8机关档案室建设精讲
档案室建造方案
档案室建造方案档案室是一个专门用于存放和保管档案文件的地方，对于任何组织或机构而言都是至关重要的。
一个良好的档案室建造方案，将能够确保档案的有序管理和有效保护。
本文将针对档案室的建造方案进行详细论述，讨论其必要性、基本要求和关键步骤。
一、建造档案室的必要性档案是组织或机构重要的资产，包含有关其日常运营和历史演变的重要信息。
一个建造合理、管理规范的档案室可以确保档案的长期保存和高效利用。
以下是建造档案室的必要性：1.1 保护档案的安全性：档案室可以提供一定的安全措施，确保档案的防火、防水、防盗等。
这对于避免档案的损失和灾害具有重要意义。
1.2 提高档案管理效率：一个合理设计的档案室可以提供便于整理、存取和检索档案的环境，从而提高档案管理的效率和准确性。
1.3 符合法律法规要求：许多组织或机构需要遵守法律法规对档案的管理要求，建造档案室可以帮助他们满足这些要求。
1.4 传承和保存历史：档案承载着组织或机构的历史和价值。
一个好的档案室可以确保这些历史得以传承和保存，供后代研究和借鉴。
二、档案室建造方案的基本要求在制定档案室建造方案时，需要考虑以下几个基本要求：2.1 空间设计与规划：档案室应根据需要合理规划空间分配，考虑到档案的数量、类型和使用频率等因素。
同时，需要提供足够的档案存放架和工作空间，确保档案的有序存放和处理。
2.2 安全设施与措施：档案室应该配备先进的安全设施，包括防火系统、防水系统、入侵报警等。
合理选择和布置安全设施，确保档案的安全性。
2.3 温湿度和环境控制：档案室应提供稳定的温湿度和环境条件，避免过高的温度、湿度和灰尘等有害因素对档案的损害。
2.4 照明和通风：充足的照明和良好的通风是档案室的基本设施，确保档案室内环境的舒适和使用者的工作效率。
2.5 档案管理系统：一个好的档案管理系统是档案室建设的必备工具。
通过使用电子档案管理系统、条码管理系统或标识管理系统等，可以提高档案的管理效率和准确性。
档案室建造方案
档案室建造方案随着社会的发展，各种各样的组织和机构都面临着大量的文件、资料和档案的管理问题。
建设一个高效、安全、可靠的档案室对于组织来说显得尤为重要。
本文将为您提供一个档案室建造方案，旨在为您提供一个参考。
一、档案室的位置选择档案室的位置选择是建造一个高效档案室的基础。
首先，应选择在相对安静、通风良好的地方，远离噪音和污染源。
其次，应该考虑到档案室的安全性，尽量选在不易受到外界干扰和灾害影响的位置。
二、档案室的布局设计1. 空间规划一个合理的空间规划对保护档案材料和提高工作效率非常重要。
根据档案量的大小确定档案室的面积，并根据档案的分类和重要性确定区域划分。
2. 架位布局档案室的架位布局应根据档案的储存需求合理设置。
采用开放式的架位设计，便于档案的存放和调取。
同时，每个架位都应标明分类和编号，使档案的存放和查找更加便捷。
3. 照明设备为了保证档案室内的照明充足、舒适，应选择高亮度的照明设备，并合理安排照明的位置和角度，以避免出现灯光影子和反射等问题。
三、档案室的设备选购1. 文件柜文件柜是档案室中必不可少的存储设备之一。
根据档案的存储和保管需求，选择质量好、防火防潮的文件柜，并合理规划文件柜的数量和位置布局。
2. 湿度和温度控制设备湿度和温度控制设备对于档案的长期保持和保护至关重要。
选择适合档案室规模的湿度和温度控制设备，并设置合理的参数，保证档案室内的湿度和温度处于合适的范围。
3. 防火措施为了保障档案室的安全，应加强防火措施。
安装火灾报警器和灭火设备，并设置定期的消防演习和维护计划，以确保火灾发生时能够及时报警和灭火。
四、档案室的管理制度1. 档案的分类和编目建立完善的档案分类和编目制度，为档案的归档、存储和检索提供便利。
档案室管理员应紧密根据档案的内容和属性进行分类，同时在编目中注明档案的重要信息和所属分类。
2. 档案的借阅和归还建立明确的档案借阅和归还制度，以保障档案的安全，并记录档案的流转情况。
档案室建设方案
档案室建设方案
档案室是一个持续记录和存档文件、资料和记录的地方。
它为机构和组织提供了一个安全且易于访问的地方，以保护和保存重要的文档。
为了成功建设档案室，需要考虑一些关键的因素。
首先，档案室的地点非常重要。
它应该位于一个安全、干燥、通风且易于访问的地方。
最好是远离潮湿和容易受损的区域，如地下室或靠近水源的地方。
此外，需要确保档案室的位置便于员工和访客的访问，并提供足够的停车场。
其次，建设档案室需要考虑其规模和布局。
根据需要，可以选择不同的尺寸和配置。
在设计档案室的布局时，应考虑到文件的分类和保存方式。
可以使用标准的文具货架和文件柜来存放文件，标签和文件夹可以用来分类和整理文档。
此外，还可以增加一些小型的办公设施，如桌子、椅子和电脑，以方便员工进行相关的工作。
第三，档案室需要采取一些措施来确保文件的安全和保密。
为此，可以使用一些防火设施，如消防器材和自动灭火系统。
可以在入口处安装报警系统和监控摄像头，以保护档案室免受盗窃和破坏。
此外，还可以制定一些规定和程序，以确保只有授权人员才能访问档案室。
最后，需要制定一套有效的档案管理系统。
这包括文件的编号、分类和索引方法，以及文件的存档、借阅和销毁程序。
可以使用电子档案管理系统来简化这些过程，并提高工作效率。
综上所述，档案室建设方案需要考虑地点、规模和布局、安全措施以及档案管理系统等因素。
只有综合考虑并适当配置这些因素，才能成功建设一个安全、高效且易于访问的档案室。
档案室建造方案
档案室建造方案随着时代的变迁和科技的发展，许多传统的机构或服务都面临着新形势和新挑战。
尤其是在信息时代，档案室作为一种重要的信息保留和处理机构，必须适应现代社会的需要和要求，优化自身建造方案，提高效率和服务质量。
一、空间设计和布局档案室建造方案的核心是空间设计和布局。
传统的档案室往往采用较为单一和封闭的结构，即没有窗户，只有人工通风和照明。
这种设计虽然有一定的安全性和保密性，但也存在许多弊端，如空气不流动、温度潮湿、通风不畅等。
因此，现代化的档案室应该采用更加科学和灵活的空间设计和布局，以便更好地满足信息保留、检索和传播的需要。
首先，档案室的房间应该合理划分，根据档案材料的种类和性质进行分区，如文书档案、图片档案、音频档案、视频档案等。
每个区域内都应该设置相应的存储设备和设施，如柜子、架子、保险柜、防火门等。
其次，档案室的通风和照明系统也非常重要。
传统的档案室只在房屋外墙上设置一些插入式或气窗，空气流通和照明非常不足。
而现代化的档案室则应该采用更加先进和智能的通风和照明系统，以保证档案材料的质量和安全。
二、设备和设施档案室的建造方案还应该充分考虑各种设备和设施的配置和运用。
具体来说，就是需要在五个方面进行优化：一是保护设备。
为了保证档案材料的长久保存和安全保护，必须选用适宜的耐磨损、防腐蚀、防尘、防潮等特性的设备。
同时，设置定期维护的规章制度和标准，从而确保设备的正常运行和寿命。
二是办公设备。
档案室中的工作人员需要配备相应的办公设备和工具，如电脑、打印机、复印机、电话、文具等。
这些工具能够提高档案室工作人员的工作效率和质量。
三是安全设备。
安全设备的配置是档案室建造方案中必不可少的一部分。
必须建立一套完善的安全防护措施，加密安装视频监控系统、报警器、指纹锁等设备，保障档案室的安全隐私。
四是信息化设备。
随着智能化设备的迅速普及，档案室的建造方案也应该加以采用和应用。
如智能终端、二维码扫描仪等设备，能够实现档案文件的数字化存储和检索。
单位机关档案室建设的一般要求
单位机关档案室建设的一般要求单位机关档案室一般分库房、利用（阅览）室和办公室，并且做到三分开，至少两分开。
一、档案库房1、库房位置。
远离易燃、易爆、空气污染区。
一般不要安排在底层、顶楼或楼两侧。
远离卫生间、洗涮间、热水房等。
2、库房承重。
楼房作档案库房的，楼板承重必须达到档案库楼面均布活荷载应为5千牛顿/m2；采用密集架式，不应小于12千牛顿/m2。
3、防护设施。
应具备防火、防水（潮）、防高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防磁等要求。
安装温湿度仪、空调、除湿机等，掌握和调控温度和湿度（温度一般控制在14—24℃，相对湿度为50—65%）。
有条件的，安装智能监控系统。
二、档案利用室配备查阅桌椅、档案目录柜（夹）、专用电脑（录入档案目录和有关资料）。
将档案员岗位职责、档案归档制度、档案查（借）阅利用制度、档案移交制度等张贴上墙。
三、档案资料档案资料要收集齐全，包括文书档案、科技档案、专门档案、声像档案、实物档案、电子档案以及有参考利用价值的书籍、杂志等。
专门档案包括：部门业务档案、会计档案、基建档案、人事档案等。
实物指奖牌、奖状、奖旗、奖章、证书等。
应归档的文件材料指公文、总结、汇报材料、领导讲话、会议记录、协议、干部职工党员花名册、图表等，归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文字材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文字材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的材料。
四、档案装具可使用铁皮档案柜，一般使用容量较大的密集架。
档案盒使用无酸牛皮纸制作，不能用塑料等其它材料制作。
浅议机关档案室的建设与管理
浅议机关档案室的建设与管理摘要：机关档案室的建设与管理方面论述，内容包括机关档案室建设标准、归档材料界定、日常工作、人员配备、开发利用及档案变革的应对。
关键词：档案室建设标准；档案室归档材料界定；日常工作一、机关档案室的定义机关档案室是大中型机关的档案机构，它是承载维护本单位档案安全，保障档案提供利用所需硬件的总称。
二、档案室建设标准根据本机关大小，设立适合本机关的档案室。
最小面积应能容纳目前各资料存放，还必须考虑一定的发展空间。
档案室设置要遵循保密、布局合理、科学适用的原则，新建办公楼时，档案库房应列入计划。
建设档案室时，要按照功能区分原则，划分档案区，包括业务用房、档案库房、查阅室、收整室，四室分开。
1、档案室的建筑应符合以下技术参数:①地面承重最大容量为1240公斤/平米，不得小于800公斤/平米，采用密集架时应不大于1200公斤/平米。
②密集架每组分为六层搁板，每层搁板承重为80公斤，柜体自重为80公斤。
③每组柜体存放档案盒的多少根据档案盒子尺寸来计算。
④一般档案室门高2m，宽1m，特殊档案室可加高，加宽门。
要求门窗必须加防尘橡胶条密封，窗户建议采用防盗窗，门采用防火、防盗门。
⑤给水管、排水管、雨水管不宜穿越档案室(库)，消防栓不应设在档案室(库)内，应设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近。
⑥空调安装位置应避免空调出风直接吹向文件资料。
⑦馆室内应避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止啮齿类动物(如老鼠等)的存在。
管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实，其他墙身孔洞也应采取防护措施，底层地面应采用坚实地坪。
2、档案室的采光、通风要求①采光度(自然光和人造光)两种，在正常的情况下，我们应该采用自然光照射，但在条件不允许的情况下，我们应和人造光来照明。
②档案室、查阅档案及其他技术用户应防日光直射，并均应消除紫外线对档案、资料的危害。
③档案库和查阅档案等用房采用人工照明时，应选用防爆灯，防止用电时间过长发生失火。
档案室建设标准
档案室建设标准
档案室是一个组织内非常重要的部门，它的建设标准直接关系到组织内部档案管理工作的效率和质量。
因此，建设一个符合标准的档案室是非常重要的。
下面将就档案室建设标准进行详细介绍。
首先，档案室的位置应选择在组织内部相对独立的地方，避免与其他部门交叉使用。
同时，要考虑到通风、采光和安全等因素，选择一个合适的位置非常重要。
其次，档案室的面积应根据组织的规模和档案量来确定，一般来说，档案室的面积不宜过小，以确保档案的存放和管理工作能够顺利进行。
档案室的布局也是非常重要的一环，合理的布局可以提高工作效率。
档案室内应该设置合理的通道和分区，以便员工能够方便地进行档案的存取和管理。
另外，档案室的设施设备也是至关重要的。
首先，档案室内应该配备合适的档案柜和档案架，以确保档案的安全存放和方便管理。
其次，档案室内还应该配备专业的档案管理软件，以便对档案进行电子化管理和检索。
此外，档案室的管理制度也是档案室建设标准中的重要一环。
组织应该建立健全的档案管理制度，包括档案的归档、借阅、销毁等流程，以确保档案管理工作的规范和高效进行。
最后，档案室的安全防护工作也是至关重要的。
组织应该对档案室进行严格的安全管理，包括防火、防水、防盗等措施，以确保档案的安全性和完整性。
总之，建设一个符合标准的档案室是非常重要的。
只有建设一个合理、规范、安全的档案室，才能够保障组织内部档案管理工作的高效进行。
希望以上内容能够对您有所帮助。
机关档案室建设标准
机关档案室建设标准参考规范：《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》总体要求：安全、科学、合理具体要求：满足防潮、防水、防日光、防紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物和防盗等防护要求。
1．选址：①最好选择背阳面，防止放在西面，如果放在西面则要完善保温隔热措施。
②不要紧挨厕所、开水房等潮湿地段。
③不建议选择在楼梯口等人员流动较大地段。
④可以与办公室形成套间，不能与办公场所混用。
⑤选择楼层要考虑承重，一般应大于5KN/㎡，密集架应大于12 KN/㎡。
⑥楼层净高不低于2.6米。
2．面积：①能够满足保存10年以上档案资料。
②地面应光洁、平整、耐磨，方便清扫，避免积落灰尘。
3．门窗①门窗应满足防盗要求，应为甲级防火门，同时配备窗帘等避光防尘措施。
②门与地面缝隙不大于5mm。
③可以设置通风口或通风装置，不设置窗户。
④有条件的可以配备电子门禁系统，加装保温门。
4．装具①可以配备档案柜或者密集架。
②保留通风通行通道，档案柜间距不小于0.8米，与墙间距不小于0.6米，主通道净宽不小于1.2米。
③为满足14-24℃标准温度、45%-60%标准湿度，要配合空调或除湿机等调节设备，配备温湿度仪等检测设备。
④有条件的可以安装防盗报警装置、视频监控系统。
⑤照明设备应配备白炽灯，不建议配备荧光灯；若配备荧光灯应有防紫外线或者防火措施。
⑥用电负荷不低于二级，电源总开关应设置防止漏电、过载的安全保护装置。
⑦电源线、控制线应采用铜制导体，线路如果明放，应穿金属管保护。
⑧放置防虫药，配备灭火器材，有条件的应配备二氧化碳灭火器。
⑨房屋耐火等级参考：隔墙的耐火极限不应低于2.0h，楼板的耐火极限不应低于1.5h。
⑩有条件的可以配备防磁柜，用于保存光盘、磁带、磁盘、硬盘等设备。
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机关档案室业务建设可以借鉴此文件的划线处内容鄂档规〔2011〕5号省档案局关于印发《湖北省国家综合档案馆业务建设规范》的通知各市、州、县档案局（馆）：为适应新形势下国家综合档案馆工作发展的需要，全面提高全省国家综合档案馆管理水平，规范业务工作，更好地为党和国家各项事业发展服务，根据党和国家有关档案工作的法律法规和规范标准，结合湖北省实际，省档案局对1989年印发的《湖北省综合性档案馆业务建设规范》作了修订，形成了《湖北省国家综合档案馆业务建设规范》，现印发给你们，请认真贯彻执行。
执行中的问题请报告我局档案馆室业务指导处。
二○一一年七月二十一日湖北省国家综合档案馆业务建设规范（1989年7月印发，2011年7月修订）为了加强全省国家综合档案馆（以下简称“档案馆”）业务建设，提高档案馆业务工作规范化、科学化、现代化管理水平，更好地为经济社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《档案馆工作通则》和国家有关档案工作规范标准的规定，结合湖北省实际，制定本规范。
一、档案馆的职责任务各级档案馆应按照“建立覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系”的要求，加强档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案信息利用中心、政府公开信息查阅中心和电子档案（文件）中心“档案馆五位一体”功能建设，进一步丰富馆藏资源，方便人民群众利用，积极为经济社会发展服务。
各级档案馆的任务是：（一）认真贯彻落实党和国家关于档案馆工作的方针、政策和法律、法规，贯彻执行上级档案行政管理部门制定的业务规范和技术标准。
（二）根据国家法律法规的规定，结合本馆实际，制定并组织实施各项管理制度。
（三）按照“统一领导、分级管理”的原则，接收和征集本辖区内属于收集范围的档案、资料和政府公开信息，对档案移交进馆工作进行检查指导。
（四）运用科学手段保管档案，确保馆藏档案实体和信息安全。
（五）开展馆藏档案数字化和电子文件的收集与备份工作。
整合档案资源，逐步建立存储数字化、传输网络化、服务信息化的数字档案馆。
（六）依法做好档案保密、鉴定、开放和利用服务工作。
按照法律法规规定的程序和方法，向社会公布本级权限范围内的档案，开展政府公开信息查阅服务。
积极开发档案信息资源，开展档案编研出版和陈列展览工作，发挥爱国主义教育基地作用。
（七）办理上级领导机关交办的其它工作。
二、主要制度档案馆应制定岗位责任制、档案收集范围、档案接收办法、档案征集办法、库房管理、安全保密、档案统计、鉴定销毁、档案开放和利用、档案安全管理应急预案等制度。
三、馆库及设施设备建设（一）馆库建设档案馆建设应符合《档案馆建设标准》（建标103）、《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25）的要求，坚持健全功能、利于管理、方便利用的原则，力求节俭、实用、美观。
1、档案馆选址应在交通方便、城市公共设施比较完备、周边建筑安全无污染、有利于档案安全保管、方便公众利用档案的地域。
2、档案馆设计应符合国家标准的规定和发挥五项功能的要求。
档案库房区、对外服务区、业务技术区和办公区实行“四区分开”，合理布局。
3、档案馆建筑各项技术指标应达到国家规定的要求。
4、档案特藏库建设应贯彻展藏结合、以藏为主的原则，为重要和珍贵档案提供更好的保管条件。
（二）设施设备1、档案馆应配备符合国家消防安全标准的消防设施设备。
库房和计算机房应配置感温感烟消防报警系统,不宜采用水消防。
2、档案馆应安装红外线自动报警和视频监视录像等安全监视系统。
库房、档案技术处理和阅档区等场所应进行24小时录像监视，录像信息至少保存1个月。
库房和计算机房应安装门禁系统。
3、档案馆应配置密集架或铁皮柜、防磁柜、目录柜等标准档案装具，计算机、内部局域网络及专用软件、刻录机、扫描仪、复印机、照相机、录音设备、音像档案播放器材等基本设施设备。
库房应配置温湿度自动记录仪、空调机、除湿机等温湿度调控设施。
电器设备应安放在距档案柜架2米以外处。
四、档案的接收与征集（一）接收档案1、接收范围。
档案馆应根据分级管理的原则，接收本辖区内相关机构和组织形成的对国家和社会具有保存价值的各种门类和载体的档案资料。
包括：中华人民共和国成立前，中国共产党本级机关及其派出机构形成的档案资料；本地区旧政权机关、团体、社会组织及企事业单位形成的档案。
中华人民共和国成立后，本级机关、团体、社会组织及其他单位形成的档案资料；撤销机构、破产国有企业的档案；上级重要领导来本地开展工作形成的档案资料；本级重大活动、突发事件形成的档案资料。
县（市、区）级档案馆同时接收乡镇、街道办事处机关形成的档案资料。
其他机构、组织和个人形成的对国家和社会具有保存价值的档案，档案馆认为必要的，可以协商接收进馆。
2、进馆时限。
省和市、州级档案馆接收立档单位形成之日起满20年的永久、长期或30年保管期限的档案；县（市、区）级档案馆接收立档单位形成之日起满10年的永久、长期或30年保管期限的档案。
国家另有规定的从其规定。
属于进馆范围的立档单位不具备安全保管条件的，档案可以提前接收。
个别单位利用和变更频繁的专业档案，经省以上档案行政管理部门同意可以延期移交。
3、进馆质量要求。
传统立卷方法整理的文书档案应符合《文书档案案卷格式》（GB/T 9705）的规定；立卷改革后以件为单位整理的文书档案应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22）、《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档规〔2011〕7号）的规定。
科技档案应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822）的规定。
会计档案应符合《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》（DA/T 39）的规定。
各种专业档案应符合国家档案局及国家专业主管机关制定的相关规定。
照片档案应符合《照片档案管理规范》（GB/T 11821）和《湖北省照片档案规范管理指导意见》(鄂档规〔2011〕2号)的规定。
电子档案应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）的规定。
印章等实物档案应符合国家相关规范标准的规定。
档案馆在接收档案的同时应接收与移交档案相对应的组织沿革、全宗介绍、档案业务工作制度等全宗卷材料和相关检索工具及编研资料。
4、接收手续。
移交方按规定完成档案整理、编目，对电子档案进行真实性、完整性、有效性审核，对涉密档案进行解密鉴定，向档案馆提出移交档案申请。
档案馆组织对拟移交档案进行质量检查，对电子档案进行技术检测。
档案运抵档案馆，交接双方根据移交目录清点核对档案资料，在《档案交接文据》（格式见附件1）上签名盖章。
（二）征集档案档案馆应积极开展档案征集工作。
重大征集活动应按专题组织，编制工作计划，严格审批程序，增强征集档案的针对性和系统性。
1、征集范围。
反映本地区各个历史时期发生的重大活动、重大事件、重大自然灾害所形成的档案资料；反映本地区各个历史时期经济社会发展特色的档案资料；反映本地区科学、技术、文化、宗教、民俗特点的档案资料；本地籍贯或在本地工作过的社会知名人士的档案资料；其他反映本地区历史发展状况、对国家和社会具有长久保存价值的档案资料。
2、征集方式。
征集档案可按下列方式进行：（1）接受捐赠：档案馆应当鼓励和接受集体或个人捐赠对国家和社会具有保存价值的档案，并向档案捐赠者颁发捐赠证书。
向档案馆捐赠档案的组织或个人可对档案资料中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见，并对其捐赠的档案资料享有优先利用权。
（2）收购或征购：对于散存在社会或民间的对国家和社会具有保存价值的档案资料，档案馆认为必要，可以通过购买的方式征集进馆；对于国家和社会具有保存价值或应当保密的属于集体或个人所有的档案，因保管条件不善，可能造成损毁的，档案馆可以采取征购的方式征集进馆，也可以接受寄存的方式代为保管。
收购或征购档案资料，应组织专家进行档案真伪和价值鉴定。
征集经费的支出应严格审批程序。
（3）资料交换：档案馆可以按照《档案法》等法律法规的规定，与相关单位交换档案资料的复制件或重复件。
（4）国外境外征集：档案馆应通过各种渠道，了解国外境外与本地相关的档案资料，通过购买、交换、复制等方式征集档案资料的原件或复制件。
五、档案资料的整理（一）档案整理档案进馆前由形成单位按相关规定进行整理。
馆藏零散文件材料由档案馆按相关规定进行整理。
馆藏档案的系统化整理工作要求如下：1、全宗的设立。
具有独立法人资格的立档单位设立全宗，内设机构不设全宗。
（1）中华人民共和国成立前档案全宗的划分。
来源明确、档案数量较多的，按档案来源原则设立全宗；档案数量较少或难以按来源原则划分全宗的，可按历史时期或机构属性设立汇集全宗，如设立革命历史档案、明清档案、民国档案等汇集全宗。
（2）中华人民共和国成立后档案全宗的划分。
新成立的机关、一个机关分为两个以上机关、几个机关合并为一个机关，均应分别建立新的全宗。
合并后又恢复的机构，其主要职能没有改变的，沿续原全宗。
机关改变领导关系、名称，但其工作性质和业务范围未发生变化的，沿用原全宗。
一个机关几块牌子应设立联合全宗。
无人员编制的委员会（如编委），其档案归入其办事机构（如编委办公室）全宗。
具有独立法人资格的二级单位可单独设立全宗。
乡、镇、场、街道办事处（含机构改革前的区、公社等）按行政区划设立汇集全宗。
（3）特殊档案的全宗划分。
单独收集进馆的重点工程、重大活动、突发事件、著名人物档案可按项目或人名设立全宗。
不宜按来源原则划分主体全宗的声像、电子、实物（如印章）等特殊载体档案，可按档案载体设立客体全宗。
（4）按专题征集进馆的档案，可按专题设立全宗；零散征集进馆的档案，暂不划分全宗，统一登记，整理存放。
全宗名称用机构全称或规范化的简称。
联合全宗一般应并列列出单位名称。
乡镇（街办）汇集全宗名称直接用其行政区划名称（如宜都市陆城街道办事处）。
机构更名后的全宗名称用当前的机构名称，变更前名称在全宗介绍和整理说明中说明。
按客体设立的特殊载体档案全宗用载体名称，如印章档案。
2、档案排列与编号。
馆藏档案按立档单位属性划分全宗群，在全宗群内一般按惯例或档案进馆顺序排列，编制全宗号。
全宗内的档案，按目录或分类顺序排列，根据整理方法，以卷或件为保管单位编制档号。
不同保管期限（如永久、30年、10年）的档案，宜单独排列编号。
3、馆藏档案组织排架。
档案库房应统一编号。
档案柜架应垂直摆放于有窗的墙面，并与墙壁保持一定距离（一般柜背与墙不小于10厘米，柜侧间距不小于60厘米），便于通风降湿。
柜内档案自上而下、从左到右排列。
档案与资料应分库存放。
革命历史档案、旧政权档案、中华人民共和国成立后档案宜分别存放。
档案应按全宗群结合全宗编号顺序排架。
同一全宗的档案应集中排列，有后续接收任务的全宗应预留柜架空间。
集中保管的非纸质档案可按门类、载体分别存放。