公司财务及物资管理制度

公司财务及物资管理制度为规范公司财务制度，做好现金和实物管理工作，特制定借款、物品采购、发放和费用报销的管理办法，从即日起执行。

凡涉及公司维修、采购、征订、出差等一切与公司费用支出相关的行为，均需按照先申请，后办理的原则，请按如下要求执行。

一、财务管理制度（一）会计人员1.公司设财务会计与出纳两个岗位；2.会计编制财务报表、完成各项会计核算工作、及时准确地核算经营成果、负责纳税申报事宜。

监督其他人员执行国家的其他财经政策、法令、制度和遵守财经纪律。

3.出纳员负责现金和银行存款的收付、核算，不得兼管会计档案保管和收入、费用、债权债务帐目的登记工作。

4.财会人员都要认真执行岗位责任制，各司其职、互相配合，如实反映和严格监督各项经济活动。

记帐、算帐、报帐必须做到手续完备、内容真实、数字准确、帐目清楚、日清月结、按期报帐。

5.财务人员在处理会计事务中，必须坚持原则、照章办事。

对于违反财经纪律和财务制度的事项，必须拒绝付款、拒绝报销或拒绝执行，并及时向总经理报告。

6.财务人员因故离职，必须与接替人员办理交接手续，没有办清交接手续的，不得离职，亦不得中断会计工作。

移交交接包括移交人管理的会计凭证、报表、帐目、款项、公章、实物及未了事项等。

移交交接必须有专人监交。

（二）会计核算原则及科目1.公司严格执行《中华人民共和国会计法》、《会计人员职权条例》、《企业会计准则》、《企业财务通则》等法律法规中关于会计核算一般原则、会计凭证和帐簿保管、财产清查、成本清查等事项的规定。

2.公司的报表有资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表。

3.一切原始凭证、会计凭证、帐簿、报表中各种文字记录用中文记载，数字用阿拉伯数字记载。

记载、书写必须使用钢笔、签字笔，不得用铅笔及圆珠笔书写。

4.固定资产1)固定资产的标准：固定资产是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。

不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过2年的，也应作为固定资产管理。

2)固定资产的分类、折旧年限、净残值率3)固定资产的入账价值：购入的固定资产，以购买价款和支付的相关税费以及直接归属于该资产达到预定用途发生的其他支出为入账价值；4)固定资产必须每年进行盘点；5)固定资产的购入、清理、报废都要办理财务手续，并设置固定资产明细账进行核算。

（三）资金、现金管理1.财务部要加强对资产、资金、现金及费用开支的管理，防止损失，杜绝浪费，良好运用，提高效益。

2.银行账户必须遵守银行的规定开设和使用。

银行账户除基本户外如需要再开设新账户，必须报请总经理同意后方可开设。

银行账户只供本单位经营业务收支结算使用，严禁将账户借给外单位或个人使用，严禁为外单位或个人代收代支，转账套现。

3.银行账户的账号必须保密，非因业务需要不准向外泄露。

4.银行账户印鉴的使用实行分管并用制，即财务章由出纳保管，法人章由法人代表自己保管，会计私章由会计保管，不准由一个人统一保管使用。

印鉴保管人临时出差时可由其委托他人代管。

5.银行账户往来应逐笔登记入账，不准多笔汇总高收，也不准以收抵支记账。

按月与银行对账单核对，未达到收支，应作出调节逐笔调节平衡。

6.公司所签合同，出纳处留存一份复印件，并根据已获批准签订的合同付款，不得改变支付方式和用途；非经收款单位书面正式委托并经总经理批准，不准改变收款单位（人）。

7.库存现金不得超过限额（壹万元），不得以白条抵作现金。

现金收支要做到日清月结，确保库存现金的账面余款与实际库存额相符，银行存款余款与银行对账单相符，现金、银行日记账数额分别与现金、银行存款总账数额相符。

8.严格现金收支管理，除一般零星日常支出外，其余投资、支出必须通过银行办理转账结算，不得直接兑付现金。

9.领用空白支票必须注明限额、日期、用途及使用期限、并报总经理报批。

所有空白支票及作废支票必须存放保险柜内，严禁空白支票在使用前先盖上印章。

10.出纳有责任保管好发票，开具发票前必须报经总经理审批。

业务人员出差必须要携带发票的，必须在出纳处办理相关手续。

11.正常的办公费用开支，必须有正式发票。

如遇只有收据没有发票的费用，出纳要做好相关费用记录，保存好收据并允许使用其他正规发票进行冲账报销。

12.财务人员对于每一笔费用支出做好记录，原则上所有费用支出须经总经理同意，如遇总经理出差在外，500元以下的支出，须经办公室主任批准。

500元以上的支出，电话请示总经理同意后方可。

13.每月末将工资表报至总经理审批。

总经理审批认可后，通知财务发出支票发放工资。

14.财务人员每月中旬（15号）及月末制作费用统计表，明确公司的收入、支出及账面余额等情况并报至总经理处。

15.财务人员应于每月末将各部门当月费用收支情况列表，报至总经理处。

二、借款管理（一）借款规定1.借款单须写明借款的详细用途，用于哪个项目，如果是差旅借款，还要求写明出差地点和出差天数，并由部门负责人或项目负责人签字确认；（目前由总经理审批签字）2.财务将根据出差天数、出差地点、是否从公司订票等信息判定借款额度是否适度。

如提交不合适的金额，财务有权进行调整；3.一般不允许发生非差旅借款，如因业务需要个人通过借款方式办理单位往来款项付款, 如办公室租赁押金、其他预付款等, 应当建立相应的往来账户进行记账归集, 并设定业务的经手人负责后期归还或冲账,需要注明业务涉及到的项目、合同号或实际业务情况，借款人应及时收回发票报销冲账；4.借款需要用支票支付时，经办人应注明对方单位、事由、所需金额，财务部门一律不签发无日期、无抬头、无限额、无用途的支票。

经办人有义务保证发票与支票抬头相统一，若出现问题，由经办人负全部责任。

（二）借款程序：1.当事人填写借款单（及出差通知单）；2.总经理审批；如总经理外出，由总经理指定的专人签字同意；3.财务审核领款（三）借款的财务要求：1.差旅借款要求按部门的出差计划一借一清,且必须在返回公司后7天内办理报销手续，一次结清，对于逾期不结清者，财务将在每月末整理欠款明细交办公室，办公室将在借款人下月工资中扣还；2.长期驻外员工借款额度，应控制在该员工一个半月的工资额内；3.项目备用金借款，一个项目的借款额度应控制在项目经理和业务主办两个人一个月的工资总额内，并明确责任人，即项目经理和业务主办一人管钱、一人管账，共同管理好借款；4.到财务出纳处领款时，应使用蓝/黑墨水签字，不允许使用圆珠笔签字和手签章，；5.借支10000元以上的款项时，须提前一天通知财务，以有时间备好资金。

6.以上借款，相关人员每月须到财务办理报销手续，前款不清，后款不借。

所借公款，必须专款专用，不准挪用，不准假公济私，公款私用。

三、物品采购1.相关人员应提出申请，并经部门负责人审核签字，报公司办公室；2.办公室汇总采购清单，经总经理批准方可采购；3.采购金额较大（金额在1000元以上），应进行不少于三家供应商的比价、询价；4.购买物品后，首先将物品交物资管理人员或财务人员验收入库；5.收入库后，在发票上签字，并将物品进行登记；6.经办人员填写报销单，并附购物发票和购买清单，清单上注明单价、数量、金额。

较大金额的须附三家供应商的询价单；7.办公室负责人审核并签字；8.总经理签字报销。

四、办公用品购发1.每季末，各部门负责人将本部门所需要的办公用品计划提交到办公室；2.由办公室指定专人购回和发放；3.办公用品采购要做到用品齐全、品种对路、质量好、库存合理；4.发放办公用品，要建立台账并建立领用手续。

五、物品的维修和报废对决定报废处理的办公用品，以及维修的用品，由办公室审核后，做好登记，统一处理。

电脑、复印机耗材的更换、维修、统一由办公室负责。

六、差旅费报销手续及说明（一）、报销手续1.经办人填写报销单；2.总经理按出差计划审核并签字；3.办公室按照公司相关制度重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查，签字。

4.会计主要审查发票单据的合法性，以及对费用金额的计算进行复核后签字，交总经理审批；5.出纳消账，退还借条。

（二）报销标准和规定1.非正规发票、不符合要求的发票，一律不予报销；2.本公司员工出差，按照协议，明确由对方单位承担食宿、交通费的，食宿、交通费应在对方报销，不得在公司报销；对于在对方报销不及时，造成项目拖欠食宿、交通费用的由借款人自己承担；3.住宿费公司员工出差，要厉行节约，同性合住，就近入住经济型酒店的原则，住宿费票据按实报销，或由办公室代订住宿。

驻外办公，有员工宿舍的，住宿费用按租房价格实报实销。

4.交通费因公出差的交通费用，除乘坐飞机或软卧需由总经理审批外，其他由部门经理或项目负责人根据实际情况决定采用何种交通工具，并据实报销。

与出差无关的交通费，不得搭车报销。

5.差旅费补贴（含伙食费）每人每天50元标准。

七、业务招待费的报销（一）有开发项目和在建项目的人员应事先申请并得到总经理审核批准：申请内容包括发生时间、地点、对方人员名单、项目名称等。

因特殊原因无法事先办理，事后须及时补办相关手续。

业务招待费一般不允许多次招待一次申请或一次申请多次开支,不许私自联系记账点采用记账方式消费。

（二）经手人填写“费用报销单”，并注明时间、用途，总经理批准后方可到财务报销。

八、财务对发票的要求1.费用报销必须出具正式发票，无法提供正式发票财务部门有权不予报销；2.发票必须是由税务监制的正式发票或财政部门统一印制的行政性收款收据，发票中单位名称必须为公司全称，发票内容须填写齐全，并注意是否加盖财务专用章或发票专用章；3.若发生票据丢失现象，责任人应到原票据开具单位补办票据，否则应由过失人承担全部款项；差旅费发票遗失，当事人补办票据，确实无法补办的，应在票据报销单后附《票据遗失报销申请单》，部门经理和总经理签字并提供经财务认可的发票方可报销。

如有同行同事还应要求其签字证明。

4.如多人共同发生日常费用时，应注意根据费用分摊规则，提醒提供服务单位分开给每人开具发票，以方便报销。

5.票据应以报销粘贴纸左上角为基准展开、正面朝上、依次粘贴，票据不应过多叠放，票据金额位置不能被遮；6.如票据过多，可使用多张粘贴纸，同时做到不同类别的费用最好粘贴在不同的粘贴纸上，以区分费用的性质；7.票据面积若超过粘贴纸，应以粘贴纸为限折叠起来，保持票据粘贴的整洁；8.每张粘贴纸上的票据应按粘贴顺序连续编号，并在粘贴纸右上（下）角空白位置注明票据张数和合计金额；9.粘贴完成后，应将粘贴纸附在报销单底下，用曲别针或大头针固定，不允许用订书机；10.为便于审核，票据粘贴顺序应按照报销单填列的顺序。