时间管理学员讲义

♀ 学会说“ＮＯ”
♀ 对付不速之客
♀ 学会委派
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2.1 要事第一
♀ “大石头”理论 ♀ ABC法则 ♀ 二八定律
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ABC法则
♀ A型：重要且紧急的事务
♀ B型：重要或紧急，但不是既重要又
不紧急的。
♀ C型：既不重要也不紧急的日常任务
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平衡日常工作任务
一个工作日 ♀ A型任务：你应该尝试每天完成几项 紧急而有难度的事务。 ♀ B型任务：你的工作主要由这部分任 务组成，这部分工作应占大部分工作 时间 ♀ C型任务：这些不紧急的事情应放在 有时间的时候做
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二八定律
意大利经济学家帕雷托(Parto): ♀ 80% sale from 20% customers ♀ 80% profit from 20% product line ♀ 80% problems from 20% employees
集中精力在能获得最大回馈的事情上； 别花费时间在与成功无益的事情上。
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以人为本的第四代时间管理学
♀ 第二象限组织法 ♀ 效率与效能
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1. 第二象限组织法
♀ 时间管理矩阵图
♀ 将时间投资于第二象限
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1.1 时间管理
案
重 要 性
I 关键时刻 紧迫问题 到期限的项目，会议 和一些准备工作等 III 电话打断 一些信件 一些不重要的会议 时髦的活动 一些紧迫的琐事
——罗斯福
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只有行动才能靠近目标
♀ 使用更好的工具工作 ♀ 提升工作的熟练度 ♀ 运用既有的情报和经验
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五
时间管理的工具
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时间管理的工具
♀ ♀ ♀ ♀ ♀ ♀ 月历 行事历与甘特表 效率手册 商务通与订房卡 闹钟 其他工具
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使用时间管理工具的四把钥匙
♀ ♀ ♀ ♀ 只用一个个人的管理系统 随身携带 远离废纸 以最合适的方式使用工具
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３.反正时间还早：拖延
♀ 帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的 时间。 时间管理陷阱隐含着你可以为一项 工作安排过多的时间，如果你给自己 安排了充裕的时间从事一项活动，你 会放慢你的节奏以使用掉所有分配的 时间。
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４.不速之客
♀ 没有预约的客人，无端的申诉，往 往会使你难以专心致志的工作。
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考虑一项任务的优先程度
这项任务是否 既重要又紧迫 否 是 是否今天 就需要完成 否 是 立即行动 Ａ型 任务 留出时间来完成
这项任务是否 重要或紧迫 否 是
这项任务是否 有最后期限 否 是
这项任务是否 日常性 否 是
这项任务能否 助你有效地工作 否 是
制定可行的限期 Ｂ型 任务 分出时间来完成
目的是需求正确的方向，最好
的结果 目标是增加价值
希望任何事情动作得顺畅、没 询问：“我们的目的是什么？” “我们为何这样做？”
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课程回顾
♀ ♀ ♀ ♀ ♀ ♀ 了解时间管理的现状 认识时间管理 时间管理的陷阱 如何跨越时间陷阱 时间管理的工具 时间管理的进一步提升
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制定目标的SMART原则
♀
♀
SPECIFIC
具体可实施的行动计划
MEASURABLE 可度量的(数量，质量)
♀
♀
ACHIEVABLE
RELEVANT
可达到的
与个人价值观吻合的
♀
TIMING
有时间限制的
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1.3 目标的金字塔
♀ 终极目标
♀ 长期目标 ♀ 中期目标 ♀ 短期目标 ♀ 每天目标
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六
时间管理的进一步提升
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时间管理学的四代理论
♀ ♀ 第一代着重利用便条与备忘录 第二代强调长/中/短期日程表，反映出时 间管理已注意到规划未来的重要性。 ♀ 第三代重视优先顺序的观念，将有效的 时间和精力加以分配，争取最高效率。 ♀ 第四代重在个人管理，注重提高个人生 活和工作的质量，帮助平衡发展工作和生 活的不同角色，并全盘规划日常生活。
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５.会议病
♀ 基于合群的愿望而聚会倾谈
♀ 为符合传统
♀ 为推卸责任
♀ 没有勇气，逃避指出别的员工的错误 ♀ 无效的会议不断重复
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６.文件满桌病
♀ 安全感
♀ 犹豫的个性 ♀ 半途而废的工作习惯
♀ 个人的喜好
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７.事必躬亲
♀ 担心下属犯错 ♀ 安全感
♀ 不愿意放弃得心应手的工作
♀ 找不到可以授权的下属
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2.6 有效委派
做过类似 工作的人 委派给谁
新手
备忘录、传 真、电子邮件
如何指示
个别会晤
必要时
跟进工作
每天
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2.6 有效委派的要点
♀ 委派做出决定的权利，而非实施任务的 权力 ♀ 灵活处理时间 ♀ 要求对方复述你的指示 ♀ 提供成功完成任务所必需的必要资料 ♀ 全面责任由你来负担 ♀ 对他人表现提出建设性的反馈 ♀ 慷慨奖励，适度批评
时间管理
1
一
认识时间管理
2
１．时间的特性
♀ 供给毫无弹性
♀ 无法蓄积
♀ 无法替代 ♀ 无法失而复得
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２．时间可否管理
♀ 我们无法管住它，不让它流
逝．“子在川上曰：逝者如斯夫！” ♀ 但我们可以管理时间的用法，有选 择的运用我们的时间。
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３.如何管理时间
♀ 最根本的要素是“事件” ♀ “时间管理”就是一种“事件 管理”
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四
如何跨越时间陷阱
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跨越时间陷阱
♀ 明确目标
♀ 去除不必要和不合适的事务
பைடு நூலகம்♀ 制定你的计划
♀ 踢除行动障碍 ♀ 及时行动
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１.明确目标
♀ 正确目标的价值 ♀ 拟订目标的原则 ♀ 目标的金字塔 ♀ 设定目标的步骤
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1.1 正确目标的价值
♀ 目标刺激我们奋勇前进
♀ 有目标才会有结果
♀ 目标引导我们发挥潜能
5
如果你不去控制生活中的事件，你将被 这些事件所控制。 ♀ 不能控制
♀ 完全控制
6
条件的影响
♀ 有些事情我们能控制，但我们认为 我们不能。 ♀ 有些事情我们不能控制，但我们认 为我们能。 适当的控制事情可以提高较高的生产力 并获得内心平静。
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二 了解时间管理的现状
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美国著名时间管理专家尤金· 葛里
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你是如何管理自己的时间的？
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问题不是没有时间，而是在支配和
使用时间上出了问题。
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评估你的一天
♀ 做时间日志：将你的时间以30分钟 为单位进行分割；做2～3个星期的记 录。
观察：你用在有用和没有的事情上时间 各是多少？
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三 时间管理的陷阱
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时间管理的陷阱
♀ ♀ ♀ ♀ ♀ ♀ ♀ 猪八戒踩西瓜皮：滑到哪里是哪里 不好意思拒绝别人 反正时间还早：拖延 不速之客 会议病 文件满桌病 事必躬亲
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2.2 以始为终
♀ 是必须要做的吗？
♀ 不完成会怎样？
♀ 是自己想要的吗？ ♀ 和目标直接相关？ ♀ 回报和收益直接相关吗？
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2.3 减少冗长的会议
♀ 会议前
♀ 会议中
♀ 会议后
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2.4 学会说“ＮＯ”
♀ 耐心倾听 ♀ 如无法当场决定则要告诉他你要考 虑多长 ♀ 显示慎重 ♀ 表情应当和颜悦色 ♀ 态度坚定
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1.2 拟订目标的原则
♀ 符合自己的价值观 ♀ 了解自己目前的状况
♀ 制定目标的SMART原则
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符合自己的价值观
♀ 你希望听到别人如何评价你？ ♀ 你这一生有任何成就、贡献或值得 怀念的事情吗？ ♀ 你是个称职的丈夫/妻子/爸爸/妈妈/ 亲戚吗？ ♀ 你是个令人喜欢的同事或伙伴吗？ ♀ 失去了你，对关心你的人会有什么 影响？
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3.制定你的计划
♀ 长期计划 ♀ 周计划
♀ 日计划
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3.1 长期计划——活动计划表
目标： 在9月31日前出版一个工作计划和工作手册的综述
工作步骤 估计时间 目标日期 责任人
１书写草稿
２打印草稿 ３校对 ４封面设计 „„ ８发行
15天
10天 5天 15天
8月15日
8月25日 8月30日 9月15日
II 准备工作 防患于未然的工作 价值观的思考澄清 建立关系 必要的休息和充电 IV 繁杂的琐事 一些电话 可躲避的事 不相干的信件 消遣，泡电视等
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紧急性
1.2 将时间投资于第二象限
♀ 偏重第一类事务的结果： 有压力 精疲力竭 危机处理
忙着收拾残局
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1.３
将时间投资于第二象限
♀ 偏重第三类事务的结果： 短视近利 处理危机 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂
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2.4 学会说“ＮＯ”（续）
♀ 指出拒绝的理由 ♀ 拒绝的是请托而不是他 ♀ 如果可能，为他提供其他可行方案
♀ 切忌透过第三者来拒绝
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2.5 如何对付“不速之客”
♀ ♀ ♀ ♀ ♀ ♀ ♀ 不要采取无条件的“门户开放政策” 授权秘书甄别并拦截来客 规定接见部属的时间 移樽就教 站立会客 限时面谈 宁可提早上班，但不要拖延下班
斯曼曾对数百人提出过：“要是你今 天就去世，你最后悔的是什么？”
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你的答案？
♀ “我后悔没多读点书。” ♀ “没有好好约束自己。”
♀ “没有多尝试新事物。”
♀ “没有花更多的时间与家人相 处。”
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对我们生活、工作 有重要意义的方面：
• • • • • • • 提高与别人的沟通 更好的准备 更好的计划和组织 对自己更好的照顾 抓住新机会 个人发展 授权