公司文件管理制度汇编
管理制度汇编是什么意思
管理制度汇编是什么意思管理制度汇编是指将一个组织或企业内部的各项管理制度按照一定的格式、标准进行整理、编纂和汇总的一本文件或手册。
这本文件或手册通常包含了该组织或企业内部的各项管理制度、规章制度、流程和操作规范等内容，以确保组织内部运转的规范性、高效性和一致性。
一、管理制度汇编的意义管理制度汇编的主要意义在于：1.规范管理行为：通过制度的规定和明确，能够对组织内部的管理行为进行统一和规范，避免个体之间的随意行为和不当做法，保障组织内部运作的有序性。
2.提高工作效率：管理制度汇编能够明确规定各项工作的标准流程和操作规范，帮助员工清楚工作职责和操作方式，从而提高工作效率和质量。
3.减少风险和错误：通过明确的管理制度，能够避免员工在工作中出现违规行为、操作失误等情况，减少组织面临的法律风险和财务风险。
4.保障一致性和连贯性：管理制度汇编是对组织内部各项制度的整合和汇总，能够确保各项制度之间的一致性和连贯性，避免制度之间的冲突和矛盾。
二、编制管理制度汇编的步骤编制一本完善的管理制度汇编需要经过以下几个步骤：1.收集制度文件：首先需要对组织内部已有的各项管理制度、规章制度进行收集，包括各部门、各层级的制度文件。
2.评估与梳理：对收集到的制度文件进行评估和梳理，确定其中的适用范围、覆盖内容和有效性，并剔除过时或冲突的制度。
3.编写与整合：根据评估结果，对需要保留和整合的制度进行重新编写和整合，确保各项制度之间的一致性和连贯性。
4.格式化与排版：在编写和整合的基础上，对管理制度汇编进行格式化和排版，使其整体外观规范、美观，方便阅读和查找。
5.发布与宣传：完成管理制度汇编的编写和排版后，需要进行内部发布和宣传，确保每个员工都能够了解和遵守其中的规定。
三、管理制度汇编的维护与更新管理制度汇编并非一劳永逸，需要根据组织内部的发展和变化进行维护和更新。
具体可采取以下策略：1.定期检查与修订：定期对管理制度汇编进行检查和修订，确保其中的内容与实际操作相符。
公司质量管理制度文件(汇编材料)
公司质量管理制度文件(汇编材料)第一章：引言质量管理是确保公司产品和服务符合客户需求和满足法律法规要求的关键。
本公司制定并完善了一套质量管理制度文件，旨在提高产品质量，满足客户需求，提升公司声誉。
第二章：质量管理政策公司将始终致力于提供优质产品和服务，持续改进质量管理体系，并确保员工对质量管理的理解和遵守。
第三章：质量目标和指标公司设定了一系列质量目标和指标，以监控和评估产品质量、客户满意度和公司绩效，不断追求卓越。
第四章：质量管理责任公司领导层将担负起制定质量政策、目标和战略的责任，保证质量管理体系的有效实施与持续改进。
第五章：流程控制和改进公司建立了完善的质量管理流程，包括产品设计、生产、检验、包装等各个环节，以确保产品达到一致的高质量标准，并持续进行改进。
第六章：问题识别和纠正公司建立了问题识别和纠正机制，及时发现和解决产品质量问题，防止不良品进入市场，确保客户满意度。
第七章：内审和审核公司定期进行内审和审核，评估质量管理体系的有效性和符合性，及时发现问题并提出改进措施。
第八章：文件控制公司建立了文件控制制度，确保所有质量管理文件的准确性、完整性和及时更新，以保证员工操作按照最新流程。
第九章：培训和教育公司注重员工培训和教育，提高员工对质量管理的理解和意识，确保他们能够按照相应标准和流程进行工作。
第十章：供应商管理公司重视供应商管理，建立合作伙伴关系，要求供应商符合公司的质量标准，共同提升产品质量，服务客户。
结语质量管理是公司发展的基石，本公司致力于打造品质卓越的产品和服务，通过严格质量管理制度的执行，提升公司在市场竞争中的地位，实现可持续发展和共赢。
公司制度汇编格式规范
公司制度汇编格式规范一、前言公司制度是组织内部规范员工行为的重要依据，具有统一和规范工作的作用。
为了更好地管理公司制度文档，提高员工使用效率和便捷性，特制定公司制度汇编格式规范。
二、封面封面是公司制度汇编的首个页面，用于展示制度汇编名称、版本号和生效日期等信息。
封面的格式应符合以下要求：1. 标题：居中显示，字体大小为二号或相应字号，采用粗体或加粗方式突出。
2. 公司标志：封面上方可插入公司标志图案，图案大小适中。
3. 制度名称：紧接公司标志下方，居中显示，字体大小为三号或相应字号，采用粗体或加粗方式突出。
4. 版本号：制度名称下方，居中显示，字体大小为四号或相应字号，采用粗体或加粗方式突出。
5. 生效日期：版本号下方，居中显示，字体大小为四号或相应字号，采用正常字体格式。
三、目录目录是公司制度汇编的索引页，用于快速定位所需制度内容。
目录的格式要求如下：1. 标题：居中显示，字体大小为二号或相应字号，采用粗体或加粗方式突出。
2. 列表项：按制度的层级结构，呈现各个制度的标题和对应的页码。
采用阿拉伯数字表示页码，采用正常字体格式。
四、正文正文是公司制度汇编的核心内容，根据制度的具体要求，内容应分章节进行编排。
每个章节的格式要求如下：1. 章节标题：居中显示，字体大小为一号或相应字号，采用粗体或加粗方式突出。
2. 正文内容：章节标题下方紧接着写制度的具体内容，逐条列出规定和要求。
内容的格式要求简明扼要，使用段落和序号进行分隔，每个条款之间使用空行分隔。
3. 附件：对于需要附加文件的制度，可以在正文中引用附件，附件应有明确的编号和标题，便于查阅。
五、页眉页脚页眉是每一页上方的固定区域，用于显示公司制度汇编的名称和章节标题，页脚是每一页下方的固定区域，用于显示页码信息。
页眉和页脚的格式要求如下：1. 页眉：分为左侧和右侧，左侧显示公司制度汇编名称，右侧显示章节标题。
2. 页脚：居中显示，显示页码信息，页码格式为“页码/总页数”。
公司文件保密管理制度汇编
公司文件保密管理制度1．总则1.1目的为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。
1.2适用范围公司每个员工都有保守公司秘密的义务。
接触到公司商业秘密的公司员工，例如：管理人员、财务人员、项目人员、法务人员等对保守公司秘密负有特别的责任。
1.3权责部门综合管理部负责本制度制定、修改、废止之起草工作。
2．保密办法2.1密级的分类公司秘密的密级分为“level1"、“ level2"、“ level3"、“公开” 四级：2.1.1levell是指最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害的，仅限于公司内部个别人员知悉。
2.1.2level2是指重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害的，仅限于文件处理过程中的相关人员知悉。
2.1.3level3是指一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害的，仅限于公司内部员工知悉。
2.1.4公开是指公司可对内、对外公开的，不会损害公司的权益和利益的各类文件资料。
2.2密级的确定2.2.1公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件为level1级；2.2.2公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等为level2；2.2.3公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未公开的各类信息、公司规章制度、奖惩文件等为level3级。
2.2.4公司年报及对外公告等各类信息为公开。
2.3公司保密范围2.3.1公司商业机mi。
2.3.2公司重大决策中的秘密事项。
2.3.3公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
2.3.4公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。
2.3.5公司所掌握的尚未公开的各类信息。
2.3.6公司工资薪酬福利待遇。
2.3.7其他经公司确定应当保密的事项。
2.4部门保密范围2.4.1综合管理部保密范围（1 ）公司未公布的人事调动、人事任免，level2级文件；（2 ）公司机构的设置、编制、人员档案等level3级文件；（3）公司各级员工的个人薪金收入情况，level2级文件；（4）费用支出登记表，level2级文件；（5）行政费用报销单，level3级文件；（6）各类行政合同，level3级文件；（7）部门保管或经手的其它秘密文件。
如何将规章制度汇编
如何将规章制度汇编
一、搜集规章制度：首先需要搜集组织内现有的所有规章制度，包括公司章程、员工手册、劳动合同、内部管理制度等，确保搜集的规章制度是最新有效的。
二、分类整理：根据规章制度的内容和性质对其进行分类整理，比如可以按照人事管理、
财务管理、生产管理、安全管理等方面进行分类，确保规章制度内容的清晰明了。
三、制定目录：在汇编规章制度时，要先制定一个清晰的目录，包括各类规章制度的名称、序号和简要概述，以便员工快速查阅和使用。
四、统一格式：对搜集到的规章制度进行统一的格式编排，包括字体、字号、段落缩进、
标点符号等方面要保持一致，确保整个汇编文件的整体统一。
五、逐条梳理：逐条梳理每一条规章制度的内容，确保条文清晰准确，避免出现重复、矛
盾或模棱两可的内容，必要时可以进行适度修改或补充。
六、加入案例分析：在汇编规章制度时，可以根据实际案例对其中的条文进行解释和说明，以便员工更好地理解和遵守规章制度。
七、审批核准：在汇编规章制度完成后，要经过相关部门负责人或领导的审批核准，确保
规章制度的合法性和有效性。
八、制作封面：最后要为规章制度汇编制作一个封面，包括标题、LOGO、版本号、编订
时间等信息，使整本规章制度显得更加正式和规范。
通过以上步骤，我们就可以将规章制度进行有效的汇编，为组织内部管理提供了一份清晰
明了的参考手册，有助于员工更好地遵守规章制度，维护组织的正常秩序和稳定发展。
希
望以上内容对您有所帮助。
行政文件管理制度汇编范本
第一章总则第一条为规范公司行政文件的管理，确保文件的有效传递、处理和存档，提高工作效率，特制定本汇编。
第二条本汇编适用于公司内部所有行政文件的编写、审批、传递、处理、存档等工作。
第三条行政文件管理应遵循以下原则：1. 实用性原则：文件内容应简洁明了，便于查阅和执行。
2. 规范性原则：文件格式、传递程序、审批流程等应符合公司相关规定。
3. 安全性原则：文件内容涉及保密信息的，应采取保密措施。
第二章文件分类与编码第四条行政文件分为以下类别：1. 公司规章制度；2. 综合性文件；3. 行业规范与政策；4. 内部通知；5. 工作报告；6. 请示报告；7. 意见建议；8. 其他。
第五条行政文件采用统一编码，编码格式为：年份+部门简称+序号。
第三章文件编写与审批第六条文件编写：1. 文件编写应由相关部门负责人或指定专人负责；2. 文件内容应真实、准确、完整，不得虚报、谎报；3. 文件格式应符合公司规定。
第七条文件审批：1. 文件审批流程为：起草部门→部门负责人→总经理助理→总经理；2. 审批过程中，如有异议，应予以说明，并退回起草部门修改；3. 审批通过的文件，由办公室进行打印、发放。
第四章文件传递与处理第八条文件传递：1. 文件传递应采用公司规定的传递方式，如电子邮件、内部快递等；2. 传递过程中，应确保文件安全，避免遗失、损坏。
第九条文件处理：1. 文件接收后，应进行登记、分类、归档；2. 处理文件时，应按照文件内容进行分类，分别由相关部门或专人负责；3. 处理完毕的文件，应及时归档。
第五章文件存档与销毁第十条文件存档：1. 文件存档分为纸质存档和电子存档；2. 纸质文件存档应按照文件类别、年份、部门等进行分类，存放在指定的档案柜中；3. 电子文件存档应按照文件类别、年份、部门等进行分类，存储在公司指定的电子档案系统中。
第十一条文件销毁：1. 文件销毁前，应经相关部门负责人审核，确认无保留价值；2. 文件销毁应采取符合国家规定的销毁方式，如碎纸机碎纸、焚烧等；3. 文件销毁后，应做好销毁记录。
印发管理制度文件汇编
印发管理制度文件汇编
以下是一个管理制度文件的汇编：
1. 公司章程：该文件概述了公司的目标、宗旨、法人结构等基本信息，并规定了公司内部的管理程序和流程。
2. 组织架构：该文件描述了公司内部的组织结构，包括各个部门的职责和权限，以及上下级关系和沟通渠道。
3. 人事管理制度：该制度规定了员工的入职、晋升、薪酬、福利、培训等方面的管理政策和程序，并明确员工的职责和权利。
4. 财务管理制度：该制度规定了公司的财务管理政策，包括会计处理、预算控制、成本管理等方面的要求，以确保公司的财务状况健康稳定。
5. 营销管理制度：该制度规定了公司的营销策略和渠道管理政策，包括市场调研、产品定价、销售渠道开发等方面的要求，以促进公司的营收增长。
6. 项目管理制度：该制度规定了公司内部项目的管理流程和方法，包括项目立项、计划制定、执行和评估等方面的要求，以确保项目按时、按质、按量完成。
7. 质量管理制度：该制度规定了公司的质量管理政策和流程，包括产品质量控制、客户反馈处理、质量管理体系认证等方面的要求，以提供高质量的产品和服务。
8. 安全管理制度：该制度规定了公司的安全管理政策和措施，包括生产安全、信息安全、环境保护等方面的要求，以确保员工和公司财产的安全。
9. 知识产权管理制度：该制度规定了公司的知识产权保护政策和程序，包括专利、商标、版权等方面的管理要求，以保护公司的创新成果和商业机密。
10. 信息管理制度：该制度规定了公司的信息管理政策和措施，包括信息收集、存储、传输、使用和安全性保障等方面的要求，以确保公司的信息资产安全和合规性。
以上是一个管理制度文件的汇编，公司可以根据具体情况和需要补充、修改相关制度，以确保公司运行的规范和高效。
文件管理制度汇编(3篇)
文件管理制度汇编（3篇）文件管理制度汇编（通用3篇）文件管理制度汇编篇1规范性文件管理办法第一条：为提高我局规范性文件的质量，确保规范性文件的合法性，保护行政管理相对人的合法权益，根据《行政许可法》的规定，结合本局实际，制定本办法。
第二条：本局依法制定，涉及管理相对人权利、义务，具有普遍约束力并可反复适用的规定、办法、细则、决定、通告等文件的起草、审查、备案、登记、公布，适用本办法。
下列文件不适用本办法：（一）部署工作，规范本机关、本系统内部工作的文件；（二）会议纪要。
第三条：规范性文件资料应贴合下列规定：（一）贴合法律、法规、规章的规定；（二）贴合职权法定原则；（三）与WTO原则或其他规范性文件相协调，无地方保护和行业保护的规定。
第四条：规范性文件不得创设下列事项：（一）行政许可；（二）行政事业性收费；（三）行政处罚；（四）行政强制措施；（五）限制或者处分公民、法人或者其他组织的法定权益；（六）法律、法规、规章规定之外的义务。
第五条：法制办负责对规范性文件进行监督和管理（包括规范性文件的制定、审查、废止、备案、清理、汇编等）。
第六条：规范性文件原则上由业务工作机构指定专人负责起草。
需报市政府或市人大批准的规范性文件，应由业务工作机构组织起草小组进行起草。
起草小组能够吸纳有关部门的人员、有关专业人员或社会团体的代表参加。
第七条：规范性文件初稿构成后，应由负责起草的业务工作机构将以下材料提交法制办审查：（一）规范性文件文本；（二）制定规范性文件的说明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；（三）制定规范性文件的依据文本。
规范性文件资料与其他行政机关职责相关联的，还应供给与其他行政机关协商情景的说明。
第八条：法制办应当在收到送审材料之日起7个工作日内提出审查意见。
遇特殊情景，可再延长7个工作日。
第九条：法制办按照本办法第三条、第四条的规定，对规范性文件进行审查并按下列规定处理：（一）贴合本办法第三条、第四条规定的，签署同意意见后转局办公室进行文字把关；（二）送审材料不贴合本办法第三条、第四条规定的，将送审材料退回负责起草的业务工作机构，并书面说明理由；（三）送审材料只存在立法技术问题的，予以修改并签署同意意见后转局办公室进行文字把关。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
公司文件管理制度汇编1 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。
结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2 适用范围适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案3 定义3.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
3.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。
随时保持最新有效版本的文件。
3.3 非受控文件：不受更改/ 修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/ 修订后不必通知文件持有人。
3.4 外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）。
4 职责4.1 公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。
4.2 各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
4.3 文件编制、审批、发布的权责4.3.1 各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。
4.3.2 管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3 人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核（核稿）、发布、汇总。
5 文件分级分类5.1 文件分级5.1.1 一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。
包括但不限于公司员工手册、ISO9001等体系管理手册、经营管理规范等。
5.1.2 二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件及控制程序。
如质量体系的各类程序文件及也之相配套的管理制度等。
5.1.3 三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。
5.1. 4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等6 文件编号、标识与控制6.1 文件编号（1）质量管理手册YHQL-SC-XXXX编写年份质量管理手册代号公司代号（2）程序文件YHQL-CX- XX-XXXX（3）管理性文件YHQL-GL- XX-XXXX 编写年份程序文件顺序号程序文件代号公司代号编写年份管理文件顺序号（4）作业文件YHQL-ZY/B- XX-XXXX管理文件代号公司代号编写年份管理文件顺序号管理文件代号/ 部门（牧场或业务）代号公司代号注：各部门(牧场或业务)代号部门代码部门代码部门代码部门代码人力资源部RZ 财务部CW 供应事业部GY 工程部GC 行政办公室XB 营销部YX 监察JC 项目部XM 有机管理部YJ 牧场CJ 饲养部SY 围产部WB 奶厅部NT 繁殖保健部FB 化验室HY 后勤组HQ 种植生产部ZZ 岗位说明书GW 应急预案YA(5) 记录a 程序文件产生的记录JL-CX-XX/XX程序文件顺序号/ 记录顺序号程序文件代号记录代号b 公司管理文件产生的记录JL-GL-XX/XX管理文件顺序号/ 记录顺序号公司管理文件代号记录代号c 作业文件产生的记录JL-ZY/B-XX/XX作业文件顺序号/ 记录顺序号作业文件代号/ 部门（单位或业务）代号记录代号（6）外来文件由接口部门自行制定编号规则。
（7）公司采购、销售合同编号依《合同管理制度》的规定执行。
6.2 文件的标识与控制文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识；如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识；长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本；一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。
对管理体系有重要作用的一次性文件（管理评审报告、内部审核报告）：发放时填写《文件发放登记表》，但不跟踪回收。
7 文件编制、审核、批准和发布7.1 体系文件的编写和审批7.1.1 质量体系的质量方针和质量目标，由管理者代表组织编制，各部门提出方针和目标草案，由人事行政部负责收集、整理草案的编制，报管理者代表审核、总经理批准。
7.1.2 质量管理手册由管理者代表负责编写，由总经理批准。
7.1.3 程序文件由质量管理部组织各部门编写、各部门负责人审核，管理者代表批准。
7.2 行政文件与管理性文件的编制与审批（1）公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/ 通告，由人事行政部负责编制。
（2）公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度 4.3 条负责编制。
（3）各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/ 通告，由相关职能部门负责编制。
（4）公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。
（5）公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。
7.3 文件归档、发放、保管7.3.1 文件归档（1）经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/ 记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。
（2）各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。
各部门的“文件/ 记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/ 更新公司《受控文件清单》。
7.3.2 文件发放公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放：（1）管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门(牧场)；（2）作业文件、记录下发至牧场使用文件的相关部门(班组)；（3）各个部门(牧场)都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件；行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件,并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。
（4）文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在“文件发放登记表”中签名。
7.3.3 文件保管与借阅（1）文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。
a、质量手册、程序文件、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。
c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。
（2）各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。
（3）存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。
（4）文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。
7.4 文件的更改与回收作废7.4.1文件更改（1）当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。
（2）文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/ 人员按负责填写《文件更改/ 评审单》并实施更改。
（3）文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改；单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化或管理体系执行的标准发生变化时应进行换版。
（4）公司文件更改状态按版本号为 A 版（B、C、D 等）/ 修改状态为0（1、2、3、4 等）依此编号。
版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10 次，即修改状态号最高是10，当超过10 次时，文件换版，即由A 版升为 B 版，以此类推。
特殊情况下，换版不受此限制。
（5）文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。
（6）公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。
7.5 文件的作废与销毁（1）各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。
（2）文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在《文件销毁（留用）记录表》中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。
（3）各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。
7.6 外来文件管理7.6.1 外来文件接收与归口（1）国家法律、法规；国家、行业、地方标准；上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集管理，并建立《外来文件清单》。
（2）外来文件，如供货图样等由接收部门或形成文件部门归口管理。
（3）外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交档案室备档。
7.7 保密文件的管理7.7.1 保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理，秘密信息以载体形式归档后，交由档案室负责管理。
7.7.2 保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则：文件密级发放、传阅范围绝密公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象机密公司部门负责人（部长）以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象秘密公司部门主管级以上人员，秘密形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象相关记录《公司内部业务便签》《文件审阅签发单》《受控文件清单》《文件发放登记表》《文件更改/ 评审单》《文件销毁（留用）记录表》《外来文件清单》公司内部业务便签□通报□指示□通知□批复□协调□请示□报告□接洽给（TO）：日期（D ATE ）：年月日由（FROM）：□请回复（REPLY ）□请归档（FILE ）标题（SUBJECT ）：内容（MESSAGE ）：见下文（空两格，正文宋体四号字，表格视情况酌定）部云海秋林×××(×门)二0 一七年××月××日起草人：各部门负责人审签：分管领导审签：总经理审签：文件发放记录表编号：JL-CX-01/01序号文件名称文件编号接收部门份数签字发放/ 回收日期发放/ 回收部门编制：年月日文件编号文件名称更改原因：更改内容：评审结论：评审人员：文件更改/ 评审单编号：JL-CX-01/02编制：年月日文件销毁(留用)记录表编号：JL-CX-01/03序发放记录名称记录编号号日期回收数量原因日期编制: 年月日外来文件清单（质量法律法规）编号：JL-CX-01/04序号文件名称备注1234567891011121314151617181920212223编制：年月日受控文件清单编号：JL-CX-01/05 序号文件名称文件编号版/ 次备注编制: 年月日文件审阅签发单编号：JL-CX-01/06 拟文部门拟稿核稿文件名称文件编号文件内容摘要主送：董事长□总经理□文件发放范围( 拟文部门填写) 抄送：行政人事部□财务部□供应事业部□工程部□营销部□ 项目部□各牧场□种植基地□意见：拟文部门负责人拟发签字：意见：法务部审签：意见：分管副总审签：意见：公司总经理审签：签发日期。