文件编号格式与版本规定
文件排版及编号管理规定
1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。
（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
）3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件，表单不限。
3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。
图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。
3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
【实用资料】文件编号格式与版本规定.doc
7. 质量记录表单序号记录表记录表编号存放地点保存期8. 附表正文格式说明：①标题级别的数字标示不超过三级，前三级分别采用1.、1.1、1.1.1来表示，第四级采用a)、b)、c)……或1)、2)、3)……或●、◆等符号来表示。
②一级标题：两端对齐，宋体三号加粗，1.5倍行距，段前0行，段后0行；二级以下标题：左端对齐，宋体四号加粗，段前0行，段后0行，1.5倍行距；三级以下标题：左端对齐，宋体小四号加粗，段前0行，段后0行，1.5倍行距；正文：首行缩进2字符，宋体小四，段前0行，段后0行，1.5倍行距。
③所有数字均为Arial格式，字体大小遵循各级内容设置④流程图用不同的图形来表示含义：进程用“”表示；判定用“”表示，走向用“”表示。
3.4 作业文件作业文件的封面、前言与程序文件格式相同，但正文内容可根据实际情况灵活运用。
3.5 记录表单格式3.5.1 单页记录记录表格式没有封面、页眉、页脚，但有表头。
表头内容包括表格名称、编号，详细内容可根据要求和实际情况编写。
如附表二：“文件审批单”模版3.5.2 带封面的记录样式对于需要设置封面的记录，封面模版见：附表三。
在封面上写出记录的名称、编号，记录的编制、审核、批准等信息可以根据具体记录审批过程需要确定项目，但每项目应附加上日期。
记录的正文部分设计详细的记录填写样式，可以灵活设置。
记录正文部分设置页眉、页脚，页眉信息：1）程序文件下的记录“表号：SQYL/R-QP-□□-□□第□□□□版第□次修订”,页脚设置有关页码的信息，一般为“第□页共□页”。
2）工作文件下的记录“表号：SQYL/R-QW-□□-部门代号□□-□□ 第□□□□版第□次修订”,页脚设置有关页码的信息，一般为“第 □ 页 共 □ 页”。
例如：Ⅱ带封面的记录正文4. 文件发布与修订版本文件版本以文件大批发布或换版年份为大版本号，在此版本下作的修订以“第X 次修订”标识，X 为 “0-N ”的数字。
XXXX公司文件编号规则
文件编号规则1. 目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2. 适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。
a)技术类文件：是指在公司的研发、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料；b)管理类文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3. 编号办法3.1 公司名称约定公司全称：北京XX科技有限公司简称：**KJ3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2020表示公元2020年。
mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如：2020-10-12或20201012 表示（2020年10月12日）3.3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2等。
3.4 技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见3.3节YYYYMM：年月3.5 管理类文件的编号3.5.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度等管理文件的编号格式为：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
文件编号及格式规定
文件编号及格式规定文件编号批准日期生效日期等级版本修改状态总页数正文附录编制审核批准关联文件编号：文件编号及格式规定共页第页版次：A/0 页版号：修改记录页号页版修改内容修改人批准人修改日期版次：A/0页版号：0031 目的规范文件编写，以求文件格式与风格的统一。
2 范围适用于本公司除外来文件、图纸、工艺文件等之外的所有文件的编号与编写。
3 职责3.1管理性文件，体系文件，技术文件的文件管理负责人由管代、技术负责人担当；3.2一般性文件，通知，会议记录等的文件管理负责人由关联部门领导指定的人员担当；3.3文件管理负责人负责对文件进行编号，并对编号的唯一性负责。
并保证文件编号、书写符合本规范。
4 工作内容4.1文件编号的标记方法4.1.1标记在显眼的位置。
原则上为纸的右上角。
4.1.2原则上当一个文件有多页时，每页都要标记上编号。
4.1.3原则上在版面的右上角还应标上版次，左上角标上页号。
4.2文件种类的划分表1文件种类文件的种类对象文件类别代码性质编号方法体系文件质量手册、程序文件、质量环境管理方针、目标见表2 一级文件见§4.3 规程文件操作规程、规范见表2二级文件见§4.3 作业标准通用标准（含外来文件）见表2 二级文件见§4.3 设计文档图表、规范书、说明书、设计书等SM 二级文件见§4.3 质量记录产品质量环境记录、通用记录JL 三级文件见§4.4其它业务通知行政通知，人事通知财务通知，市场，商务，支撑通知质量检查通知，技术通知等TZ 三级文件见§4.4 技术报告技术报告、普通报告、调查报告等BG 三级文件培训资料公司内培训资料顾客培训资料PX 三级文件目录、手册销售资料（产品手册等）其它资料（公司介绍手册等）ML 三级文件上记以外的文件产品业务文件产品外业务文件（联络书，说明书，议事录发送件，报告书等）NT 三级文件4.3 体系文件的编号办法4.3.1 体系文件必须按本规定进行编号，编号应便于识别，•统一打印在文件的右上角。
公司文件编号规则
文件编号规则1、目得加强公司文件得标准化管理,便于文件得识别、追溯与控制,规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
２、适用范围适用于公司文件得编号管理与控制。
a)技术类文件：就是指在公司得研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关得各类文件与资料。
b)其她文件:包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3、编号办法3、1 公司名称约定公司全称：简称：3、2 日期表示格式:yyｙy－mｍ-ｄd或ｙyyyｍmｄｄyyyy:年份:用四位数字表示公元年份,如201２表示公元2０1２年。
mm月份：用两位数字表示月份,不足两位时,用零补齐,如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日,不足两位时,用零补齐,如05表示第5日。
例如：2０12-10-１2或20１2１012表示（2０１2年１０月12日)3、3 文件版本编号下面就是对文件版本进行编号要遵守得标准:起草版本得编号为0、1, ０、2, 0、3，、、、, 0、1０。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0、１,０、1、1, ０、1、1、１、一旦文件版本得以确认后,即正式版本编号应该始自1、0,版本编号不断变化为:1、０, 1、１, １、2,、、、，1、10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2、0,2、1，2、2 等。
3、4 技术文件命名格式：ＦＩRST－AＡ-ＮＮ-YＹYYMMFIＲST:公司名称缩写AA:项目名称NN:版本号，参见3、3节YYYYMＭ:年月3、5 其她文件得编号3、5、１公司规章制度与管理文件公司规章制度与管理文件得编号格式为:FIRST(-DN)-TT-nnｎ-dd-YYＤN:大写英文字母,部门代号,如该制度就是公司级文件,适用于公司全体人员,该部分编码省略;如该文件就是部门内部管理制度，则应标记部门编号,表示该制度由部门内部使用。
相应得部门代号如下：综管部:ＺG采购部:ＣG生产部:SC销售部:XS财务部:CWTＴ文件类型:①规章制度—RR,指公司颁布执行得各种规章制度;②质量管理文件—QS，公司运转过程中得各类文件与记录。
文件编号格式管理规范
财务部
CW
行政部
XZ
经营部
JY
3.1.5.4.文件类别：
行政制度
B
会议纪要
传真稿件
F
工作报告
T
一般文书
G
合作商议事录
Y
合同文本
C
通知
W
培训资料
P
申请单据
L
指导书、规范
S
其他
O
3.1.6.文件编号例：
XZ-11 S 001
文件顺序号
文件类别
年份
部门简写
意为行政部2011年规范类001号文件
3.1.4.公司内部文件由人事专员负责汇总并统一编号
注：在所需编号文件的首页右上角设“编号：”
标准名称
审批
拟稿
标准编号
版本号
发行日期
（图1）
3.1.5.编号原则：
3.1.5.1.内部文件：部门简写-年份+文件类别+文件顺序号；
对外文件：卓然简写-部门简写-年份+文件类别+文件顺序号；
3.1.5.2.卓然简写：DH
标准名称
文件编号管理规范
审批
拟稿
标准编号
XZ-11S001
版本号
A/0
发行日期
3.内容：
3.1.定义：
3.1.1.对外文件由各职能部门起草文稿(文案、报价等），由人事专员填写（图1）表格统一编号，经理批准后，分发执行；
3.1.2.公司内部各项制度、规范、程序由各职能部门起草相关标准，由人事专员填写（图1）表格统一编号，经理批准后，分发执行；
3.1.3.公司对外签订的合同各部门以公司名义签订的各类合同，由各职能部门起草合同，由人事专员填写（图1）表格统一编号，经理批准后，分发执行；
文件编号及格式编制规定
文件编号：文件编号及格式编制规定版次：受控状态：1.0目的对本公司质量管理体系文件、记录进行编号和格式规定，确保本公司质量管理体系文件的一致性。
2.0适用范围适用于本公司所有部门3.0职责3.1技术质量部负责编制质量管理体系文件、记录编号及格式规定，审核质量管理体系文件、记录编号及格式规定。
4.0工作程序4.1质量手册的编号规定HC / QM质量手册XX4.2程序文件的编号规定HC / QP —××程序文件XX4.3管理及操作性文件编号规定HCYL—×××—××—×××文件流水号职能代号（见4.3.1）文件分类（见4.3.3）医疗4.3.1 职能代号“JZ”——技术质量“SC”——生产采购“SB”——设备“RL”——人力资源“BG”——办公室“YC”——营销“JL”——计量（监视和测量设备）4.3.2文件分类“SOP”——标准操作规程“SMP”——标准管理规程“STP”——技术、质量标准“SOR”——记录“CE”——CE技术文件“QR”——确认“YZ”——验证4.4产品确认资料编号HCYL –YZ/QR /×××—×××确认或确认流水号产品名称首位字母（大写三位）验证/确认资料医疗4.4.1第一个确认资料编号为001，第二个验证/确认资料编号为002，……依次排序表示如：灭菌确认为公司第一个验证/确认资料为001，包装确认为第二个验证/确认资料为002，……依次排序表示4.4.2方案为每个验证/确认的001，报告为每个验证/确认的002。
如：导尿包灭菌验证如果为公司的第一个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-001-A，验证报告为HCYL-YZ/DNB-001-B；导尿包包装验证如果为公司的第二个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-002-A，确认报告为HCYL-YZ/DNB-002-B，……。
文件格式和编号管理规范
1. 目的：规范公司各类文件的格式和编号。
2. 合用范围：本规范合用于公司各管理体系的手册、程序、规范、技术文件、作业指导书、外来文件、记录表单等。
3. 职责3.1 总经理室：负责制定本规范。
3.2 各部门：编制文件时应按本规范要求执行。
4. 定义同《文件管理程序》5. 内容：5.1 管理文件的编写格式：5.1.1 管理文件的封面格式参照本文件的附件一，流程文件正文格式参照附件二，程叙文件正文的格式参照附件三。
5.1.2 文件编写条目按以下格式:1.1.11.1.11.1.1.12.2.12.1.12.1.1.1(如此类推，最多不超过 4 层)5.1.3 文件的页次格式为:页次/总页数。
5.1.4 版次:版次号/修订数，可以进行单页修改。
在一个版次内只能修订四次,超四次后,变更版本号:A/0 →A/1→A/2→A/3→A/4B/0 →B/1→B/2→B/3→B/4 (如此类推)5.1.5 文件的字体5.1.5.1 文件大标题----黑体小二加粗5.1.5.2 文件“1--5”标题----黑体小四加粗5.1.5.3 文件“1--5”内容----宋体小四5.1.5.4 流程表框内----宋体五号5.1.6 文档类型为 word 文档，表单不限；5.1.7 文档行距：文档自设最小行距 12 磅5.1.8 文档页面设置：上 2cm，下 1.8cm左 2cm ，右 1.8cm5.1.9 若流程是流程文件，流程框内的表格设为虚线，不设明格；5.1.10 页眉页脚及其他部份的未尽事宜以附件范本为准。
5.1.11 文件中须包含以下内容：1 目的：介绍编制此文件的作用和意义。
2 合用范围：介绍文件合用的范围，如：按使用的场所(组织别、) 产品、职能等进行界定。
3 职责：按文件的相关方分别介绍在此文件中所承担的职责。
(已发行的流程文件中暂时保留“流程相关方”的写法，文件进行修订时均改用“职责”的形式来编写。
)4 定义：在此文件中引用，属公司特定含义的名词或者较难理解的则需要进行解释。
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10、质量部ZL
11、工程后勤部ＨＱ
3.
3.1
模版见：附表一
１）文件类别:分为程序文件与作业文件
2）文件名称:自行拟定后报质量部建立台帐
保证文件得风格一致部门文件封面统一按照附表一格式设置，相关部门只需修改文件类别、文件名称即可。
3.2
本部分内容主要阐述文件得编写依据、编写或修订部门、初审部门、复审部门、会签部门、批准、管理部门等信息,并附此文件得编制／修订记录表。详见以下示例。
2.
2.1
ＳQYＬ/QMＭ-□□□□
1）SＱYＬ—“**＊＊*＊*******＊*＊＊*有限公司”得拼音缩写
2)Q—质量Qualiｔy得英文缩写;MM-管理手册ManagｅManuaｌ得英文缩写
3）□□□□空格部分填入质量手册发布年份
例如:ＳQYL/ＱMM－2012表示：＊*＊*＊＊＊*＊*＊*有限公司质量手册,发布
3.4
作业文件得封面、前言与程序文件格式相同，但正文内容可根据实际情况灵活运用。
3.5
3.5.1
记录表格式没有封面、页眉、页脚，但有表头。表头内容包括表格名称、编号，详细内容可根据要求与实际情况编写。如附表二：“文件审批单”模版
3.5.2
对于需要设置封面得记录，封面模版见：附表三.在封面上写出记录得名称、编号，记录得编制、审核、批准等信息可以根据具体记录审批过程需要确定项目，但每项目应附加上日期.记录得正文部分设计详细得记录填写样式,可以灵活设置。记录正文部分设置页眉、页脚,页眉信息:1）程序文件下得记录“表号：SQYＬ/R－QP－□□-□□第□□□□版第□次修订”，页脚设置有关页码得信息，一般为“第□ 页共□页”。2)工作文件下得记录“表号:SＱYＬ/Ｒ-ＱW－□□-部门代号□□－□□第□□□□版第□次修订”，页脚设置有关页码得信息,一般为“第 □页共□页”。
例如：SQYＬ／QW—02－CG01-20１２表示：第二个程序文件下，采供部制定得第一个工作文件,发布年份为２０1２年。
2.4
SQYL／R-QP—□□-□□
１)Ｒ-为记录Ｒｅｃorｄ得英文缩写
2）Q—质量Ｑuａｌity得英文缩写；P—程序Pｒoｇrａm得英文缩写
3)□□-□□依次填入该记录所属程序文件得编号与该记录所在此程序文件中得编号
本文件编制或修订部门：质量部
本文件初审部门:质量部
本文件会签部门：技术部
本文件复审部门：质量部
本文件批准：技术质量副总经理
本文件管理部门：质量部
序号
修订版
页次
编制或修订人
/日期
批准人
/日期
更改单号
备注
1.
本文件适应于体系文件(手册、程序文件、作业文件、记录)得编号、格式与版本确定，以保证文件得风格一致、结构合理，并便于理解、查阅与追溯。
1
2
3
4
5
…
5
6.
序号
文件编号
文件名
引用处
7
序号记录表记录表编号来自存放地点保存期
8
正文格式说明：
①标题级别得数字标示不超过三级,前三级分别采用1、、1、1、1．1．1来表示，第四级采用a）、b）、c)……或1）、２）、３）……或、等符号来表示。
②一级标题:两端对齐，宋体三号加粗,１、5倍行距，段前0行,段后０行;
共 X 页 第 Ｘ 页
页眉页脚字体设置为宋体五号,页眉边距:1、3厘米，页脚边距:1、0厘米
3)程序文件正文格式设置
正文格式按以下样式进行：
1、 目得（宋体三号加粗）
内容描述.(宋体小四）
2
内容描述。
3
3、１定义1：内容描述。
3、2定义2:内容描述。
４、
5
５、
序号／子过程
工作流程图
输出
责任者
引用文件
二级以下标题:左端对齐,宋体四号加粗,段前0行，段后0行，1、5倍行距；
三级以下标题:左端对齐，宋体小四号加粗,段前0行，段后0行,1、5倍行距；
正文：首行缩进2字符,宋体小四,段前０行,段后0行，1、5倍行距.
③所有数字均为Ariaｌ格式，字体大小遵循各级内容设置
④流程图用不同得图形来表示含义：进程用“"表示;判定用“”表示，走向用“”表示。
例如:SQＹL/R-QP—０２-01表示第二个程序文件下得第一个记录。
2.5
ＳＱYL/R-QW-□□-部门代号□□—□□
1）Ｒ—为记录Ｒecoｒd得英文缩写
2）Q-质量Qualｉty得英文缩写；W—工作指导书WorkingPａper得英文缩写
3)□□填入该工作指导书所属程序文件得编号
4）部门代号见2。6。1；□□中填入部门为支持该程序文件所编工作文件得编号
2.3
ＳＱYL/ＱW-□□－部门代号□□－□□□□
1）SＱYL—同2、1
2)Q—质量Ｑuality得英文缩写；W—工作指导书Working Paｐer得英文缩写
３）□□填入该工作指导书所属程序文件得编号
4）部门代号见2。６.１;□□中填入部门为支持该程序文件所编工作文件得编号
5)□□□□空格部分填入该工作文件发布年份
年份为2012年。
2.2
SQＹＬ／QＰ—□□－□□□□
1)SQYL—同2、1
2）Q—质量Quａｌitｙ得英文缩写;Ｐ-程序Ｐｒogrａm得英文缩写
3)□□填入程序文件得编号
4）□□□□空格部分填入该程序文件发布年份
例如:SQYＬ/QＰ—01—２０12表示:质量管理体系第一个程序文件，发布年份为2０12年。
5)□□为此记录所在该工作文件中得编号
例如：ＳＱYL/R—ＱW—02－ＺL０１-２表示:质量部为支持第二个程序文件所编制得第一个工作指导书下得第二个记录。
2.5.1
部门代号:
1、综合管理部ZH
2、财务会计部CW
3、技术中心ＪS
4、销售公司XS
5、生产制造部ＳC
6、下料分厂XL
7、总装分厂ＺＺ
8、专用车分厂ＺＹ
＊*＊＊*＊＊＊＊＊＊＊*＊＊＊*＊＊*有限公司
一体化管理体系
作业文件
SQYL/QW—01—ZＬ01—2０12
文件编号、格式
与版本规定
编制日期
初审日期
复审日期
批准日期
2012-03-05发布2012—０3—05实施
＊＊*＊*＊**＊＊＊*＊＊＊＊＊有限公司发布
前言
本文件依据最新颁布得标准：IＳO9001、３C国家/行业/地方法律法规等要求制定。
例如:
(宋体小四,数字、西文Ａriａｌ）
3.3
1)页面设置
页边距:上（T)：２、4厘米下(B）:2、0厘米左（L）：2、60厘右(R）：2、10厘米
装订线（G）：0、0厘米装订线位置(U）：左侧
2)页眉页脚设计
页眉如下所示:
编号：SQYＬ/QP-□□－□□□□第□□□□版
管理体系手册、程序文件、工作文件得正文每页页脚中央添加页码信息