干部档案材料填写及规范
关于制作干部档案材料情况说明的有关要求
附件3关于制作干部档案材料情况说明的有关要求(供参考)一、根据中组部关于干部档案审核验收有关规定，《干部档案审核验收评分表》中所列的档案材料是干部档案中最重要、最基本的材料，尤其是反映干部“三龄二历一身份”的材料，缺少这些材料应尽力收集补充完整，确实无法收集补充的应做出情况说明归入档案。
制作干部档案材料情况说明原则上要求一事一说明、符合实际、不能造假。
要针对每份缺失的档案材料制作一份情况说明或证明材料。
收集材料复印件归档的，须核对相关文件和材料原件，确保归档材料真实性。
二、归入干部档案的情况说明或证明材料主要方便查档使用，在格式上均不必写抬头（如：不必写“××单位干部档案室：”）。
档案材料情况说明要按材料内容性质和原形成时间归入档案相应的类序号中。
在档案目录“材料形成时间”栏不必填写时间，但应在备注栏注明“后补说明”、“后补证明”或“复印件”等。
三、干部档案中缺少材料须作说明的几种情形和有关格式列举如下：1、缺少1988年版干部履历表缺少1988年版《干部履历表》，不必重新填写，但应做说明，格式如下：（1）标题：关于缺少1988年版《干部履历表》的情况说明。
（2）内容：我单位按中央组织部统一部署要求，×年×月（或曾）组织全体干部填写了1988年版《干部履历表》，现因材料未及时归档、时间相距久远和人事变动（或其他原因），××同志的1988年版《干部履历表》至今仍无法查找到，特此说明。
（3）落款单位及时间：单位为组织人事部门、干部档案管理部门或有关职能部门（加盖公章），时间为制作说明时的时间（以下同）。
（注：档案中有1988年到1999年期间的履历表，其版式与1988年版履历表一致的，不算缺少1988年版履历表）2、缺少1991年以来提任考察材料缺少1991年以来提任副科级以上职务的任前考察材料或表现情况，应做说明。
格式如下：（1）标题：关于缺少提任××（职级）考察材料的情况说明。
干部档案材料分类及排列顺序一览表
间的先后顺序排列填写。
按每份材料逐件填写。要写明年、月、日及页数，ＸＸＸ年不能省略。按时间顺序排序。
1、任副处级以上职务的，须有干部任前考察（或表现情况）材料。其中，1997年以来的干部考察材料须有形成材料的单位（或考察人）和时间；
干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类；
干部档案材料分类及排列顺序一览表
类别
材料分类
排列顺序
目录填写
备注
职务变动表的前面
干部职务变动登记表
排在目录后面
第一类履历材料
履历表和属于履历性质的登记表等材料：知青、教师、职工、军人、干部登记表、简历表、履历表(书)。
目录按材料形成时间的先后顺序排列填写。
按每份材料逐件填写。要写明年、月、日及页数，ＸＸＸ年不能省略。按时间顺序排序。
1、
2、
1、学历学位材料
（1）、大学本专科学历学位：1977年以前入学的，须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；1977年以后入学的，须有高校毕业生学习成绩表、高校毕业生登记表、授予学士学位的材料；
（2）、硕士博士研究生学历学位：须有报告攻读硕士博士学位研究生登记表、学习成绩表、毕业研究生登记表、授予学位的材料，参加硕士研究生单独考试的，还须有专家推荐表；
2、科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。
（四）、培训材料：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。
1、干部进修登记表、岗位培训登记表、党校培训登记表；
目录填写为二级分类方法：
1、学历学位材料；
4、确定和更改干部的姓名报告及批件；确定和更改干部的民族、年龄、国籍、入党、入团和参加工作时间的组织审查结论以及所依据的主要证明材料；更改参加工作时间批复、报告及证明；
中央组织部《干部档案整理工作细则》
中央组织部《干部档案整理工作细则》第一章总则第一条为了实现干部档案整理工作的规范化，搞好档案建设，便于档案的保管和利用，根据《干部档案工作条例》（以下简称《条例》）及有关规定，特制订本细则。
第二条干部档案的整理工作，是档案建设的基础工作之一。
它是将收集起来的每个干部的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。
第三条各级干部档案管理部门，均应按本细则和有关规定的要求，对所管理的干部档案进行认真的整理。
第二章整理工作的基本要求第四条整理干部档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。
通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。
第五条整理干部档案，事先要收集好干部档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。
第六条整理干部档案的人员，必须努力学习党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理干部档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。
第三章档案材料的鉴别第七条干部档案材料的鉴别工作，是干部档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否归入干部档案的工作。
第八条鉴别归档材料，必须根据中央有关文件的精神，以《条例》和《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》等有关规定为依据，严肃认真地进行。
第九条鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归入档案。
第十条鉴别归档材料的具体做法：（一）判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容。
发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于干部档案内容和重复多余的材料，应清理出来。
对其中有保存价值的文件、资料，可交文书档案或转有关部门保存。
不属于干部档案内容，比较重要的证件、文章等，组织不需要保存的，退给本人。
干部档案整理规范
2014干部人事档案升级改版整理注意事项档案盒换成新标准的A4档案盒，并保证每个档案盒中装有一个A4版“散材料”袋，所有不需装订进档的散材料和重复的材料放置在“散材料”袋中。
所有新进A4档案材料无需再进行裁剪，A4纸张装订时按“左对齐、下对齐”进行打孔装订。
原16K的纸张保持原尺寸不变。
新进入档材料纸张大小介于A4和16K之间的，需裁剪成与原档案大小一致再进行打孔装订。
每一大类第一份材料右上角都要更换为新式粉红色标签。
所有正面和侧面的姓名签全部进行更换。
每一份材料都要用铅笔标注页码，参照原档案中页码标注方法进行标注。
近几年材料最后必须有日期，没有的用铅笔在最后一栏补上日期。
每一份材料都要用铅笔在右上角标注编号，没有分小类的如三类材料，编号方式为3-1、3-2、3-3……有分小类的如四类材料，属于4-1小类的编号方式为4-1-1、4-1-2……属于4-2小类的编号方式为4-2-1、4-2-2……属于4-3小类的编号方式为4-3-1、4-3-2……以此类推。
目前档案中分小类的只有四类和九类，具体要求见后文。
每份档案目录都要进行修改打印，一律A4纸正反打印，打印目录要求每大类、每小类之间都空四行，不得调整表格大小、字体及字体大小。
目录格式与以往档案目录有部分改动，具体格式见《人事档案目录范本》。
是复印件的在目录备注中写明“复印件”。
所有在职教育（即第二学历）没有认证的必须进行认证。
因干部学历（学位）呈报审批表审批时间较长，目录中可预留位置，档案中也应预留编号位置。
证书、证书等复印件，必须注明复制时间，复制人签字，并加盖单位公章。
每份档案都要有2014年或2015年的三龄两历表。
具体分类及缺失档案材料查补规范：一类：履历表必装材料：99年版干部履历表，首页有照片，末页有本人签字及单位公章。
如档案中没有99版履历表的，请到人事科领取，按照现在情况如实填写并贴上照片，末页必须有本人签字与单位公章。
若有76年或88年版履历表，按时间先后顺序放置。
干部人事档案材料收集归档规定
干部人事档案材料收集归档规定干部人事档案材料收集归档规定第一章总则第一条为了规范干部人事档案材料收集归档工作，确保为公道正派地选人用人提供真实、全面的档案信息，为维护干部的合法权益提供依据，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公务员法》、《党政领导干部选拔任用工作条例》和《干部档案工作条例》等法律法规，制定本规定。
第二条干部人事档案材料收集归档工作遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。
第三条干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定。
收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。
第四条本规定适用于各级党委、人大、政府、政协、纪委、人民法院、人民检察院和各民主党派、人民团体机关的干部人事档案材料收集归档工作。
国有企业和事业单位的干部人事档案材料收集归档工作参照本规定执行。
流动人员人事档案材料收集归档工作参照本规定执行。
第二章归档范围第五条履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。
第六条自传材料：自传和属于自传性质的材料。
第七条报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。
第八条考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表(提拔使用后归档) 等材料。
第九条审计材料：经济责任审计结果报告。
第十条学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生(学员、学籍)登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。
关于填写1999版《干部履历表》的几点说明
关于填写1999版《干部履历表》的几点说明第一篇：关于填写1999版《干部履历表》的几点说明1、请在填写《干部履历表》前认真阅读封面反面和此项说明，全部用黑色中性笔填写并不得涂改。
2、封面“单位”请填写现编制所在单位，“职务”如果填写过《干部任免审批表》的如实填写职务，没有的填写教师。
3、第一页“曾用名”栏如实填写。
“学历”栏请规范填写，如大学、大专、中专、高中等。
照片栏请贴近期免冠2寸彩照。
“工资情况”栏无需填写。
4、第二页“何年何月至何年何月参加何单位举办的政治理论或业务培训”栏：如参加过连续时间超过两个月的培训并有证书的填写此栏，否则不要填写。
5、第四页“何时何处何原因受过何种奖励”栏：如果有省地县各级市委市政府表彰的优秀教师、优秀教育工作者、优秀共产党员，三八红旗手、劳模、名师助推人选等荣誉可填写此栏，其他部门表彰一律不要填写。
6、第五页“学习简历”栏请从小学开始填写，如有函授或自考学历请在原始学历填写完后接着填写，并注明函授或者自考。
7、第十页“配偶”栏中“工资情况”栏无需填写，“其它成员”栏请如实填写父母、岳父母（公婆）、子女情况，“工作单位及职务”栏：有工作单位的如实填写，无工作单位的填写现住址，已故的注明已故。
如有兄弟姐妹等亲属可在“国内外主要社会关系情况”栏填写。
8、第十一页“填表人签名或盖章”请本人签名，并写上时间，“审查机关盖章”栏由教体局盖章，无需本单位盖章，只需写上时间，统一为2014年10月30日。
第二篇：干部履历表填写说明填写干部履历表说明一、封面填写说明1、单位填写：乡镇填写到中心学校。
2、职务填写**教师（如：语文教师）。
3、姓名填写用字要固定规范。
二、正文填写说明1、‚姓名‛（包括少数民族译名）用字要固定。
‚曾用名‛（包括笔名）应填写使用较多、影响较大的。
2、‚民族‛要写全称。
如：‚汉族‛、‚维吾尔族‛、‚哈尼族‛。
3、‚出生日期‛按公历填写到日。
如：‚1980.03.01‛4、‚籍贯‛填写本人的祖居地（指祖父的长期居住地）。
干部人事档案审核整理规范
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干部人事档案的审核
第一类：履历材料 主要审核项目： 应有中央组织部制发的1988、1999年版《干部履历表》，且所 填信息真实、准确、规范、完整。 处理办法： 1、如本单位未组织填写1988年版《干部履历表》，或虽组织填 写但未归档的，由干部现所在单位组织人事部门写出书面说明。 2、缺少1999年版《干部履历表》的，由本人补填，干部现所在 单位组织人事部门审核并加盖印章。 3、《干部履历表》要严格按照鲁组通字[1999]12号文件要求填
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干部“三龄一历”的确认
1、出生日期的确认 按照《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》组通字 ［2006］41号文件规定，以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日 期为依据进行认定。 2、参加工作时间和连续工龄的确认 参照威海市委组织部编印的《干部档案管理工作文件汇编》中， 上级关于参加工作时间和计算连续工龄的有关文件和说明进行认定。 3、入党时间的确认 依据《我党历来党龄计算的起始时间的规定》认定。详见
3
Hale Waihona Puke 部人事档案的审核或盖章。按规定不需要年度考核，或应考核而未考核及难以补填的，由 干部当时所在单位党委（党组）或组织人事部门写出情况说明；原单位 不存在的，由干部现所在单位党委（党组）或组织人事部门写出情况说 明。 2、考察材料应有考察人和时间并加盖党委（党组）印章。 3、离任审计考核材料，对了解和使用干部具有重要参考价值，今 后，凡对干部进行过审计的，要选择结论性审计考核材料归入干部本人 档案，如因审计考核发现问题而受到处分的，应连同处分材料一起归入 干部档案第八类。 第四类：学历、学位、培训和专业技术情况材料
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干部人事档案的审核
并在有关栏目里注明情况和原因，提出承认其党员资格的意见，报上级 党组织审查同意后，连同原单位党组织的有关证明材料，一并存入本人 档案。如果原单位已不存在，干部现所在单位党组织在能够确认干部党 员身份的前提下，出具书面证明，并在其重新填写的《入党志愿书》有 关栏目里注明情况和原因，提出承认其党员资格的意见，报上级党组织 审查同意后，将补填材料存入本人档案。 2、缺少1985年《党员登记表》的，由干部现所在单位组织人事部 门负责收集。收集不到的，由干部当时所在单位党委（党组）或组织人 事部门写出情况说明；干部原单位不存在的，由现所在单位党委（党组） 或组织人事部门写出情况说明。
全国干部人事档案专项审核工作专用
填表人：（初审人）（复审人）年月日《干部任免审批表》填表说明1. “姓名”栏中填写户籍登记所用的姓名。
少数民族干部的姓名用字要固定，不能用同音字代替。
2. “出生年月（岁）”栏中填写出生年月和年龄。
年龄是计算到当月的实足年龄。
3. “民族”栏中填写民族的全称（如汉族、回族、朝鲜族、维吾尔族等），不能简称“汉”、“回”、“鲜”、“维”等。
4. “籍贯”栏中填写祖籍所在地。
5. “出生地”栏中填写干部本人出生的地方。
“籍贯”和“出生地”按现在的行政区划填写，要填写省、市或县的名称，如“辽宁大连”、“河北盐山”。
直辖市直接填写市名，如“上海”、“重庆”等。
6. “入党时间”栏填写加入中共的时间。
民主党派成员或无党派人士，需在“入党时间”栏内注明民主党派名称或注明无党派，如“民建”、“九三”、“无党派”等，不填写加入民主党派的时间；加入多个民主党派的，须如实填写，如“民建、民盟”。
是民主党派成员又是中共党员的，在填写党派名称的同时，还要填写加入中共的时间。
“出生年月”、“入党时间”、“参加工作时间”填写时，年份一律用4位数字表示，月份一律用2位数字表示，如“1972.05”。
7. “健康状况”根据本人的具体情况填写“健康”、“一般”或“较差”；有严重疾病、慢性疾病或身体伤残的，要如实简要填写。
8. “照片”栏中打印彩色照片。
9. “专业技术职务”栏中，填写主管部门评定的专业技术职务。
10. “熟悉专业有何专长”栏中填写干部所熟悉的工作业务及专长。
11. “学历学位”栏分为全日制教育和在职教育两类。
填写的具体要求是：（1）“学历”应填写接受相应教育的最高学历。
各类成人高等院校毕业生，应以国家教育行政部门或经其认可的部门、单位出具的学历证明为依据；接受党校教育的，以各级党校出具的学历证明为依据。
不能随意填写“相当××学力”。
（2）“全日制教育”栏填写通过全日制教育获得的最高学历；“在职教育”栏填写以其他学习方式获得的最高学历。
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
5、“入党时间”填写加入中共的时间。1982年9月6 日以后入党的，入党时间填写支部大会接收为预备党员的 时间,其他时期入党的,依据不同时间党章的规定进行填写。 民主党派成员或无党派人士，需在“入党时间”栏内注明 民主党派名称或注明无党派，如“民建”、“致公党”、 “九三”、“无党派”等，不填写加入党派的时间。 6、“出生年月”、“参加工作时间”、“入党时间” 要根据档案原始记载如实填写，不能随意更改。填写时， 一律使用阿拉伯数字，年份用4位数表示，月份用2位数表 示，如“1981.05（30岁）”。 7、“健康状况”根据本人的具体情况填写“健康”、 “良好” 。 8、“照片”一律使用近期一寸正面半身免冠彩色照片。 9、“专业技术职务”填写主管部门评定的中级以上的 专业技术职务。 10、“熟悉专业有何专长”填写干部所熟悉的工作业 务及专长。
11、“学历、学位”分为全日制教育和在职教育两类。 填写的具体要求是： “学历”应填写接受相应教育的最高学历。各类成人 高等院校毕业生，应以国家教育行政部门或经其认可的部 门、单位出具的学历证明为依据；接受党校教育的，以各 级党校出具的学历证明为依据。未经过学历认证的，不得 填写。 （1）“全日制教育”填写通过全日制教育获得的最高 学历；“在职教育”填写以其他学习方式获得的最高学历。 “毕业院校系专业”填写与学历相对应的毕业院校、专业。 （2）党校学历，均填入“在职教育栏”，并在研究生、 大学或大专学历前加“中央党校”或“省（区、市）委党 校”。 （3）1970—1977年恢复高考制度以前入学的高等院校 毕业生，填写“大学普通班”学历。 （4）高中及以下学历，“毕业院校及专业”不填。
二、基本信息填写规范及要求 出生日期 干部的出生日期是客观存在的事实，应严格按 照干部档案记载为依据，一律用公历填写，单位及 本人均不得随意填写、更改。 参加工作时间 要以招工、入伍、毕业分配等档案材料上记载 的情况为依据。按照政策规定，符合更改参加工作 时间的，按干部管理权限给予更改，没有更改前仍 以档案原始记载进行认定。 入党时间 入党时间的填写应以档案中《入党志愿书》为 依据， 1982年9月6日以后入党的，入党时间填写支 部大会接收为预备党员的时间,其他时期入党的,依 据不同时间党章的规定进行填写。
18、“呈报单位”栏应填写呈报单位的党委（党 组）名称并加盖印章，填表日期应与呈报请示的时间 一致。 19、《干部任免审批表》应逐栏逐项填写，一般 不得出现空白。要签署党委及组织部门讨论决定的意 见，注明》 填写及规范
1、“现学历”、“现学位”栏按照干部学历学位集中清理期间认 定的学历学位填写。 2、“拟更改学历”、“拟更改学位”栏中，大学专科填写为“大 专”、大学本科填写为“大学”，硕士、博士研究生填写为 “硕士研究生”、“博士研究生”；党校学历在研究生、大学 或大专学历前加“中央党校”或“省（市、区）委党校”；拟 更改的学位应注明取得学位的具体学科名称，如“ⅩⅩ学硕士 （博士）”。 3、“高中以后学历简历”栏填写高中以后参加的历次学历教育的 经历（包括拟更改学历学位的学习经历），起止时间填写到月。 4、“呈报单位意见”栏由干部所在单位党组（党委）填写具体呈 报意见并加盖党组（党委）公章。
12、“现任职务”栏中填写干部担任的主要职务； “拟任职务”、“拟免职务”栏中填写的拟任或拟免 职务，一律使用全称或规范简称。 13、“简历”从参加工作时填起。大、中专院校 学习毕业后参加工作的，从大、中专院校学习时填起。 简历的起止时间填写到月。年份用4位数字表示， 月份用2位数表示，前后要衔接，不得空断。 格式如下： 1999.09--2003.07 ⅩⅩ大学ⅩⅩ专业学生,大学毕业 工作简历要按照干部在不同时期所担任的职务和 工作单位的变动情况分段填写。 参加过党校或行政学院学习15天以上的，在职攻 读学历、学位的，临时离开工作单位连续半年以上及 到基层挂职锻炼的，均应在本简历段后注明。
三、具体材料的填写要求
《干部任免审批表》填写审核规范及要求 《干部学历（学位）呈报审批表》填写审核规范及要求
《干部任免审批表》填写及审核规范
1、“姓名”填写户籍登记所用的姓名，用字 （包括少数民族译名）要固定，不能用同音字代替。 2、“出生年月（岁）”按公历填写，年龄是计算 到当月的实际年龄。 3、“民族”要写全称。如：“汉族”、“土家族” 等，不能简称“汉”、“回”、“鲜”、“维”等。 4、“籍贯”填写本人的祖居地（指祖父的长期居 住地）；“出生地”填写干部本人出生的地方。“籍 贯”和“出生地”按现行政区划填写，要填写省、市 或县的名称，如“辽宁大连”、“浙江嘉善”。直辖 市直接填写市名，如“上海”、“重庆”等。
14、“奖惩情况”栏填写受区（局）级以上的奖 励和记功；受处分的，要填写何年何月因何问题经何 单位批准受何种处分，何年何月经何单位撤销或解除 何种处分。没有受过奖励和处分的，要填“无”。 15、“年度考核结果”栏中填写近三年的年度考 核情况。没有年度考核结果的，应采取写实的办法注 明。 16、“任免理由”栏应填写此次任免的具体理由。 如，“工作需要”、“任职年龄到限” 等。 17、“家庭主要成员及重大社会关系”栏填写干 部本人的配偶、子女和父母的有关情况。已去世的， 应在原工作单位及职务后加括号注明。 称谓、姓名、年龄、政治面貌、工作单位及职务 要填写准确。称谓的写法要规范，如，配偶为“妻子、 丈夫”，子女为“儿子”、“女儿” ，父母为“父 亲”、“母亲”。
（6）获得学历同时也获得学位的，应同时填写，并写明何 学科学位。如，通过全日制教育获得大学本科学历、法学学士 学位，就在全日制教育栏中填写“大学法学学士”（在一栏中 分两行填写，见下表）
（7）获得学历但没有学位的或以同等学历攻读并获得学位 的，按获得的学历或学位如实填写。如通过在职学习，先获得 研究生学历（无学位），后又以同等学历攻读学位，获得经济 学硕士，则在“在职教育”栏中填写“ⅩⅩ研究生、经济学硕 士（在一栏中分两行填写），“毕业院校及专业”栏相对应地 要将两个毕业院校及专业填入（见下表）。
干部档案材料填 写及规范
2012年1月
一、基本原则 各单位组织人事部门、有关干部部门及干部本人 在填写需要归入干部个人档案材料时，要以干部档案中原 始材料为依据，内容必须真实、完整、准确，符合规范要 求。由组织上形成的材料应有形成材料时间、组织印章或 领导签字。个人撰写的材料应有形成时间，本人签名。