报告_请示_请批函的正确使用_张信科
通报、报告、请示、批复、函
通报一、通报的使用范围、作用、特点和分类通报是用来表彰先进、批评错误、传达情况的公文。
通报的作用：教育、引导传达情况通报的特点：真实性、典型性、及时性通报的分类：表彰性通报、批评性通报、情况通报二、通报的写法1、标题《关于全国第二次生活垃圾填埋场无害化等级评定情况的通报》《关于表彰江* 同志临危不惧勇斗歹徒的通报》《教育部国家安全监管总局关于兰州电力职业学校＂9.16＂氢气球爆炸灼伤学生事故的通报》2、主送机关3、正文：（1）叙（简）述事实（2）评析事实（3）决定、处理办法、要求4、落款三、通报与通知的区别1、行文作用不同通报：教育、引导通知2、行文时间不同通报：事后通知：事前3、表达方式不同通报：叙述、议论通知：说明作业：指出下则通报的不当之处。
关于表彰江* 同志临危不惧勇斗歹徒的通报各级党组织：5月4日下午3时许，**出租公司驾驶员李**的车子遭到歹徒袭击。
罪犯用手枪顶住李**的头，命令他把车子开往东站。
李**巧妙地骗过罪犯，将车子开到大运河畔的十子路口。
李**机智地把车速从四档减到二档，悄悄打开车门，飞身下车，高喊“抓坏人！抓坏人！”此刻，歹徒狗急跳墙，拔出手枪射中李**的右手。
正在值勤的三中队交通民警江*听到枪声，立即赶到出事地点，突然又是一枪，江*头部中弹，鲜血直流。
他不顾伤痛，拼命追赶。
周围数十名群众也纷纷追赶歹徒。
几分钟后，江*追上歹徒，将其抓获。
江*今年20岁，于1990年9月5日经过招聘考核，成为全省首批合同制民警。
他工作踏实，一丝不苟。
酷夏，烈日当头，他从不躲到到阴凉处，而是站在路中的岗台边上；雨天，他不进房子躲雨，仍然穿者雨衣坚守岗位。
上班值岗时，他在4个路口来回走动，哪里有堵车现象，他就出现在哪里积极疏导。
他连续两年被评为局先进个人。
1992年8月光荣加入中国共产党。
江*同志勇斗歹徒的行为是伟大的高尚的壮举。
鉴于江*同志一贯表现突出，在关键时刻又经受住了严峻考验，特通报表扬。
各常见公文(函、请示、报告、通知、规定)格式与范文
各常见公文(函、请示、报告、通知、规定)格式与范文紫墨映雪整理：常见公文写作格式与范文20xx年7月3日常见公文（函、请示、报告、通知、规定）写作格式与范文一、函的写作格式函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。
在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。
在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。
此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。
不过这种情况并不多见。
函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。
主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。
其各部分的格式、内容和写法要求如下：（一）首部。
主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题。
2、主送机关。
（二）正文。
其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
（三）结尾。
一般用礼貌性语言向对方提出希望。
或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。
（四）结语。
通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。
如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。
（五）结尾落款。
一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。
函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。
无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。
函、请示、报告、通知、规定写作格式范文 (4)
常见公文（函、请示、报告、通知、规定）写作格式与范文一、函的写作格式函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。
在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。
在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。
此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。
不过这种情况并不多见。
函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。
主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。
其各部分的格式、内容和写法要求如下：（一）首部。
主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题。
2、主送机关。
（二）正文。
其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
（三）结尾。
一般用礼貌性语言向对方提出希望。
或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。
（四）结语。
通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。
如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。
（五）结尾落款。
一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。
函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。
无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。
至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。
其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。
《通知》《报告》《请示》《函》写作要求及其注意事项
“通知”“报告”“请示”“函”写作要求及其注意事项（提纲）一、通知的写作要求及其注意事项（一）适用范围。
《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）第二章第八条第八款规定，通知用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（二）主要特点。
一是适用范围广；二是使用频率高。
三是专项性强；通知多是专项的。
（三）类型。
通知种类较多，按其内容和功能大体可分为指示性通知、批示性通知、周知性通知、部署性通知、一般性通知等。
（四）通知的结构通知由标题、主送机关、导语、正文、落款。
1.标题2.主送机关3.导语4.正文5．落款（五）通知的写作正文的内容一般由三部分构成，即“为什么”、“做什么”、“怎么做”。
（1）“为什么”即发文缘由，它是通知正文的开头，一般由通知的目的、意义、原因、依据等部分或全部内容构成。
（2）“做什么”是点明行文宗旨，一般在写完“为什么”以后,自然过渡,直接引出“做什么”。
（3）“怎么做”是通知正文的主体，应写明告知或要求办理、执行的具体内容。
“怎么做”是通知最重要的组成部分，写好通知的难度也在于此。
（五）通知写作时注意以下事项1.标题要准确简要概括行文内容，准确表达作者所要表达的行文意图，不能产生歧义。
2.通知的缘由要简洁，侧重交代行文的依据、目的、意义，与此无关的不写。
3.不能缺少“做什么”。
“做什么”是任何通知的必备要素，其他要素可以缺少，而“做什么”是不可或缺的。
4.通知中不能到处提要求。
一份通知所提出的要求，最好集中在一部分里，这部分内容一般置于通知正文的最后。
二、报告的写作要求及其注意事项（一）适应范围。
《条例》第二章第八条第十款规定，报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。
（二）主要特点。
一是广泛性，适用范围广泛。
二是陈述性，内容以陈述为主。
三是单向性，下级机关向上级机关单向行文。
四是事后性，“事前请示、事后报告”。
（三）类型。
“请示”与“报告”文种的正确使用（精选5篇）
“请示”与“报告”文种的正确使用（精选5篇）第一篇：“请示”与“报告”文种的正确使用正确区分“请示”与“报告” □ 陈志鹏袁莹公文写作中，“请示”与“报告”是最常用的上行文种，但在公文处理时，经常能够看到请示与报告不分的现象，突出的问题有，该用请示文种者用报告，该用报告文种者用请示;或者请示中写有报告内容，报告中写有请示事项。
“请示”与“报告”是两个截然不同的文种，二者既不能相互代替，也不能互相混淆，现就如何正确区分这两种文种学习总结了一些经验，供大家交流参考。
“请示”与“报告”虽然都是下级机关给上级领导机关行文，但在行文目的、行文时间以及性质内容等方面有着明显差异，具体从以下几方面予以区分。
一、从行文目的上区分“请示”是下级机关向直属上级机关或其他领导机关报送的一种请示性公文，是下级机关用来向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈请性公文。
而“报告”是以向上级机关汇报工作、反映情况为主要行文目的，属于陈述性公文。
二、从性质、内容上区分“请示”属于呈请性公文，一文一事，篇幅一般较短。
根据请示的不同内容可分以下几类: 请求指示的请示。
此类请示一般是政策性请示,是下级机关需要上级机关对原有政策规定作出明确解释,对变通处理的问题作出审查认定,对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等请示。
请求批准的请示。
此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示,主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。
这类请示是我们平时使用最多的，如请求上级机关增拨业务经费、基建投资、救补助经费、变更机构名称、新建改建办公设施等。
请求批转的请示。
下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和办法,需各有关方面协同办理,但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理,需上级机关审定后批转执行,这样的请示就属此类。
“报告” 属于陈述性公文，可以有多个事情，篇幅一般较长。
报告不得夹带请示事项，根据不同内容可分为以下几类：工作报告。
函请示报告 通知 规定写作格式范文
常见公文（函、请示、报告、通知、规定）写作格式与范文一、函的写作格式函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。
在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。
在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。
此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。
不过这种情况并不多见。
函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。
主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。
其各部分的格式、内容和写法要求如下：（一）首部。
主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题。
2、主送机关。
（二）正文。
其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
（三）结尾。
一般用礼貌性语言向对方提出希望。
或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。
（四）结语。
通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。
如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。
（五）结尾落款。
一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。
函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。
无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。
至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。
其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。
对报告和请示的正确使用
对报告和请示的正确使用在职场中，报告和请示是非常重要的工作文书，正确使用这两种文书能够帮助我们更好的完成工作。
正确的使用报告和请示能够提高我们的工作效率，优化工作流程，更大程度地展示自己的能力和价值，下面我们就来看一下如何正确使用这两种工作文书。
一、报告的正确使用报告是在工作中向领导或团队全体汇报某个事项、情况或工作进展的工作文书。
以下是如何正确使用报告的几点建议：1.清晰明确地列出主题报告的主题应该是清晰明确的，以便受众能够很快地理解要点。
要在报告中说清楚主要内容和要点，让领导或团队全体更加明确的理解汇报的内容，避免让他们产生困惑或浪费时间。
2.阐述具体的事实或数据报告的有效性取决于信息的准确度，使用数据和事实来支持你的报告更能使人信服。
保持数据来源的透明度和准确度非常重要。
那些需要浏览每个部分或了解报告细节的人可以检查数据来源以及用来支持报告的任何材料。
3.避免冗长的句子或段落如何规避信息长度方面的问题？报告应该是紧凑，简明的。
挑战是在定位在本质信息中，避免使用罗嗦的语言。
防止在两个时间点之间' 跳跃', 用适当的连词或介词链接句子和段落。
4.结论都有明确的建议报告没有具体的提议或建议，毫无疑问，就浪费了时间和精力。
让读者发现他们可以采取什么行动，接下来需要做什么是非常关键的。
报告是基于事实情况的，如果结论能够有利于做出明智的决策，这将使你作为一个职场人更加有价值。
二、请示的正确使用请示是在工作中向领导或者其他相关人员寻求许可、建议或其他形式批准的申请文书。
以下是如何正确使用请示的几点建议：1.清晰的请求请示的目的是为获得有关一个决策或行动的许可或建议，要确保请求的内容是清晰的，让读者知道你需要的是什么。
2.提供必要的信息请示需要具体清晰的信息支持，只有这样，才会更容易获得有关重要事项的批准。
请示中需要提供相关的信息支持，包括背景信息以及所需要的任何数据。
3.请示时要认真请示在一般情况下都是向上级提出的，那么就尽量不要出现交流方式不规范、姿态轻松、语调不严肃和态度散漫等现象。
《公文写作规范》（二十八）——请示、请批函的用法比较
《公文写作规范》（二十八）——请示、请批函的用法比较
乘月闲 2020-05-28 11:57
本文编号：DW0002700037
一、用法上的同异
请示与请批函都是用来请求批准事项的文种，在用法上不同：请上级机关批准要写请示；请不相隶属机关批准要写请求批准的函（简称“请批函”）。
不相隶属机关就是无上下级关系的机关，既指同一系统内各平级机关之间，也指非同一系统的各种级别机关之间。
按照规定，不相隶属机关之间行文应视为平行，如发文机关向负责人员编制的主管部门机构编制委员会办公室行文，就机构、人员编制业务请求批准，编委既非发文机关的上级领导机关，也不是发文机关的上级业务主管部门，显然这种情况使用请示不符合规定。
而函这个文种适用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项，这就解决了既要行文请求批准，又不能写作请示的问题。
“函”是平行文最基本的文种，故而向无隶属关系的“有关主管部门”行文请求批准应该使用函。
“请示”与“请批函”功能相同，都可以用来请求批准。
区别只在于行文关系：给上级机关行文请求批准用“请示”。
给无隶属关系的“有关主管部门”行文请求批准用“函”（也可称为“请批函”）。
二、写法上的同异
（一）“请求批准的请示”与“请批函”在写法上的相同之处
两者都应该一文一事；主送机关都应是一个；正文都应具有请求理由、请批事项、结尾用语三个层次。
（二）“请求批准的请示”与“请批函”在写法上的不同之处
请示应当在附注处注明联系人的姓名与电话，请批函是否标注目
前没有明确要求；两者的结尾用语也有区别，请示的尾语可用“请批复”，请批函只可酌情采用“……请审批”、“……请批准”、“请……为盼”等。
请示、报告与上行意见、函的文种应用
请示、报告与上行意见、函的文种应用公文是代机关立言，有鲜明的政治性、政策性和法定的权威性与行政约束力。
因此，撰写公文是一件十分严肃的事情。
这种严肃性，不单体现在公文的内容和行文格式上，也体现在公文文种的准确使用上。
办什么事，用什么文种，这是撰写公文时应当遵循的基本原则。
然而，现实写作实践中，常常出现将报告与请示混为一谈的错误现象，且较为典型和普遍。
主要原因在于人们对请示与报告两个文种的认识比较模糊。
基于这一点，剖析一下报告和请示之间的联系与区别，无疑就成为解决问题的关键环节。
一、报告与请示的相似点（一）报告与请示两个文种的源流大致相同。
“报告”和“请示”起源相同，最早可追溯到古代“上书”，秦始皇改“书”为“奏”，成为臣下上书于君王的专用文书。
西汉时的“疏”、“状”，魏晋时的“启”，宋代以后的“申状”、“呈状”等，都属于这一类文书。
官府之间，下对上先后使用过“牒”、“呈”、“申状”、“呈状”、“禀”等文种。
民国时期，仍沿用“呈”，这种“呈”涵盖了当时的上行文书，包括“报告”与“请示”。
民国时期已出现“报告”，但使用不普遍，主要是军事机关下对上的报告，如“战斗要报”、“战斗详报”等。
真正将“报告”和“请示”定为公文文种的，是在共产党领导下的人民政权时代。
1931年，中央工农民主政府颁布的《苏维埃地方政府的暂行组织条例》中有“报告书”这个文种，其中包括了“报告”和“请示”。
1938年晋察冀边区政府发表的《改革公文程式的理论与实际》一文中第一次出现了“请示”的公文名称，并界定“请求上级答复问题时用之”，但实际上常与“报告”混用。
这个文件把“报告”定为下级对上级的通用公文名称，规定“工作报告、工作经验、工作反映、检讨……均包括在内”。
这样“报告”和“请示”就取代了旧时“呈”的部分职能。
1957年，国务院秘书厅在《关于公文名称和体式问题的几点意见（稿）》中将“报告”和“请示”明确分开，作为两种公文文种。
（二）从行文关系看，报告与请示均属于上行文，即都是下级机关向上级领导机关行文，因此在措辞口吻等方面都十分接近。
常见公文格式 函、请示、报告、通知、规定的公文格式
常见公文格式之函的公文格式可考系数：★★★适用范围：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
函的写作格式一、函的概念函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。
在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。
在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。
此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。
不过这种情况并不多见。
二、函的特点（一）沟通性。
函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。
（二）灵活性。
表现在两个方面：一是行文关系灵活。
函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。
二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。
可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。
（三）单一性。
函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。
三、函的分类。
（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。
公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。
便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。
（二）按发文目的分。
函可以分为发函和复函两种。
发函即主动提出了公事事项所发出的函。
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第18卷第2期2001年6月 长江职工大学学报Jou rnal of Changjiang Vocational UniversityVol.18 No.2Jun.2001报告、请示、请批函的正确使用张信科(黄河水利职业技术学院,河南开封 475001)摘 要:分析了行政公文报告、请示、请批函几个文种经常错用的原因,并从行文目的、写作时间、主送单位、写作方法等方面区别其异同,提出了正确使用方法。
关键词:行政公文;报告;请示;正确使用中图分类号:C931.46 文献标识码:B 文章编号:1009—0908(2001)02—0047—02On Writing a Report,Requesting Instruction and Asking For PermissionZHANG Xin-ke(Yellow River Conservancy Tochnical College;Kaifeng,Henan475001,China)A bstract:The reaso n w hy administration documents are misused is analy zed and the co rrect w ay to use them is put fo rw ard by distinguishing among the purpose,the w riting time,the sender,the w riting method and so on. Key words:administation documents;report;requesting insturctio ns;correct use 正确使用公文文种是国家机关行政公文写作中最基本的要求。
可是,在实际工作中,公文文种的混用和错位,是个屡见不鲜的问题。
其中“报告”和“请示”的互相取代,合二为一更是一个屡纠屡犯,积习难改的“老大难”问题。
即使是某些高级机关,也不断出现这类问题,如湖南省人民政府写给国务院的《关于撤销大庸县建立大庸市的报告》(1985年3月29日)将“请示”写成了“报告”。
《邮电部关于调整邮电管理体制问题的请示报告》(1979年4月20日)将请示和报告合二为一。
其实,早在1957年国务院秘书厅在《关于对公文名称和体式问题的几点意见(稿)》中就已明确规定:“报告和请示必须分开使用,报告中不能写请示事项。
”以后国务院历次发布实施的国家行政机关公文处理办法中都有这样明确的规定。
2001年1月1日实施的新的《国家行政机关公文处理办法》第二十一条中又规定“报告不得夹带请示事项”。
1987年12月12日国务院办公厅发布实施的《国家行政机关公文处理办法》较1981年2月27日发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》,“报告”和“函”的使用范围有所扩大:“报告”增加了“向上级提出建议”(1993年又改为“提出意见或者建议”),“函”增加了“向有关主管部门请求批准”等内容。
在实施过程中又出现了以“请示”代“请转性报告”、代“请批函”的错位现象。
如北京市民政局关于如何作好婚姻登记工作提了三条建议呈报北京市人民政府批转执行,本应写呈转性报告,结果写成了《关于婚姻登记工作中几个具体问题的请示》。
再如,某市棉麻公司因一项工程牵涉消防收稿日期:2001—02—27业务,本该向没有隶属关系的该市某区消防科写一份“请批函”,却写成了“请示”,弄得区消防科很为难,因消防科无权向一个不相隶属的市级公司下批复,只得辗转请示公安局,结果几经周折,延误了工程。
出现这些现象的原因是复杂的,仔细分析,主要有三点。
一是公文沿革中的历史遗留,二是没有认真区分不同文种之间的差别,三是错误的导向。
拿“报告”和“请示”来说。
从公文的发展历史看,“报告”出现较早,一直使用,而“请示”则时有时无,与“报告”时分时合,即使分开使用时,二者也同属一个大类。
在新中国刚刚成立后的1951年,政务院公布实施的《公文处理暂行办法》中规定,上行文只有“报告”而无“请示”,且规定“报告”的用途是“对上级陈述或请示事项”。
这种“报告”“请示”合用实行的结果,造成许多用公文、写公文的人的心理定势,沿袭使用,积习难改,纠正起来事倍功半。
另一方面,“报告”和“请示”统属上行文,格式和写法大体相同,都要向上级陈述情况,反映问题,特别是“呈转性报告”,与“请示”同属“批件”,都有对工作的意见陈述并要求上级做出反应,不仔细分辨,二者确实容易混淆。
所谓错误导向都是一些不负责任的公文写作教材、专著中把请示、报告作为一个文种介绍,或以错用文种的公文作例文,造成很多人的误解和错用。
要解决这些问题,最根本的办法是弄清它们之间的区别。
仔细分析,它们的不同还是很明显的。
1 “请示”和“报告”的区别(1)写作目的不同。
“报告”用于下级向上级汇报工作,—47—反映情况,提出意见和建议。
其写作目的是向上级提供情况、信息和经验,让上级了解、掌握下情,以便更好地指导工作;或为上级制定方针政策,作出决策提供依据。
而“请示”则是下级单位在工作中遇到职权范围内无权解决、无力解决而又亟待解决的问题,或在工作中发生了新的情况需要变通处理请求上级批准;或遇到不明白的问题,请求解答时而写的公文。
“报告”一般不要求上级回文答复,而“请示”则要求上级回文答复。
(2)写作时间不同。
“报告”比较灵活,可在事前(如呈转性报告)、事中或事后行文,而“请示”必须事前行文,边请示边行动或先斩后奏都是党纪政纪所不允许的。
(3)写法不同。
①从标题上看,请示写“请示”,报告写“报告”,不能用“报告”代“请示”,也不能用“请示”代“报告”,更不能将二者合二为一写作“请示报告”。
②从正文看,“报告”一般陈述情况、汇报工作即达到目的。
其内容涉及面较广,一般行文较长,结构安排比较灵活,不拘一格。
文中不能夹带请示事项。
而“请示”虽也要反映问题,陈述情况,但其目的是为了达到说服上级,让上级批准请求事项。
其内容单一,一文一事,行文较短,结构安排比较固定。
一般由请示理由、请示事项、请示用语三部分组成。
③结语不同。
因为对上级的要求不同,报告只写“特此报告”,“专此报告”,或事完文结,不另写结语。
虽然有些结语也写“请审阅”、“请审查”,但这些只是礼节性用语,不属于期复用语。
而“请示”则必须写上“请批复”,“请批示”,“请批准”等明确要求上级作答的期复性结语。
(4)主送单位有别。
“报告”因是汇报工作,反映情况的,故可多头主送,越级主送。
而“请示”则只能主送一家。
即主送能答复请示问题的有隶属关系的直接上级单位,不能多头主送。
如需同时送其他机关,只能用抄送形式。
这样可以避免批文机关互相等待、推诿或意见不一致而延误工作。
(5)写作性质不同:请示是请示性公文,而报告是陈述性公文。
2 “请示”与“请转性报告”的区别“请示”与“请转性报告”区分起来比较困难些。
所谓“请转性报告”,就是业务主管部门(即职能部门)制定出解决某项问题的办法和措施后,不能直接要求行政机关去执行(否则违背“条条不能对块块下命令、作指示”的行文原则),或者一些办法、措施涉及面广难以由所有有关部门联合行文或会签,有的办法或措施的确定涉及权限问题,有的因隶属关系不同影响实施范围及效力,这就需要将自己的意见办法写成“报告”,经上级机关认定后以上级机关文件形式下发,以便得到贯彻实施。
这种“呈转性报告”一经上级批转,就变成了上级机关的带有指令性的公文,不管受文单位与报告单位有无隶属关系,都应贯彻和执行。
如轻工业部《关于计划外烟厂调整意见的报告》经国务院以“通知”形式批转下发后,全国所有有关单位都要执行。
“请示”与“请转性报告”的区别在于:(1)行文目的不同。
前者向上级请示批准后,文件由发文单位自己贯彻执行,而后者则是将所提意见请求上级批准后转发有关领域、部门或单位执行,文件执行者不是原报告机关本身,而是受文的某一领域某一系统的若干单位。
(2)上级处理方式不同。
根据“批转下级机关公文用通知”的规定,对“呈转性报告”多用“通知”形式批转,而根据“答复请示事项用批复”的规定,对“请示”则用“批复”来答复。
(3)结束语不同。
“呈转性报告”一般用“以上报告如无不妥,请批转各地执行”等结语。
“请示”则用“请批复”、“请批准”、“请指示”、“请予审批”等作结语。
2000年8月24日发布,2001年1月1日起施行的新的《国家行政机关公文处理办法》把“报告”中的向上级机关“提出意见和建议”一项内容取消,增加了一个独立的新文种“意见”,其功能是“适用于对重要问题提出见解和处理办法”,这样就不再用“请转性报告”了。
3 “请示”与“请批函”的区别根据《国家行政机关公文处理办法》“向有关主管部门请求批准用函”的规定,不相隶属机关就某一具体事项向有关主管部门请求批准,应用“函”行文,如新建项目需要征用土地就应向土地管理局发函请求批准。
可是在实际工作中,许多单位行文时无视行文关系,以“请示”代“请批函”。
他们认为,既然是请求批准,有求于对方,就应当请示。
不管有无隶属关系,也不管级别高低,对人家尊重些办事就会顺当。
其实,这种认识和做法都是错误的,是违反国家行政机关公文行文关系准则的,必须予以纠正。
“请示”与“请批函”的区别在于:(1)“请示”的呈文对象是有隶属关系的上级领导或业务指导机关。
“请批函”的行文对象是没有隶属关系的主管部门。
(2)“请示”是请求性的上行文,“请批函”是商洽性的平行文。
(3)“请示”的行文内容一般是比较重大的事项,而“请批函”的行文内容是请批具体事项。
弄清了二者的区别,在使用中就不至于混淆了。
综上所述,这几个文种的用法是:向上级反映情况,汇报工作时用“报告”;向上级机关提出具体工作意见和办法请求上级机关批转有关部门执行时用“呈转性报告”,从2001年1月1日以后用“意见”;请求上级机关批准或指示时用“请示”;向没有隶属关系的主管部门请求批准具体事项时用“请批函”。
参考文献:[1]国务院办公厅.国家行政机关公文处理暂行办法[S]. 1981年2月27日发布.[2]国务院办公厅.国家行政机关公文处理办法[S].1987年12月12日发布.[3]国务院办公厅.国家行政机关公文处理办法[S].1993年11月21日发布.[4]国务院.国家行政机关公文处理办法[S].2000年8月24日发布.—48—张信科 报告、请示、请批函的正确使用。