机关档案室如何编写《组织沿革》

四、档案利用典型实例示例

示例一
2013年4月7日下午，汉滨区新城办大树村八组 村民陈某，因建房贷款前来档案馆查取本人结婚 证档案。原来，陈某结婚证三年前因屋漏雨淋， 加之鼠咬，已经损毁，抱着试试看的想法，他来 到档案馆。工作人员查看了他的相关证件后，利 用档案软件，迅速在民政局全宗2号目录第139号 卷宗中查到了陈某与王某的结婚档案。拿到档案 的陈某高兴地说“谢谢！谢谢！有了档案，我就 可以少跑很多冤枉路”。 ：
２、行文规范

编写大事记除特殊要求将专用 称号改用汉字表述外（如车祸）， 数据、时间一律用小写，农历用大 写；入编的领导干部和人物一律不 加“同志”二字；
反面人物除已有公示（登报、 通报、播报等）者外，一般不用全 称，只简称如“张某”“王某”等； 计量单位量词都要换成公制，如 公斤、公里等，前后要统一，不能 有的用吨，有的用公斤。

２、按组织机构编写

又叫“系列法”，就是以组织机构为 主线，将每个机构及主要领导成员的变化 作为一个系列来编写。这种体例的优点是， 能比较清楚地反映机关的整个组织体系和 每一个机构及主要领导成员变化的历史线 索。其缺点是，在机构变化频繁时，系列 繁多，就不够清晰，每个机构建立的年月 愈久，系列就愈长。因此，该体例较适用 于组织机构相对稳定、变化不大的机关的 组织沿革的编写。




5、利用档案所获得的效益（增值或节省资 金、人力、物力和时间，提高效率的比例 和对比数 据、社会效果、社会反响等） ； 6、该实例的提供者（是哪一个档案室提供 的或个人） ； 7、档案利用实例要冠拟鲜明准确的标题。
三、需要注意的事项



1、只有事件、而没有结果； 2、只有结果、而没有利用过程； 3、不够典型、缺乏生动； 4、编写的要素不全，叙述不完整、利用不 明确； 5、缺乏真实、事实有水分、效益计算的不 科学、不能使人信服。

将上述内容按一定体例编辑而成的 载体，就是《大事记》
（二）、大事记的编写方法
１、大事记五要素
大事记是以时记事的条目载体， 他要求我们用尽量精练的文字去记述 事物概貌，不修饰、不渲染、不描写、 不夸张、不溢美，做到实事求是、客 观公正，不加评判。 这种事物概貌必需包含５个方面内 容，即时间、地点、人物、经过、结 果。


组织沿革主要有三方面作用：
1、是便于人们查考和研究本地区、本 专业系统或本机关内部组织机构和人员编 制的发展、变化情况，对机关领导和工作 人员开展工作、研究问题有一定的查考价 值。


２、是我们研究国家机关史、地方史、革 命史以及各种专业史的重要参考资料。 ３、是它还可以帮助档案馆（室）工作人 员熟悉本地区的历史、党政机构的演变等 等，以便更好地开展档案管理工作（如档 案整理、编目、鉴定）等工作。


时间必须交代清楚，要记清事件发生的 年、月、日，某些事物还要记到时、分， 如重大事故、自然怪异现象、大案要案等； 事件发生并经历的地点必须清楚、准确、 具体，不能含糊；人物、经过、结果这３ 个要素也必须确切和清楚。大事记中的人 物一般直书其名，不要任意加形容词，只 记其主要活动，不加评判。某些人物可以 适当介绍其身份。

（四）组织沿革的编写体例与形式
１、按年度编写 又叫“编年法”，就是按年代顺 序，逐年列出该机关的机构设置与人 员任免等情况。这种方法的优点是能 比较清楚地反映出组织机构产生、发 展变化的脉络，符合组织沿革的时间 性要求。其缺点，是在机关的机构和 人员出现稳定性时，易出现重复，另 外把整个机关的变化情况，分散在不 同年度内，也不够集中。因此它较适 合与组织机构常有变化的机关的组织 沿革的编写。

少数档案干部不知道怎样编写组织 沿革和大事记；许多档案干部编写的 组织沿革和大事记，内容不准确、体 例不规范。对此，笔者就县级以下机 关档案室如何编写组织沿革和大事记 谈点粗略看法。
一、如何编写组织沿革

（一）、组织沿革的概念及作用

组织沿革是系统记载一个机关、地区 或专业系统的组织机构、人员编制、体制 变革情况的一种参考资料。

（二）、组织沿革的种类

组织沿革一般可分为三种类型：
１、机关组织沿革 记载一个机关、单位的工作、生产发展及内部 组织和人员的演变情况。 ２、地区组织沿革 记载一个地区内所属党、政、群团各级组织的 设置，行政区划、人口、物产、建制沿革的发展 变化。 ３、专业系统组织沿革 记载一个专业系统内所属组织的设置和变化。
机关档案室如何编写《组织沿革》和《大事记》

随着档案业务工作的不断加强，尤其是 近些年我省推行档案目标认证管理和档案 年检制度以来，各级机关档案室制度化、 规范化、现代化和信息化建设取得了前所 未有的成就。但在平时的业务指导和检查 中我们注意到，由于档案干部业务素质和 专业技能水平参差不齐，在机关档案管理 中还存在不少不容忽视的问题，特别是在 档案参考资料编写方面更是良莠不齐、五 花八门。
பைடு நூலகம்



（三）、组织沿革的内容
１、单位概况：包括单位性质、任务、 职权范围、隶属关系及人员编制等变 化情况。 ２、单位沿革：包括单位名称及改 变，成立和撤消或合并，更改的时间 与原因，继承机关的名称、地址迁移。


３、单位党政领导人员的变动。 ４、单位内部机构的设置及其变化： 包括内设机构的只能、负责人姓名与 变化。 ５、其他组织变动情况：包括支部、 工会、团组织，协会等。 建议第三、四、五部分采用图表式， 以便一目了然。


２、已按规范要求编写了单位组织沿 革的，要求每年续写组织沿革。按 “续一”“续二”“续三”等分年度 将每年组织机构和人员的变化情况续 写在原组织沿革后面。当年组织机构 和人员无任何变化的，也应在续写中 注明。
二、如何编写大事记

（一）、什么是大事记
所谓大事，就是指在特定的时间、 特定的主体（如一个县、一个行业、 一个部门、一个乡镇办（村、社区） 等）发生的具有一定历史价值和重要 借鉴作用的事件。他涵盖了从自然现 象到社会生活的各个方面。主要包括：

谢

谢 大 家
示例二

2013年3月20日上午，五里信用社职工常远久， 前来安康市汉滨区档案馆查取本人1977年知青下 乡档案，以便办理退休手续时确定参加工作的时 间。原来，常远久1979年招工进入信用社工作， 按政策规定，若能提供1977年知青插队档案，工 龄则可提前到1977年。区档案馆工作人员在知青 档案专题目录中逐页逐行查找两遍，未查到常久 远的下乡档案，之后，又仔细查阅了知情全宗1号 目录第216号卷“下乡知青登记表”，终于在第 127页发现了常远久下乡插队的时间和地点，为常 远久将工龄提前至1977年提供了依据

（三）、大事记编排顺序及书写格式

县以下的单位、部门、乡镇，首先 用大号字独行居中写年份；下一行写 月份（仍占一行居中）；各个条目以 “日”为单位，从１日到31日各条单 写，不能与下一条（日）连排；同一 日有多条的，在第一条后另提行，在 条头前加“△”符号；

时间跨几日的（如会议），所跨时间 （日）之间用“～”连接；当月发生的事 件（无确切日子），排在该“月”最后。 检索记述时，每“月”单占一页，予留空 间，不接排下月，一直排到12月。一月中 的大事，为方便起见，见一条收一条，收 录完毕后，再将各月的大事每条前按时间 顺序编号，最后按编号顺序眷正。初录时， 对可录可不录的先录为好，最后定稿时在 酌情保留和删除。
３、分阶段编写

又叫“阶段法”，就是根据机关自 身的重大变革，划分为若干阶段，在 每个阶段内划分为若干系列进行编写。 该体例的优点是，符合党政机关发展 的阶段性和阶段内的相对稳定的特点， 能比较完整地反映机关内部机构、人 员编制、领导成员以及主要只能、隶 属关系的沿革等历史线索。

组织沿革的编写可采用文字叙述和 列表格两种形式。表格的设计也必须 按照组织沿革的内容和所选定的体例 来选项。


行政区划变动、重大革命斗争和重要军 事活动、重要机构设置和体制改革、重要 政策法令和规章制度的颁布实施、重要会 议、重要的检查活动、主要干部任免、著 名人物活动、具有地方特色的重要生产建 设项目、名胜古迹的恢复和发现、重要文 物的收藏和发掘、重大事故、严重自然灾 害和自然变异等事件、事物等等。
（五）、编写组织沿革应注意的几个问题

１、由于机构改革，近年来,部 分单位机构和职能有所变化。一些 单位是由几个单位合并而成，对此， 为便于操作一般要求根据最新确定 的单位“三定”方案，重点编写 “三定”后单位的组织沿革。在此 基础上，分别编写原单位（机构改 革前）的组织沿革，以保证组织沿 革资料的完整性。
（四）、编写大事记应注意的问题

所谓的大事，是相对而言的。机关 档案室在收录大事记时一定要注意： 所收录的必须是与本单位活动或只能 密切相关的事件。一些重大的国际国 内事件，不属于单位大事记收录范围。

档案利用典型实例汇编

一、定义和作用
定义: 档案利用典型实例是档案馆（室） 管理人员所提供的档案信息资料为政治、 经济、社会发展带来直接或间接的重大社 会、经济效益的典型实例。




作用 ：档案利用典型实例具有以下几个 方面的作用： 1、是交流档案工作经验的重要资料； 2、是宣传档案工作以及档案法规的必要 途经； 3、是档案利用成果的一种反馈；
二、档案利用典型实例的编写要素



1、利用者的单位、姓名、身份； 2、利用档案的确切时间和地点或提供档案 的部门； 3、利用档案的目的和动因； 4、利用档案的内容、成分或数量、人次等 反复过程；