会员顾客档案管理
客户档案及会员卡管理制度
客户档案管理制度售后客户档案管理是企业售后管理的重要内容，质量反馈要基础，是建立公司形象的良好方法。
而不能把它仅仅理解为是客户资料的收集、整理和存档。
建立完善的客户档案管理系统和客户管理规程，对于提高营销效率，扩大时场占有率，与交易伙伴建立长期稳定的业务联系，提供设计参考数据，具有重要的意义。
一、售后客户档案管理对象售后客户档案管理的对象就是本公司提供过产品和服务的对象，即企业的过去、现在的直接客户与间接客户，它们都应纳入公司售后客户管理系统。
二、客户管理内容客户档案管理的基本内容包括以下几项：1、客户基础资料即企业所掌握的客户的最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。
这些资料，是客户档案管理的起点和基础。
客户基础资料主要包括项目名称、机组型号、联系人地址、电话与公司交易时间。
2、服务状况是指本公为客户服务的次数和服护中所记录的数据、总结、报告。
还有客户对本公司的合作态度、满意度等。
三、户档案管理方法1、建立客户档案卡。
作为客户档案管理的基础工作，目前暂时采用EXCEL形式按年度、分项目填写，主要是为了查阅方便，采用链接与数据库相连。
以后如有需要，再引入专业软件管理。
2、建立客户数据库。
建立项目数据库，收集客户管理的内容。
通过客户档案卡的链接，来实现查找，更新。
项目数据库按项目分类，下按服务项目内容和时间分层。
3、数据来源。
这种数据的取得，主要有三种形式：①. 客户资料的获取，主要是通过公司合同搜集起来的，公司合同不完整的，可向销售部门索取。
②. 在项目服务中，所记录的数据、总结、报告，客户的的意见表。
③..服务回访中进行的数据更新。
编制客户回访表，在进行客户访问时，即时填写，按规定时间上报，售后部汇总整理。
四、客户档案管理应注意问题1. 客户档案管理应保持动态性。
客户档案管理不同于一般的档案管理。
如果一经建立，即置之不顾，就失去了其意义。
需要根据客户情况的变化，每一年至少进行一次回访，消除过旧资料，及时补充新资料。
会员档案管理制度
会员档案管理制度简介会员档案管理制度是为了有效管理和维护会员信息而制定的一套规章制度。
通过建立完善的档案管理系统，可以保障会员信息的安全性和及时性，提高会员服务质量，并为组织决策提供准确的数据支持。
目标1. 确保会员档案的准确性：及时更新会员信息，确保档案内容真实可靠。
2. 保护会员档案的安全性：建立完善的保密制度，防止会员档案泄露和滥用。
3. 高效管理会员档案：建立规范的管理流程，提高档案处理效率。
内容1. 会员档案的建立：会员加入组织后，需要创建会员档案，包括基本信息、联系方式、兴趣爱好等内容。
档案应保留会员的个人隐私，确保信息安全。
2. 会员档案的更新：会员信息有任何变动时，应及时更新档案，并存档变更记录。
3. 会员档案的存档：建立合理的存档系统，将会员档案按照一定的分类和编码进行整理和保存，确保易于查找和管理。
4. 会员档案的保密：严格遵守保密制度，只有经过授权的人员才能访问会员档案，并且要对档案的使用和处理行为负责。
5. 会员档案的查询和使用：有合法需要的人员可以查询和使用会员档案，但需记录查询和使用情况，并确保信息不被滥用。
6. 会员档案的销毁：按照规定的周期，对无效的会员档案进行销毁，防止信息外泄。
责任1. 组织成员应严格遵守会员档案管理制度，确保档案的安全和准确性。
2. 组织管理层应定期审核会员档案管理制度的执行情况，发现问题及时采取措施加以解决。
3. 相关部门应共同配合，确保会员档案管理的顺利实施和运行。
附则本制度的修改和解释权归于组织管理层，如有需要，可以根据实际情况进行补充和修改。
以上为会员档案管理制度的主要内容及要求，希望能够为组织提供一个有效管理会员档案的参考。
美业会员档案管理制度
美业会员档案管理制度一、总则为了规范美业会员档案的管理，保护会员的隐私权和权益，提高美业服务质量，增强美业品牌形象，特制定本制度。
二、会员档案管理范围美业会员档案管理范围包括但不限于会员个人信息、健康状况、服务记录、消费情况、特殊要求及其他与会员相关的信息。
三、档案管理责任1. 美业会员档案的管理责任属于美业机构，具体责任人主要包括业务经理、会员服务人员等。
2. 美业会员档案管理人员应当具备良好的职业操守和专业素养，严守会员隐私，切实负责会员档案的管理工作。
四、美业会员档案的采集1. 会员档案采集应当遵循合法、公正、真实、准确的原则，全面、系统地记录会员信息。
2. 会员档案采集内容应包括但不限于：身份证明、联系方式、健康状况、病史记录、特殊情况说明、个人喜好、服务需求等。
3. 会员档案采集应当由会员自愿提供，并经会员确认。
五、美业会员档案的保密1. 美业会员档案信息属于严格保密内容，只能在必要情况下向授权人员开放。
2. 未经会员授权，不得向第三方透露或提供会员档案信息。
3. 美业会员档案信息的存储应采取安全有效的方式，确保档案信息不被泄露或遗失。
六、美业会员档案的使用1. 美业会员档案信息只能在履行业务职责的必要范围内使用，不能超出业务需要。
2. 美业会员档案信息不得用于非法用途，不得滥用会员信息牟取个人利益。
七、美业会员档案的更新1. 美业会员档案信息应当及时更新完善，确保信息的准确性和时效性。
2. 会员档案更新应当得到会员的知情同意，严格按照会员的意愿进行档案更新。
八、美业会员档案的销毁1. 美业会员档案信息应当在必要情况下进行销毁处理，保护会员隐私。
2. 会员档案销毁应当经过严格程序，确保信息不被遗漏或滥用。
九、美业会员档案管理的监督1. 美业会员档案管理应当接受相关主管部门的监督，确保档案管理合规合法。
2. 会员对于档案管理有异议或投诉应当得到及时解决和合理回应。
十、美业会员档案管理的培训1. 美业会员档案管理人员应当经过专业培训，熟悉档案管理规定和操作流程。
协会会员档案管理制度规定
第一章总则第一条为加强协会会员管理，规范会员档案工作，提高档案管理水平，确保会员档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本协会实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本协会所有会员档案的管理工作。
第三条本制度遵循真实性、完整性、准确性、保密性、安全性的原则。
第二章档案管理职责第四条会员档案管理工作由协会秘书处负责，具体职责如下：1. 负责制定会员档案管理的各项规章制度；2. 负责会员档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；3. 负责会员档案的保密工作，确保档案安全；4. 定期对会员档案进行清理、鉴定、销毁等工作；5. 为会员提供档案查询、复制等服务。
第五条协会各部门、各分支机构应当积极配合秘书处做好会员档案管理工作，确保档案信息的准确性和完整性。
第三章档案收集与整理第六条会员档案包括以下内容：1. 会员基本信息：姓名、性别、出生年月、身份证号码、联系方式等；2. 会员入会申请材料：入会申请书、身份证复印件、学历证书、专业技术资格证书等；3. 会员在协会的活动记录：参加协会活动、担任协会职务、获得协会奖励等；4. 会员在协会的违法违规行为记录；5. 会员的其他相关材料。
第七条会员档案的收集应当真实、准确、完整，确保档案的原始性。
第八条会员档案的整理应当遵循以下要求：1. 按照会员入会时间顺序排列；2. 按照档案内容分类整理；3. 每份档案应当有目录，标注档案内容；4. 档案应当装订成册，统一编号。
第四章档案保管与利用第九条会员档案的保管应当遵循以下要求：1. 专人负责，专柜存放；2. 防潮、防霉、防虫、防火、防盗等措施；3. 定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。
第十条会员档案的利用应当遵循以下原则：1. 依法、合规、公开、公正；2. 不得泄露会员的个人信息和商业秘密；3. 不得利用档案谋取不正当利益。
第五章档案鉴定与销毁第十一条会员档案的鉴定应当定期进行，按照以下程序执行：1. 成立档案鉴定小组；2. 对档案进行审查、鉴定；3. 鉴定结果报协会领导审批；4. 对失去保存价值的档案进行销毁。
协会会员档案管理制度规定
第一章总则第一条为加强协会会员档案管理，确保档案资料的真实性、完整性、保密性和安全性，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合协会实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于协会所有会员的档案资料管理，包括单位会员和个人会员。
第三条会员档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案管理的合法性和合规性。
（二）真实性：确保档案资料内容的真实、准确、完整。
（三）安全性：采取有效措施，确保档案资料的安全，防止丢失、损毁、泄露。
（四）及时性：对会员档案资料进行及时收集、整理、归档，确保档案资料的系统性和连续性。
第二章档案资料的收集与整理第四条会员档案资料的收集应包括以下内容：（一）会员基本信息：姓名、性别、出生年月、民族、政治面貌、学历、职称、职务、联系电话、电子邮箱等。
（二）会员单位信息：单位名称、性质、法定代表人、经营范围、注册地址、联系电话、电子邮箱等。
（三）会员荣誉与奖励：各类荣誉证书、奖励证书、荣誉称号等。
（四）会员参加协会活动情况：会议记录、活动照片、表彰文件等。
（五）会员违规违纪情况：如有违规违纪行为，应记录相关情况。
第五条会员档案资料的整理应遵循以下要求：（一）分类整理：根据档案资料的性质、内容、时间等进行分类整理。
（二）编目索引：为每份档案资料编制目录和索引，方便查阅。
（三）归档装订：按照规定格式进行装订，确保档案资料的整齐美观。
第三章档案资料的保管与利用第六条会员档案资料的保管应采取以下措施：（一）安全存放：将档案资料存放在安全、干燥、防潮、防虫、防尘的专用档案柜中。
（二）定期检查：定期对档案资料进行检查，发现问题及时处理。
（三）保密措施：对涉及会员隐私和商业秘密的档案资料，采取加密、封存等措施，确保档案资料的安全。
第七条会员档案资料的利用应遵循以下规定：（一）查阅原则：会员本人或授权人可查阅本人档案资料，其他人员查阅需经协会批准。
会员档案管理制度
第一章总则第一条为规范本协会会员档案管理工作，确保档案的真实性、完整性和安全性，提高档案管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于本协会所有会员的档案管理。
第三条本制度遵循依法、科学、规范、公开的原则，确保档案管理的规范化、制度化和科学化。
第二章档案管理机构及职责第四条本协会设立档案管理部门，负责会员档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案管理部门的主要职责如下：（一）制定和完善会员档案管理制度，确保档案管理的规范性和科学性；（二）负责会员档案的收集、整理和归档工作；（三）对会员档案进行分类、编目、登记，确保档案的完整性和准确性；（四）对会员档案进行保管，确保档案的安全；（五）对会员档案进行查阅、借阅、复制等管理工作；（六）对会员档案进行销毁，确保档案的合理利用。
第三章档案收集与整理第六条会员档案的收集应遵循以下原则：（一）全面性：收集会员的各类档案资料，确保档案的完整性；（二）真实性：收集的档案资料必须真实、准确，不得篡改、伪造；（三）时效性：收集的档案资料应具有时效性，反映会员的最新情况。
第七条会员档案的整理应遵循以下要求：（一）分类：根据会员档案的性质、内容、用途等进行分类；（二）编目：对档案进行编号、登记，确保档案的检索和利用；（三）登记：对档案的收集、整理、保管、查阅等情况进行登记。
第四章档案保管与利用第八条会员档案的保管应遵循以下要求：（一）安全：确保档案库房安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生；（二）整洁：保持档案库房整洁，防止档案霉变、虫蛀等损害；（三）保密：对涉及会员隐私的档案资料，应严格保密。
第九条会员档案的利用应遵循以下规定：（一）查阅：会员及其授权人员可查阅本人档案，但需履行登记手续；（二）借阅：会员及其授权人员可借阅档案，但需履行登记手续，并按时归还；（三）复制：会员及其授权人员可复制档案，但需履行登记手续，并支付复制费用。
第五章档案销毁第十条会员档案的销毁应遵循以下程序：（一）鉴定：档案管理部门对拟销毁的档案进行鉴定，确定其是否具有销毁条件；（二）审批：将鉴定结果报请相关领导审批；（三）销毁：经审批同意后，由档案管理部门负责销毁档案，并做好销毁记录。
服务行业顾客档案管理制度
第一章总则第一条为规范服务行业顾客档案管理，提高服务质量，确保顾客信息的准确性和安全性，特制定本制度。
第二条本制度适用于本服务行业所有涉及顾客档案管理的部门和个人。
第三条本制度遵循保密、准确、完整、高效的原则。
第二章档案管理职责第四条顾客档案管理由顾客服务部负责，设立专门的管理人员。
第五条顾客服务部负责制定顾客档案管理的具体实施细则，并组织实施。
第六条各部门应积极配合顾客服务部，共同做好顾客档案管理工作。
第三章档案内容第七条顾客档案主要包括以下内容：1. 顾客基本信息：姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、住址等；2. 顾客消费记录：消费时间、消费金额、消费项目、服务人员等；3. 顾客服务评价：顾客满意度、投诉记录、表扬记录等；4. 顾客特殊需求：过敏史、禁忌事项、个性化服务等；5. 顾客其他相关信息：会员信息、积分情况、优惠券等。
第四章档案管理流程第八条顾客档案的收集：1. 顾客在办理业务时，应提供真实、准确的个人信息；2. 服务人员应认真登记顾客信息，并及时将信息录入顾客档案管理系统。
第九条顾客档案的整理：1. 顾客档案管理人员应定期对顾客档案进行整理，确保档案的完整性和准确性；2. 档案整理应遵循分类、编号、归档的原则。
第十条顾客档案的保管：1. 顾客档案应存放在安全、保密的场所，并由专人负责保管；2. 顾客档案的查阅、借阅应严格执行审批制度。
第五章档案利用第十一条顾客档案的利用应遵循以下原则：1. 依法、合规、诚信、保密；2. 仅限于服务行业内部使用，不得外泄；3. 不得用于非法目的。
第十二条顾客档案的查询：1. 服务人员需查询顾客档案时，应向顾客服务部提出书面申请；2. 顾客服务部经审核同意后，方可提供查询服务。
第六章档案销毁第十三条顾客档案的销毁应遵循以下原则：1. 依法、合规、保密；2. 顾客档案的销毁应经过顾客服务部审核批准。
第十四条顾客档案的销毁应采取以下措施：1. 顾客档案的销毁应在顾客服务部监督下进行；2. 销毁后的档案应确保无法恢复。
会员档案管理制度
会员档案管理制度1. 引言为了更好地管理会员信息，提供更优质的服务，本文档旨在制定会员档案管理制度，规范会员档案的建立、维护和使用流程。
该制度适用于所有与会员信息相关的部门和人员。
2. 定义在本文档中，以下术语具有以下含义：•会员：指已经注册并正式成为机构会员的个人或组织。
•会员档案：指用于存储和维护会员个人信息、消费记录和其他相关信息的记录。
3. 会员档案的建立3.1 会员注册•会员注册应在机构指定的注册途径进行，包括但不限于线上注册、线下填写注册表格等方式。
•注册时，会员应提供真实、准确、完整的个人信息，包括姓名、身份证号码、联系方式等。
3.2 档案建立•注册完成后，相关工作人员应及时将会员信息录入到会员档案系统中。
•会员档案系统应采用安全可靠的技术手段，确保会员信息的机密性和完整性。
4. 会员档案的维护4.1 信息更新•会员档案应及时更新会员的变动信息，包括但不限于个人信息、联系方式、工作单位等。
•每次更新都应记录更新时间和更新人员，以便追溯。
4.2 档案备份•会员档案系统应定期进行数据备份，确保会员信息不会丢失。
•备份数据应储存在安全可靠的存储设备中，并进行加密保护。
5. 会员档案的使用5.1 查询权限•会员档案系统应设立适当的权限管理，确保只有授权人员可以访问会员档案。
•不同权限的人员应能够在档案系统中查询到所需的会员信息。
5.2 信息保密•任何人员在使用会员档案时都应保护会员的隐私和信息安全。
•未经授权，不得将会员信息提供给外部人员或组织。
5.3 数据分析•机构可以对会员档案中的数据进行统计和分析，以优化服务和营销策略。
•在数据分析过程中，应确保会员个人信息的匿名化处理，并遵守相关法律法规。
6. 管理制度的落实与监督6.1 落实责任•机构应明确会员档案管理的责任主体和具体职责，并将其落实到相关岗位和人员。
•相关部门和人员应按照规定的程序和要求，认真履行职责。
6.2 监督与检查•针对会员档案管理，机构应建立监督与检查机制，定期检查和评估会员档案管理的执行情况。
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会员顾客档案管理
第一章总则
第一条：目的：通过有序地收集整理顾客档案,有效地利用客史档案,促进公司的经营。
第二条：解释：由“XXX”健康连锁营业督导部解释。
第三条：适用范围：“XXX”健康连锁及所辖分店。
第二章客史档案的分类
第一条：“XXX”健康连锁的顾客档案分五类，即A类、B类、C类、D类和E类。
第二条：达到以下条件之一的客史档案为A类：
（1）每年在“XXX”健康连锁消费12次以上；
（2）每年累计消费金额1200元以上；
（3）企事业单位主要负责人或人士。
第三条：达到以下条件之一的顾客为B类：
（1）每年在8“XXX”健康连锁消费8次以上；
（2）每年累计消费金额800元以上；
（3）重要企事业单位员工。
第四条：达到以下条件之一的顾客为C类：
（1）每年在“XXX”健康连锁4次以上；
（2）每年累计消费金额400元以上。
第五条：达到以下条件之一的顾客为D类：
（1）每年在“XXX”健康连锁2次以上；
（2）每年累计消费金额200元以上。
第六条：达到以下条件之一的顾客为E类：
（1）D类以下顾客；
（2）省外游客、地州游客；
（3）属于其它类顾客但第二年很少来的顾客。
第三章顾客拜访的形式及周期
第一条：“XXX”健康连锁顾客拜访形式有电话、信函、Emalie、定期上门拜访等。
第二条：顾客拜访的周期及形式：
（1）A类顾客：a、店经理2个月上门拜访一次；销售部经理一个月上门拜访一次；
b、重要节庆或活动信函问候。
（2）B类顾客：a、销售部经理1个月电话拜访一次或2个月上门拜访一次；
b、重要节庆或活动信函问候。
（3）C类顾客：a、外联部主管1个月电话拜访一次或2个月上门拜访一次；
b、重要活动信函问候。
（4）D类顾客：a、外联员1个月电话拜访一次或2个月上门拜访一次；
b、重要活动电话拜访。
（5）E类顾客：a、外联员1个月电话拜访一次；
b、重要活动电话拜访。
第三条：顾客拜访的内容
1、对顾客的问候；
2、了解顾客的建议、意见及最新需求；
3、公司或餐厅最近的活动及变化（进步）。
第四章客史档案的收集
第一条：“XXX”健康连锁顾客档案收集实行广泛收集、逐级整理、分级控制和统一管理。
第二条：每一位员工与顾客或外界接触时，都有义务收集顾客档案交上级整理后汇总到店经理处整理后填《顾客信息日报表》报店经理审核，审核后交档案管理人
员建档、立卷和归档。
健康咨询、导购、销售员和营业员及外联员每日下班前将获取的顾客档案
交直接上级（领班）整理，领班下班前汇总后上交店经理填《顾客信息日报
表》。
店经理每月1日（遇星期天顺延）将销售部汇总的《顾客信息日报表》交公
司总经办主任安排录入公司级客史档案。
第五章顾客档案的利用
第一条：店经理要提前1个月安排专人将档案中有用信息摘录出来，上门拜访或电话拜访，巩固老顾客。
外联人员拜访顾客后须将拜访情况报直接上级审核后交档
案管理人员建《顾客拜访台帐》。
当销售部要接待重要顾客时，要先申请查阅客史档案，以便掌握客人详细情况更好为顾客服务。
第六章顾客档案的管理
第一条：“XXX”健康连锁顾客档案的管理实行公司统一管理，分级控制。
即公司机关借阅顾客档案，由总经理批准；分店则由店经理批准；公司总经理和分店经理对
顾客档案的安全负责。
店经理指定人员依据本制度和《顾客档案建档、查询规则》建档和管理档案。
店经理要每月检查、督导销售部对顾客档案的收集、整理、建档及充分利用客史档案。
公司营业督导部每月要检查、督导分店对顾客档案的管理及利用情况，并把情况报给公司总经理。
第七章客史档案的分类变更
第一条：顾客档案每年1月整理一次。
每年整理时，档案管理人员根据分类标准对不相符的顾客档案汇总后，填《顾客档案类别调整建议书》报店经理批准后调整
《顾客档案》《顾客拜访台帐》类别，并将变更情况填入《顾客档案变更登记表》。
第二条：店经理每年1月将《顾客档案类别调整建议书》上交公司总经办主管安排档案管理人员调整公司级顾客档案的类别，总经办主管须监督管理人员在《顾客档
案变更登记表》记录变更情况。
第八章罚则
第一条：当工作不负责或失误达到以下条件之一，给予责任人扣30元：
1、不及时交《顾客信息日报表》；
2、档案管理人员不及时建档（《顾客信息日报表》上交超过三天）；
3、客史档案的变更或借阅不登记；
4、不经批准泄露顾客信息；
5、顾客档案管理达不到本制度或相关标准要求。
第二条：当工作不负责或失误达到以下条件之一，给予责任人辞退处理：
1、擅自复印顾客档案；
2、故意隐匿顾客档案；
3、破坏顾客档案；
第九章附则
第一条：本制度由营业督导部制定。
第二条：本制度经公司总经理批准生效。