《会议管理》教学大纲

《会议沟通与管理》教学大纲

一、课程名称：会议沟通与管理

二、课程性质、地位和作用

（一）课程性质：

专业基础课

（二）本课程在该专业中的地位和作用（或本课程的目的与任务）

《会议沟通与管理》是人力资源管理专业的专业基础课，也是公司员工最最关心的职场生存技能之一。以组织人力资源为中心，对与之相关的内容进行了详细的阐述，其主要的教学要求包括使学生掌握会议管理的基本概念，基本理论和基本方法，掌握办会的相关知识与技巧，熟悉会议期间的各项服务和特殊事件的处理，真正掌握高效率、高质量“办会”的能力。理论、知识方面，让学生了解会议的发展历程，会议的类型和功能，会议的要素与程序，会议产业；掌握会议准备和会议程序的安排；熟练掌握常用会议文书的写作，学会区分有效和无效会议。在能力、技能方面让学生既能够通过提炼会议的管理要素提高会议的质量，又能够掌握主持会议的技能，并能通过会议主持干预会议质量。此外，该课程还能够让学生利用会议营销理论对不同的会议进行有效的营销并且掌握会议文书撰写、印刷及发放的能力，从而能够高质量高效的筹备会议。

三、相关课程及关系

前置课程《人力资源管理概论》

四、主要教学方法及考核方式

（一）教学方法

课堂讲授和小组讨论、项目角色扮演等。

（二）考核方式

平时考核占40%，期末考试占60%。

五、教学内容及学时分配

（一）学时与学分：64学时，4学分

教学内容（章）总学时讲课学时实践学时备注

学习原理与培训迁移8 8

人力资源培训与开发的组织8 8

培训需求分析及培训计划与预算8 8

培训的实施及效果评估8 8

举例说明培训项目设计及培训方法分

4 4

类

完成一份职业开发体系的设计方案 4 4

分组按照自己的职业开发体系设计进

8 8

行角色扮演，并接受外部点评

组织及管理开发8 8

以任务模拟为核心的总复习 6 6

随堂考试 2 2

64 42 22

(二)教学内容及要求

第一模块总论[4学时]

【教学目的与要求】

目的：了解会议概述的基本知识构架；熟悉会议的质量要素与管理要素；掌握会议的主持。

要求：掌握会议与商务会议的涵义、功能，能够用会议的相关理论分析现实生活中的会议活动；了解会议的发展历史；掌握会议的类型；了解影响会议质量的因素；掌握会议的七大管理要素，并能够通过提炼会议的管理要素提高会议的质量；了解会议主持的作用，并能够通过会议主持干预会议质量。

【教学重点与难点】

重点：会议的涵义及功能；会议的七大管理要素。

难点：用会议管理的理论分析现实生活中的会议活动。

【教学内容】

1.会议概述：会议与商务会议；会议的发展历史；会议的类型；

2.会议的质量会议要素：会议的管理要素；会议的主持。

【作业及思考题】

思考如何为香港到访团召开一次成功的专业接风会。

第二模块商务会议的策划与营销[8学时]

【教学目的与要求】

目的：

1．使学生正确理解商务会议的有效营销要素；

2．具备会议预算与成本控制的能力。

要求：

1.掌握会议预算的基本内容；

2.掌握会议成本控制的基本决策方法；

3.了解会议策划与预算之间的关系；

4.掌握会议的有效营销策略；

5.能够利用会议营销理论对不同的会议进行有效的营销。

【教学重点与难点】

重点：会议预算的制定及基本决策方法；会议营销理论。

难点：会议成本控制的基本决策方法；会议的有效营销。

【教学内容】

1.会议预算的基本内容；

2.进行会议成本控制的基本决策方法；

3.会议策划与预算之间的关系以及会议的有效营销策略；

6.利用会议营销理论对不同的会议进行有效的营销。

【作业及思考题】

如何以我校系列访港团在兄弟院校中的推广为对象，策划一个校外联欢会。

第三模块会议文书[8学时]

【教学目的与要求】

目的：会议文书的拟制与印刷发放。

要求：掌握通会议文书的拟制；能够进行会议文书的印刷与发放工作。【教学重点与难点】

重点：不同文种会议文书的拟制；会议文书的印刷与发放。

难点：会议文书的拟制。

【教学内容】

1.会议文书工作的特点；

2.会议通知撰写要求

3.【作业及思考题】

拟定一份征集赴港参访交流学生的会议通知单。

第四模块会议的筹备与管理工作 [8学时]

【教学目的与要求】

目的：

1.会前准备工作；

2.会中服务工作；

3.会后的善后工作。

要求：

1.能够拟定不同会议的会议方案；

2.能够准备相关的会议材料；

3.能够高效的发送会议通知；

4.能够根据不同的会议完成会场的布置工作；

5.能够完成大型会议的接送站与报道工作；

6.掌握会前最后检查的注意事项；

7.掌握会议服务的相关要求；

8.能够有效的处理会议信息工作；

9.能够有效应对会议中发生的意外；

10.能够完成会议善后工作；

11.掌握会议总结与效果评估的相关要求，做好会后跟进工作。

【教学重点与难点】

重点: 会前会中会后的管理要点。

难点：将会议管理理论应用到实际会议工作中。

【教学内容】

承办方：

会前：1．与会议主办方洽谈；2．提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方；3．派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况；4．确

定方案，签订合同，预付定金。

会中：1．会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等；2．会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品；3．会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等；4．会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求；5．会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认；6．会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认；7．会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认；8．会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

会后：1．结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐；2.资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

主办方：

跟进细节:1.在会议开始之前做全局性的总体策划，做出会议进程“时间进度表”；

2.一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议，并确认各单位与会代表人数;

3.如果会议形式比较郑重，除电话联系外，需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系，并取得明确答复（如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作，与印刷厂商协商处理）;

4.取得会议承办方开出的可提供的服务项目表，针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同，以法律手段保护自己的合法权益;

5.制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容，如果会议内容并不涉及内部机密，也可将情况告之会议承办方，请他们协助制定;

6.在有了会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时，根据“时间进度表”进行及时的询问，落实计划的进度;

7.会议开始时参与报到工作，作好协调工作，分发资料，同时可以认识新朋友，加深与老朋友的关系，如果与会代表是要交会务费的，收取会务费;

8.报到结束后，及时通知会议承办方最准确的人数、房间数，多出或少出的房间及时与酒店协商解决，避免不必要的麻烦;

9.正式会议开始之前，检查会场的布置工作（灯光、音响、场形、绿化和特殊设备），确保万无一失;10.与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间;11.作好会议期间的协调工作;12.制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算，定

金一般是先预交总费用的50%，其余费用会议结束时一并解清;13.会议结束后，根据实际情况做出此次会议的总结报告，备档。

需要注意的原则:

1.确立明确的目标:对任何一个商业公司而言，要想让会议开得有价值，必须要有一个明确的目的。通过会议获取所需，提供给与会者相应的价值，并且能回报投资；

2.完善信息的采集与分析:信息的收集极为重要，这其中包括了解客户的需求（细节请看流程中附录-客户需求分析单）、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等；

3.追求不断的创新:每一次会议都是对创新能力的挑战，无论在内容或形式上，不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣；

4.制定周密的计划:无论是甘特图还是进度表，一个周密的计划必须包括会议里所有的细节，另外，保证定期的追踪可以避免一个周密的计划成为项目经理墙壁上的装饰；

5.实施严格的现场管理:在进行现场管理时，一定要严格地对照计划表上的事项进行操作，任何疏漏都会导致会议的失败。此外，现场负责人需要有随机应变的能力（参见14条）；

6.结束与细致的总结:成功的会议需要有创造性的规划；积极的谈判和交流的技巧；规范的操作和财务管理；优秀的包装和系统的反馈；

7.争取优秀，而不是完美。无论会议大小与否，再好的会议计划都不可能达到完美，最重要的事情是建议、设计和修正；

8.了解会议涉及的行业：为了提供成功的会议管理，组织者必须了解会议所涉及的行业，专业术语和行业整体趋势等方面的内容；

9.不要为了省小钱而在大事情上糊涂。保证合作的供应商提供高品质的服务，千万不要为了省点小钱而牺牲了会议的品质，到最后损失最大的还是你自己；10.记住、顾客永远是第一：你的听众是你的顾客，他们会付帐给你，因此他们必须要感受和接受到价值，他们必须要体会到此次会议的重要性；

11.合理控制预算：要学会分析并合理地使用预算，额外花费的钱应该首先使与会者收益；

12.最大限度地使用技术：技术能给你很多帮助，自始至终地尽可能多使用技术，使得顾客和工作人员都能很轻松地运用技术，但是，必须记住不可用技术代替人与人之间的交流；

13.清晰而明确的沟通是整个项目成功的关键。

14.成熟的危机管理；针对不可预见的问题与可能的场景危机，必须准备好解决方案，将最坏的结果罗列出来，然后逐一提出解决方案；

15.提供足够的价值：为了满足与会者的需求，一个会议项目应该能提供给听众有用的价值，无论是教育还是培训抑或是新产品发布会或经销商会议---内容是关键，充实的内容将使价值在会议中得以体现。

【作业及思考题】

1.案例分析：在我院访港同学分享会议结束后，总结一下这个会议为你提供了多少价值？什么是你的机构投资收益？与会者明年还会参加这样的会议吗？将这些答案汇总起来，应用于下一次的会议计划。

2.想象你是一个与会者，不了解内部的计划、程序或是后备工作，如何在最短的时间内了解这一切呢？

第五模块会议主持[8学时]

【教学目的与要求】

1．了解会议主持工作的要求、职责；

2．明确会议主持词的内容和写法；

3．掌握会议主持的方法和技巧。

【教学重点与难点】

重点：会议产业相关内容。难点：我国会议产业的发展现状。

【教学内容】

1.学习的基本概念和理论。学习的基本概念；主要的学习理论；行为主义学习理论；认知主体学习理论；建构主义学习理论。

2.培训实施中的成人学习原理。企业中常用的教育学习原理；激发学习兴趣和动机,发动学员参与；注意个体差异,因材施教；强化原则；实践原则。

3.培训中学习效果的提高和迁移。克服学习高原现象,提高学习效果；学习效果

的迁移。

【作业及思考题】

戈特的16条成人学习原理内容都包括哪些要素？

第六模块以任务模拟为核心的总复习 [4学时]

【教学目的与要求】

1.了解培训需求分析的重要性和培训需求分析的三个层次；

2.掌握培训战略的重要性，掌握培训需求分析的方法和培训课程的设计；

3.了解培训计划的内容和培训计划的原则；

4.熟悉培训需求确定的控制、培训目标确定与控制、培训组织的过程性控制和培训的考评和评估控制。

5.了解培训者的培训。

【教学重点与难点】

重点：培训需求分析三个层次;培训需求分析的方法;培训课程的设计;培训计划的内容;培训计划的原则;培训需求确定的控制。

难点：培训目标确定与控制;培训组织的过程性控制;培训的考评和评估控制;培训者的培训。

【教学内容】

1.培训需求分析。培训需求分析的重要性；培训需求分析的三个层次；培训需求分析的方法;培训课程的设计。

2.培训计划。培训战略的重要性；培训计划的内容;培训计划的原则。

3.培训实施控制。培训需求确定的控制;培训目标确定与控制;培训组织的过程性控制;培训的考评和评估控制

4.培训者的培训。培训者的概念;组织管理人员的培训;培训教师的培训。

【作业及思考题】

1.分组按照自己的职业开发体系设计进行角色扮演，并接受外部点评；

2.举例说明培训项目设计及培训方法分类。

六、教材与主要参考书目

教材：

《会展策划与管理》，南开大学出版社，郑建瑜主编，2014.5

主要参考书目:

《高校会议管理技巧》，北京大学出版社，张晓彤，2014.3

（大纲主笔人：万岁）