公文格式规范化
关于进一步规范公文格式的通知
关于进一步规范公文格式的通知各部门、各单位：为进一步提升公文规范化水平，确保公文的书写规范、格式整齐、内容清晰、语句通顺，提高公文的效率和规范性，现就公文格式作如下通知：一、公文纸张1. 使用A4纸，要求纸张白度良好、质地坚韧、厚度适中。
2. 标题位置应置于页眉中央，字号宜为三号字体，黑体或楷体。
3. 正文文字要求用小四号字体，行间距为1.5倍。
二、公文头部1. 公文顶格处印制国徽标识，标识上方应明确标注单位全称。
2. 接下来应分行书写“中华人民共和国”字样，字号宜为四号字体，黑体或楷体。
3. 标题应该简明扼要、准确反映公文内容，字号宜为三号字体，用粗体或加重效果突出。
三、公文正文1. 公文正文应具有逻辑性和连贯性，要求语句通顺，段落分明。
2. 文字要求简练明了，避免使用口语化表达和难以理解的专业术语。
3. 结构上，公文可分为引言、正文和结尾三部分，各部分之间应有明确的段落标识。
四、公文表格1. 表格要求整洁美观，边框线清晰，内容层次分明。
2. 表格中的文字要求与正文字体一致，字号宜为小四号。
3. 表格编号应连续标注，表中公式、符号、单位等要统一规范。
五、公文附件1. 附件应以“附件”二字作为标题，置于公文正文后，内容与正文有明确的关联。
2. 附件的内容要清晰明了，图表应该配上编号和标题。
六、公文落款1. 落款需标注文号，文号应按照部门/单位的编制规范进行标注。
2. 落款部分包括成文日期、公文单位全称、公章和签名。
3. 公章的印刷应确保清晰，签名应使用单位一般公文签发人员的真实姓名。
以上规范适用于各部门、单位的日常公文写作，希望各部门、单位遵循规范要求，确保公文的质量和效率。
特此通知。
此致礼上签名。
公文格式标准
公文格式标准公文是国家机关、团体组织和企事业单位处理公共事务、开展工作活动，以及对内外部进行通讯联络的一种书面文件。
公文的格式标准对于提高公文的规范化、统一化、规范化具有重要意义。
本文将就公文格式标准进行详细介绍，以便广大文档创作者能够准确地撰写公文。
一、标题。
公文的标题应简洁明了，突出主题，一般不宜超过15个字。
标题应置于公文正文前，居中书写，字体为小二号黑体。
二、发文单位。
发文单位包括主体部门名称和行政级别，应置于标题下方，左对齐书写，字体为小四号宋体。
三、日期。
日期应置于发文单位下方，左对齐书写，字体为小四号宋体。
日期格式为“年-月-日”。
四、正文。
正文内容应简练明了，行文要求简洁明了，逻辑清晰，表述准确。
正文的字体为小四号宋体，行距为1.5倍。
五、文种。
文种包括公告、通知、函、报告、请示、批复、决定等，应置于正文下方，左对齐书写，字体为小四号宋体。
六、页眉。
页眉一般包括密级、文号、主题词，应置于正文上方，右对齐书写，字体为小四号宋体。
七、页脚。
页脚一般包括密级、机密级别、保密期限，应置于正文下方，右对齐书写，字体为小四号宋体。
八、附件。
附件应置于正文下方，左对齐书写，字体为小四号宋体。
附件一般包括附件名、数量、页数等内容。
九、签署。
签署包括主题词、签发人、签发日期、印章、落款人等内容，应置于正文下方，右对齐书写，字体为小四号宋体。
十、格式要求。
公文的格式要求应符合国家规定的标准格式，格式整齐，文字清晰，版面干净利落。
十一、纸张规格。
公文一般采用A4规格的纸张，纸张应整洁，不得有折痕、污迹等。
以上就是公文格式标准的详细介绍，希望广大文档创作者能够严格按照标准格式撰写公文，提高公文的规范化、统一化、规范化水平，为工作的顺利进行提供有力的保障。
公文的格式规范
公文的格式规范一、行政机关公文格式（一）用纸、排版及装订规则（1）公文采用A4型纸，幅面尺寸为：210mm×297mm。
（2）公文用纸天头（即上页边）37mm±1mm；用纸订口（左白边）28mm±1mm。
版心尺寸156mm×225mm（不含页码）。
（3）公文的版心上边沿至发文机关标识的距离，除函为零之外，命令为20mm，请示、报告为80mm，其它为25mm。
用以标注公文份数序号、秘密等级和紧急程度。
（4）公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
正文中如遇空白处不能盖下印章时，应调整正文字距、行距，务使正文与印章同处一页，不能出现“此页无正文”字样。
公文从左至右横排。
在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字。
少数民族文字按其习惯书写、排版。
（5）公文要双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。
（6）公文应左侧装订，不掉页。
封面与书芯不脱落，后背平整、不空。
两页页码之间误差不超过4mm。
骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。
平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。
（二）行政机关公文的文面格式新的《国家行政机关公文格式》（以下简称为《公文格式》）将公文划分为眉首、主体、版记3部分18个要素。
分述如下：1、眉首部分——即公文的版头部分，位于公文首页红色反线以上。
（1）公文份数序号《行政公文办法》规定，绝密、机密级公文应标明份数序号。
公文份数序号简称份号，即同一文件份数的顺序编号，其作用是便于登记、分发、核查和统计文件。
序号用7位（不够7位时前面用0）阿拉伯数顶格标识在版心左上角第一行。
（2）秘密等级和保密期限凡有保密要求的公文，应当在版心右上角第一行标明密级。
秘密分绝密、机密、秘密三级。
标识时用3号黑体字，顶格标在版心右上角第1行，两字间空1字（无保密期限情况下）。
2001年1月发布的《国务院办公厅关于实施<国家行政机关公文处理办法>具体问题的处理意见》规定：“涉及国家秘密的公文应注明保密期限。
公文 正式文 (格式)
七、页码
页码选“页脚外侧” 样式为“—1—”
三、主体 （一）标题
二号 宋体加粗
四、正文
正文：三号仿宋
一级标题：三号 黑体不加粗
二级标题：三号 楷体加粗
三级（四级）标题 ：
三号 仿宋加粗 （原字体加粗）
五、附件说明
附件名称较长需 回行时，应当与 上一行附件名称 的首字对齐。
六、落款
1.成文日期一般右空四字编 排，印章用红色，不得出现 空白印章。 2.单一机关行文时，一般在 成文日期之上、以成文日期 为准居中编排发文机关署名 ，印章端正、居中下压发文 机关署名和成文日期。
正式发文（规范文件) 规范化
说明：规范文件行文格式要求参照《党政机关公 文格式》国家标准（ GB/T 9704-2012 ）
一、版面
上页边距为3.7cm 左页边距为2.8cm
下页边距为3.5cm
版心尺寸为 156mm×225mm
右页边距 为2.6cm
二、版头
（一）发文机关标志
1.“红头”必须是红色。 2.由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以 使用发文机关全称或者规范化简称。 3.发文机关标志居中排布。
二、版头
• 4.联合发文
• （1）如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将 主办机关名称排列在前；
• 排第一的未必是级 别最高，但只要是 主发文机关就要放 第一位。
• 如有“文件”二字， 应当置于发文机关 名称右侧，以联署 发文机一般排在发文机关标志下面，居中排布。 2.年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。个别单位会把六角括 号“〔〕”混淆为中括号［］。 3.发文字号之下居中印一条15.6cm的红色分隔线（2.25磅）
公文写作标准格式：2024年最新修订版
公文写作标准格式：2024年最新修订版为了适应社会发展和实际工作需要，提高公文写作质量，特制定本格式。
本格式适用于各级政府机关、企事业单位和社会团体等各类组织。
一、公文种类根据内容分类，公文分为以下几种：1. 决议2. 决定3. 命令（令）4. 公报5. 公告6. 通告7. 意见8. 通知9. 通报10. 报告11. 请示12. 批复13. 议案14. 函15. 纪要二、公文格式1. 版头版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。
2. 标题标题由发文机关名称、事由和文种组成，如“国务院关于进一步加强生态环境保护工作的决定”。
3. 主送机关主送机关指的主要接收公文的机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
4.正文公文首页必须显示正文。
一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。
文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
5. 附件如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。
6. 成文时间成文时间一般以领导人最后签发的日期为准；经会议讨论通过的，以会议通过的日期为准。
7. 印章公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。
8. 附注如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文时间下一行。
9. 抄送机关如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。
“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
10. 印发机关和印发日期公文的印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在正文（或附件说明）下一行，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用4号仿宋体字，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
三、公文写作要求1. 符合国家法律法规和党的路线方针政策，严守政治纪律和政治规矩。
公文的格式及范文6篇
公文的格式及范文6篇公文格式是公文实现规范化、制度化、科学化的重要保证。
本文是店铺为大家整理的公文的格式及范文，仅供参考。
公文的格式：公文写作格式要求一、公文纸要求：纸张A4纸二、版式要求一版式1.页边距上下边距为2.54厘米左右边距为2.8厘米2.页眉、页脚页眉为1.5厘米页脚为1.75厘米3.行间距1.5倍行距4.纸型与打印方向采用标准A4型。
一般为竖向打印。
如表格等须横向打印的材料上下边距为2.8厘米左右为2.54厘米页眉1.5厘米页脚1.75厘米。
5.正文一般每面排22行约1.5倍行距每行两端对齐标题下空一行每自然段首行缩进2个字符回行顶格。
字数、年份不能回行。
三、正文和文档1.标题宋体二号字加粗2.正文仿宋三号字3.在文档中插入表格单元格内字体用仿宋字号可根据内容自行设定。
建议表格内文字用小4号宋体固定值15P4.页码用“-X”格式用4号仿宋居右空1字5.文件的年号用六角括号“”括起文件序号前不加“第”字由行政办公室统一编号6.若存在层次结构1若结构层次多第一层为“一、”第二层为“一”第三层为“1.”第四层为“1”第五层。
为“①”2若结构层次少则第一层为“一、”第二层为“1.”。
3第一层标题用3号黑体第二层标题用3号楷体、加粗第三层标题用3号仿宋、加粗。
其余标题及正文均采用“附件”3号仿宋。
7.如有附件应在正文最后另起一段首行缩进2个字符注明附件顺序和名称。
2字后标全符冒号附件序号用阿拉伯数码附件名称后不加标点符号。
附件的名称应与所附文件的名称保持一致。
公文的附件应在正文之后另起一页排布附件的左上角第1行顶格标识“附件”2字并加全符冒号如有序号在序号后加全符冒号。
8.落款凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称在下一行相应处标识成文日期。
成文日期以负责人签发的日期为准联合行文以最后签发日期为准成文日期以阿拉伯数字根据年月日的格式填写距正文空3行右空4个字如“xxxx年9月1日”字体均为3号仿宋字。
试谈公文格式的规范化
试谈公文格式的规范化
公文格式是一种规范化的写作风格，是一种刻板而规矩的撰写方式。
它的规范化对于
保障公文的统一性，提高公文的正式度、严肃性及权威性具有非常重要的作用。
因此，公
文格式的规范化至关重要。
公文格式的规范化要注意文件头格式的规范化。
文件头格式包括机关名称、编写日期、文件字号、文件类型、主题词等方面。
在此基础之上，还应注重统一编号和编号排序的规
范化要求。
有的单位规定了编号系统并把它从头到尾贯穿于文件系统中，还规定了文件的
分类、编号、归档、保管等实行专人负责的制度，从而形成了一套严密的文件管理制度。
二、标题格式的规范化
准确定义标题范围，标题通常应该简明扼要，字数应不超过20字。
标题应该对文件的主要内容进行精炼的概括。
为提高标题的规范化，建议应注意以下几点：
1. 遵循主客观分明、内容中心原则，切忌空泛、华丽，哗众取宠。
2. 标题要尽量控制在一行或两行内，若标题长度太长，往往会影响整个文档的排版，并会浪费纸张。
正文格式的规范化对于提高公文的正式度、严肃性及权威性具有非常重要的作用。
在
撰写正文时，要注意版面的分割、字体的应用、字号的统一、行距的协调、样式的一致性
等问题，严禁出现空洞无物、重复繁琐、长篇大论的现象，应力求剪裁精炼，简明扼要。
结尾格式包括公文签发人、承办人、印发方、印发日期、印制编号等要素，需进行规
范化统一。
要求签字部分人的职务，以及签字顺序都要明确。
同时，如有许多页的公文，
每页的结尾也要全部署名，以明确每部分的内容和配合条件。
公文写作层次格式规范
公文写作层次格式规范
在公文写作中，层次分明的格式规范非常重要。
以下是一些不包含标题的公文写作层次格式规范：
1. 首先，公文应包括发文单位和日期。
这在公文开头的左上角或右上角中心位置处列出。
日期应按照年、月、日的顺序排列，并注意使用阿拉伯数字。
2. 接下来是公文的主题或致函对象。
这应位于发文单位和正文之间的中心位置处，使用粗体字或下划线进行突出。
3. 正文的开头应从正文内容的起始处开始，无需再写标题。
正文应以简明扼要的句子开头，准确概括文件的目的和内容。
4. 在正文中，可以使用项目编号或标签来划分不同的段落或主题。
这可以帮助读者更好地理解文件中的不同信息。
5. 段落之间应有适当的空行或缩进，以突出不同段落之间的分割。
6. 在正文的结尾处，可以简要地总结文件的主要观点和建议。
这是对整个文件的回顾，帮助读者更好地理解重点内容。
7. 最后，公文的结尾处应包括署名、职位和联系方式等信息。
这些信息应完整、清晰地列出，方便读者与发文单位进行联系。
通过按照以上格式规范进行公文写作，可以使文档更加清晰、
易读且易于理解，避免了标题相同的文字出现，使文档充满专业性和规范性。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。
标准、规范的公文格式，不仅有利于公文的撰拟和制作，也有利于公文的处理和管理，乃至归档和查阅利用，为公文的标准化、现代化管理奠定基础。
国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）和国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》（以下简称《公文格式》），对行政机关的公文格式做出了严格的规定和要求，自正式实施以来，对规范公文格式，提高公文质量起到了很大的作用。
但仍有一些公文没有严格按照要求去做，存在很大的随意性，造成公文格式的不规范，严重影响了公文的严肃性、公正性，影响了公文的质量和效能，因此，必须引起高度重视。
本文针对公文格式中常出现的不规范现象进行了归纳，供同行参考。
一、公文格式中常出现的不规范现象(一)发文字号标注不规范。
发文字号的一个重要作用就是分类存档、方便查阅。
它具有特别的区分意义，一旦设置就具有了在一定范围内的唯一性和独有性。
《公文格式》规定，“发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
”在实际工作中，有些单位把机关的简称直接作为机关代字使用，致使文号太长。
联合行文时，出现几个发文字号。
有的单位发文字号的年份用圆括号“（）”括入，而不是用规范的六角括号“〔〕”。
对于字号和字体，有的用小3号有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体。
一些公文违反发文字号序号不编虚位(即l不编为001)、不加“第”字的规定，出现“×发[×××]O0×号”、“×发[×××]第×号”等不规范格式。
(二)公文标题不规范。
按照《办法》规定：“公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。
”有些单位不规范的做法是：一是标题中标明发文机关；二是标题滥用符号。
标题中使用了多种标点符号，较多的是使用逗号、顿号和书名号等。
(三)引用文号不规范。
《办法》规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号”。
按要求，引用公文一是要准确，不能随意简化；二是要完整。
并注意排列顺序。
但有些单位公文中，将其前后倒置。
有的先引文号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。
书写使用应当注意必须将“发文字号”要素用圆括号括入，以标注的形式出现。
例如。
“据××办发[2005]l2号文《关于×××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为“据《关于×××通知》(××办发[2005]12号)”。
(四)结构层次序数使用不规范。
依照《办法》第二十五条第(九)项规定：“公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
”规范的结构层次序数要求，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。
而在使用中常出现的问题：一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒置。
二是层次跳跃，或在“(一)”、“(1)”后加顿号，写成“(一)、”或“(1)、”等。
(五)成文日期标识不规范。
常出现的问题：一是未用汉字将年、月、日标全，使用阿拉伯数字表达年份，如把成文日期标成“2005年2月1日”，或把“○”写为“0”或“零”，或将“二○○五年”写为二00五年。
二是年份写成两位，没有写足四位，比如，把“二○○五年”写成“○五年”，或把“2005年”写成“05年”等。
三是标注位置太低或太高，以至于印章距正文太远或盖压正文。
四是把拟文日期作为成文日期。
五是把修改日期或送签日期作为成文日期。
六是联合行文以主办机关签发日期作为成文日期。
(六)印章加盖不规范。
印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规范使用，但常出现不规范现象；一是不加盖印章。
按规定，行政公文除会议纪要外，必须加盖印章，而有的正式公文就不盖印。
二是印章盖得不符合要求，有的歪斜，有的盖在正文上。
三是印章未居中下压成文时间，盖印距正文太远。
四是在单一机关制发的公文落款处署制发机关名称，并把印章盖在公文制发机关名称的位置上。
(七)附件标注不规范。
主要表现在：一是附件和正文间隔或大或小，附件顶格标识。
二是把被批转、转发、印发和发布的内容，作为附件处理。
三是附件说明与附件的标题不一致，有的附件标题缩写。
四是附件说明的顺序与附件的顺序不一致，有的附件的序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号。
五是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。
(八)附注标注不规范。
附注主要用以注释和说明公文中在其他区域不便说明的各种事项。
大多数单位对这个格式内容不了解，因而用起来常常放在正文后。
按照要求应在成立日期下一行空2个字加括号标注此项。
(九)抄送机关标识域不规范。
抄送机关标识域用来标识除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。
但有些机关公文已主送上级机关，又同时抄送该部门的领导。
在抄送标识域内常出现“抄报”，顶格标识“抄送”，回行时与“抄送”对齐，最后一个名称后不加句号等不规范问题。
(十)公文中的表格不规范。
有些公文把表格的页码混同于文字页的页码放置，表格的单双页码表头排放随意。
按规定，横排的表格单页码应置于表的左下角，双页码应置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
但在实际工作中常常混淆。
(十一)版记不规范。
常出现不规范的做法是：一是没有版记。
有的部门公文其他格式相当规范，但就是没有版记。
二是版记位置不对。
三是在发布、批转、转发、印发或有附件的公文中，将版记置于一份公文的中间部位，即在印章之后，被发布、批转、转发、印发内容或附件之前，将一篇公文分成了两部分。
四是不画版记内的三条黑色反线，有的只画主题词下的一条。
五是印发机关、印发日期等项目都顶格打印，有的左空或大或少，印发日期或混同于成文日期，或用汉语数字标识。
(十二)发文机关标识不规范。
《公文格式》规定，发文机关标识“由发文机关全称或规范化简称后加‘文件’组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。
”但有些机关发文机关标识不统一、不规范。
一是上行文没留批示域，或批示域不符合规定。
二是平行文、下行文用上行文的版头。
三是未使用“红头”的正式发文形式，用白纸制发公文。
如此种种，严重削弱了公文的权威性和严肃性。
二、影响公文格式规范的原因(一)受传统观念的影响。
虽然新《办法》已出台多年，但一些单位的公文格式仍沿袭多年的做法。
如，新《办法》第十四条规定：“向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
”也就是把“抄报”与“抄送”统一改为“抄送”。
但在日常公文处理过程中发现，取消“抄报”，统一用“抄送”并不是件容易的事。
一些上级机关至今仍在延用“抄报”，而下级单位也只得按习惯照常效仿，以示对领导机关的尊重。
(二)思想认识不到位。
一些公文办理人员对公文格式重要性的认识不够。
公文处理人员在办理公文过程中责任心不强。
对新《办法》不熟悉，对公文格式规范化的意义和作用宣传力度不够。
有些单位领导对公文的重要性认识不够或不了解公文处理规范和要求。
有些部门领导不重视公文格式，甚至直接干涉，按领导意图办理公文。
(三)公文审核把关不严。
公文处理程序不规范，未建立健全公文处理规章制度和规范化管理程序，特别是审核把关制度不够完善，致使公文制作不规范，在一个单位未形成统一的公文格式。
实践中，有的公文制作者草拟公文时自由发挥，不守规则；审核人原则性不强。
不负责任；领导签发时，或碍于情面，或忙于事务，常常忽视对公文格式的审核把关和督查，有的公文制作程序不规范，领导签发后才审核，这就不可避免地导致公文中出现不规范的问题。
(四)人员素质有待提高。
一些公文处理人员未经过系统的培训和学习，不懂公文格式，对公文处理方面的规章制度不太了解。
对公文印制规则不很熟悉。
因而需要全面提高公文处理人员的整体素质。
三、规范公文格式的对策(一)加强领导，提高思想认识。
规范公文格式，防止格式的随意性，维护其规范的体式，对于进一步提高公文的处理效牢，推动机关正常工作的开展，有着十分重要的意义。
各级领导和机关工作人员都要从这个高度去认识规范公文格式的重要意义。
各级要加强对公文处理工作的领导，不仅明确分管领导，安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核，而且各级领导还要带头学习公文处理知识并模范遵守，提高认识，增强做好公文格式规范化工作的自觉性。
(二)健全制度，规范办文程序。
建立行之有效的管理制度。
是保证公文格式规范化的一个重要措施。
在公文处理的各个环节都要把好关，从公文的起草、审核、审批、拟办、校对、印刷等都必须建立严格的制度和规范，明确各环节的权限和责任，要有严格的公文处理流程，实现公文处理工作规范化、制度化和科学化。
(三)加强学习，提高人员素质。
全面提高公文办理人员的素质是规范公文格式的一项基础性建设。
一是提高认识。
要在思想上重视公文格式规范化工作，从事公文办理的人员要抱着高度负责的态度和精益求精的精神，增强事业心和责任感。
二是加强自身建设。
注重理论学习，善于挤时间，刻苦钻研，掌握必要的基础知识精深的专业知识。
熟悉公文处理方面的知识，提高业务水平。
三是加强人员队伍培养。
培养熟悉公文处理规定，有理论索养、有文字功底的公文处理人员。
四是办公室要设立公文处理和公文审核的专门岗位或专职人员，并有专门负责公文审核把关的人员。
五是保持公文处理人员的相对稳定性。
(四)加强督查，保证公文质量。
行政机关要加强对下级机关和单位公文处理工作的指导和监督检查，在公文处理过程中强化审核监督环节。
要制定严格的办文程序，在公文处理中做到多级审核，层层把关。
严格按照规定和要求，加强对公文格式规范化的管理和指导，维护公文的严肃性和权威性。
定期组织业务培训和学习交流，学习并借鉴好的经验和做法，开展研讨交流活动，不断提高公文处理人员的思想素质和业务水平。
定期组织公文处理质量检查，并设立考核考评和奖惩制度。
不断提高公文质量。