“办文”、“办会”、“办事”三者的交汇关系
从秘书角度教会你“办文”、“办会”、“办事”
从秘书角度教会你“办文”、“办会”、“办事”作为一位秘书，办文、办会、办事是我日常工作中的重要任务。
下面我将从秘书的角度，为你详细介绍如何高效地办理文件、组织会议以及处理各类事务。
一、办文1.了解文件种类：首先，你需要了解不同类型的文件，例如公文、报告、备忘录等。
每种文件都有其特定的格式和用途，因此在起草文件之前，仔细研究文件类型非常重要。
2.准备文档格式：在起草文件时，你需要确保格式规范，并根据公司的要求选择合适的字体、字号和间距。
同时，确保在文件中使用正确的标点符号和语法，以确保文件的专业性。
3.明确文件内容：在起草文件之前，你应该明确文件的主题和目的。
使用简洁明了的语言，清晰、有条理地传达信息。
避免使用难以理解的专业术语，以免产生歧义。
4.仔细校对：在完成文档后，请务必仔细检查拼写错误、语法错误和语句结构等问题。
一个拼写错误或者错误的用词可能会导致严重的误解。
5.妥善保存和分类文件：完成文件后，请确保妥善保存和归档，以便将来回顾和参考。
建立一个有序的文件系统，能够提高工作效率和文件寻找的便捷性。
二、办会1.策划会议：在组织会议之前，你需要明确会议的目的和议程。
向与会人员发送邀请函，并说明会议的时间、地点和内容。
2.会前准备工作：在会议开始之前，你需要准备会议所需的资料和设备，例如演示文稿、会议纪要和投影仪等。
3.沟通与会人员：与会人员需要提前了解会议的目的和议程，以便提前准备。
确保他们对会议的时间和地点有清晰的了解，并及时提醒。
4.会议记录和纪要：在会议期间，你需要记录会议的重要讨论和决策，并及时整理成会议纪要。
会议纪要应包括与会人员、会议议题、讨论要点和决策结果等内容。
5.后续跟进：会议结束后，你需要将会议纪要发送给与会人员，并跟踪执行决策结果。
在必要时，可以安排后续会议或跟进事项。
三、办事1.有效的时间管理：作为秘书，你需要合理规划时间，处理优先事项，并且不断跟进。
使用日程表或时间管理工具，可以帮助你更好地管理时间和任务。
“办文”、“办会”、“办事”三者的交汇关系
“办文”、“办会”、“办事”是对秘书工作形式的精练概括。
研究三者之间的关系,实际是为了认识秘书工作中的逻辑关系和事理,明确和突出不同的秘书工作的重心,增强对整体秘书工作的全盘认识,以便更好地贯彻秘书工作的原则,把秘书工作做好。
一、“办文”、“办会”、“办事”三者的相对独立(一)办文文字秘书称“办文”为“行文”。
研究“行文”的意义就会透彻领会“办文”的特点。
“行文”可以指“写文”,即撰拟文书、起草文件等;也可以指“走文”,即文件的收发、运转、传递等;还可以是两种意义综合,甚至是指由文书文件而产生的一切事务。
由此可见,办文的核心是文字工作,它的特点就是办理围绕文字、文件、文书所展开的工作。
针对办文工作,有对秘书人员撰制公文的要求,有收、发公文的处理程序,有明确的行文规则,所以,“办文”具有相对独立的工作系统。
(二)办会无论会议、会谈、还是会晤,“办会”就是办理有关的组织事务工作。
“会”是聚,是多人参与的事,无论“议”还是“谈”,都是把大家各自的想法、主张、意见能通过聚在一起的形式统一起来,形成一个共识。
所以，秘书办会的一个中心任务就是起协调作用。
在一定的时间、一定的空间内,既有各自的畅所欲言、心情舒畅，又有共识共通、一致认识,不留遗憾。
秘书把“办会”称为“做会”。
会议办得是否成功很大程度取决于秘书对会议是否做到精心策划、组织落实。
必须定时、定点做好一切会务,是办会的特点。
针对会议特点,秘书还应总结出会议的要素，制定会议的基本程序，并把会议改革作为一项重要的研究课题提出来。
这都表明“办会”的相对独立性。
(三)办事一切事务性工作都是“事”。
广义地理解,“办文”、“办会”也是“办事”。
所以,“事”的特点就是杂，无边无际、无尽无休、无时无刻。
面对如此纷繁庞杂的事务,秘书的关键是摸索出事理,掌握规律,举一反三,才能尽量办好所有的事。
秘书的所有制度和纪律要求,都是针对秘书办事效率和办事作风提出来的,“办事”的核心是认识事理,认识事理的目的在于提高办事悟性,较高的办事悟性才能使秘书懂事,能办事,把事情办出最佳结果。
关于办事办文办会的问题
关于办事办文办会的问题关于办事办文办会的问题办事、办文、办会是各级机关尤其是政治机关经常性的工作，是机关干部必须熟练掌握的基本功，也是各级领导常讲常抓的老问题。
我们常用快、准、细、严、实概括机关工作的标准和要求。
体现在具体工作中，就是三句话：办事要快捷，办文要精确，办会要细致。
用一般要求来讲，就是办事无遗漏，办文无错漏，办会无纰漏。
机关办事、办文、办会主要包括以下七个方面的工作。
一、请示报告工作请示报告是机关一项经常性工作。
所谓请示，是下级机关在工作中遇到问题，需要上级领导机关给予答复和审批，而向上级领导机关提出的请示；报告是下级机关向上级机关所作的情况反映和汇报。
请示须在事前或工作进程中进行，待上级批准后执行；报告通常在某项工作完成和结束后进行。
这就是我们常说的“事前要请示，事后要报告”。
（一）请示报告主要形式和程序请示报告主要分书面和口头两种形式。
书面请示有两种：一种是请求批准性请示，指的是在本级对某一事项无权解决或无权做出决策而请求领导或上级给予指示或批准时提出的请示。
另一种是请求解决性请示，指的是在本级对某一事项无力解决而请求领导或上级给予具体帮助时提出的请示。
书面报告分三种：一是工作情况报告。
一项工作完成后，所向领导或上级拟写的专题报告；二是建议性报告。
指的是提出意见和方案，供上级决策参考或报请上级批转有关方面执行的报告；三是检讨性报告。
指本单位发生违纪问题、责任事故、失职行为、群众来信等，向上级做出的报告。
书面请示报告通常有呈批件和制式文书两种，其主要程序有三点：①定题和拟称。
请示或报告的问题，要由主管首长审阅确定，以哪一级名义请示报告，就要由哪一级首长同意后再行起草。
拟称时要按首长的意图表述清楚。
请示和报告的问题应当区分开来，同一份公文中，不能既有请示又有报告，要么是请示要么是报告。
②签发和邮寄。
需要呈报上一级的请示或报告，起草后，要由主管领导审阅签发。
以哪一级的名义请示和报告，就由哪一级主要领导签发。
办公室应处理好八个关系
办公室主任要正确处理八大关系要当好办公室主任，就要处理好八大关系。
一是正确处理大局和局部的关系，局部服从整体办公室工作的性质具有辅助性和服务性，这“两性”决定了办公室必须“一切服从”。
所谓“一切服从”并不是指盲从和屈从，而是指在坚持原则的前提下，自觉自愿、认真负责地服从于全局整体工作的大局。
一切服从大局，一切服务于大局，是办公室的天职。
当办公室的局部工作与大局发生冲突出时，必须无条件的进行调整，使小局服从大局、局部服从整体，这样才能尽到办公室的职责。
当然，办公室在服从和服务于全局整体工作这个大局的同时，还必须注意抓好内部的思想、作风、组织、业务、制度等建设，为服从和服务于大局的工作夯实基础。
二是正确处理服务与参谋的关系，强化参谋意识当好领导的参谋，为领导献计献策，是办公室的一项重要职责，必须高度重视，认真履行。
在实际工作中，我们有的同志只注意日常事务服务，忽视发挥参谋作用，不敢或者不愿当参谋。
事实上，服务和参谋是不能截然分开的，服务中包括了参谋作用，参谋本身也是服务。
关系是要强化参谋意识，把服务和参谋融为一体，在服务中当好参谋，在参谋中搞好服务。
由于办公室是综合部门，其参谋作用还应该体现在为其他部门服务的工作之中。
比如，办公室在综合处理全局性的工作时，可以给涉及到的其他职能部门提出一些好的意见和建议。
当然，无论是给单位领导还是给其他职能部门当参谋，都必须是着眼大局，出于公心，真正有利于工作；决不能当“瞎参谋”，出“烂点子”。
三是正确处理办文、办会、办事的关系，办文与办会、办事有机结合文书处理（办文）是办公室工作的重要组成部分，因此，办公室必须认真负责地办理好各类文电，做到及时、准确，不出差错；还要能够高质量、高效率地起草各类公文和领导交办的其他各种文稿。
在认真办文的同时，办公室的人员也要防止变成只会办文，不会办会、办事的“书呆子”。
因为，承办领导交办的办文以外的事项，组织安排有关会议、活动，做好接待应酬、对外联系等等事务性工作，也是办公室工作的重要组成部分，同样来不得半点马虎。
办文办会办事及公文写作分析
常用公文格式
• • • • • • • • 会议通知 会议纪要 报告 请示 函 （领导讲话） （交流材料） （党政信息）
公文格式
会议通知 • 基本要素：时间、地点、内容、参加对象、其他事项 • 基本格式： 关于召开（参加）**会议的通知 为*********，兹定于****年*月*日（星期*）上午**在*****召开 *****会议。（时间半天。）请*****、*****主要（分管）负责人准时 参加。 特此通知（。） 签发人：****** 联系人：******；联系电话：****** **1年*月*日；二○一一年*月*日（○在特殊符号里 选定） • 时间格式：上午9：00；上午9时；下午2：00；下午2时 • 名称表述：管委会副主任***（规范）；管委会***副主任（不规 范） • 在成立或调整领导小组成员的文件里，涉及部门和职务的均用全 称，一般不可用简称。在其他公文里，部门通常用简称（如经发 局、城管局，前后要一致） • 难打字：徐劼，赵旻，洪锦炘，埌下，溇金（可用全拼输入法， 有的应限定宋体）
公文特点及规范
发送要规范 • 主送：根据隶属关系和职权范围确定。如：党委发文主送党委，政 府发文主送政府；党工委发文，主送市委；管委会发文，主送市政 府；党工委办公室发文主送市委办公室，管委会办公室发文主送市 政府办公室…不能多头主送、不能越级主送）
• 抄送（分送）：目的是让相关领导和相关部门了解公文内容，以便 领导阅知、作出指示，或希望相关部门阅知、给予配合。抄送单位 名称准确、注意排序（以前常用“抄报”，现在一般用“抄送”， 会议纪要用“分送”）
• 通知：会议通知、任免通知、转发上级公文、批转下级公文 • 报告：下级向上级汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问等 （事后写作） • 请示：下级向上级请求指示、批准，一般情况上级部门应予答复 （事前请求批复） • 函：同级之间，向无隶属关系的主管部门请求批准、商洽工作等， 如赴**考察学习的函、请求**支持的函、邀请函 • 纪要（会议纪要）：市委常委会议纪要、市政府常务会议纪要、党 工委会议纪要、管委会会议纪要、专题会议纪要等 • 其他：决定、令、通报、批复、意见、办法等 ，如表彰决定、政 办通报、督查通报等 • 提示 公文标题多数用“关于**********”；会议纪要、令等除外
办文办会办事及公文写作
重大活动的事中工作
1.保安、警卫及主办单位、当地政府人员（防范社会矛盾）提前到位 2.起车及接车地有责任人迎候 3.领导到现场贵宾休息室或听取情况介绍（准备讲解员及喇叭） 4.保证领导车辆停靠、出行畅通
重大活动的事后工作
1.收集相关新闻报道 2.汇集相关活动照片并归档 3.撰写工作总结 4.对重要来宾发感谢函 5.经费结算
• 通知：会议通知、任免通知、转发上级公文、批转下级公文 • 报告：下级向上级汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问等 （事后写作） • 请示：下级向上级请求指示、批准，一般情况上级部门应予答复 （事前请求批复） • 函：同级之间，向无隶属关系的主管部门请求批准、商洽工作等， 如赴**考察学习的函、请求**支持的函、邀请函 • 纪要（会议纪要）：市委常委会议纪要、市政府常务会议纪要、党 工委会议纪要、管委会会议纪要、专题会议纪要等 • 其他：决定、令、通报、批复、意见、办法等 ，如表彰决定、政 办通报、督查通报等 • 提示 公文标题多数用“关于**********”；会议纪要、令等除外
公文特点及规范
发送要规范 • 主送：根据隶属关系和职权范围确定。如：党委发文主送党委，政 府发文主送政府；党工委发文，主送市委；管委会发文，主送市政 府；党工委办公室发文主送市委办公室，管委会办公室发文主送市 政府办公室…不能多头主送、不能越级主送）
• 抄送（分送）：目的是让相关领导和相关部门了解公文内容，以便 领导阅知、作出指示，或希望相关部门阅知、给予配合。抄送单位 名称准确、注意排序（以前常用“抄报”，现在一般用“抄送”， 会议纪要用“分送”）
常用公文格式
• • • • • • • • 会议通知 会议纪要 报告 请示 函 （领导讲话） （交流材料） （党政信息）
办公室工作办文办会办事总结
办公室工作办文办会办事总结在办公室工作中，办文、办会、办事是工作中不可或缺的一部分。
办文是指书面文件的起草、整理、归档等工作；办会是指会议的组织、安排、记录等工作；办事则是指处理各类日常事务。
以下将对这三个方面进行总结，以期在办公室工作中更加高效、有序地进行办公文书工作。
一、办文总结1. 提高文书撰写水平在办文过程中，要求发起人提供详细的内容，将事项、主题、时间等因素分列出来，不遗漏、不错误。
因为文件表达要精炼、准确、条理分明，既要有主题句来表明要点，又要保持整体的逻辑性。
在写作过程中尽量使用简洁的语言，不过多的修辞和辞藻。
2. 保持文件规范在起草文件时，需遵循公司或部门的规范文书格式，包括文档标题、字号、字体、行距、格式等规定进行统一。
要保持文件的整洁和规范，以便日后查询和查阅。
二、办会总结1. 会议前的准备在召开会议前，要明确会议目的、议题和议程，并提前通知相关人员。
将相关资料和文件整理齐备，确保会议进行时能迅速查阅所需文件，避免浪费时间。
2. 会议中的记录会议记录要点要清晰、准确，做到事无巨细，以备查阅。
根据会议议程及时记录会议内容，涉及决策的条款或重要建议要得到明确记录，并在会议结束后及时整理成文件，分发给相关人员。
三、办事总结1. 事务处理的时效性针对日常事务，需要在设定的时间内，按照流程和规定完成。
遵循“三天原则”，即对于一般事务，要求事务发起人在3天内得到相关部门的答复或者处理结果，以保障工作的进度和质量。
2. 处理事务的方式在处理事务时，遵循先筹划设计，再组织实施的原则，确保工作有条不紊地进行。
要及时记录和总结工作过程，分析工作成果，为今后类似的工作提供经验和借鉴。
总结：办公室工作的办文、办会、办事在日常工作中所占的比重较大，对办公室效率和工作质量有着直接的影响。
我们需要不断提高文书撰写水平、保持文件规范、做好会议前的准备、会议中的记录、事务处理的时效性及方式等方面的工作。
只有通过不懈的努力和总结，才能够为办公室工作的高效有序做出更多的贡献。
第二节秘书与领导的关系
第二节秘书与领导的关系第二节秘书和领导的关系（一）人格地位上的平等关系（二）实现目标工作中的同事关系（三）工作职能上的上下级主辅关系（四）工作过程上的主从关系（五）工作沟通上的双向交流关系（六）工作绩效上的一体关系第三节秘书为领导班子服务中的几种关系的把握（一）为主要领导人服务和为领导班子服务（二）为中心工作服务和日常工作服务（三）正确处理多头指示，避免酿成矛盾（四）加强沟通，促进领导班子的密切合作（五）对口请示，避免交叉请示（六）逐有请示，避免越级请示（七）加强沟通，避免产生误会（八）筛选信息，避免说是道非。
【思考和练习】1、以《季市长和他的秘书》一文为例，正确理解领导和秘书的关系第九讲秘书任职标准和素质优化【教学目的】使学生了解秘书任职标准，明确秘书任职标准和素质优化的区别和联系的。
理解前者是秘书任职的条件，后者是秘书素质的发展，是在职秘书更高层次的素质追求。
【教学重点和难点】本章教学重点是正确理解秘书任职标准和素质优化的区别和联系以及在职秘书应有的更高层次的素质追求【教学内容】第一节秘书任职标准第二节秘书素质优化（一）秘书的业务能力在美国“全美秘书协会”章程提出的秘书必备的9个条件，很值得我们重视和参考。
这些条件是：1、像心理学家一样善于观察和理解他人；2、像政治家一样有灵敏的头脑；3、像外交家一样有潇洒的风度；4、有调查各种棘手问题的丰富经验；5、有良好的速记能力以及文字功夫；6、熟读各种商业往来中的法律关系；7、能熟练地使用各种办公自动化机器；8、具备相当的金融和税务方面的知识；9、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。
例1991年初，以美国的代表西方国家为联合国秘书长选定了协定的条件：具有领导，筹划和组织众多国家职员的管理能力，能流利使用联合国两种的工作语言，具有作为领导人物感人的魅力和有沟通人际交流思想的能力，以下所说的是一般秘书应具备的能力。
1、办事能力秘书活动具有强烈的事务性特征，办事成为秘书一项基础和经常性的工作，因此，精敏的办事本领是秘书素质之一。
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办文、办会、办事三者的交汇关系
办文、办会、办事是对秘书工作形式的精练概括。
研究三者之间的关系,实际是为了认识秘书工作中的逻辑关系和事理,明确和突出不同的秘书工作的重心,增强对整体秘书工作的全盘认识,以便更好地贯彻秘书工作的原则,把秘书工作做好。
一、办文、办会、办事三者的相对独立
(一)办文
文字秘书称办文为行文。
研究行文的意义就会透彻领会办文的特点。
行文可以指写文,即撰拟文书、起草文件等;也可以指走文,即文件的收发、运转、传递等;还可以是两种意义综合,甚至是指由文书文件而产生的一切事务。
由此可见,办文的核心是文字工作,它的特点就是办理围绕文字、文件、文书所展开的工作。
针对办文工作,有对秘书人员撰制公文的要求,有收、发公文的处理程序,有明确的行文规则,所以,办文具有相对独立的工作系统。
(二)办会
无论会议、会谈、还是会晤,办会就是办理有关的组织事务工作。
会是聚,是多人参与的事,无论议还是谈,都是把大家各自的想法、主张、意见能通过聚在一起的形式统一起来,形成一个共识。
所以，秘书办会的一个中心任务就是起协调作用。
在一定的时间、一定的空间内,既有各自的畅所欲言、心情舒畅，又有共识共通、一致认识,不留遗憾。
秘书把办会称为做会。
会议办得是否成功很大程度取决于秘书对会议是否做到精心策划、组织落实。
必须定时、定点做好一切会务,是办会的特点。
针对会议特点,秘书还应总结出会议的要素，制定会议的基本程序，并把会议改革作为一项重要的研究课题提出来。
这都表明办会的相对独立性。
(三)办事
一切事务性工作都是事。
广义地理解,办文、办会也是办事。
所以,事的特点就是杂，无边无际、无尽无休、无时无刻。
面对如此纷繁庞杂的事务,秘书的关键是摸索出事理,掌握规律,举一反三,才能尽量办好所有的事。
秘书的所有制度和纪律要求,都是针对秘书办事效率和办事作风提出来的,办事的核心是认识事理,认识事理的目的在于提高办事悟性,较高的办事悟性才能使秘书懂事,能办事,把事情办出最佳结果。
二、办文、办会、办事三者的相互联系
(一)办文有时是通过办会解决的
秘书所办之文,是代表组织的,即使是以领导个人或法人代表名义发文,文书的形成也需要通过领导集体的讨论认可,也有必要集思广益。
围绕着办文,领导可以通过开会交代撰文意图,秘书通过开会领会意图,可以通过集中讨论,分析归纳办文的要领,也可以通过会议来贯彻落实文件精神。
即使是文件的传递、运转,也可以通过会议来分发传达。
所以,办会，有的时候是办文的另一种形式。
(二)办会离不开办文的工作
围绕着会议的筹备和组织落实,秘书要做的实际上一系列的文字工作的落实。
从会议通知、会议议程表、会议手册，到决定、决议、会议记录、会议简报、会议纪要,还有典型发言、领导讲话、开幕词、闭幕词、总发言等等,每一份会议文字材料的落实,对办会的会务秘书来说,都是实实在在的办文。
通过会议所达到的一致目标,也是要靠文书来体现和留存的。
围绕会议所形成的文字材料,是组织好会议的重要工具,也是贯彻落实会议精神的重要依据,还是记录、记载会议的重要历史资料。
所以,办会工作自始至终同办文工作紧密地融合在一起。
(三)办事在多数情况下是通过办文或者办会体现的
以文书的形式或者会议的形式来交代办事意图,这是领导经常采取的交办方式。
办文、办会也经常是秘书在处理事务时采取的具体方法,特别是在一些具体问题的处理上,秘书要通过会议收集信息,广泛征求解决问题的意见建议；能过文书的形式拿出解决问题的办法。
三、全面掌握办文、办会、办事的原则方法
(一)办文、办会、办事首先体现秘书的综合职业能力
(二)办文、办会、办事体现秘书准确地选择处理事务方式和判断力
(三)办文、办会、办事的原则和方法
1、功力扎实、工作落实
办文、办会、办事，首先是办具体事务,秘书的事务能力必须扎实。
办事浮躁,工作毛糙的秘书,什么也干不好。
秘书的工作是琐碎平凡的,做好了不显眼,做不好却误大事。
所以，办文、办会、办事的首要原则是秘书的事务工作基本功扎实,工作落到实处。
2、综合考虑、系统筹划
在扎扎实实做好具体工作的基础上,秘书要学会从全局的角度综合考虑工作安排,从全系统的工作考虑,采取哪种办文、办会、办事的具体方式更有利于工作。
秘书选择办文、办会、办事具体方式的依据不仅仅是哪种方式自己熟悉或熟练,而是要从全局考虑怎样对工作更有利,效果更好,更能准确达到领导确定的目标。
办文、办会、办事在具体实践中相互交汇、相互融合、不可分割。
在完成具体工作任务,解决具体问题时,办文、办会、办事三者只能有所偏重,不能有所偏废。
秘书的工作中一方面应当尽量采取灵活多样的形式,另一方面应当明确主要的办事方式,力求主攻成果显著。
比如开会，会务工作中有办文工作,也有具体的事务要办,文和事也都要办好。
办会就有会务工作的特点,工作侧重点要放在会务上。
办会中办文也重要,可以另派文笔优秀的秘书主抓会务中的文字工作,而办会的秘书要一心一意做好会务。
来源于考试大
4、勤于总结、勇于创新
在完成领导交给的任务、承接领导交办的事情时,秘书常常在时间紧、任务重的情况下及时选择了具体的处理事务的方法。
事情按这种方式办了,就不知道按另一种方式办是什么结果。
这么办成功了，也许另一种方式更成功;这么办失败了,也许另一种方式不一不定失败。
在实际工作中,秘书总结失败的教训比总结成功的经验更重要作用。
所以勤于总结、勇于创新,并且在创新中模索更好的工作方法,是秘书在办文、办会、办事中取得事半功倍效果的一项重要原则。