九段秘书

心态篇
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过去---现在---未来
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成功无捷径，从基层做起，做实


一个青年职员平时工作懒懒散散，在转正前一个月
他问老板： “如果再工作一个月，我能转正吗？”老板
答道：“你的问题让我想到一个冷房间的温度计，它，能
使表上显示温度上升，不过房间一点也不会温暖。”

今天的成就是因为昨天的积累，明天的成功则有赖
文员工作就是一项非常枯燥的工作，可简单的工作仍然可以产
生巨大的成就！
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计算题：
计算一下自己每天接听多少电话，一年要接听多少电话？
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【小故事】－如何在平凡中成长

一个美国青年大学毕业后求职。在别人都追求一份体面工作的时
候，他欣然接受了一份商场地下仓库保管员的职位。这之后，他每天
重复着单调的工作内容，早来晚归，连见一次阳光都是奢望。


两年后，这个年轻人辞掉工作，自己开了一家小规模的百货零
售商店。在竞争激烈的市场环境下，这家小商场竟然奇迹般地以适销
的产品和低廉的价格迅速发展起来，后来成为全美最大的零售连锁企
业之一。

31 【小故事】－如何在平来自中成长奇迹是怎样产生的呢？原来这个看似普通的年轻人在做仓库保管
员期间，每天都认真地记录下每一笔进货入库和出库的过程与数量，
如新。

对一个细皮嫩肉、喜爱洁净、从未干过粗重活儿的少女，她无法适应洗
厕所的工作，更难以实现“光洁如新”这一高标准的质量要求。在此关键时
刻，同单位一位前辈出现在她面前，了解到她的疑惑，便亲自为她做了个样
子。

首先，他一遍遍地抹洗着马桶，直到抹洗得光洁如新；然后，他从马桶
里盛了一杯水，一饮而尽喝了下去！
现象
为什么机器停了？现在
why
为什么机器会超载？ 为什么轴承会润滑过不去足？
why真因
why
真因
为什么润滑帮浦会润 滑失灵？
为什么润滑帮浦 的轮轴会损耗？
why
真因
why
真因
真因
看得到的，可感觉，可测量
问题
紧急处理
一次因 (近因)
治标对策 (暂时)
改善行动 防呆设计
n 次因 (远因)
治本对策 (永久) 25
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八段秘书的做法： 定责任 １００００元
按照会上确定的计划和安排，以纪要为 执行文件，监督、检查执行人的过程结 果和最终结果，并将执行情况，及时报 告领导。
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九段秘书的做法： 做流程 ３００００元
最优秀的秘书是团队执行的榜样，他会想， 如果我一时不在公司，我调离现在的岗位， 或者我离开了公司，或者有新的同事代替 我现在的工作了，那么，我的做法如何能 够成为团队的执行呢？
只旧钟“滴答”、“滴答”一分一秒地走着。

其中一只旧钟对小钟说：“来吧，你也该工作了。可是我有点
担心，你走完3300万次后，恐怕便吃不消了。”

“天哪！3300万次。”小钟吃惊不已。“要我做这么大的事？
办不到。”它非常失望的站着。另一只旧钟见了说：“别听他胡说八
道，不用害怕，你只要每秒钟‘滴答’摆一下就行了。”
古代品评书画艺术分神品、妙品和能品，其源出南朝《书品》的上、 中、下三等(每等又分上中下，共为九例)，称为“三品九等”。
在我国古代，围棋棋手的等级称为“棋品”。因受人品、官品、书 品“九品制”的影响，故棋品也设“九品制”。“九品”名称，最 早见于北宋张拟的《棋经·品格篇》：“夫围棋之品有九，一曰入神， 二曰坐照，三曰具体，四曰通幽，五曰用智，六曰小巧，七曰斗力， 八曰若愚，九曰守拙。”
根源,但复杂的或许要5 Why, 6 Why, 7 Why…最后要加 1H,解决问题.
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5 Why 范例: 为何停机
问1:为什么机器停了? 答1:因为机器超载, 保险丝烧断了
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5 Why 范例: 为何停机
问1:为什么机器停了?
问2:为什么机器会超 载?
答1:因为机器超载, 保险丝烧断了
文员系列培训 （一）
1
九段秘书 九段高手 心态调适
主题
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小插曲
围棋棋手定段位的“九段制”，源于我国古代品评人物、职官、书 画的等级。
《汉书·古今人物表》把古今人物分为九等，为上上、上中、上下、 中上、中中、中下、下上、下中、下下。
三国魏司空陈群始定九品之制，定人才高下，分为九等，即“九品 官人之法”，又称“九品中正制”。
问3:为什么轴承会润 滑不足?
问4: 为什么润滑帮浦 会失灵?
问5: 为什么润滑帮浦 的轮轴会耗损?
答1:因为机器超载, 保险丝烧断了
答2: 因为轴承的润滑 不足
答3: 因为润滑帮浦失 灵了
答4: 因为帮浦的轮轴 耗损了
答5: 因为杂质跑到里 面去了
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5 Why 的分布层次
并且千方百计的向送货员打听进货的价格、来源，向提货的营业员询
问哪种货物最受欢迎，哪种货物无人问津，为什么。

两年下来，这个年轻人对市场的了解比商场的销售经理还全面。
正是依靠这些第一手数据使他管理的企业迅速走向事业颠峰。而且从
此之后，他一直强调第一手资料的重要性，要求下属员工和自己一样
用心工作，随时随地积累市场信息，处处抢在竞争对手的前面，使自
这个会，有结果！
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六段秘书的做法： 做记录 ３０００元
会议开完了，就完了吗？ 会议上大家讨论的问题，做出的承
诺，领导的安排，部门之间的配合， 都有许多会议的成果，需要有人记 录下来。
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七段秘书的做法： 发记录 ５０００元
形成会议纪要，会后请召集人过目， 没有问题后，发给开会的人，要求 他们按照执行。


实际行动告诉少女极为朴素的真理，光洁如新的要点在于“新”，因为
没有人认为新马桶是脏的。少女热泪盈眶，恍然大悟，她痛下决心：就算一
生洗厕所，也要做一个洗厕所最出名的人！从此，她成为一个全新的、振奋
的人，她的工作质量也达到了那位前辈的高水平，当然她也多次喝过厕水，
为了检验自己的自信心，为了证实自己的工作质量，更为了强化自己的敬业

“原来这样简单！”小钟高兴地叫起来。“只要这样做，那便
好极了，好，我现在就开始。 ”小钟很轻松地每秒钟“滴答”摆一
下，不知不觉中，一年多过去了，它摆了3300万次。

启示：在一个大目标面前，我们常常会因目标的遥远和艰辛感
到气馁，甚至怀疑自己的能力。而在一个小目标面前，我们却往往会
充满信心地完成。

心。

结果，少女踏上了不断走向成功的人生道路，她就是小泉时代的日本政
府邮政大臣：野田圣子。
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思考： 你将如何考虑自己的发展之路？ 在文员工作中你发现哪些工作对于你的发展非常
有利？ 请思考。。。
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只有流程，所以将上述开会的流程写出来， 发出来，共享出来，复制团队是九段秘书 的标志。
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身边的案例？
文员培训安排 人力变更单
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九段高手之问题解决能力
工作中的九段高手
研发、品质、销售、采购……等等工作领域
九段高手之问题分析与解决方法
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把问题想象成一座冰山
现象
现在
why
过去
己的企业永远立于不败之地。


启示：用什么态度对待工作岗位？过去我们讲“工作”没有贵
贱之分。今天我们讲，事事留意皆学问，小处着手干大事。
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【小故事】洗厕所也要洗得最出色


很多年前，在一家日本酒店，一个妙龄少女被安排了她涉世之初的第一
份工作——洗厕所，上司对她的工作质量要求特高：必须把马桶抹洗得光洁
提前量 提前量 提前量 提前量 提前量
做记录 发记录
做记录 发记录
做记录 发记录
做记录
五段 2000元
四段 1500元
定责任 做流程
九段 3万元
定责任
七段
八段 10000元
5000元
六段
3000元
发通知 抓落实 重检查
三段 1000元
发通知 抓落实
二段 800元
发通知
一段 600元
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一段秘书的做法： 发通知 ６００元
why真因
why
真因
why
真因
why
真因
真因
看得到的，可感觉，可测量
问题
紧急处理
一次因 (近因)
治标对策 (暂时)
改善行动 防呆设计
n 次因 (远因)
治本对策 (永久) 18
5 Why 1H 工具
丰田生产方式: “反复提出五次为什么” 垂直式思考, 针对问题一层又一层地深入 通常第一个答案不会是真正的答案 5 Why 可以找出真正的原因 找原因用5Why+想方法用1How 简单的案子可能4W,3W或2W即找出问题
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四段秘书的做法： 勤准备１５００元
开会要准备什么？
会场是不是要预定好，不要让别人占用？
会场大小、桌椅数量合适吗？
需求音响的话，好用吗？
会议 案例！
空调、白板、笔、本、纸、投影仪、电脑………
我的准备，在物品上、环境上，可以满足开会的需
求了吗？
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五段秘书的做法： 提前量 ２０００元
提前让参会者知道： 会议什么主题？议程是什么？你应当准备什么？提 前阅读什么资料？…… 提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时 提高效率！
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围棋九段
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