第二章 办公环境管理 教学案例
《办公室的环境管理》PPT课件
第二十四页，共50页。
（5）、阅办： A、秘书应认真仔细阅看文件，重点部分用红笔
标出，提醒上司(shànɡ sī)注意； B、可以为上司提供有关依据(yījù)，提出初步处理意见;
C、较长文件可做摘要处理(chǔlǐ)，置于信件前面；
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（3）、光线、空气和温度 A、光线；
a.应尽量使用自然光，办公桌不能紧靠窗户，否则光线 直射办公桌；
b.如自然光不足，
可用台灯，一般为20-30W； 可用整体灯，以日光灯为主，安置在室顶，不应五颜 六色；
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B、空气：人员(rényuán)流动大，保持空气流通；
C 、湿度(shīdù)：20-25度；
2、做好信息的保密工作
口头信息的安全及保密工作
纸面信息的安全及保密工作 电子信息的安全及保密工作
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七、突发事件的处理(chǔlǐ)
重大突发事件，是指由于自然或人为因素导致突然发生的严重危 害国家利益、破坏社会(shèhuì)稳定、造成重大社会(shèhuì)影响的事 件。
1、事故处理的基本原则和基本要求
主动性； 繁杂性
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二、通讯(tōngxùn)工作：电话、邮件、电报、传真、网络
电话(diànhuà)礼仪
电话是企业内对外沟通最常使用的工具，从电话的接听、 挂断等小小动作上，能评断出这家公司的员工是否经过良好的 训练，也同时可以看出(kàn chū)这家公司的管理是否有效率。
您已是企业内的一份子，您每一次电话的应对，都影响着 企业的声誉，希望您能注意电话的使用技巧.
• 来电找的人不在
Hale Waihona Puke 代接电话的流程(liúchéng)
《办公室环境管理》PPT课件
学习目标 主要内容
•
通过秘书办公室管理工作的学习和
训练,掌握办公室环境的设计和布置能力；
妥善管理办公用品的能力；印鉴管理和邮
件处理能力。
项目1 办公环境管理 项目2 办公用品管理 项目3 印信和邮件处理
项目1 办公环境管理
一、办公环境的含义: 是指一定的组织机构的秘书部门工作所处 的自然环境。包括空间环境、视觉环境、 听觉环境、空气环境、健康与安全环境。
（四）注意电话礼仪
•
无论接、打电话，秘书都应注意声音要柔
• 和，语气要亲切，表述要清楚，快慢要适中，
• 嘴离话筒不要太近，每次通话时间不可过长。
• 接打电话时用问候语，更自然的方法是问明对
• 方是谁的时候再问候“您好”，这样的问候显然
• 是专给对方的，显得更为真诚。如果对方先问
有靠背能升降为佳。
• ②电脑电话放在左手边，便于使用和接听，也便于读写。 • ③办公必需品齐备。 • ④私人用品及个性化的物品不要放置桌面。 • ◆适当美化：办公室美化应与单位性质和企业文化适应。可用盆景、挂画
等，但应该高档而有品位。
4、视觉环境：
• 办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。 • 办公室内覆盖物: • (1)有效地使用颜色。 • (2)地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、天花板的颜色协调一致，以保证一
• 来设计。值得注意的是秘书伏案工作时间长，
• 办公桌椅最讲究久坐舒适的要求。桌和椅的高
• 度既要适合秘书的身高需要，又要搭配起来适
• 宜伏案。文具柜的选择要考虑工作中存放文书
• 材料的需要。为方便不同文书资料的存取，文
• 具柜可以不同的式样搭配配置，
• 但要总体风格一致。
办公室环境管理指南
办公室环境管理指南第1章办公室环境布局与管理原则 (3)1.1 办公室布局设计要点 (3)1.1.1 空间利用 (3)1.1.2 人性化设计 (4)1.1.3 灵活布局 (4)1.1.4 环保材料 (4)1.2 环境管理的基本原则 (4)1.2.1 科学管理 (4)1.2.2 全面治理 (4)1.2.3 持续改进 (4)1.2.4 节能减排 (4)1.3 绿色办公理念与实践 (4)1.3.1 绿色办公理念 (4)1.3.2 节能措施 (4)1.3.3 环保行为 (4)1.3.4 绿色植物 (5)1.3.5 健康生活 (5)第2章办公室环境卫生管理 (5)2.1 空气质量管理 (5)2.1.1 定期通风：保证办公室每小时进行至少一次全面通风，每次通风时间不少于10分钟。
(5)2.1.2 空气净化：安装空气净化器，定期更换滤网，保证净化效果。
(5)2.1.3 植物养护：适当摆放绿植，有助于吸收有害气体，提高空气质量。
(5)2.1.4 禁止吸烟：办公室内严格禁止吸烟，防止二手烟危害员工健康。
(5)2.1.5 室内装修：选用环保材料进行装修，减少有害气体释放。
(5)2.2 卫生清洁与消毒 (5)2.2.1 清洁频率：制定合理的清洁计划，保证办公室每日清洁。
(5)2.2.2 清洁用品：选择环保、无害的清洁用品，避免对人体造成伤害。
(5)2.2.3 消毒措施：定期对办公设备、公共区域进行消毒，防止病毒、细菌传播。
(5)2.2.4 员工个人卫生：加强员工个人卫生教育，提高卫生意识。
(5)2.3 垃圾分类与处理 (5)2.3.1 分类标准：明确办公室垃圾的分类标准，如可回收垃圾、有害垃圾、厨余垃圾等。
(5)2.3.2 分类设施：设置清晰的垃圾分类标识，提供相应的分类垃圾桶。
(5)2.3.3 员工培训：对员工进行垃圾分类培训，提高垃圾分类意识。
(5)2.3.4 定期检查：对垃圾分类情况进行定期检查，发觉问题及时整改。
办公室环境管理制度范例(4篇)
办公室环境管理制度范例第一章总则第一条为了营造良好的工作环境，提高员工的工作效率和生活质量，保障员工的身心健康，制定本办公室环境管理制度。
第二条本制度适用于本公司办公室内的环境管理工作。
第三条办公室环境管理的目标是：建立协调、和谐、舒适、安全的工作环境，提供良好的工作条件，保障员工的身心健康。
第四条本制度的主要内容包括：办公室空气质量管理、噪音和震动管理、照明管理、温湿度管理、室内装修管理、办公家具管理、卫生管理等。
第二章办公室空气质量管理第五条办公室空气质量管理是指对办公室内的空气进行监测和改善，确保员工呼吸到健康的空气。
第六条建立空气质量监测制度，定期对办公室的空气进行检测，确保空气质量符合国家卫生标准。
第七条配备空气净化设备，定期清洁和更换过滤器，保证空气净化设备的正常运行。
第八条禁止吸烟，建立专门的吸烟区域，并保持良好的通风。
第九条做好室内装修材料的选择和使用，严禁使用有害物质。
第十条加强办公室的日常清洁和通风，保持良好的卫生环境。
第十一条定期组织员工进行空气质量知识的培训，提高员工的环保意识。
第三章噪音和震动管理第十二条噪音和震动管理是指对办公室内的噪音和震动进行监测和控制，确保员工的工作环境安静和稳定。
第十三条建立噪音和震动监测制度，定期对办公室的噪音和震动进行检测，确保噪音和震动保持在合理范围内。
第十四条正确使用办公设备，减少噪音和震动的产生。
第十五条加装隔音设备，减少噪音的传播。
第十六条设立专门的休息区，供员工休息和放松。
第十七条做好噪音和震动的预防工作，避免对周围环境和他人造成干扰和伤害。
第十八条定期组织员工进行噪音和震动管理知识的培训，提高员工的安全意识。
第四章照明管理第十九条照明管理是指对办公室内的照明进行规范和管理，确保员工的工作环境明亮、舒适。
第二十条建立照明管理制度，确定办公室的照明标准和要求。
第二十一条使用高效节能的灯具，减少能源的消耗。
第二十二条定期检查和维修照明设备，确保其正常运行。
公司办公室环境卫生管理制度范文（六篇）
公司办公室环境卫生管理制度范文第一章总则第一条为保障公司办公室的环境卫生，提升员工工作效率与生活品质，依据相关法律法规及公司实际状况，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司全体职员，所有人在办公期间均须严格遵守。
第三条公司承诺提供整洁、有序、舒适的办公环境，并定期进行环境维护与改善工作。
第四条公司将定期组织卫生教育活动，提升员工的环境卫生意识，强化环境管理。
第五条所有员工有责任保持办公环境的清洁，禁止任何破坏环境卫生的行为。
第六条对违反本规定的行为，将依据相关规定给予相应纪律处分，严重者将依法追究法律责任。
第七条公司将评估员工遵守本规定的情况，作为绩效考核的组成部分。
第二章办公室环境卫生管理第八条公司会定期安排专业人员进行办公区域的清洁消毒，确保办公环境的整洁与清新。
第九条卫生清洁工作涵盖日常打扫、垃圾处理、设备保养及室内空气质量监测等。
第十条日常打扫包括地面、桌面、椅子、窗户及空调等设备的清洁工作。
第十一条员工在使用办公设备后，应保持整洁并及时归位，以便他人使用。
第十二条垃圾应按规定放入指定垃圾桶，并保持垃圾桶清洁。
第十三条公司将定期监测空气质量，发现问题及时采取措施处理。
第三章员工卫生管理第十四条员工在办公室内应保持个人卫生，避免在桌面上堆放私人物品和食物，以免影响整体环境。
第十五条员工应保持良好的卫生习惯，避免在办公区域吸烟、嚼食口香糖等可能影响他人的行为。
第十六条使用公共卫生间时，员工应注意卫生和环保，不得随意丢弃卫生用品。
第十七条员工发现卫生问题或潜在环境安全隐患时，应及时向相关部门报告。
第四章违规处理第十八条对违反本规定的行为，公司将依据以下原则进行处理：（一）轻微违规，可给予口头或书面警告；（二）严重违规，可能暂停或取消相关权益、奖励；（三）特别严重违规，可能涉及降职、解雇等纪律处分。
第十九条对严重违规行为，公司将依法追究法律责任。
第二十条员工可对环境卫生管理问题提出建议，公司将及时处理并改进。
办公室环境管理制度范文(三篇)
办公室环境管理制度范文第一章绪论1.1 背景和意义在现代社会，办公室已成为人们工作生活的重要场所之一。
良好的办公室环境对于员工的健康和工作效率起着关键作用。
因此，制定一套科学规范的办公室环境管理制度，加强办公室环境管理，是提高员工工作效能和保障员工健康的重要举措。
1.2 目的和原则本制度的目的是规范办公室环境管理，提高员工工作效率，保障员工健康。
本制度的原则是依法管理，科学管理，综合管理，全员参与。
第二章办公室环境管理的目标2.1 提供舒适的办公环境，创造良好的工作氛围。
2.2 保障员工的身体健康，预防职业病。
2.3 提高员工的工作效率，确保办公室工作的顺利进行。
第三章办公室环境管理的内容3.1 办公室空气质量管理（1）保证室内外良好的通风。
（2）定期检测室内空气质量，确保室内空气清新。
（3）禁止吸烟，并设置吸烟区，做好烟气排放管理。
3.2 办公桌椅管理（1）提供符合人体工程学的办公桌椅，确保员工的工作姿势正确。
（2）办公桌椅定期检查维护，避免出现安全隐患。
3.3 办公室温度和湿度管理（1）办公室温度和湿度要求符合国家相关标准。
（2）及时修缮工况不良的空调设备，确保办公室温度和湿度稳定。
3.4 办公室光照管理（1）提供充足的自然光照，减少不必要的人工照明。
（2）配备符合人体工程学要求的照明设备，保证工作区域光照均匀。
3.5 办公室噪音管理（1）办公室要防止噪音干扰，设置合理的工作区域和隔音设施。
（2）员工在办公室内要控制个人噪音，不得影响他人工作。
3.6 办公室卫生管理（1）每日定时清理办公室环境，除尘、清洁、通风。
（2）定期清理办公室地毯、窗帘等物品，杜绝尘螨、霉菌滋生。
第四章办公室环境管理的实施4.1 职责分工（1）人力资源部制定、修订办公室环境管理制度。
（2）行政部门负责办公室环境的日常管理。
（3）员工要共同遵守办公室环境管理制度，自觉维护办公室环境的卫生和秩序。
4.2 培训和宣传（1）定期开展办公室环境管理培训，提高员工的环保意识和管理能力。
第二章 办公环境管理 教学案例
第二章办公环境管理教学案例第二章办公环境管理教学案例案例一：秘书初萌每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理得干干净净、有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。
每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。
秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。
下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。
但小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别人找不到，影响了工作。
秘书小李上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆的满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本”也总是找不到。
自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及他处。
案例二：××公司行政办公规范管理制度第一条为规范公司办公管理，特制订如下规定。
第二条办公仪表规范着工装，左胸适当位置佩戴公司徽章，其他应遵守员工守则第四、五、七条相关规定，违反规定的，除由综合管理部通报批评外，每次罚款50元；各部门负责人应认真配合，督促属下员工遵守本规定。
员工一个月累计违反规定超过3人次，该负责人亦应罚款100元。
第三条办公室规范1．办公桌。
案头用品整齐放置，保证办公桌整洁无杂物。
2．座椅。
靠背、坐椅一律不得放任何物品，人离开时椅子调正。
3．电脑。
桌机呈45度贴墙放置，卧式主机置显示器下，立式主机置桌下。
4．垃圾篓。
罩塑料袋，置辅桌后或写字台下。
5．报刊。
阅读完后必须上报架或放入办公桌。
6．外衣手袋。
置挂于柜子内，严禁随意放在办公桌椅或沙发上。
7．文件柜。
保持文件放置整洁无杂物，柜顶不得堆置文件。
第四条语言规范1．交往语言。
您好、早晨好、早、再见、请问、请您、劳驾、关照、谢谢。
办公室环境管理制度教学教案
打卡; （三十五）未经领导批准迟到早退当天在三十分钟以下的，
除按本规定进行扣分以外，还要按《考勤与请假管理规定》 的有关规定进行处罚。
环境管理监督
行政人事部负责制定专人负责检查秩序，管理处 负责人制定专人负责检查秩序，主要负责内容包 括：上班时间办公区域内秩序监督；每日下班后 检查办公室的门、窗的关闭及灯光、空调、电脑 等电器设备的关闭。
办公环境秩序不得触犯以下规定
（二十七）在值班时缺班或未经批准随意调班； （二十八）背后议论公司领导和公司事务，造成不良影响； （二十九）探听公司财务、业务、人事等各类机密； （三十）未经同意，擅入机要室收发文件； （三十一）未经批准，擅入领导办公室翻阅文件、私打电话； （三十二）工作时间漫骂、打架、甚至斗殴，扰乱公司正常
（4）非本机责任人使用电脑及外设，须经责任人同意方可 使用，并不得随意修改、拷贝本机中资料。
（5）公司鼓励员工使用电脑。员工应学习能熟练地进行电 脑操作。
（6）公司员工不得利用办公电脑阅览黄色或非法网站。 （7）保持电脑的清洁和卫生，使用电脑一定时间注意休息。 2、投影仪 （1）由行政人事部保管
（2）借用人须履行相关借用手续方可借用。
办公环境秩序不得触犯以下规定办公环境秩序不得触犯以下规定行政人事部负责制定专人负责检查秩序管
企业制度培训目录
❖办公室环境管理
——办公环境秩序规定 ——环境管理监督 ——办公设备使用
办公环境秩序不得触犯以下规定
（一）着装要求：在办公区域内男士应西服/衬衣加领带,女 士应裙装/套装加淡妆。周六、周日D类（含）以上员工可 便装，但男士不得穿无衣领汗衫、短裤、凉鞋上班，女士 不得穿背心、吊带装、超短裙、拖鞋上班;
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第二章办公环境管理教学案例
案例一：
秘书初萌每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理得干干净净、有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。
每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。
秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。
下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。
但小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别人找不到，影响了工作。
秘书小李上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆的满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本”也总是找不到。
自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及他处。
案例二：
××公司行政办公规范管理制度
第四条语言规范
1．交往语言。
您好、早晨好、早、再见、请问、请您、劳驾、关照、谢谢。
2．电话语言。
您好、请问、稍等、谢谢、再见。
3．接待语言。
您好、请稍候、我通报一下、请坐、对不起、请登记、与我联系、打扰一下、好的、行。
第五条行为规范
1．坚守工作岗位、不串岗。
2．上班时间不看报纸、玩游戏或做与工作无关的事。
3．办公桌上应保持整洁并保持办公室安静。
4．上班时间，不要在办公室化妆。
5．接待来访和业务洽谈在接待室或会议室进行、会私客不超过5分钟。
6．不因私事打公司办公电话，长话须登记长话记录本。
7．不用公司电脑上网聊天或做与工作无关的事，不要随意使用其他部门电脑，私客不经领导允许不准用公司电脑。
8．未经总经理或部门经理批准，不得索取、
打印、复印其他部门资料。
9．严格遵守考勤制度，迟到、早退扣10元。
10．不论任何原因，不得代人打卡。
11．吸烟到吸烟区，否则罚款50元。
12．请假要有假条，特殊情况事后补假条，出差一天以上，应填写出差申请单并经领导批准。
13．因故外出，必须请示部门经理，各部门全体外出，必须向综合管理部通报。
14．无工作需要，不得擅自进入机房、档案室、财务室、会议室、接待室。
15．不得将烟缸、茶杯、文具等一切公物带回家私用。
本规范由综合管理部、人力资源部实施监督与检查。
案例三：
秘书王琳今天来得比往日都早，她准备利用公司许总出差之际为许总归来后创造一个舒适温馨的工作环境。
许总的办公室在最里间，王琳的办公室就在许总办公室的外面，两屋有一扇门相通。
任何人要进入许总办公室都得从王琳的办公室通过，王
琳的办公室就相当于枢纽和窗口。
其他的部门呈半环形分布在王琳和许总办公室的对面。
王琳先进入了自己的办公室，首先映入眼帘的是窗台上的各式盆景和竞相开放的各色鲜花。
进门，在右边是棵高大的绿色灌木，很清新的感觉。
不过可能因为许总不在，也暂时没有秘书专门负责监督的缘故，清洁公司并没有把地上的落叶清扫干净。
王琳的办公桌上有一台电脑、传真机、三部电话，一些文件格、文件夹和几页未装进文件夹的散开的文件，另有一些笔筒之类的必备用品；办公桌的前面放着一些为客人准备的椅子和沙发；办公桌后面是自己的座椅，再后面则是靠墙的大型立柜，里面分格分层放着各类文件和书籍，但是却有一些凌乱；大型立柜的旁边紧挨墙的地方，有个齐腰的矮柜，上面放着饮水机，小柜里放着一些纸杯和咖啡、方糖之类的饮料和食品。
许总的办公室要比王琳的办公室大一些，基本的摆设没有很大的差异。
宽大的办公桌上也有一台电脑，另外只简单地摆着电话和一些文件夹，有两个并列的靠墙立式柜，在另一面靠墙的地方环形摆开的是沙发。
整个办公室体现的是一
种简约美，让人心旷神怡。
王琳打量完两个办公室，对自己的工作应该从哪里着手也基本了然于胸。
她打开窗帘，打开空调，调节好办公室的温度、湿度。
之后将窗台、办公桌、电脑……凡目光可及的地方都细细地擦过；饮水机里的水不多了，应该和送水公司联系一下；储备的办公日用品也应该再补充；应该再去买点书法绘画之类的物品装饰一下墙面……她想好好美化这里的办公环境，不仅给许总，也要给来访的公司内外的客人一个良好的印象。
清洁整理工作基本告一段落，现在正好是8：30。
案例四：
(1)天地公司秘书钟苗下午发现接待区通往门口的通道上堆放了很多销售部的空纸箱，钟苗是这样处理的：立即向行政主管报告，得到马上清理的指示，参加清理工作，确保接待区到门口的过道通畅。
在周末的工作会上，行政经理表扬了钟苗，并告诫全体工作人员以此为鉴，做好工作环境的风险防范。
(2)华泰集团秘书在董事会会后把废弃的选票用碎纸机处理，就在她操作的过程中，一不小心戴在胸前的长丝巾卷入了碎纸机，虽然她立即关闭电源，毁掉一条丝巾，但不遵守设备安全规程操作的后果是极危险的。
当晚下班前，行政经理以此事为例向所有员工再次强调一定要遵守设备安全操作规程。
他说，如果今天卷进去的不是丝巾而是披散的长发，那真是让人后怕呀!
案例五：
天地公司在本市经营销售电器产品已有一定规模，经总经理例会讨论，决定将已有产品推广销售到市郊和边远地区，同时着手开发设计2种新型小家电产品。
为适应企业发展的需要，公司准备新录用一批销售人员和新产品设计人员。
总经理希望行政助理高叶提出一个针对新录用人员工作特点的工作模式。
他要求一方面要考虑开源节流，另一方面还要发挥人员的最大能力，注重工作成果和质量双方面因素。
几天后，行政秘书高叶提交了一份建议报告，建议到市郊和边远地区进行销售的人员采用
弹性时间工作模式和远程工作模式，建议新产品设计人员采用兼职工作模式或定期合同制工作模式，并详细说明了理由。
案例六：
某公司准备再开办一个销售分公司，租用了某写字楼一层的大厅，其中，大门左边用作产品展厅，大门右边作为销售分公司办公区，包括正副经理办公区、接待区、销售部、财务部。
该销售分公司的负责人将整个一层大厅全部设计为当今很流行的全开放式办公室和半开放式办公室，用站立并能够移动的间隔物来分隔，没有门，所有人的工作都清楚可见。