内部成文信息管理规定

X X有限公司文件编号：签发：XXX

部成文信息管理规定

1 实施部门

本规定由综合管理部组织实施。

2 目的和围

2.1 为规公司部成文信息的管理工作，加强成文信息的统一性、清晰性和操作指导性，明确公司成文信息的管理要求。

2.2 本规定适用于公司级和部门级部成文信息的管理。

2.3 行政公文、图样和技术文件的管理参照《行政公文处理办法》、《产品图样和技术文件修改规定》和《产品设计图纸签署规定》执行，不适用本规定。

3 规性引用文件

3.1 《制度建设管理规定》

3.2 《行政公文处理管理规定》

3.3《企业档案管理规定》

4 定义与术语

4.1 部成文信息

公司部生成的需要控制和保持的有意义的关于产品、服务、过程、人员、组织、体系、资源的事实及其载体。本规定以制度（文件）和记录区分表示成文信息的两种类别。

注1：成文信息可以任何格式和载体存在，并可来自任何来源。

注2：成文信息可涉及：管理体系，包括相关过程；为组织运行而创建的信息（文件）；结果实现的证据（记录）。

4.2 制度层级/类别

公司的制度层级/类别同《制度建设管理规定》定义。

5 培训和资格

各部门负责人、负责制度管理和编制的人员必须学习和掌握本制度，包括制度的编制、会签、批准、发布、回收、培训、宣贯、执行、检查、修订、废止、汇编、归档以及记录的标识、填写、贮存、保存期限、处置的管理方法。

各级管理人员需了解、熟悉本规定。

6 管理职责

6.1 综合管理部（制度）

6.1.1 公司制度管理的归口部门，组织各业务部门开展制度建设工作。

6.1.2 根据公司制度体系建设要求，确定制度分类、格式要求和编号规则等。

6.1.3 组织公司制度的初审与会审工作，做好制度的发布实施工作。

6.1.4 督促各业务部门落实制度执行，组织协调处理制度执行中的相关事宜。

6.2 综合管理部（法务）负责公司级制度的法律审核。

6.3 综合管理部（秘书）负责公司级制度的发文。

6.4 综合管理部（信息）负责与流程有关的信息系统建设。

6.5 党群人事部负责公司制度的培训策划。

6.6 各部门

6.6.1 公司制度制定和执行的责任部门，负责起草和修订与本部门业务相关的公司级和部门级制度。

6.6.2 每年度评价本部门编制的公司制度的适宜性、充分性、有效性，提出年度制度编制、修订计划。

6.6.3 参与审核与本部门业务关联的制度并提出完善建议。

6.6.4 负责部门级制度在OA网上保持更新，并报综合管理部备案。

6.6.5 负责实施本部门编制制度的宣贯和培训工作。

6.6.6 负责部门产生的记录的应用和控制。

7 管理流程

7.1 制度编制

7.1.1 按照公司统一的格式，由编制部门或科室在规定时间起草或修订制度的初稿并经校对。

7.1.2 制度的层级及类型见附录三。制度编写格式及模板见附录四。公司级制度、记录由综合管理部编号，部门级制度、记录由各部门编号。制度及附录表单编号的编制规则见附录六，公司各部门代码一览表见附录七。

7.1.3 各级制度容不得与法律法规、行业标准、企业标准、上级公司管理要求矛盾，如有相抵触的条款，以上级制度为准。

7.3.4 公司制度应遵循规、简明、务实、有效的原则，以及权、责相统一原则，从实际出发，实事，保证制度的可理解性和可操作性。

7.3.5 制度编制人员要求有一定的工作技能与经验，熟悉体系标准及业务知识。7.2 制度会签

7.2.1 公司级制度

7.2.1.1 编制部门将部门负责人审核稿上传至“制度会签系统”，添加会签部门，进行制度流转会签，会签部门在收到初稿后5个工作日向编制部门反馈会签意见，编制部门根据会签意见进行修订，形成送审稿。

7.2.2 部门级制度

7.2.2.1 经审核后的制度初稿以“部门级制度文件会签单”（见附录八）的形式添加各科室或作业区流转会签，必要时添加相关专业部门会签（必要时指该制度的容涉及到相关专业容，部门无法确定时），会签科室或作业区在收到初稿后5个工作日向编制部门相关科室反馈会签意见，相关科室根据会签意见进行修订，形成送审稿。

7.2.3 综合管理部及归口部门对制度文件的可操作性、适应性、符合性、合规性、公平性、效益性进行审核，审核通过后方可定稿发布。

7.3 制度批准

7.3.1 公司级制度

7.3.1.1 综合管理部行政管理室（秘书）根据制度的层级进行制度送审，由相关的权力机构或权力人审批。通常由公司分管领导审定，总经理批准。涉及公司“三重一大”事项决策的制度，须按“三重一大”相关规定进行决策通过，并经授权人签

批。

7.3.2 部门级制度

7.3.2.1 根据制度的层级进行制度送审，由部门负责人审批。

7.4 制度发布、回收

7.4.1 总则

7.4.1.1公司级制度由综合管理部行政管理室（秘书）以公司发文形式下发通知，综合管理部行政管理室（制度）发布文件；部门级制度由部门管理室发布，同时报综合管理部行政管理室（制度）备案。

7.4.1.2 各部门必须做好制度版本的控制，确保所有适用人员得到现行有效版本，制度产生的部门应建立“文件有效版本控制清单”（见附录九）；原则上公司使用的受控文件的形式为电子文件。

7.4.2 电子文件的发放、回收

7.4.2.1 公司级和部门级规章制度的电子文件分别由综合管理部行政管理室（制度）和部门体系员存放在公司OA网上，并负责在网上保持文件的最新版本，废止的文件及时从OA网删除。当文件发生变更时，归口部门应及时在OA网发布通知。7.4.2.2 各部门体系管理员负责识别并传达至本部门相关岗位，确保所有应得文件的人员，获得最新有效版本。

7.4.2.3 各部门可在公司OA网上得到文件的最新版，自行下载的电子文件只能作为工作参考。

7.4.3 文本文件的发放、回收

7.4.3.1 如需使用公司级和部门级制度的文本文件，应加盖受控章，受控章样式见附录十，发放时在“管理体系文件收发记录表”（见附录十一）发放栏上签收，版本更新后收回旧版本，并在“管理体系文件收发记录表”（见附录十一）回收栏签收，有最新文件时发放最新受控文件。

7.4.3.2 各部门体系管理员负责识别并传达至本部门相关岗位，确保所有应得文件的人员，获得最新有效版本。自行复印的文本文件只能作为工作参考。

7.4.4 各责任部门应将作废的文件及时清出；如因法律或其他要求需保留的已作废文件（包括已存档的文件），无论电子还是文本文件，应作出明确的“作废参考”的标识，另类存放，以免误用。