议服务加以督察，并负责各部门间的统筹协调。
会议大厦客服助理负责会议服务的接洽、报批、通知、会场布置、现场指挥及会后费用追缴，并具体协调会议期间安全部、会务部、技术部及清洁分包方的分工协作和任务安排，且对每次会议服务进行总结以持续改进。
技术保障部负责会议前后的灯光、音响、空调等设备的调试和运行，就会议组织方之要求提供技术支持和现场维护，确保各项设备正常工作。
安全管理部负责外围指引、门岗查验、现场巡查、地下车库指引及紧急事件处理，全面负责会议期间的安全保卫工作。
会务部负责会议前的会场布置与会议准备、会议期间服务及会后清理工作。
清洁分包方全面负责会场清洁卫生及周边区域的清洁清扫、花草养护及卫生清理工作。
4.会议大厦会议场所分类及用途说明主会场接待450人一1200人的大型会议、晚会等。
二楼报告厅接待100-450人的报告会议、学习会议、讨论会议等。
主席团会议厅定向接待政协、人大常委会议。
新闻发布会场接待30-100人的中型会议。
分组会议室接待30人以下的小型会议、接见会议等。
5、过程和方法控制会议大厦客服助理在接到机关事务局会务服务通知后，会议大厦客服助理应积极筹备，并应合理安排组织单位到相关会场参观。
在机关事务局的许可下，会议大厦客服助理应详细说明该会场的布置、功能、费用、使用情况及我方所能提供的服务项目．使组织单位对该会场有所全面了解。
经机关事务局书面确认同意后，会议大厦客服助理应在当天知悉会议组织方，并将该会议名称、组织单位、人数、会议时问与地点、联系人与联系电话等信息记录在《会议信息记录表》上。
大楼开会接待流程
大楼开会接待流程一、会前准备。
大楼要开会啦，那接待工作可得好好做呢。
在开会之前呀，咱得先确定好会议室。
得去瞅瞅哪个会议室空着，大小还合适这次开会的人数。
要是人多，小会议室可不行，得找个宽敞点的，大家坐着才舒服嘛。
再就是设备方面啦。
投影仪得提前试试，看看画面是不是清晰，可别到时候放个PPT，模模糊糊的，像雾里看花一样。
麦克风也要检查好，声音得响亮又清楚，不然发言人在上面讲得热火朝天，下面的人听不清，那就白搭啦。
还有哦，茶水和点心也不能少。
茶可以准备几种，像绿茶啦，红茶啦，给大家多点选择。
点心嘛，可以是小饼干或者小蛋糕之类的，饿了的时候可以垫垫肚子。
把这些东西整整齐齐地放在桌子上，就像迎接客人的小礼物一样。
二、人员接待。
当参会的人来的时候呀，咱们得热情地迎接。
在大楼门口就安排个小伙伴等着，看到有人来了，脸上堆满笑容，就像看到许久不见的好朋友一样。
打个招呼，问一声好，让人感觉心里暖烘烘的。
如果是开车来的呢，还要帮忙指引停车的地方。
停车场那么大，要是让人家像没头的苍蝇一样乱转，多不好呀。
把人带到会议室的时候，在路上可以简单聊几句，比如说今天天气不错呀，或者说大楼最近有啥新变化之类的。
这样一来，气氛就很轻松愉快啦。
到了会议室门口，要主动开门，像个小绅士或者小淑女一样。
然后请参会的人进去，告诉他们座位可以随便坐，就像在自己家里一样自在。
三、会中服务。
会议开始了，咱也不能闲着。
要时不时地看看茶水够不够，要是杯子快空了，就悄悄地过去添满。
添茶的时候动作要轻，可不能打扰到正在讲话的人哦。
如果投影仪或者其他设备出了小问题，要赶紧解决。
就像个超级英雄一样，及时出现，把问题搞定。
要是自己搞不定，也要尽快找能搞定的人来帮忙，不能让会议因为这个就卡壳了。
还要注意会议室的温度。
要是太热了，大家会坐不住，心烦意乱的；要是太冷了，又会冻得哆哆嗦嗦的。
要把空调调到一个合适的温度，让大家舒舒服服地开会。
四、会后收尾。
会议结束啦，可别以为就万事大吉了呢。
接待员操作规程
一、会前准备工作二、布置会场三、会前准备开水和室温、灯光调控四、会中服务五、会后整理在会场中不设立主席台，把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，听任与会者在入场后自由就坐。
这样的座次安排，比较人性化，没有明显的地位区分，大家也能够畅所欲言、不致过分拘谨。
这与茶话会的主题最相符，也最流行，但不适合一些主题严谨的会议。
散座式安排，大多适合在户外举行的联欢会或是联谊会，座椅、沙发自由地安放组合，甚至可由与会者根据个人要求而随意安置，这样就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。
这是一种体贴的安排，适合私下的沟通和交流，当然，这种座位安排方式也只是适合主题轻松的会议。
在会场上摆放有一张圆桌，请与会者在周围自由就坐。
在圆桌会议中，可以不用拘泥诸多的礼节，主要记住以门作为基准点，靠里面的位置是主座就可以了。
面门为上、以里为尊，这就是圆桌式座位安排的基本原则。
在方桌会议中，特别要注意座次的安排。
如果只有一位领导，那么他一般坐在长方形桌子的短边，或者是比较靠里的位置。
以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。
如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。
在会场上，主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐，这个在安排座位时有明确的规则。
首先主席台必须排座次、放座次牌，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。
主席台座次的排列，领导为单数时，主要领导居中， 2 号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。
一、上岗前检查仪容仪表：（二）妆容1.可用粉底、眼影、腮红、睫毛膏、口红等，妆容不易夸张。
2.基本底妆：口红、口腔卫生+饱满的精神状态。
3.指甲：长度不超过 3 毫米，不涂有色指甲油，指甲缝隙干净无污垢。
（二）头发1.短发：长短适宜，不过肩，长度可扎起时需扎起马尾，留海不过眉。
大厦会议接待操作规程
1目的规范会议室管理，为客户提供优质的会议服务。
2范围适用于大厦类服务中心会议室的管理。
3职责3.1客户服务部负责会议室租用手续的办理，并负责有关会议要求信息的传递及会场布置；3.2工程部负责会议室的硬件设备设施的调试及启动；3.3保洁部负责会议室的摆台（台形根据《会议预订单》要求执行），清洁卫生、花草摆放、提供会议饮用开水等；3.4保安部负责会议室的安全保卫、车辆引导、车位预留、电梯手动服务及特殊保安服务等。
4程序4.1会议预定4.1.1客户服务人员根据客人提出的预定需求，填写《会议预订单》，注明会议时间、会议服务要求、人数、电话、联系人及其它相关要求，超出规定服务项目的部分婉言向客人解释说明，如属合理要求部分，需加收相应费用；4.1.2客户服务人员向客户出示《租用会议室承诺书》并请其签字确认；4.1.3非大厦内部客户租用会议室应请客户提交《营业执照》复印件及相关合法证明；4.1.4确定会议预订后，客户服务人员要求客户在《客户服务收费单》上签字，并在客户服务部收款处交款。
会议室使用收费按照《有偿服务收费标准》中商务会议收费执行；4.1.5若客户未提前一天通知客户服务部客户服务人员取消预订的会议，视同会议实行，按会议室已使用收取费用；4.2租用设备4.2.1如需租用设备时，由客户服务人员按《商务会议收费标准》填写《客户服务收费单》，请客户签字确认并预交押金，（免交押金需出具使用单位设备使用损坏赔偿保证书）客户服务人员同工程人员与客户一起验证设备是否完好。
4.2.2物品归还时，客户服务人员应向客户服务部主管报告并验收物品完好无损后，如有押金为客户办理退还押金手续。
4.2.3租用的设备、物品如有损坏，由客户服务人员要求对方按价赔偿。
4.2.4如出现不能按期归还设备、物品，则视为客户继续租用设备并按天计算设备租用费，客户服务人员应提前向客人说明加收费用规定。
4.3会议信息的传递4.3.1由客户服务人员根据客户要求填写《会议预定单》。
会议接待流程
会议接待流程会议接待是一项重要的工作，它直接关系到公司形象和客户满意度。
一个良好的会议接待流程可以提高公司的专业形象，增强客户信任度，为公司带来更多的商机。
下面就会议接待流程进行详细介绍。
1. 会议接待前的准备工作。
在会议接待前，首先需要对会议宾客的信息进行充分了解，包括姓名、职务、公司、需求等。
同时要提前预定好会议室，确保会议室的整洁和设施的完好。
另外，还需要安排好会议期间的用餐和住宿等事宜，确保宾客在公司期间的生活和工作都能得到妥善安排。
2. 宾客到达接待。
当宾客到达公司时，接待人员要提前做好接待准备。
首先要站在门口迎接宾客，微笑并主动握手，表示热烈欢迎。
在引领宾客前往会议室的过程中，要给予适当的介绍和解释，让宾客对公司有一个初步的了解。
3. 会议室准备。
在宾客到达会议室之前，要确保会议室的整洁和设施的完好。
同时要提前将会议所需的文件、资料、笔记本等放置好，以便宾客进入会议室后能够立即开始会议。
4. 会议进行中的服务。
在会议进行中，接待人员要随时为宾客提供所需的服务。
比如，及时为宾客倒水、递送文件、调节会议室温度等。
同时要保持礼貌和耐心，及时解决宾客提出的问题和需求。
5. 会议结束后的送别。
当会议结束后，接待人员要及时送别宾客。
在送别的过程中，要再次表示感谢，并询问宾客对本次会议接待的满意度。
同时要提醒宾客，如果有任何需要，随时可以联系公司。
6. 后续跟进工作。
会议接待并不仅仅是在宾客到访期间的工作，更重要的是后续的跟进工作。
接待人员要及时对宾客提出的问题和建议进行跟进，确保宾客对公司的印象和感受都是积极的。
以上就是会议接待流程的详细介绍，通过严谨的准备工作、热情周到的接待服务和周密的后续跟进，可以确保公司在会议接待中展现出良好的形象，赢得宾客的信任和赞誉。
希望每一位接待人员都能严格按照流程操作，为公司的发展和客户的满意度贡献自己的一份力量。
大厦会议接待操作规程
大厦会议接待操作规程一、接待前准备工作：1.了解会议信息：在接到会议接待任务后，接待人员应及时与会议组织者沟通，了解会议的具体信息，包括会议时间、地点、参会人员名单、会议议程、特殊要求等。
2.细致策划：根据会议信息，接待人员应制定详细的接待方案，包括接待人员配置、接待区域布置、接待流程等，并与会议组织者进行确认。
3.协调配合：接待人员应与相关部门（如安保部门、餐饮部门等）进行协调配合，确保各项准备工作顺利进行。
二、会议接待流程：1.接待准备：接待人员应提前到达接待区域，检查接待区域环境、设施设备是否完备，确保一切准备就绪。
2.迎宾服务：接待人员应提前到达会议地点，准备迎宾服务。
迎宾工作包括接待人员穿着整齐、仪容仪表得体、举止得体，以礼貌的态度迎接到达的宾客，并提供必要的帮助。
3.登记注册：在接待区域设立登记台，接待人员应准备好注册表格和相关文件，迎接宾客并进行登记。
同时，接待人员应发放会议文件、胸牌等必要的会议资料。
4.引导指示：接待人员应熟悉会议地点的布局和各项设施设备的使用方法，能够熟练引导宾客前往会议室、餐厅、厕所等不同区域，并提供必要的指示和解答。
5.餐饮服务：根据会议安排，接待人员应协调餐饮部门提供餐食服务，确保宾客饮食满意。
同时，接待人员应注意宾客的餐桌礼仪，提供必要的协助。
6.信息传递：接待人员应及时了解会议进程，将会议信息告知到达的宾客，以便他们按时参加会议、用餐等活动。
8.礼仪规范：接待人员应具备良好的礼仪修养，熟悉各项礼仪规范。
在接待过程中，应注意自身形象和仪表，以亲切、热情的态度服务宾客。
三、结束工作及总结：1.工作整理：会议结束后，接待人员应及时清理接待区域，并将接待所用物品进行整理，确保工作区域的整洁。
2.客户评价：接待人员应主动向宾客征询意见和建议，并记录下来，以便总结和改进工作。
3.总结反馈：接待人员应及时向领导汇报会议接待工作情况，并提出改进意见和建议。
4.经验总结：接待人员应及时总结会议接待工作中的经验和教训，以便提高接待工作的质量。
会议接待的各项工作
会议接待的各项工作【一】前期工作1、会场预约专人协助您的实地考察工作。
吃、住、行、游、购、娱。
根据要求预定酒店，会议（会展）场地。
车辆等。
我们将根据您的需要，为您具体分析各种情况做出最完美的策划；我们将根据会议的级别，为您选择会议举办地；我们将根据会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点，我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。
2、负责会场的布局，设备安装调试我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；我们将根据您的.需要，为你你提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要，提前为您调试好设备，确保会议的顺利进行。
3、印刷材料的设计制作我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务；我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷；我们将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置。
4、准备会务用品：代表证、会徽、纪念品等。
5、提供公关礼仪、文秘、翻译服务，代租会务所需设备。
6、及时准确提供机票、火车票、酒店信息。
7、代订会议所需的音响、灯光、摄影等设备。
8、提供平面立体、vi设计。
【二】会前准备1、接站：我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。
我们为您准备的车辆每个座位都有保险。
a、提供优秀导游协助会务组举牌机场接站。
b、提供接、送机（站）时所需的各类型豪华空调车。
2、营造气氛a、酒店大堂内欢迎水牌，门外或会场横幅等；会议（会展）场所的布置：欢迎牌、横幅、指示牌、会议资料、纸、笔、饮料、设备测试等。
b、彩旗、氢气造型气球、歌舞表演等。
3、报道a、酒店大堂内免费提供签到台（桌）及提示牌；b、专职人员协助会务组负责签到、分房、等有关事宜；安客户需要安排接送与会宾客，协助会务组办理宾客签到等工作。
酒店会议接待流程
酒店会议接待流程一、会议接待前的准备工作。
在会议接待之前，酒店需要做好充分的准备工作，包括会议室的布置、设备的检查、餐饮的安排等。
首先，要确保会议室的布置符合客人的要求，包括座位的摆放、投影仪、音响设备等的检查和调试。
其次，餐饮部门需要根据客人的要求，提前准备好茶水、点心、午餐等。
同时，前台接待人员需要提前了解客人的需求，包括会议日程安排、客房需求等。
二、客人到达酒店的接待工作。
当客人到达酒店时，接待员需要做好迎接工作。
首先，接待员要对客人进行热情的迎接，并协助客人办理入住手续。
其次，接待员需要向客人介绍会议室的位置和设施，并带领客人前往会议室参观。
同时，酒店还需要安排专人负责客人的行李搬运和客房安排，确保客人的入住体验。
三、会议期间的服务工作。
在会议期间，酒店需要提供周到的服务，确保客人的会议顺利进行。
首先，餐饮部门需要按时提供茶水、点心和午餐，确保客人的饮食需求。
其次，客房部门需要保持客房的清洁和整洁，及时处理客人的需求。
同时，酒店需要提供良好的网络和电视设施，确保客人的会议顺利进行。
另外，酒店还需要提供会议记录、打印、传真等服务，满足客人的办公需求。
四、会议结束后的服务工作。
当会议结束后，酒店需要做好客人的离店工作。
首先，接待员需要协助客人办理离店手续，并送别客人。
其次，酒店需要及时清理会议室和客房，准备下一批客人的到来。
同时，酒店需要做好客人的反馈工作，了解客人对会议接待的满意度，并及时处理客人的投诉和建议。
总之，酒店会议接待流程需要做好充分的准备工作，提供周到的服务，确保客人的会议顺利进行。
只有这样，才能赢得客人的信任和满意，提升酒店的服务品质和竞争力。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
1目的
规范会议室管理，为客户提供优质的会议服务。
2范围
适用于大厦类服务中心会议室的管理。
3职责
3.1客户服务部负责会议室租用手续的办理，并负责有关会议要求信息的传
递及会场布置；
3.2工程部负责会议室的硬件设备设施的调试及启动；
3.3保洁部负责会议室的摆台（台形根据《会议预订单》要求执行），清洁
卫生、花草摆放、提供会议饮用开水等；
3.4保安部负责会议室的安全保卫、车辆引导、车位预留、电梯手动服务及
特殊保安服务等。
4程序
4.1会议预定
4.1.1客户服务人员根据客人提出的预定需求，填写《会议预订单》，注明会
议时间、会议服务要求、人数、电话、联系人及其它相关要求，超出规
定服务项目的部分婉言向客人解释说明，如属合理要求部分，需加收相
应费用；
4.1.2客户服务人员向客户出示《租用会议室承诺书》并请其签字确认；
4.1.3非大厦内部客户租用会议室应请客户提交《营业执照》复印件及相关合
法证明；
4.1.4确定会议预订后，客户服务人员要求客户在《客户服务收费单》上签字，
并在客户服务部收款处交款。
会议室使用收费按照《有偿服务收费标准》
中商务会议收费执行；
4.1.5若客户未提前一天通知客户服务部客户服务人员取消预订的会议，视同
会议实行，按会议室已使用收取费用；
4.2租用设备
4.2.1如需租用设备时，由客户服务人员按《商务会议收费标准》填写《客户
服务收费单》，请客户签字确认并预交押金，（免交押金需出具使用单
位设备使用损坏赔偿保证书）客户服务人员同工程人员与客户一起验证
设备是否完好。
4.2.2物品归还时，客户服务人员应向客户服务部主管报告并验收物品完好无
损后，如有押金为客户办理退还押金手续。
4.2.3租用的设备、物品如有损坏，由客户服务人员要求对方按价赔偿。
4.2.4如出现不能按期归还设备、物品，则视为客户继续租用设备并按天计算
设备租用费，客户服务人员应提前向客人说明加收费用规定。
4.3会议信息的传递
4.3.1由客户服务人员根据客户要求填写《会议预定单》。
4.3.2待客户确认后持《会议预定单》到相关部门请该部门主管签字确认。
4.4会议服务
4.4.1客户服务部
4.4.1.1 会议开始前30分钟，客户服务人员根据《会议预订单》的要求，对会
议室的布置情况进行检查。
4.4.1.2 会议开始前30分钟，应在大堂、电梯厅、会议室门口放置标有会议名
称、地点的指示牌。
4.4.1.3 会议开始时应在会议室门把手上挂好“请勿打扰”指示牌，会议开始前
客户服务人员应告知客人，会间如有需求如何同客户服务人员联系，在
会议进行时遇紧急情况，客户服务人员应协调各相关部门，处理会间应
急事务。
4.4.1.4 会议结束后，客户服务人员要检查会议室所有物品是否完好，并清点数
目，切断所有电源，关灯，关闭空调，关窗锁门。
4.4.2工程部：根据《会议预订单》按时开关会议室灯光、音响、及会议所需
设备等。
4.4.3保安部：根据《会议预订单》要求安排警力，电梯手动服务、车场车位
预留服务提供如特殊保安服务等。
4.4.4保洁部：根据《会议预订单》安排会前清洁摆台及准备会议饮用开水等；
待会议结束后进行会场清洁服务。
4.5《会议预订单》等记录需填写清晰、完整。
5支持性和相关性文件
5.1有偿服务收费标准（含：商务会议收费标准，各服务中心制定，报公司
及价格管理部门备案后执行）
5.2租用会议室承诺书（各服务中心制定，报法务部审批执行）
6质量记录及表格
6.1 会议预订单
6.2 客户服务收费单。