大事记、组织机构沿革、基础数字汇编
档案室的档案编研工作介绍
档案室的档案编研工作介绍一、档案编研工作是以满足单位日常运转，业务管理、生产经营、技术开发等各项工作和活动利用档案需要为目的，以库藏档案为基础，以汇编档案文件汇集和编写档案参考资料为成果形式的一项专门工作。
二、档案编研成果最常用的四种分类：按表达形式划分：可以分为文字式、图形式、数据式和声像式等四种；按加工层次划分：可以分为一次加工、二次加工和三次加工等三种；按选题范围划分：可以分为综合型和专题型两种；按体裁特征划分：可以分为汇编、文摘、索引、简介、综合调研材料和史志等若干种。
下面我主要按加工层次划分的不同加以简单介绍一次加工档案编研成果介绍（一）一次加工档案编研成果的适用范围一次加工档案编研成果适用于在形成上具有一定的规律，而且材料系统，数量较多，在利用时检索途径又比较模糊的档案编研加工。
这种档案编研成果主要起到查考和套用、复用的作用，人们通过查阅利用这种档案编研成果，找到工作的依据。
（二）一次加工档案编研成果的编制要求1、选题方面可针对在工作中经常被查阅利用的红头文件、规章制度、技术标准和通用图样等档案材料，多角度开展一次加工档案编研成果的编研，形成《发文汇集》、《专题汇编》和《图样汇编》等多种类型的档案编研成果，便于利用这经常查阅利用。
如可以按年度编制《发文汇集》，也可以按问题编制《专题汇编》，还可以按专业编制《图样汇编》。
2、选材方面一次加工档案编研成果的选材方式主要是选用重份原始文件或复制原始文件。
选用重份原始文件和复制文件，能保持档案原貌，保证档案编研成果的可靠性。
3、加工编辑方面相对来说，一次加工档案编研成果的加工编辑量并不太大。
主要有内容删节、格式加工和文字校勘等等。
为了保证档案编研成果的严肃性、权威性，提高档案编研成果的质量，一定要做好加工编辑工作，特别是文字校勘各种。
另外，如果选用的是复制件，最好能在复制件上注明归档原件的档号，以方便利用。
4、总纂方面一次加工档案编研成果的总纂主要包括材料排列和结构完善加工。
机关档案室如何编写《组织沿革》
四、档案利用典型实例示例
示例一
2013年4月7日下午，汉滨区新城办大树村八组 村民陈某，因建房贷款前来档案馆查取本人结婚 证档案。原来，陈某结婚证三年前因屋漏雨淋， 加之鼠咬，已经损毁，抱着试试看的想法，他来 到档案馆。工作人员查看了他的相关证件后，利 用档案软件，迅速在民政局全宗2号目录第139号 卷宗中查到了陈某与王某的结婚档案。拿到档案 的陈某高兴地说“谢谢！谢谢！有了档案，我就 可以少跑很多冤枉路”。 ：
２、行文规范
编写大事记除特殊要求将专用 称号改用汉字表述外（如车祸）， 数据、时间一律用小写，农历用大 写；入编的领导干部和人物一律不 加“同志”二字；
反面人物除已有公示（登报、 通报、播报等）者外，一般不用全 称，只简称如“张某”“王某”等； 计量单位量词都要换成公制，如 公斤、公里等，前后要统一，不能 有的用吨，有的用公斤。
２、按组织机构编写
又叫“系列法”，就是以组织机构为 主线，将每个机构及主要领导成员的变化 作为一个系列来编写。这种体例的优点是， 能比较清楚地反映机关的整个组织体系和 每一个机构及主要领导成员变化的历史线 索。其缺点是，在机构变化频繁时，系列 繁多，就不够清晰，每个机构建立的年月 愈久，系列就愈长。因此，该体例较适用 于组织机构相对稳定、变化不大的机关的 组织沿革的编写。
5、利用档案所获得的效益（增值或节省资 金、人力、物力和时间，提高效率的比例 和对比数 据、社会效果、社会反响等） ； 6、该实例的提供者（是哪一个档案室提供 的或个人） ； 7、档案利用实例要冠拟鲜明准确的标题。
三、需要注意的事项
1、只有事件、而没有结果； 2、只有结果、而没有利用过程； 3、不够典型、缺乏生动； 4、编写的要素不全，叙述不完整、利用不 明确； 5、缺乏真实、事实有水分、效益计算的不 科学、不能使人信服。
档案管理基本知识
确，便于查找。
工作内容 工作步骤 编研要求
汇编档案文件
以档案内容为依据，编写参考资 料，如全宗介绍、组织机构沿革、 大事记、基础数字汇编等。
直接进行学术研究，如编史修志、 撰写学术著作和文章。
选题
印制
取材
总纂
加工
要尊重档案原件内容，维护档 案信息的原貌，不得任意修改 和杜撰。
各类目录和帐册的登记要字迹清楚， 统计准确，做到帐物相符。
具体要求 工作内容和步骤
通过编目工作反映整理成果，固定排 列次序。
通过编制检索工具做好档案管理工作 和提供利用工作。
编制卷内目录。 编制案卷为单位的总目录。 按内容性质和重要程度编专题目录和
重要文件目录。 根据工作需要，编制其它各种目录，
文书档案的整理工作，就是将处 于零乱状态和需要进一步条理化 的档案，进行基本的分类、组合、 排列和编目，组成有序的体系。
系统排列和编目
案卷的排列
案卷目录的加工
局部调整
根据变化进一步加工
提高质量
全过程整理
针对零散文件
系统化工作
文件材料的组卷步骤： 分类组卷---划分保管期限---抄
卷内目录---装订---编页号---拟 标题---填写案卷封皮（封面和 背脊）---填写备考表
首先将整理好的案卷，按分类要求存入档案柜， 有醒目的标志。
对存放档案的柜进行编号，绘制库房布置图和 档案存放示意图。
对库存档案要定期清理，检查其完整情况，借 出的档案要及时催还。
对破损和字迹褪变的档案进行修复和补救工作。 做好库房温湿度记录，并及时调整库房温、湿
度。 搞好库房及其周围的环境卫生。 要制订档案的保管、保密和销毁制度。
山西省社会保险业务档案管理暂行办法
山西省社会保险业务档案管理暂行办法第一章总则第一条为了规范与加强各级社会保险业务档案管理，保护社会保险业务档案真实、完整与安全，有效利用与保护社会保险业务档案，为社会保险事业服务，根据《中华人民共与国档案法》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》、《山西省档案管理条例》，结合我省社会保险经办机构工作实际，特制定本办法。
第二条本办法所称社会保险业务档案，是指各级社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有储存与利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不一致载体的历史记录。
第三条各级社会保险经办机构管理社会保险业务档案。
社会保险经办机构包含：省、市、县（区）社会保险经办机构。
第四条社会保险业务档案实行集中统一管理的原则，保护社会保险业务档案的完整、准确与安全，积极开展档案的利用工作，实现档案管理的标准化与现代化，为社会保险事业服务，任何部门与个人不得将其据为己有。
第二章组织机构及其职责第五条省社会保险局负责各级社会保险经办机构业务档案管理工作的组织领导。
各级社会保险经办机构业务档案工作应当同意同级档案行政管理部门及上级社会保险经办机构的业务指导。
第六条各级社会保险经办机构应当设置业务档案工作领导机构与工作机构同时要配置业务档案工作人员，健全业务档案工作制度，提供必要条件，保证业务档案工作健康进展。
第七条各级社会保险经办机构应建立本单位综合档案室，集中管理本单位各类门类及各类载体的档案。
第八条综合档案室的工作任务：1、指导、监督、规范本单位文件材料的构成、积存、格式及归档等工作；2、负责管理本单位的全部档案资料；3、认真开发档案信息资源，积极提供利用，为本单位各项工作提供有效服务。
第九条各级社会保险经办机构的业务档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备一定专业知识，履行业务档案工作职责，圆满完成业务档案工作任务。
业务档案工作人员对本单位各部门文件材料的形成积存与归档工作进行指导，并参与对业务档案工作的年度考核工作。
辽宁省机关档案工作评定办法
第六条等级管理及复查
1．机关档案工作的评定，原则上逐级进行， 取得相应等级后应经过一年以上的时间， 才可申报上一等级的评定。 2．机关档案工作等级评定有效期为3年。 3．省档案局每年对全省范围内等级评定期 满3年的单位进行复查或抽查，经复查或抽 查合格后办理换证手续，复查或抽查不合 格的单位限期三个月整改，到期检查仍不 合格的单位，原有等级自动失效。
1．申报
参加机关档案工作等级评定的各单
位，对照《辽宁省机关档案工作评 定标准》提出申请。 省(中)直机关 所有等级直接向省档案局申报。省 (中)直机关直属单位所有等级经主 管机关审核后向省档案局申报。
市级机关申报省特级，由所在市档案 局审核后向省档案局申报；申报省一 级和省二级的单位，直接向市档案局 申报。县、乡级机关申报省特级，经 所在县(市、区)档案局同意，由所在市 档案局审核后向省档案局申报；申报 省一级和省二级的，由所在县(市、区) 档案局审核后向所在市档案局申报。
5
3.档案编号符合规范要求，1分； 4.各门类和载体档案分别排列存放，0.5分； 5.排列有序，方法统一，并制作档案排列索引图，0.5分。
17、全宗卷
2
建立全宗卷。包括立卷说明，分类方案，鉴定报告，交接 凭证，销毁清册，检查记录，全宗介绍等，2分。
1.坚持测量温湿度，并做好记录，0.5分； 2.库房温湿度符合标准要求，0.5分； 3.定期检查档案，有详细的检查记录，0.5分； 4.档案无霉变、尘污及虫蛀鼠咬现象，0.5分。
26、操作水平
1
（1）档案人员具有一定的计算机应用能力，0.5分。 （2）档案人员能熟练运用档案管理软件的各项功能，0.5 分。 计算机、打印机、刻录机、录像机、DVD机、收录机、复 印机、电视机等设备，2分。
档案管理基础
档案管理基础单选、多选、判断、改错、问答1、文件材料的概念：企业事业单位文件材料是企业事业单位在各项工作和生活中直接产生和形成的反映生产经营、技术开发等各方面情况的各种信息记录材料。
四个方面去理解：一、文件材料的本质属性是信息记录材料二、文件材料记录的信息是原生信息三、文件材料的信息记录内容广泛四、文件材料的信息记录方式多样2、档案的概念:企业事业单位档案是企业事业单位现行食用完毕或告一段落的具有保存价值的各种文件材料。
3、文件材料转化为档案是有前提条件的，这个条件就是文件材料必须具有保存价值。
只有具有保存价值的文件材料才能转化为档案。
4、文件材料与档案之间的区别体现在：一、更改补充方面：企业事业单位文件材料的更改渐全性。
企业事业单位档案则具有原始性，所以档案的内容决不容许更改。
二、制备数量方面三、单元组合方面5、文字材料：是以文字为主体，配合数字、图表等，用来记录和表达有关信息的文件材料。
6、在企业事业单位综合管理性文件材料与档案中，文字材料占绝大多数。
7、图样材料：是指按照有关制图标准或方法，用专门的线条、符号等绘制的图形。
8、表式材料：是以表格的形式，用线条、文字和数据编制而成的反映某种事物概况的简明文件材料。
9、企业事业单位文件材料的作用：是指文件材料在现行使用阶段的作用，也即文件材料在传递、运转、承办和使用过程中所发挥的作用。
企业事业单位文件材料在现行使用阶段的作用也被称之为企业事业单位文件材料的现行作用。
一、依据作用二、执行作用三、推动作用四、记实作用：企业事业单位文件材料的记实功能是与生俱来的功能。
10、档案的作用：一资源作用二、凭证作用三、查考作用11、企业事业单位文件材料的运转：指企业事业单位文件材料形成后的传递、登记、验收、更改、复制、使用和回收等整个处理过程。
12、企业事业单位文件材料的积累：指在企业事业单位文件材料现行作用实现以后，人们通过一定的方式，将其适当集中并妥善保存的过程。
组织沿革、大事记和年鉴等几种档案编研资料的编写
组织 沿革
几种编 研资料
利用 效果大事记来自年鉴第一 组织沿革的编写方法
• 下面我们重点介绍阶段法的编写方法。
第二 大事记的编写方法
• 大事记是按照时间顺序简要记述一定范围 内发生的重大事件、重要活动的一种档案 参考资料。
大事记的编写方法
种类 作用 结构
讨论的内容
表述方法 选材范围 记事制度
]
二、设条标准和选材原则
（一）条目的选题由客体（事件、事物、单 位、成果、人物等）的社会价值和资料价 值所决定。符合以下条件之一者，可以经 过筛选设立条目：
1. 各单位的基本情况；
2. 各单位取得实效的重点工作和重大变革； 3. 重要的建设成就； 4. 重大事件； 5. 有较大影响的事物和热门话题； 6. 省（部）级以上重大奖励得主； 7. 具有历史意义和长久存查价值的其他信 息资料。
年鉴条目
综合性 条目
专题性 条目
一、条目的种类
• 综合性条目，一般列于类目或分目之首， 主要包括综述、概况两种。其作用是介绍 一个行业、一个系统、一个部门或一个门 类的基本情况，从总体上反映事物的发展 变化情况，用来勾勒全貌，提供全面的、 具有综合性、系统性、连续性和可比性的 情况、特点和问题。
• 专题性条目，一事一记，反映事物发展变 化的一个侧面。其取材标准有大事、要事、 新事、特别事。年鉴条目应侧重于社会性， 不能只谈成绩，回避问题。其内容应注重 资料性，信息性、可读性，即对社会有借 鉴作用，有存史价值。
具体编写方法见实例
职能和隶属关系的变化； • 5、本机关党政领导及各部门负责人的任免、
奖惩；
• 6、本机关完成的重大任务或科研成果； • 7、上级领导对本机关的重要指示和检查活
锐尔数字档案管理系统软件介绍
5.2 文件检索
提供简单查询、复合条件高级查询； 支持模糊查询方式； 支持自定义分类查询功能； 支持跨年度、跨分类查询； 支持自定义检索，可以将常用查询条件保存为自定义检索；
5.3 预归档
对各个档案门类未归档文件进行著录； 对文件管理提交归档的文件进行审批； 具有修改、补充、调整等信息补充功能； 支持上传或扫描原文； 提供组卷功能，支持手工组卷及自动组卷； 提供散文件归档功能；
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大可灵活定制的各类档案信息管理平台。 跨库检索和高效便捷的高级检索方式，跨种类信息资源库的内容关联，实现
跨公文、各类档案、图书、文献资料不同信息之间的关联检索。 高保真多媒体图像压缩、多格式电子文件支持，提高电子档案网络查询效率。 无缝集成文件、照片档案专业数字化加工工具、全文检索工具和批量挂接工
5.5 档案检索
提供简单查询、复合条件高级查询； 支持模糊查询方式；
整体设计理念 方案整体设计理念贯穿档案“三个一体化”的建设，即： “文档一体化” “馆室一体化” “馆网一体化” “文档一体化”顺应国家电子政务建设要求，实际应用中，各级政府机关、 军队、企事业单位重要工作内容就是日常的收文、办文和发文。电子政务中的办 公自动化系统、业务系统、科研系统建设主要实现文件管理的高效运作，提高行 政管理水平和业务管理能力，面向针对文件创建和文件处理过程。档案管理在一 定程度上是文件处理环节的延续，对归档的文件进行进一步管理，其在有价值公 文的长期保管，价值挖掘，信息开发方面发挥着重要作用，同样在电子政务建设 中不容忽视。尤其是新时期电子文件的大量形成，要求档案同样能够管理电子文 件，并最终形成电子档案。因此文书、档案共同构成档案信息资源的整体，为资 源的形成、开发与利用在国民经济中扮演着重要角色。
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大事记、组织机构沿革、基础数字汇编档案编研就是档案部门根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，从事编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著等工作。
机关档案室常见的档案编研资料有三种：大事记、组织机构沿革、基础数字汇编。
大事记一、定义：按照时间顺序简要地记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考材料。
主要有：机关工作大事记、国家或地区大事记、专题大事记、个人生平大事记等。
作用：大事记能够为历史研究提供可靠的历史梗概，为总结工作经验提供线索和依据。
二、大事记的种类1、按大事记的题目性质即大事记所反映的客观对象的性质，可以分为国家大事记、地区大事记、机关大事记、企业大事记、人物大事记（即人物年谱）等。
2、按照大事记记事范围可以分为综合大事记与专题大事记两种。
3、按照大事记正文形式可以分为文字叙述式与表格式两种。
4、按大事记印行和使用方式可以分为单行本、作为其他作品的一部分或附录等两种常见形式。
三、大事记的编写格式一份完整的《大事记》由四个部分组成：1、封面2、编写说明3、目录4、正文装订顺序：封面—编写说明—目录—正文—封底（一）封面包括四个内容1、标题。
包括大事记的总标题、记述事件的时间范围。
标题的写法主要有这样几种形式：A、由制文单位、事由和文种构成，如《中国医学大事记》；B、由制文单位和文种构成，如《岳阳市人民政府大事记》；C、由事由和文种构成，如《解放以后岳阳科技发展大事记》、《中共岳阳市历史大事记》；D、由制文单位、时间和文种构成，如《岳阳百年大事记》、《岳阳市人民政府八月份大事记》等。
2、编制单位需写全称或通用简称。
3、编印年月日，需用中文书写全称。
例：一九九九年十二月三十日4、其他需注明事项。
凡属“内部印发”、“秘密”等应在封面左上角处标明。
（二）编写说明说明编辑的原因、目的、任务、用途、选编范围和取材标准，存在问题等有关内容。
（三）目录按时间顺序或专题顺序，由顺序号、题名、页号组成。
（四）正文主要由大事时间和大事条目组成，采用编年体，以按时间顺序记事为主，时间顺序是对大事条目进行编排的基本依据。
编者可根据大事记的繁简程度，灵活进行编排。
正文一般由时间和事件两部分组成。
时间：按年、月、日的顺序依次排列；每件大事年、月、日齐备。
如：1976年1月8日 XX事件2月1日至26日…………1977年1月X日……编写大事时间，必须注意以下几个问题：第一,大事时间必须考证、换算准确，标示清晰，避免错误及含混不清。
为了保证大事时间的准确、明晰，不能使用那些笼统含混的时间概念，如“近来”、“不久以前”等。
第二，大事记时间应该标示具体，尽量写全年、月、日，必要时甚至应该写出时、分、秒。
确实无法考证具体时间时，对应大事条目的具体排列原则：日无考附于月末，标“是月”；月无考，附于年末，标“是年”。
第三、某些大事持续时间较长，并且在大事记作为一个条目编写，其时间可以概括书写，也可以表明起止日期，如“X年X月至X年X月”。
第四、大事时间一般以公元纪年为准。
四、大事记记述的范围1、大事条目记录的事件是指重要工作活动和重大事件。
大事记的选事原则：紧紧围绕大事记所要记述和反映的对象，勾勒全貌，突出重点，大事要事必载，小事琐事不取。
2、机关综合性大事记的选事范围（1）本单位召开的各种重要会议；（2）本单位作出的重要决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件；（3）本单位成立、撤销、合并、复议以及内部机构设置、变化情况；（4）本单位隶属关系和职能范围的变化情况；（5）本单位党政领导人的任免、奖惩及其重要活动；（6）本单位发生的重大事件、开展的重大活动、完成的重大任务、取得的重大的科研成果；（7）本单位参加上级机关和其他机关召开的重要会议的情况；（8）上级单位对本部门的重要指示、批示、表彰、批评以及来本机关检查指导工作的情况；（9）本单位向下级部门或基层单位派出调查组、工作组以及检查指导工作的情况；（10）本单位所辖范围内发生的重大灾情和事故；（11）本单位开展的重要外事、外贸活动；（12）本单位所属范围内知名英雄、模范的主要事迹及其活动情况;（13）报刊、电台、电视台关于单位关情况的重要报道；（14）其他重大事件和重要情况。
五、大事记编写要求1、内容要真实，观点正确。
所记述的内容要符合客观实际，不得随意加进编者的主观见解，更不准歪曲事实。
2、文字要简明、扼要。
对所记载的内容一定要做到“大事突出、要事不漏”。
一般一条一事，一个条目中着重记述一件事情，而不能把几件事揉在一起，每条大事涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程、因果关系等均应揭示出来。
3、时间要准确。
按时间顺序逐年逐月逐日记载，有的甚至要确切到时、分、秒。
如有的没有时间或时间不够准确，应尽力进行考证。
组织沿革一、定义：系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种材料。
二、组织沿革的编写格式一份完整的《组织沿革》由四个部分组成：1、封面2、编写说明3、目录4、正文装订顺序：封面—编写说明—目录—正文—封底《组织沿革》的封面、编写说明、目录的编写参考《大事记》的写法.《组织沿革》的正文可采用编年法、系列法、阶段法编写。
主要内容大致包括：本单位历史概况，行政区域和建制的变更，机构名称演变、建立、撤销或合并的时间、原因、隶属关系、性质任务和职权范围，领导人员的变动，以及编制扩大缩小，内部机构设置和办公地址迁移等。
三、组织沿革编写体例1、编年法：较适合于组织机构经常有变化的机关的组织沿革的编写。
编年法就是按年代顺序，逐年列出该机关的机构设置与人员任免等情况。
这种方法的优点是能比较清楚地反映出组织机构产生、发展变化的脉络，符合组织沿革的时间性要求。
其缺点，是在机关的机构和人员出现稳定性时，易出现重复，另外把整个机关的变化情况，分散在不同年度内，也不够集中。
2、系列法：较适用于组织机构相对稳定、变化不大的机关的组织沿革的编写。
系列法就是以组织机构为主线，将每个机构及主要领导成员的变化作为一个系列来编写。
这种体例的优点是，能比较清楚地反映机关的整个组织体系和每一个机构及主要领导成员变化的历史线索。
其缺点是，在机构变化频繁时，系列繁多，就不够清晰，每个机构建立的年月愈久，系列就愈长。
3、阶段法：就是根据机关自身的重大变革，划分为若干阶段，在每个阶段内划分为若干系列进行编写。
该体例的优点是，符合党政机关发展的阶段性和阶段内的相对稳定的特点，能比较完整地反映机关内部机构、人员编制、领导成员以及主要职能、隶属关系的沿革等历史线索。
四、组织沿革的表述方法1、文章法：用文章形式记述组织及人员情况，分章节作文字叙述。
2、表格法：用表格列出组织机构序列、名称、负责人姓名、编制人数及分工。
3、图示法：用示意图反映组织机构设置及演变，最常见的是树叉式示意图。
基础数字汇编一、定义：又称基础数字汇集、统计数字汇集、基本情况统计。
是将分散记载在机关的各种统计报表、总结报告、计划等文件中数字，根据一定的需要和题目，集中起来汇集成为系统的材料，以数字的形式反映一定地区或某一方面的基本情况的参考资料。
二、基础数字汇编的整体结构①独立成书的单行本基础数字汇集，一般由总题名（即书名）、序言和凡例、正文、注释、附录等组成。
②作为其他作品正文组成部分或附录的基础数字汇集，整体结构简单一些，通常只有总标题、编制说明和正文三个部分，偶尔也有注释。
三、基础数字汇编正文要素与形式1、基础数字汇编正文要素基础数字汇编正文要所记述和反映的客观内容，主要是各种数量概念和数量关系，人们通常称之为数列。
数列是构成基础数字汇编正文的基本要素。
一个数列一般可以包含四个方面的具体内容，即：统计对象、时间范围或空间范围、统计指标、统计数值。
2、基础数字汇编正文编写形式主要有三种：①文字叙述形式②图表形式③文字叙述与图表相结合的形式四、基础数字汇编表格的制作基础数字表格除总标题外，通常由三部分所组成①横行标题，列在表的左方；②纵栏标题，列在表的上方；③基础数值，填写在横行与纵栏的交汇处，任何一个基础数值，都由横、纵标题所限定。
有些表格还有附记、制表单位、制表日期等项。
横行标题和纵栏标题用于标明基础对象、时间范围或空间范围、基础指标等内容，无论横行标题还是纵栏标题，其下都可以再设一级或几级小标题。
五、编制统计数字汇编的一般步骤(1)选定统计项目，明确汇编范围。
不同单位、不同部门对统计数字的实际需要是不同的，尤其是有关业务方面的各种统计项目是各不相同的。
因此，各单位、各部门在进行统计数字汇编时，必须从本单位、本部门的实际出发，重点选择反映本单位、本部门主要业务方面的统计项目来进行汇编。
比如①学校应主要选择反映学校师资、学校设施、教学科研成果、学生人数、毕业率、升学率、就业率等项目进行统计汇编；②医院应主要选择反映医疗设施、技术力量、住院人数、门诊人数等项目进行统计汇编；③银行应主要选择存款余额、贷款余额、财务损益、员工基本情况等项目进行统计汇编。
(2)列出统计指标，确定表现形式。
统计指标是进行数字统计的具体内容。
统计指标列出来之后，还要根据指标内容的多少、繁简程度以及数字汇编的用途，确定一种具体的表现形式，如表格式或者图示式。
比如“学校师资”这一项就可以具体划分为“教工总数”、“教师数”、“教授”、“副教授”、“讲师”等等。
(3)编制图表或正文，选择数据进行编排。
一旦确定了统计数字汇编的表现形式之后，就要根据统计指标的性质，或进行表格的设计，或进行图形的绘制，或进行文字的编写和组织，并对相关数据进行选用和编排。
（4)编写目录与说明，交付印刷发行。
六、表格式统计图表的编制方法1、组成：表格在统计数字汇编中是应用最广的一种表现形式。
表格一般由四部分组成：一是总标题。
位于表的上端中央，用以反映表中全部内容的共同特征，具有高度的概括性和准确性，文字简练明确；二是横行标题。
位于表的左方，代表统计表所要说明的对象；三是纵栏标题。
位于表的上方，用来说明各组统计指标的名称；四是指标数值。
位于各横行标题与纵栏标题的交叉处。
此外，有些表格还有附记（或说明）、制表单位、制表时间等项。
2、类型：按照统计数列的性质，表格可分为空间数列表、时间数列表、时空数列结合表三类。
上表中，“××市1975－1985年几种主要传染病发病情位于表格上方的“乙脑”、“麻诊”、“白喉”等是纵栏标题，表中的各个数字为指标数值，四个部分共同构成个完整的统计表。
无论横行标题还是纵栏标题，其下都可以再设一级或几级小标题，如上表的纵栏标题下都分设了“发病数”和“发病率”两个小标题。
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