XX集团知识管理系统建设方案

XX集团知识管理系统

建设方案

XX集团公司行政管理部

二OO九年十月

目录

前言 (3)

一、项目工作问题与现状 (4)

二、建设知识管理系统的必要性 (7)

三、建设知识管理系统可行性分析 (9)

四、XX集团知识管理系统项目目标 (10)

五、XX集团知识管理系统主要功能需求分析 (12)

系统功能需求： (12)

技术指标要求： (17)

关键指标要求： (18)

六、知识管理系统调研 (19)

七、项目实施周期 (20)

八、项目实施组织架构 (20)

九、知识管理系统项目预算 (21)

结束语 (22)

前言

管理学大师彼得杜拉克指出:「二十一世纪企业最大的挑战，是如何增加知识工作者的生产力。」换句话说，员工是企业最重要的资产，而员工知识与能力不断提升，就是企业持续拥有竞争力的来源。藉由信息化提升员工能力，不仅是知识管理的核心，更是企业维持竞争力的保障。

当今企业间的竞争，不仅仅是产品、服务的竞争，而是品牌的竞争，但归根到底是人才的竞争，是知识的竞争。也就是说企业的核心竞争力是企业的知识，而建立和强化企业核心竞争力的过程就是企业知识的管理。

XX集团公司一向致力提升水泥制造设备的技术水平，无论对全套水泥生产线设计或水泥厂改造皆有独到的技术，在世界各地屡创佳绩，产品及服务深受各大水泥集团所倚重。XX集团提供的技术方案集世界著名水泥设备生产商之长，经多年研究，配合丰富的水泥厂生产运作及工艺改造的实战经验，向水泥业界提供独到及完善的产品和服务。XX集团内部创造了大量知识成果，有非常多的宝贵经验，这些都是企业的宝贵知识资产，但目前并没有系统有机的管理起来，运用知识管理的理念为企业创造更多的财富。

公司知识很多，要通过对组织内外的显性、隐性知识的发现、发掘、引出；对知识的沉淀、评价、优化；对知识的试用、修正、固化；知识的共享、传播、内化。实现“将最恰当的知识在最恰当的时间传

递给最恰当的人”。

知识管理的问题在公司项目工作中体现的尤为突出。XX集团是国际项目工程公司，项目效益是公司赖以生存的重要因素之一。目前公司不做国内的项目，主要从事国际项目，例如中东方面的。由于项目地域分布广，实施周期长，属于多地、多层的集团管控模式，必然会遇到战略分散、组织分散、信息分散、文化分散的发展瓶颈，必须通过信息化手段来推动，达到规模效益。从知识管理角度来看，项目过程就是经验、成果等知识的共享、利用、转化以及知识的创新过程。因此，面对项目工作复杂性的不断提高和工作任务相互依赖性的不断增强,企业在项目过程中有效地利用知识管理可以提高工作效率，缩短项目周期，降低项目成本。

目前公司成立了项目管理部，对各项目进行宏观的调控。基于知识在项目工作中乃至整个企业发展中的重要性，公司领导决定以项目管理部为切入点，构建XX集团知识管理平台。建设一个学习型、创新型、实干型，并能够不断自我修正的组织，使工作做“对”、做“好”、做“快”，且有激情地工作，建设一个以知识为中心的企业，通过知识管理使企业能获取长期、稳定、增长的竞争力。

一、项目工作问题与现状

从内部环境来看，公司不断发展，业务规模也在不断扩大，项目遍及世界多个地方，这同时带来的问题就是管理的不集中，信息分散，

协同度降低。从外部环境来看，金融危机的影响，业界竞争的加剧，成本在不断增加。项目盈利已经成为我司赖以生存的重要来源，然而我们在项目工作中正面临着一系列困境。

1.项目资源无积累

XX集团已经有多年的历史了，在企业一步步发展的过程中生产出来大量有价值的知识，但没有统一有机的管理，但大多数都没有有效的保留下来。在项目工作中更是具有代表性，我们有很多大型项目的运作经验，在不同项目中会遇到不同的问题，不同的新技术等，这些问题解决的方法及巧思都是宝贵的知识资产。然而目前为止并没有一个良好的系统工具支撑人员将这些知识有机的管理起来，使得大多数项目成果、经验等不能得到更广泛的应用，更使得我司宝贵的知识财富在不断流失。

2.项目实施周期变长，成本增加

随着技术的革新，市场竞争愈发激烈，能否保质保期，高效优质的实施项目，是公司赢得客户青睐的制胜法宝之一。随着市场竞争的加剧，客户需求不断提高，项目实施周期相对再变长，成本相对上升。此时我们需要提升项目管理能力，提高项目运作能力，缩短项目周期，有效的降低企业运营成本。

3.知识保密性差

知识是企业的核心资产，项目知识尤其是涉及到重要项目技术的知识又是核心之核心，关乎到企业的命脉。没有有效的系统平台做为支撑，一些密级知识难以保证安全有效的流通。如果机密数据丢失、

外泄，对企业造成的损失是难以估量的。

4.过度依靠专家工程师

由于没有历史项目知识的有效储备和管理，大量专业知识成果没有沉淀为企业知识资产。很多项目没有或者只有很少可参考的资料，使得很多工程师无法胜任，只能依靠个别专家级的工程师以其丰富的经验来主导。甚至当专家工程师离开，随之流失掉的就是宝贵的知识财富，甚至对项目造成重大影响。

5.缺乏有效的共享渠道

项目工作是一个高人力更是高智力的工作，工作过程中产生的经验、成果是极具价值的。但缺少有效的共享渠道，这些可能更多的是存放在专家个人头脑中的，或者是在具备内利用，很难使知识得到广泛借鉴和利用，更无从谈起利用这些知识去做创新了。例如在一个项目中遇到的攻关难题，也许在其它项目中已经得到了很好的解决，但是因为没有良好的共享平台，该项目组只能继续投入大量人力财力去解决该问题，进行着重复做车轮的工作。

6.知识没有积累，重复开发工作量增多

在进行工作时，很多时候需要许多参考资料，如过去的项目成果等等。但因为知识没有得到有机统一的管理，大量知识随着人员流动，各存储设备的更替，时间的流逝，而流失掉了。在工作过程中，没有良好的知识储备作为支撑，，找也找不到，只能重复着前人已经做过的事情，重复消耗人力资源，严重影响项目工作的进度，甚至是工程质量。

7.员工学习环境不成熟

公司持续有新员工加入团队，然而目前更多的是采用帮带式的传统“师徒”制，并未提供其他有效的渠道。新人需要较长时间才能适应环境，提高自己的技术水平，短期之内很难胜任工作。此外员工之间也缺乏互相借鉴、学习的渠道，不能取他人之长补己之短。技能提升，受到局限。

以上所体现的问题，只是XX集团在项目和项目管理工作过程中遇到的一部分，在没有知识管理的帮助下，这种困境将会持续发展、恶化，知识管理系统是解决这一系列问题的主要突破口。

二、建设知识管理系统的必要性

1.知识管理是时代和行业发展的必然趋势

农业时代，核心竞争力是土地；工业时代核心竞争力是资本和劳动力，而全新的知识经济时代，人才以及人才所掌握和创造的知识则成为企业的核心竞争能力，知识成为生产的基本要素，创新成为发展的关键。这一变化对于企业来说，实施知识管理、充分利用知识提高竞争力和创造经济价值，已成为生存和进一步发展的关键。企业要想在“顾客、竞争、变化”为特征的现代企业经营环境中获得持续的竞争优势，就有必要加强对知识的有效管理，努力实现知识共享，并最终达到知识创新的目的。知识管理成为企业在新形式下战略管理的重要内容。知识经济催生了知识管理，而唯有以知识管理来迎接知识经

济，才能应对知识经济所带来的挑战。

2.行业领先者纷纷将知识管理作为企业的核心战略

世界五百强中75%以上的企业实施了知识管理，并把知识管理做为企业级战略。包括麦肯锡、安永、IBM、微软、3M、世界银行等各行各业都在坚定不移的推行着知识管理战略。

BP阿莫科公司推行知识管理的第二年为公司节约了7亿美元；Sun公司通过知识管理使得产品研发速度提高58%，90%的销售收入是由开发不到一年的产品提供的，企业销售力提高了69%。3M公司在鼓励知识共享、提倡创新并将之转化成产品和利润方面享有无可非议的盛誉。公司41%的收入来自于新近两年开发出的产品，29%的收入由不满一年的新产品产生。

3.建设知识管理系统，提升企业核心竞争力

XX集团是业内知名企业，面对内部因素及外界竞争环境，若想在强手如林的今天依然保持行业的领先，就必须提高企业员工素质，提升企业运营效率，降低企业运营成本。而这些，正是知识经济时代对企业的诉求，企业通过有效的知识管理，提升企业核心竞争力。

4.积累企业知识资产，避免企业智产的流失

企业拥有大量知识型员工，创造了大量有价值的知识，这些都是企业非常重要的资产。但是，组织的长期运营和人力资源的频繁流动，已成为组织中一个突出的矛盾，所以企业必须运用知识管理将个人知识尽可能地转化为组织的知识，积累企业的知识资产，避免宝贵财富的流失。

三、建设知识管理系统可行性分析

1.项目团队的迫切需求

项目工作是个高知识化的工作，每一个项目都会遇到这样那样的问题，同时每一个项目都会产生大量的经验、知识成果，每一个项目也需要借鉴其它项目的知识成果，以提高项目速度，有效降低成本，提高客户满意度。透过知识管理系统使项目知识在项目成员与成员之间，项目组与项目之间实现有效的分享、传承、利用以及创新。对于新同事更是可以通过系统学习了解相关知识，快速融入团队，甚至独当一面。

2.项目资料具备一定整理基础

XX集团企业规模大，人员众多，在世界各地有众多项目公司，在企业的日常运行中已经积累了大量的数据库、文档，产品和项目资料，以及规章制度等。这些都是知识管理中重要的信息来源，欠缺的是把这些知识内容有效的分类整理，统一管理起来，实现有效的共享。

3.知识管理IT系统产品逐步成熟

现如今知识成为决定竞争发展的唯一因素，大多数专家公认现代信息技术才是知识管理产生的真正催化剂，也是知识管理得以有效实现的基本前提。知识的搜集、传递、共享、交流、储存等等都离不开信息技术，信息技术也为知识创新提供技术支持。随着知识管理在国内的发展，国内部分IT技术厂商专业研究知识管理系统信息技术，已经取得了长足的进步，而且在吸收西方知识管理理念的同时也注重

国内企业的文化以及运作机制，所以现在架构知识管理IT系统时机已为成熟。

4.与其他系统进行有效整合，消除信息孤岛

公司目前有一些其它信息系统在运行，目前国内一些专业知识管理厂商已可以做到与这些系统做平滑的集成，进行数据间的交互等，并可以进行多数据源搜索，检索多个信息系统内的数据信息，通过这样的形式消除信息孤岛，这对企业的整体信息化战略将有很大帮助。为后期公司信息化的扩展提供了良好的基础。

四、XX集团知识管理系统项目目标

第一阶段：建立项目知识库

本阶段是知识管理系统实施的奠基阶段，选择作为企业核心部门而且对知识管理有着迫切需求的项目管理部进行试点应用，第一阶段主要实现以下阶段目标：

（一）基础知识录入。将原有知识进行分类整理，包括所有项目的图纸信息等，将具体知识信息进行模板化规范，包括标题、内容、格式等，按照规范发布到知识管理系统内。

（二）进行知识架构的分类，形成知识地图。构建起“项目知识库”、“产品知识库”、“技术知识库”、“合同管理”等知识结构体系。

（三）构建知识权限体系。将企业人员、组织架构信息的导入到系统内，形成共享且安全的知识发布、浏览、应用体系。

（四）在一期工程中实现项目知识，尤其是图纸类知识的有效积累、共享、传承、应用以及创新等。

（五）实现知识日常积累。建立知识日常积累机制，划分并确定企业知识管理流程，实现知识的日常积累，保证知识库常用常新。

第二阶段：扩大规模，全公司推广

本阶段是在项目管理部知识管理系统应用成熟，制度完善，经验较为丰富的前提下，进行提炼和总结，逐步推广至采购物流部、技术部等其它部门，实现由点到面，最终面向全公司的推广，实现全员知识管理。

在这个阶段主要实现以下目标：

（一）扩大知识应用规模，逐步推广至其它部门，最终实现公司全员贡献知识，全员共享知识，实现整个公司的知识化，将XX集团打造为知识型企业航母。

（二）全面建立企业知识统计分析机制。通过审查知识管理平台内的知识情况，可对企业知识资产进行评估，实现企业知识资产的查缺补漏和奖励考核，确保企业知识资源的配置最优化。

（三）全面推行并规范知识管理绩效评估，在全员实施知识管理系统后，进行调研分析该系统对企业效能的推进力度，经验与不足，提出改进意见，不断提升系统的功效。

五、XX集团知识管理系统主要功能需求分析

为解决目前的知识管理困境，提升企业的竞争力，我们亟需启动知识管理系统项目。经过大量的调研分析，结合XX集团的业务结构、产品条线，充分考虑未来知识管理系统的全公司扩展性，在总结项目管理部需求的基础上，我们提出“XX集团知识管理系统”的主要需求如下：

系统功能需求：

（一）知识库管理

系统中可以自行创建知识库，首先需要能够创建、管理图库，实现对项目中各类图纸的管理。实现CAD类型图纸的上传、下载，确保员工在各地能够随时通过网络查找相关信息。

（二）权限管理及角色分配

知识管理人员拥有系统管理权限，可灵活配置所有知识库使用者的相关权限并赋予角色。系统其他使用者，需申请账号，或由管理人员添加、审核后，才能进入系统。

能够定义用户的角色，并对角色进行权限设定，不同角色的用户拥有不同的权限，系统的权限设置应该足够细致，支持查阅、复制、下载、删除、点评、版本查阅、审核等多种权限子分类，以保证知识的安全性。

（三）知识分类管理

分类管理要求在系统后台设置主框架分类，如果授权某前台用户有前台分类，则前台用户也可管理分类。

分类管理包括：分类内容维护、分类修改、增加下级分类、编辑下级分类和删除下级分类。在删除分类时，判断分类内是否有知识，如果有知识提示处理方法。分类可以进行自由移动和排序，知识分类以树状结构设置，界面友好显示。

不同的角色或用户，在不同的知识分类内有不同的权限。

要求支持知识和分类移动功能，知识库已经运行后，部分知识需要在分类或访问权限方面进行调整时，需要将单一或批量转移至另一分类中，保持知识原有形态。同时，知识分类也可以按用户的需求自定义调整位置保持知识分类内知识状态不变。

（四）知识的录入及审核

支持单条知识录入和知识批量导入。赋予知识管理系统维护人员以外的其他人员知识添加的权限，添加后需由具备审核权限的用户审核之后，信息才能发布成功。知识随着业务的调整或结构的调整，属性可能会发生变化，所以要求系统支持各知识点可随意变换维度位置。

知识正文编辑要求支持：编辑段落格式、字体大小、颜色修改、自定义建立索引目录，图片批量插入等正文编辑的基本功能，支持生成知识的标题目录，要求知识录入简化且灵活，知识点可直接显示图片或表格。简单易用，操作人性化。最大程度减少附件信息的添加。

（五）知识的多维度

企业中的知识，根据业务特点等会有多个属性。如一个项目文档，它可能属于法国项目，同时又属于08年的项目，也可能还属于桥梁类项目等，这时该条知识属于不同的分类，所以需要系统能够支持多酚类，也就是多维度，同一条知识可以发布到多个维度中。并且需要保证知识的统一性，该知识编辑后，所有维度内的都变为最新版本。

（六）知识互动交流平台

支持对知识反馈意见和建议。在阅读知识的同时，可以对该条知识发表意见建议。也可以针对某些知识提出问题，由专业人员来进行回答。例如在A项目中遇到某一问题，可以向总公司或者其他项目公司的人员求解，实现内部员工的知识互动，提高员工的积极性、创造性，同时挖掘组织内员工经验等隐性知识。

（七）知识关联

系统内的知识点有一些是存在相似或者内容关联等性质的，系统需支持知识关联功能，使所有知识能够有效的被利用。

（八）自定义知识模板

不同的知识类型需要有不同的知识发布模板，以便于日常工作知识的发布积累。亦方便于知识的查找、检索。所以，系统应支持自定义知识字段，实现不同知识发布的模板。

（九）搜索功能

支持分类搜索、快速搜索、高级搜索等功能。搜索准确并可以第一时间查询到满足条件的信息。

要求支持全文检索、正文内容检索和深入附件内容检索。要求支

持：模糊查询、相似度分析，相关度排序或点击率排序，支持绝对关键字内容搜索，支持多关系组合查询，支持在子分类内知识查询。

要求搜索引擎查询反馈时间为毫秒级，可实现定时知识库索引设置和手动知识库索引设置。

要求支持多种格式附件内容查询，包括：word、excel、PPT、PDF HTML、txt等常见知识样式的知识。

要求支持跨库搜索，在口令和权限许可前提下，能够通过知识搜索引擎查询其他信息化系统中的知识内容，通过这种形式消除信息孤岛。

（十）附件格式管理

公司内部现在大量不同类型的知识，并且以后可能会出现其它新类型的知识。所以，系统需要支持多种文件格式的附件，并支持扩展其它的格式类型。

支持常见Word/Excel/PowerPoint/CAD/PDF/WMA/RM/WAV等文件作为知识条目附件添加到知识库。

支持自定义知识附件格式，新的附件类型经过许可后，可录入系统，未经许可的附件类型不允许录入。

（十一）知识大文件上传下载

在知识管理系统中，需要成立公司的图库，确保所有项目的图纸可系统存挡及搜索。这些数据信息分布在香港、广州、东莞、上海等地，而且通常为较大文件，所以需要系统支持大文件的上传下载，保证工程师可以随时随地查寻到。

（十二）个人知识管理

个性化的个人空间，提供知识更新、未阅、考核时效等提醒，提供任务列表，方便员工安排工作任务。同时形成个人的一个知识门户，记录用户的知识行为，形成个人用户的知识文集。

（十三）系统通知

系统需具备系统通知的功能，当用户有相关待办事宜的时候，系统给予用户相应的提示，减少用户使用难度，提高用户感受。

（十四）系统公告管理

拥有公告发布权利的用户，设置公告的发布标题、生效和结束时间，发布内容，提交即可完成。提供多种格式发送，可直接通过公告栏作知识链接。

（十五）显示最新和最热知识

显示最新和最热的知识点，按时间顺序排列，知识管理系统界面设定此栏位，方便使用人员查找。

（十六）知识统计

日常工作中经常要使用知识库，系统能够记录知识库被调用的情况，统计出每个分支及其知识条目被访问的次数，在实际运营过程中，可以根据点击率进行针对性的培训并生成热点知识。给后台人员或上级领导提供有效的分析数据。

（十七）知识地图

知识地图，支持能够全局预览本企业知识架构的知识地图和不同岗位具有不同知识结构的岗位知识地图。

（十八）奖惩机制

要求系统设定奖励和惩罚机制，希望增加奖励和惩罚的机制，奖惩分明，使工作人员、关注并重视知识库。使知识管理系统真正成为企业知识的积累、管理、共享、应用平台，为工作人员提供有效的支撑，提升企业的知识化。

（十九）培训管理要求

要求培训功能可以实现：基于知识管理系统的培训体系，培训知识分类管理、创建培训计划、实施培训安排、培训总控与统计、培训需求调查、培训需求审批等功能。建立完整的培训管理体系。调用的知识库中的知识可实现异动关联。

（二十）考核管理要求

要求系统可以实现：基于知识管理系统的题库设计，题库分类、考核题型设计、考核题型编辑管理、考核试题设计、考核试题导入导出、考试设计、考核题型难度安排、考试安排、评分阅卷、考试监控和倒计时等功能体系。调用的知识库中的知识可实现异动关联。

（二十一）采用成熟产品

为了保证项目质量以及工期，系统需具备丰富的功能，定制开发量少，并且需要有知识管理系统的实施经验和成功案例。

技术指标要求：

1.考虑到系统安全性和便捷性，要求采用B/S结构。

2.系统的扩展性方面，提供软件集成接口，便于未来与我行其

他系统整合。

3.系统用户方面，初期在客户服务部使用，约为500用户，后

期须有扩展到3000用户的能力。

4.系统需具备丰富的功能，减少定制开发，运用成熟产品。

关键指标要求：

知识管理系统旨在自动化、智能化地实现深发展知识库的构建，形成知识协同工作机制。实现知识管理系统与业务的无缝集成，最大程度地提高员工工作效率，降低企业运营成本。为此，该系统必须达到以下技术要求：

（1）支持多维度、多用户、多角色的知识系统架构，保证知识的合理分布与用户的高效应用。

（2）支持基于智能搜索引擎而非简单数据库检索的知识查找体系，保证快速、准确的获取知识。

（3）整体系统提供开放接口，要求系统本身具有强大的扩展能力，并具备与其它应用系统在表现层、逻辑层或数据层上的集成能力。

（4）系统必须具备高稳定性，要有高可靠性硬件部署案例和高稳定性要求的部署案例，具备知识管理项目实施的经验和案例；

（5）支持基于知识库系统的培训考试体系，提高知识管理系统的利用率，保证培训与考试的质量。

（6）产品应该具备知识管理系统、智能搜索引擎、培训考试等系统所必须的自主知识产权证明，避免产生版权纠纷。

六、知识管理系统调研

考虑到知识管理系统作为项目管理部门重要的基础系统之一，肩负着统筹项目知识内容、构建知识体系的重要性，更是公司知识管理战略的试点应用。我们对知识管理系统进行了细致的需求分析，并有针对性进行产品、同业案例调研，听取了有关厂商的详细产品和理念介绍。

经过调研分析，产品调研结论：

根据我司的实际需求，以及多家厂商的功能对比，我们认为选择性价比较高、实用性较强的知识管理综合应用型产品，更加符合我司的知识管理发展模式，在选型方面厂商应符合以下要求：一）、功能丰富，性价比适中。产品与实际应用需求契合度高，需求覆盖率达到80%以上，包含了知识管理的主体大类功能，是所有厂商中功能较为丰富的系统，价位处于行业中等水平。

二）、产品成熟，稳定性强。系统无需进行过多的定制开发，即可满足用户需求，其成型的产品部分经过多个实际客户应用，进入产品的成熟稳定阶段，系统性能、速度和并发处理都有良好的表现。

三）、系统具备较强的可扩展性。可与项目中其他系统进行良好集成，未来扩展功能接口丰富，拥有大型项目的集成经验，可以很好的与集成商配合实现系统集成。

四）、全程服务意识强，技术与咨询并重。除提供系统技术服务之外，可以提供从全系列的项目落地服务，包括“产品需求分析、知识分类、知识标准、知识应用、知识管理制度、知识组织架构、系统上

线培训”等每个关键环节的咨询服务，强调不但要从技术角度建好系统，更要协助客户运营使用好系统。

五）、研发实力较强，具备行业领先性。注重知识管理理念和技术专利，拥有自主知识产权的知识管理系统，避免产权纠纷。

七、项目实施周期

建议实施周期控制在3-4个月左右，项目实施阶段大致划分如下：

八、项目实施组织架构

为了顺利按时保质完成本项目所规定的任务，实现既定的目标，根据项目工作内容的特点和项目参与各方的实际情况，本项目拟采用