关于公司知识文档的命名规范

关于公司知识文档的命名规范

第一条说明

为了方便知识文档的管理、维护、分享，特制定此知识文档规范的命名方式。

此规范根据网络知识管理工具资料整理，主要适用于文档命名，文件夹命名可供参考，请参照执行。

公司所有人员沟通文档必须以此规范作为依据。

第二条文档基本类别

文档按类别可分为三类：

1. 工作文档：包括与日常工作相关的各类文档，其特点在于工作文档多数属于周期性的内

容，围绕各类业务或职能开展。

2. 项目文档：包括以项目形式开展的工作相关的各类文档，其特点在于项目工作通常是一次

性的，以临时性的项目组织为主体开展。

3. 外部文档：包括通过各种渠道从外界收集、获取，未经过公司内部任何人员整理、加工的

资料，其特点在于种类繁多，没有既定的分类标准，无法使用规范性的方式进行管理。

所以，针对这三类文档的不同特点制定了三种不同的命名规范标准。

第三条文档命名规范

1.工作文档命名规范

结合工作文档的特点，我们在命名时需要体现出开展工作的主体，即各个业务或职能部门，同时也需要体现出工作的周期（时间节点）或者是具体的时间点（日期）。

结合上述内容我们将工作文档命名划分成4个部分，各部分之间通常以下划线连接，这4个部分分别是：

①文档来源: 可以是公司、部门、人员等主体性实体。

如：张三_周工作总结_20160808；或研发部_周工作总结_20160808

②文档内容说明：直接表明主题

③文档类别：合同、总结、报告、方案等

④时间节点、日期或版本说明（手工生成）。

图表 1 工作文档命名规范

表格 1 工作文档命名规范

2.项目文档命名规范

结合项目文档的特点，我们在命名时需要体现文档所属的项目主体，同时也需要体现相应的时间点（日期）。

结合上述内容我们将工作文档命名划分成4个部分，各部分之间通常以下划线连接，这4个部分是：

①具体项目：宏观

②文档内容说明：主题说明

③文档类别：计划或方案等

④间节点、日期或版本说明（手工生成），也可以通过日期表示版本。

下面分别通过图示与表格的方式具体说明项目文档的命名规范：

图表 2项目文档命名规范

表格 2 项目文档命名规范

3.外部文档命名规范

由于外部文档种类繁多，命名方式各有不同，无法形成一个统一的命名规范，而考虑在上传文档时，由上传者参照原文档名或根据用途灵活确定。

为风格统一、查看方便起见，也要求尽量采用分部方式结构化命名，以2到3个部分为宜，各部分之间通常以下划线连接，建议部分分别是：

①文档内容说明

②文档类别

③日期

下面分别通过图示与表格的方式具体说明外部文档的命名规范：

图表 3外部文档命名规范

表格 3 外部文档命名规范

第四条文档状态标识

①！（叹号）——标注“重要的文档或者文件夹”

②#（井号）——标注“等待处理的文档或者文件夹”

③@（@号）——标注“正在处理的文档或者文件夹”

格式：在上述文档名前加上“符号”用以标识，如“@名优工业企业名录_2011年度”

第五条文档版本说明

版本说明包括版本号（如v1.0/v2.0/v2.1）、格式版本（如PDF版、PPT版）等，以版本号形式为主。下面重点说明版本号的使用。

版本号通常用于计划、总结、方案、报告等需要多次沟通讨论、需要多次修订更新的文档，主要用来体现修订更新的过程。

版本号要求按照v1.0、v2.0、v2.1的格式，以小写字母v开头，以小数点前后的数字分别表示大小版本的变化（v1.0到v2.0的变化是大版本的变化，表示修订较大，v2.0到v2.1的变化是小版本的变化，表示修订较小）。

注：有些时候，也可以用日期的更新来代替版本的更新，实际相当于把日期作为版本号。

第六条文件夹管理

●文件夹命名按重要程度或是个人兴趣好以阿拉伯数据进行排序，

如：01 工作计划；02 项目文档；03 学习培训等；

●文件夹级数不得超过三级；

●提交至总经办的文件夹里面的必须是规范的成果性文档，其它非成果性文档，或是过程性

文档，或是格式不规范的文档等；

●文件夹内容必须保持每天更新，并提交；

●文件夹管理可供个人参考，提交至SVN的文件夹资料必须以此为依据；

此规范自发布之日起执行，解释权归公司所有！

2016年5月28日