文件与资料管理程序(含流程图)

3.1.4窗体各部门制定，主管审核发行。
3.2外部文件管理权责：
3.2.1接收：香港营业部、工程部、发货部；
3.2.2转换：工程部。
4.定义
4.1内部文件：依据公司内部活动行为特征或依据外来文件需要而产生的文件。
4.2外部文件：凡来自国际国家标准机构、国家法律、行政机构、客户等标准、法规、要求性文件等均为外来文件，此类文件将规范指导或影响公司行为活动。
5.15窗体文件发行时可不加盖“文件发行”章，以便各部门复印使用；改版时由各部门对照<文件总览表>之最新版本状态使用最新版本，原余留之旧版空白窗体自行作废。
5.16文件分发管理，各工作部门现场使用、保管情况于内部质量审查时均应进行审查。
5.17有关文件管理之窗体记录均应由文控中心依《质量记录管理程序》予以管理。
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文件版本01 ~ 99
文件流水序号001 ~999
文件类别
公司简称:XX部门代号
5.4.1部门代号：
总经理室－GM工程部－PE品管部－QC
生产部－PR采购部－PU仓管部－MC
发货部－DC人力资源部－MR
5.4.2文件类别：
系统文件－S程序文件－P指导文件－W
窗体文件－R外部文件－E
5.12作废或收回文件之处理：各部门收回之文件，其背面可回收利用，但仅可用于印刷使用之窗体，且应于该作废文字页面加盖“作废文件”章以示识别。
5.13原稿保存：所有文件原件均由文控中心予以保存，如有修改、废止，该文件原稿文控中心均应分开保存，并加盖“旧版文件”章以示识别。
5.14暂时发行：如因工作需要而需暂时发行文件时，文件可直接交文控中心加“暂时发行”章发行，发行时需注明有效期限，到期自行失效，无需回收。
1.目的
为有效地管理各项文件与数据，以便指导各项活动，特制定本程序。
2.范围
凡指导各项活动之内外部文件与数据，均属本程序管理范围。
3.权责
3.1内部文件管理权责：
3.1.1系统文件由管理代表拟定，副总经理核准发行；
3.1.2程序文件由各部门制定，经各部门讨论会签，由管理代表审查，副总经理核准发行；
3.1.3工程技术类作业指导书由工程部制定，主管审核发行；
5.4.3版本说明：文件之版本由01~99依次改版，初版为01，改版依此为02、03、04．．．；窗体版本直接于编号中予以体现，为最后两位码，其他文件则单独显示其版号码。
5.5所有文件均由文控中心登录于<文件总览表>以利管控。
5.6文件发行
5.6.1初次发行：文件初次发行，由文控中心依规定的分发范畴，复印相应份数后、加盖“文件发行”章后，分发各部门，分发时由文控中心于<文件分发回收记录表>上予以登记，并由文件接收部门签收；
5.Байду номын сангаас文件修改：
5.7.1文件如因现状发生变化或因系统改善而需进行修改时，针对修改之内容应提出<文件制定、修改、废止申请单>，注明修改内容，并经文件原文件审查核准部门负责人审查同意后，交文控中心变动版本，并依原文件的<文件分发回收记录表>收回原文件后，再按规定发行新版文件；
5.7.2发行新版本时，ISO文控中心应于<文件修改履历表>中说明修改情况，以标识前后修改之重点。
5.8文件废止：文件如因现实发生变化而失去其功效应予废止时，建议单位应提出<文件制定、修改、废止申请单>，注明废止原由，并经文件原审查核准负责人审查核准同意后，交文控中心依原文件之<文件分发回收记录表>收回原文件。
5.9文件修改、废止收回原发行文件时，文控中心应注意文件的完整性，如因知识积累或法规缘故而需保留时，应加盖“废止文件，仅供参考”章，回收情况应由文控中心于<文件分发回收记录表>予以记录。
6.相关文件
6.1内部质量审核管理程序
5.6.2.3文件损坏时：使用部门损坏时，由需求部门主管向副总经理申请核准，分发时由文控中心于原<文件分发回收记录表>上记录并收回损坏文件。
5.6.3对外发行：如有需要将公司文件对外发行时，应由相关对口部门填写<文件补发申请单>，经副总经理审核同意后，由文控中心于<文件分发回收记录表>上予以记录，由该对口部门代为签收，并于备注中注明发行对象，对外发行文件如属向外包加工商、供货商发行标准类文件，需盖“文件发行”章，更改时须回收再次发行；其他则应加盖“参考文件”章，变更版本时无需回收。
5.6.2文件补发：需求部门应填写<文件补发申请单>并依下述情形予以审批，交文控中心加盖“文件发行”章补发文件，补发同样应由文控中心于<文件分发回收记录表>上予以登记，并由文件接收部门签收：
5.6.2.1数量不足时：使用部门文件数量不足时，由需求部门主管向副总经理申请核准；
5.6.2.2文件遗失时：使用部门文件遗失时，由需求部门主管向副总经理申请核准，分发时由文控中心于原<文件分发回收记录表>上予以标记；
5.10文件总览表的发行：文控中心依公司文件类别制作<文件总览表>并发放各部门以供对照，文件如有增减、版本变动均应重新制作<文件总览表>并发放各部门。
5.11外部文件
5.11.1外部文件如需进行相应转换方可使用时，依内部文件之规定予以处理，同时原外部文件交文控中心保存，并登记于<文件总览表>；
5.11.2外部文件如可直接使用时，由接收部门填写<文件制定、修改、废止申请单>规定文件分发范围后，由该部门主管签署审查意见，交文控中心予以管理发行。
5.1文件与数据管理流程图(见附件一)；
5.2各部门因工作而需制定活动文件，或接收外来文件且须进行相应文件转换时，由相应权责部门产生相关文件。
5.3文件应依3.1规定之权责人员进行审查核准，如为程序文件,需各部门主管进行讨论、会签，审查、会签、核准之记录应体现在<文件制定、修改、废止申请单>中。
5.4制定部门应将核准文件连同<文件制定、修改、废止申请单>一并交文控中心，由其依据以下规则统一编号：
4.3系统文件：阐述系统活动总体政策，公司经营宗旨，并为此描述总体架构之纲领性文件。
4.4程序文件：规定某一要素活动实现的流程、活动时机与目的、担负管
理与实施之责的部门等指导性文件。
4.5指导书：为实现某项活动而详细描述其步骤、方法的文件。
4.6窗体：规定用于记录活动内容、状况或结果之文件。
5.作业内容