沟通协调的含义

一、沟通协调的含义

从字面上来说，沟通协调就是同心协力、配合得当的意思。

从管理学上来说，沟通协调就是沟通信息、通报情况、化解矛盾、解决问题。沟通协调就是管理者从系统出发，运用各种手段正确、妥善的处理各种关系，为实现系统目标而努力的一种管理职能。因此，沟通协调的过程就是化解矛盾、统一行动的管理过程；沟通协调的目的，就是使有关部门和人员的认识和行为朝着实现一个共同目标而求同存异，消除分歧，，达到和谐，齐心协力，共同进步。

秘书在机关中处于承上启下的中枢位置，负有辅助领导管理的职责。因此，秘书的沟通协调工作就是秘书在自己职能范围内调节各级组织、各类人员、各项工作之间的关系，使公务活动趋向同步化、和谐化、秩序化和科学化，以实现组织的整体目标过程。

二、沟通协调的作用

（一）沟通协调工作是管理的一项重要职能

任何管理都具有计划、组织、指挥、沟通、控制五种基本职能，其中沟通贯穿于计划、组织、指挥和控制的全过程。沟通协调通过对组成管理系统的人、物、时间、信息等各要素之间或组织之间行为的调节，使之和谐统一、步骤一致、齐心协力。沟通协调是管理过程中不可缺少的

。马克思在《资本论》中曾经指出：“一切规模较大的直接

社会劳动或共同劳动，都或多或少地需要指挥，以沟通协调个人的活动”；“一个单独的提琴手是自己指挥自己，一个乐队就需要一个指挥”。由此可见，任何有序的工作过程都需要沟通协调组织行动的手段——管理。管理的本质就是沟通协调，沟通协调的过程就是管理的过程。在社会化大生产条件下，社会分工越来越细，生产规模越来越大，组织管理工作越来越复杂，对沟通协调的要求越来越高、越来越严，沟通协调的作用就显得越来越重要。

（二）沟通协调是促进组织系统正常运转、提高工作效率的重要手段

领导工作效率的高低，主要取决于以下两个方面的因素。

第一，信息渠道是否通畅。秘书部门的沟通协调功能，是信息畅通的可靠保证。可见，秘书部门只有时时、事事、处处注意沟通上下、联系左右，才能保证信息畅通无阻，使整个组织系统正常运转，指挥顺畅高效。

第二，整个机关系统是否和谐一致，齐心协力。秘书部门的沟通协调功能，多数情况下体现在解决扯皮、理顺关系、增强和力方面。秘书本门的沟通协调工作的好坏直接关系到工作效率的高低。沟通协调工作做好了，可以及时解决工作中的矛盾和防止扯皮现象，这是提高工作效率的重要手段。

（三）沟通协调是秘书工作的一项基本职能

沟通协调是公共关系和领导艺术相结合的综合性管理方法，其原则属于供关系和管理科学的范畴。沟通协调与管理密切相

关。秘书部门作为领导的参谋和助手，始终是承上启下、联系左右、沟通内弯的协调中心。这个位置的特殊性决定了沟通协调是秘书部门的一项基本职能。从秘书工作的内容来看，秘书的任务就是为领导服务，为本部门和其他部门服务，为基层群众服务。服务的内容之一就是经常直接处理一些沟通协调工作，或者领导授意去沟通协调解决各种问题，即沟通协调上下、左右的关系，甚至步调一致，保证上级领导的意见、决策得以顺利贯彻执行。所以说，沟通协调是秘书工作部门的一项基本职能。

（四）沟通协调推动秘书工作向深度和广度发展

以往常常忽视秘书的沟通协调作用，其原因主要有三个：一是沟通协调不像其他秘书工作那样看得见、摸得着，它是一种比较隐蔽且成果难以量化的工作；二是秘书人员在传统观念和习惯方式束缚下，参谋意识淡薄，缺乏主动服务的思想，有些工作不拔不动，秘书部门只是起到一种“中转站”和“收发室”的作用；三是从上到下都没把沟通协调工作明确列入秘书工作领域，更谈不上搞好协调工作。中国的政治和经济发生了巨大的变化，其主要标志是党务、政务活动的法制化、程序化，领导决策的民主化、科学化，办事制度的规范化和办事结果的公开化。这些变化冲击着直接为领导服务的秘书部门过时的工作制度和工作方式，激励秘书部门景象采用先进的管理方法和科学技术，推动秘书人员迅速从封闭的思维方式向开放的思维方式转变。在这种情况下，高层次、高水平的秘书工作越来越显示出沟通协调工作的

重要性，大量的沟通协调工作摆在了秘书人员面前。反过来，沟通协调工作又促使秘书人员去处理许多过去不曾想过和从未接触过的新问题，增长了他们的才干，带动秘书工作向深度和广度发展。

三、沟通协调的范围

秘书部门的沟通协调工作涉及的范围非常广泛。按沟通协调的关系划分，沟通协调的范围有以下几个方面。

（一）按对象来划分

1.沟通协调领导成员之间的关系

秘书参与沟通协调领导成员之间的关系，侧重于沟通协调某些领导成员偏离上级的路线、方针、政策和脱离实际的认识问题，以及影响损害领导成员团结的矛盾问题。

领导成员之间的关系存在不和，一般是由两种情况引起的：一是个人看问题的观点和角度不同；二是彼此之间的信息传递不充分。对于领导成员之间的矛盾、隔阂或误会，领导成员的上级一般也会进行沟通协调，但这不能取代秘书的沟通协调作用。领导成员的上级对他们进行的沟通协调，往往注重大的方面、大的问题，而对小的方面、小的问题容易疏忽和遗漏，而小的方面和小的问题同大的方面和大的问题密切相关，并可在一定条件下演变成大的方面和大的问题。由于秘书贴身服务领导，每天给领导成员提供服务，可以凭借直观判断和经验以及发现它们之间的矛盾，并利用自己的特殊身份及时而有灵活的进行沟通协调。因此，

秘书参与沟通协调，可以拾遗补缺，弥补领导成员的商机在沟通协调方面的不足。

沟通协调领导成员之间的关系，关键是要化解矛盾、解决问题。基层秘书经常同时服务于几个领导，在领导之间有分歧意见时，要尽量避免将本来简单的问题变得复杂起来。

2.沟通协调领导与被领导的关系

这里的领导与被领导之间的关系，是指本单位与上级机关、本单位与下属基层单位或部门之间的关系，即有各种隶属关系的上下级管理层间的沟通协调，也称为纵向沟通协调。

领导与被领导的关系存在不和谐的原因，往往在彼此之间所处的地位、分析问题的角度不同有关。从领导者的角度来说，可能是滥用职权，超越了下级的接受范围，引起下级的不服，或者对下级不够爱护和关怀；从下级的角度说，可能是对领导者不都尊重和支持，过多地考虑眼前的利益和个人利益。尤其是牵扯诸如工资、奖金、住房、职称等切身利益时，与领导的个和冲突就会特好别明显。此外，在体制改革中出现的机构调整，人事安排，权力下放，权、责、利的重新划分等问题，也会引起种种冲突，造成相互之间的矛盾。由于每一层次所处的地位不同因而采取的方式也有所区别。下级机关相比上级机关来说，处于被动沟通协调的地位，秘书部门要认真贯彻上级的指示，努力适应上级机关的要求，多请示，多汇报，始终围绕上级的中心工作，把上级指示和本单位的实际结合起来，创造性地开展工作。相比基层单位