九段秘书工作法
03832_九段秘书工作法ppt课件
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一段秘书：发通知与准备
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通知内容与方式
通知内容
清晰明确地传达会议主题、时间、地 点、参会人员及会议背景等信息。
通知方式
根据紧急程度和重要性，选择合适的 通知方式，如邮件、电话、短信或即 时通讯工具等。
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准备事项与流程
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和计划。
对于重要邮件、电话、信息等， 第一时间提醒领导关注并处理。
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给予合理建议和意见
根据领导的工作需求 和目标，提供有针对 性的建议和意见。
在领导决策前，提供 全面的分析和评估， 帮助领导做出更明智 的决策。
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结合自身专业知识和 经验，为领导提供有 价值的参考和启示。
利益不受损害。
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防范商业风险
加强商业风险防范意识，关注市场动态和竞争对手情况，为公司决策提
供有力支持。
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THANKS
感谢观看
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九段秘书概述
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九段秘书定义与特点
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定义
九段秘书是指具备高度专业素养 和综合能力，能够协助领导高效 处理各类事务的秘书人员。
特点
具备扎实的专业知识、高超的沟 通协调能力、敏锐的洞察力、优 秀的组织能力和卓越的执行力。
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九段秘书重要性
提高领导工作效率
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五段秘书：巧沟通与善协调
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如何做九段秘书
如何做九段秘书
一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人都被及时通知到。
书做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒参会者准时参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书做法：勤准备——发通知，并落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条，——此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书做法：细准备——发通知，并落实到人，会前通知，也测试了设备。
还先了解这个会议的性质是什么，总经理的提议是什么，然后给参会者发过去与这个会议相关的资料，供他们参考（领导通常都是健忘的，否则就不会经常为过去一些决定了的事，或者记不清的事争执）
六段秘书做法：做记录——并落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中做好相关会议记录（在得到允许的情况下，做好录音备份）
七段秘书做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员。
或者其他人员。
八段秘书做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一的落实到相关责任人，。
然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报给总经理。
九段秘书做法：做流程——把上述过程做成标准会议化的流程。
让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何能人的会议服务体系！。
九段秘书的工作
秘书的工作
一位培训师出了一道题，总经理想在次日上午九点开一个会议，要求秘书安排通知到所有参会的人员，秘书自己也要参加会议并做记录。
下面是一段到九段秘书的不同做法，大家不妨边看边对照，如果你是这位秘书，你会做到第几段了？
一段秘书的做法：在小黑板上写一个开会的通知，写完话，她开始准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法：发出通知后，再次确认，确保每个人都被及时通知到。
三段秘书的做法：发出通知，落实到人后，第二天会在会前30分钟再次提醒大家，又临时有急事不能参加会议的人，立即向总经理汇报，保证总经理在会前悉知缺席情况。
四段秘书的做法：发通知，落实到人，会前通知后，去试一试开会要用的设备是否正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室几点到几点有会议，以防别人占用。
五段秘书的做法：发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备。
做完这些后，她还去了解了会议的内容，之后她准备了相关资料，打印后发给与会成员。
六段秘书的做法：发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。
七段秘书的做法：前面工作都做好后，她在会后整理好会议记录交给总经理，并把整理好的资料发给与会人员，目的是督促大家把会议的内容落实下去。
八段秘书的做法：她额外做的工作是“定责任”，即将会议上确定的各项任务，一对一的落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理和当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书的做法：会把八段秘书的工作编写成流程，让其他及之后的秘书都能达到八段秘书的水平。
九段秘书工作法培训(2024)
快速响应
在突发事件发生时，能够迅速做出反应，及时采取措施控制事态 发展。
冷静分析
保持冷静的头脑，对突发事件进行深入分析，找出问题的根源和 解决方案。
灵活应对
根据突发事件的性质和严重程度，灵活调整应对策略和措施，确 保问题得到妥善解决。
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三段秘书：会议筹备与记录整理
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初稿、修改完善等环节。
公文语言表达
运用准确、简练、明确的语言 表达，避免使用模糊、歧义或
过于专业的词汇。
公文审核与校对
具备对公文进行审核和校对的 能力，确保公文内容准确、无
误。
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领导演讲稿撰写及演讲辅导
演讲稿撰写技巧
了解演讲稿的基本结构和写作技巧， 能够根据不同场合和需求撰写领导演 讲稿。
九段秘书工作法培训
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1
目录
• 九段秘书概述 • 一段秘书：基础技能与职业素养 • 二段秘书：沟通协调与团队协作 • 三段秘书：会议筹备与记录整理 • 四段秘书：商务旅行安排与外事接待
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2
目录
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• 五段秘书：高级文秘技能提升 • 六段秘书：项目管理能力培养 • 七段秘书：领导决策支持能力提升 • 八段秘书：个人品牌塑造与职场影响力提
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九段秘书的职场价值
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提高工作效率
九段秘书能够合理规划工 作流程，提高工作效率， 减少领导的工作压力。
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促进团队协作
九段秘书擅长沟通协调， 能够促进团队成员之间的 合作，提高团队凝聚力。
提升企业形象
职业素养之九段秘书工作法精美PPT课件
整理会议纪要内容
提炼要点
将会议记录中的重要信息进行分类、归纳和提炼，形成清晰的纪 要框架。
明确责任
在纪要中明确各项任务的责任人、完成时间和跟进方式，确保工作 有效推进。
校对核实
对整理好的纪要内容进行校对，确保信息准确无误，避免产生歧义 。
及时传达会议纪要
及时性
在会议结束后尽快整理 并传达纪要，确保信息 及时传递，避免延误工 作进度。
落实。
记录检查结果
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在检查过程中，详细记录每项工作的完成情况，包括存在的问
题和需要改进的地方。
及时反馈问题
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在发现问题的第一时间，及时向相关人员反馈，确保问题得到
及时解决。
汇总检查结果
整理检查结果
将检查结果进行整理，分类汇总存在的问题和需要改进的地方。
分析问题原因
针对存在的问题，深入分析原因，找出问题的根源，为后续改进 提供依据。
核实相关数据和细节 ，避免传达错误信息 。
选择合适通知方式
根据通知的紧急程度和重要性 ，选择合适的通知方式，如电 话、短信、邮件等。
考虑接收者的习惯和偏好，选 择最容易被接收和关注的方式 。
确保通知方式可靠且及时，避 免因传达延误而造成损失。
确保通知及时传达
提前规划好通知时间，确保在合适的 时间点进行传达。
制定责任追究制度
建立健全的责任追究制度，对 于工作中出现的失误、延误等 问题，要依法依规进行责任追
究。
根据问题性质和严重程度， 制定相应的处罚措施，如警 告、记过、降职、开除等。
同时，也要建立奖励机制，对 于在工作中表现突出、做出重 要贡献的人员给予相应的表彰
和奖励。
加强责任意识和培训
九段秘书工作法
保持专注和自律
九段秘书在工作中保持高度的专 注和自律，避免被外界干扰或诱 惑分散注意力，从而提高工作效 率。
THANKS
感谢观看
九段秘书工作法
汇报人：XX 2024-01-23
目 录
• 九段秘书概述 • 一段秘书：发通知 • 二段秘书：抓落实 • 三段秘书：重检查 • 四段秘书：勤准备
目 录
• 五段秘书：细准备 • 六段秘书：做记录 • 七段秘书：发纪要 • 八段秘书：定责任 • 九段秘书：做流程
01
九段秘书概述
定义与特点
处理突发事件
制定应急预案
针对可能出现的突发事件，如设备故障、场地问题等，制 定相应的应急预案，确保在出现问题时能够迅速解决。
及时沟通和处理
在出现突发事件时，及时与相关人员进行沟通，了解具体 情况并尽快采取措施进行处理，确保会议的顺利进行。
记录和总结
在会议结束后，对出现的突发事件进行记录和总结，分析 原因并提出改进措施，为今后的会议策划和执行提供经验 和借鉴。
对于重要且紧急的纪要，应立即通过电话或其他 快捷方式通知相关人员，确保信息及时传达。
对于一般性的纪要，可以通过邮件或短信等方式 进行发送，同时提醒相关人员查收。
跟踪纪要落实情况
在发送纪要后，及时跟踪纪要 的落实情况，确保各项任务得
到有效执行。
对于未能及时落实的任务， 应主动与相关人员沟通，了 解原因并协助解决问题。
定义
九段秘书工作法是一种高效、系 统、专业的工作方法，旨在提高 秘书工作的效率和质量，满足领 导和组织的各种需求。
特点
强调秘书工作的全面性、主动性 和创新性，注重细节和执行力， 追求高效、精准和卓越。
九段秘书的重要性
九段秘书
九段秘书总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
如果你是秘书，你会怎么做？下面是一至九段秘书的不同做法：一段秘书的做法：发通知--用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法：抓落实--发通知后，再打一遍电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法：重检查--发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与参会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：勤准备--发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影，电脑等工具是否工作正常。
并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书的做法：细准备--发通知。
落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考，提高会议效率。
六段秘书的做法：做记录--发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做个录音备份）。
七段秘书：发记录—除了之前的准备，会后整理好会议记录（录音）给总经理。
然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八段秘书的做法：定责任--将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录。
交给总经理与当事人一人一份。
并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理九段秘书的做法：做流程--把上述过程做成标准的“会议“流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！同样是做秘书，同样是准备开会这样一个看似简单的任务，但不同的细致程度和考虑问题的全面性却决定了人所具有的截然不同的价值，如果将这一价值体现在数字上，就是你值多少钱。
九段秘书工作法ppt课件
发通知
重检查
抓落实
三段 1000元
发通知 抓落实 重检查
勤预备
四段 1500元
发通知 抓落实
勤预备
重检查
提早量
五段 2000元
发通知 勤预备
பைடு நூலகம்抓落实 提早量
重检查 做记录
六段 3000元
发通知 勤预备
抓落实 提早量
重检查
做记录 发记录
七段 5000元
发通知 勤预备 抓落实 做记录 重检查 发记录 提早量 定责任
抓落实 抓落实 抓落实
重检查 重检查 重检查
勤预备 勤预备 勤预备
提早量 提早量 提早量
做记录 做记录 做记录
发纪录 发记录
定责任
六段 3000元
七段 5000元
八段 10000元
发通知 发通知
抓落实 重检查 抓落实 重检查
勤预备 勤预备
提早量
五段 2000元
四段 1500元
发通知 抓落实 重检查
发通知 抓落实
九段秘书任务法暨五项杰出任务法专题 培训
培训简介
假设任务是高兴的，事业就是他的天 堂
参训人: 培训人： 培训时间：年 月 日 培训地点：
目录
九段秘书任务法 五项杰出任务法
任务礼仪
第一部分 九段秘书任务法
九段秘书任务法
测试一下，秘书？*会议？
发通知
一段 600元
发通知 抓落实
二段 800元
任务礼仪
礼仪的力量，上级对下级的礼仪！
解读： 尊重下属的人格；擅长听取下属的意见和建议； 宽待下属、爱他〔她〕们； 尊崇有才干的下属；培育下属，协助下属生长。
任务礼仪