学校档案业务培训讲座PPT幻灯片
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“档案知识培训”PPT课件讲义
(五)卷内文件整理规范
卷内文件材料编号规范、整齐；备考表填写完整。纸 质文档每页都编写页数，有字就算一页，编好页号， 页数页码一定要准确规范。
（六） 档案装订美观整齐
组卷材料遵循文件材料的形成规律，保持内在有机联 系，排列有序，装订美观整齐。
纸制版教学档案归档质量要求总结
1.归档文件材料齐全 2.案卷标题拟写完整 3.卷内文件目录填写完整 4.学籍档案排序先文科院系后理科院系 5.卷内文件整理规范 dout training template）
一、教学档案立卷归档工作程序 二、纸制版学籍档案归档质量要求
一、教学档案立卷归档工作程序
（一）组卷
（二）案卷排列
（三）录入档案 目录（新系统）
（六）装订档案 成卷
（五）打印封面、 目录、填写备考表。
（四）审核程序
文学院历史学院政法学院教育科学学文学院历史学院政法学院教育科学学外国语学院初等教育学院基础教育学院外国语学院初等教育学院基础教育学院马克思主义教育学院中国书法文化研究所数学科学学马克思主义教育学院中国书法文化研究所数学科学学物理系化学系生命科学学院资源环境与旅游学院物理系化学系生命科学学院资源环境与旅游学院四学籍档案排序卷内文件材料编号规范整齐
卷内内容齐全完整，没有缺项
归档文件最好是原件，有签名，有单位印章
封底备考表上有说明，有 “立卷人”和“检查人”签 字， 并填写立卷时间
（二）案卷标题拟写完整，具备作者、时间、 问题、名称四要素
（三）卷内文件目录填写完整
1、“责任者”：指文件的形成单位或个人，应填 写全称或规范的简称。 2、“题名”部分，案卷内容涉及到全校的，卷内 目录填写细化到院系一级；案卷内容涉及到院系 的，卷内目录填写细化到个人。 3、“时间”：指文件的形成时间（落款时间）。 4、“页号”：填写每一份文件的总页数。
档案基础业务知识培训资料(ppt 48页)PPT学习课件
⑥单位内部机构的设置及其各历史阶段演 变情况，包括内部机构名称、内部机构正 职负责人的姓名、职务、任职时间；内部 机构的主要职能；内部机构的增设、调整、 扩大、合并、撤销情况及其在各历史阶段 的变化情况。
⑦其它涉及单位的重大事件和对单位产生 了重要影响的活动以及单位改组和撤销的 原因。
⑧个人全宗构成者主要介绍他们的姓名、 别名、出生年月、籍贯、职务、职称、主 要业绩、荣誉称号、简历及发表的论文、 出版的书籍等方面的材料。
机构设置沿革；人事任免奖惩；各种重要 会议；领导视察活动；上级重要指示；本 单位重要决定；各项中心工作；生产科研 成果；重点工程建设；较大自然灾害；重 大事故发生；外事活动；报刊有关报道； 以及其他需记事项。
（3)结构：
①题名。包括总
标题，记述事件的起
止时间，编者。
②目录。
③正文。大事记
的主体部分，主要由 大事时间和大事条目 组成。
（1）全宗构成者沿革简介
全宗构成者沿革简介由单位名称、时间、主要职 能、隶属关系、单位主要负责人名录、内部机构 设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。
①单位名称按全称书写，通用简称书写在全称后 面的圆括号内。所有单位曾用名称按时间顺序书 写在全宗构成者的沿革中。
②时间：全宗构成者沿革应结合时间撰写， 和下列内容有关的时间应反映在全宗构成 沿革中。
全宗介绍:又称“全宗指南”，以某一全宗 为对象范围，以文章叙述的形式对立档单 位及其档案的内容和成分价值情况进行报 导的一种参考资料。
全宗介绍由封页、正文、备注三部分 组成。
丹阳市XX局全宗介绍 （XXXX年-XXXX年）
全宗号：XXX
丹阳市XX局档案室编 XXXX年X月X日
正文包括：全宗构成者沿革简介、全 宗内档案情况简介、全宗内档案内容 与成份介绍。
⑦其它涉及单位的重大事件和对单位产生 了重要影响的活动以及单位改组和撤销的 原因。
⑧个人全宗构成者主要介绍他们的姓名、 别名、出生年月、籍贯、职务、职称、主 要业绩、荣誉称号、简历及发表的论文、 出版的书籍等方面的材料。
机构设置沿革；人事任免奖惩；各种重要 会议；领导视察活动；上级重要指示；本 单位重要决定；各项中心工作；生产科研 成果；重点工程建设；较大自然灾害；重 大事故发生；外事活动；报刊有关报道； 以及其他需记事项。
（3)结构：
①题名。包括总
标题，记述事件的起
止时间，编者。
②目录。
③正文。大事记
的主体部分，主要由 大事时间和大事条目 组成。
（1）全宗构成者沿革简介
全宗构成者沿革简介由单位名称、时间、主要职 能、隶属关系、单位主要负责人名录、内部机构 设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。
①单位名称按全称书写，通用简称书写在全称后 面的圆括号内。所有单位曾用名称按时间顺序书 写在全宗构成者的沿革中。
②时间：全宗构成者沿革应结合时间撰写， 和下列内容有关的时间应反映在全宗构成 沿革中。
全宗介绍:又称“全宗指南”，以某一全宗 为对象范围，以文章叙述的形式对立档单 位及其档案的内容和成分价值情况进行报 导的一种参考资料。
全宗介绍由封页、正文、备注三部分 组成。
丹阳市XX局全宗介绍 （XXXX年-XXXX年）
全宗号：XXX
丹阳市XX局档案室编 XXXX年X月X日
正文包括：全宗构成者沿革简介、全 宗内档案情况简介、全宗内档案内容 与成份介绍。
档案培训ppt课件
THANKS.
数字档案备份与恢复
制定完善的备份策略，确保数字档案的安全性和可恢复性。
数字档案安全与保护
访问控制技术
01
通过设置访问权限和身份验证，防止未经授权的人员访问数字
档案。
加密技术
02
采用加密技术对数字档案进行加密处理，确保档案在传输和存
储过程中的安全性。
防病毒与防攻击技术
03
部署有效的防病毒和防攻击措施，防止恶意软件对数字档案的
总结
档案的收集与整理是档案 管理的基础工作，对于确 保档案的真实、完整、可 用具有重要意义。
档案的鉴定与保管
鉴定
总结
对档案的价值进行判断，确定其保管 期限和处理方式。
档案的鉴定与保管是档案管理的核心 工作，对于保护档案的价值和延长其 寿命具有重要作用。
保管
根据档案的保管期限和要求，采取适 当的保管措施，确保档案的安全和完 整。
宣传价值
档案是宣传教育的生动素 材，可以通过展览、出版 等形式发挥宣传作用。
档案法规与标准
档案法规
国家制定了一系列档案法规，如 《中华人民共和国档案法》、《 机关档案工作条例》等，对档案 的收集、整理、保管、利用等方
面做出了规定。
档案标准
国家制定了档案工作的各项标准 ，如《归档文件整理规则》、《 数字档案室建设标准》等，为档 案工作的规范化、标准化提供了
档案数据可视化
通过数据可视化技术，将档案数据以图表、图像等形式展现，提高 数据利用效率。
档案数据预测
基于历史数据和算法模型，对档案数据进行预测，为决策提供数据 支持。
人工智能与档案管理
智能分类与标引
应用人工智能技术，实现档案信息的自动分类和标引，提 高管理效率。
档案管理培训ppt课件(完整版)pdf
档案管理培训 ppt课件(完整 版)pdf
2024/1/26
1
目 录
2024/1/26
• 档案管理概述 • 档案收集与整理 • 档案保管与利用 • 档案信息化建设 • 档案管理法规与标准 • 档案管理实务操作
2
2024/1/26
01
CATALOGUE
档案管理概述
3
档案的定义与分类
档案的定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在社会活动中形成的具 有保存价值的各种文字、图表、声像 等不同形式的历史记录。
2024/1/26
18
档案利用的方式与手续
档案利用的方式
提供借阅、复印、扫描、拍照等多种利用方式，满足不同需求。
2024/1/26
档案利用的手续
申请者需填写档案利用申请表，经审批后方可获取所需档案。同时，需遵守档案室的借 阅规定和保密要求。
19
档案安全与保护
档案安全
建立健全的档案安全管理制度，加强档 案室的安全防范工作，确保档案实体和 信息安全。
档案鉴定与销毁
了解档案鉴定和销毁的程序和标准，正确处理档案的保存与销毁问 题，确保档案的安全和有效利用。
34
档案保管与利用实务操作
1 2
档案保管的原则和要求
遵循档案保管的原则，确保档案的完整、安全和 有效利用。掌握档案库房管理、档案保护技术等 知识，提高档案保管水平。
档案检索与利用
熟悉档案检索工具和方法，提高档案检索效率。 了解档案利用的规定和程序，正确处理档案利用 中的各种问题。
数据库管理
2024/1/26
制定数据库管理规范，明确数据库管理员的职责和权限。
27
档案数据库建设与管理
2024/1/26
1
目 录
2024/1/26
• 档案管理概述 • 档案收集与整理 • 档案保管与利用 • 档案信息化建设 • 档案管理法规与标准 • 档案管理实务操作
2
2024/1/26
01
CATALOGUE
档案管理概述
3
档案的定义与分类
档案的定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在社会活动中形成的具 有保存价值的各种文字、图表、声像 等不同形式的历史记录。
2024/1/26
18
档案利用的方式与手续
档案利用的方式
提供借阅、复印、扫描、拍照等多种利用方式，满足不同需求。
2024/1/26
档案利用的手续
申请者需填写档案利用申请表，经审批后方可获取所需档案。同时，需遵守档案室的借 阅规定和保密要求。
19
档案安全与保护
档案安全
建立健全的档案安全管理制度，加强档 案室的安全防范工作，确保档案实体和 信息安全。
档案鉴定与销毁
了解档案鉴定和销毁的程序和标准，正确处理档案的保存与销毁问 题，确保档案的安全和有效利用。
34
档案保管与利用实务操作
1 2
档案保管的原则和要求
遵循档案保管的原则，确保档案的完整、安全和 有效利用。掌握档案库房管理、档案保护技术等 知识，提高档案保管水平。
档案检索与利用
熟悉档案检索工具和方法，提高档案检索效率。 了解档案利用的规定和程序，正确处理档案利用 中的各种问题。
数据库管理
2024/1/26
制定数据库管理规范，明确数据库管理员的职责和权限。
27
档案数据库建设与管理
“档案归档”讲解 培训课件-新版.ppt
文件材料的归档范围：
一、党群类：主要包括我校党委、工会、团委、 民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪 要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与 学校关于党群管理的文件材料。
二、行政类：主要包括我校行政工作的各种会议 文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人 事管理、行政管理的材料。
六、开展档案的开放和利用工作； 七、开展学校档案工作人员的业务培训； 八、利用档案开展多种形式的宣传教育活动，
充分发挥档案的文化教育功能； 九、开展国内外档案学术研究和交流活动； 十、完成学校交办的其他工作。
各系（处）为二级立卷部门，是由本部 门一名负责人负责分管档案工作，兼职 档案员按工作程序，对本部门档案材料 进行收集，工作结束时，按归档要求进 行分类、装订、立卷，要求整理汇总后 经部门负责人审查合格后移交学校档案 室保管，本部门的其他档案材料由部门 自行保管，但须提交档案清单，便于学 校资源共享。
4、积极学习档案业务，不断提高工作水平， 主动与学校档案室联系、汇报，接受业务指 导和监督；
5、积极参加学校档案室业务学习和学术活动， 做好档案安全和保 按照归档范围要求移交档案室的档 案外，还要保管好自己部门存留的 档案。如：教师的业务档案（包括 教师任课安排、教案、获奖、进修 等）；本门会议记录、纪要、工作 计划、总结等。需每年提交清单， 便于学校资源共享。
（四）学校档案归档管理办法 及流程图
学校档案：是指我校从事招生、教学、科研、 管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有 保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、 载体的历史记录。
归档：是指立卷部门整理好案卷，经校档案室 检查合格后，填写移交目录，在规定时间内， 双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一 份存查的过程。
2024版档案管理培训ppt课件
据。
法律价值
档案在法律领域具有重要的证 据作用，是解决法律纠纷、维
护合法权益的重要工具。
传承价值
档案是文化传承的重要载体， 通过档案管理可以保护和传承
人类文化遗产。
02
档案收集与整理
档案收集途径与方法
常规收集
定期从各部门、各项目 组收集档案，确保档案
的完整性和连续性。
专项收集
征集与捐赠
网络收集
针对特定项目、活动或 事件进行档案收集，确
定期或不定期举办档案展览，展示珍贵档案 和特色档案。
档案开发策略及实施
编纂档案史料 对档案资料进行编纂、整理，形成专 题史料、汇编成果等。
档案编研成果推广
将档案编研成果通过出版、发行、宣 传等方式进行推广。
档案文化创意产品开发
利用档案资源，开发具有文化创意的 产品，如档案纪念品、档案文化衫等。
数字化开发与利用
系统功能
实现档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等全流程管理， 支持多种检索方式和开发利用手段。
信息化实施步骤与注意事项
实施步骤
制定规划、建设系统、迁移数据、培训人员、推广应用。
注意事项
确保数据安全、注重用户体验、持续优化更新、加强培训宣传。
06
档案管理法规与标准
国家相关法律法规解读
01
《中华人民共和国档案法》
明确档案管理职责
设立档案管理部门或专职 档案管理人员，明确其职 责和权限，确保档案管理 工作的顺利开展。
建立档案工作流程
制定档案收集、整理、鉴 定、保管、利用等环节的 工作流程，确保档案管理 工作的规范化和高效化。
07
档案管理案例分析
成功案例分享与启示
案例一
法律价值
档案在法律领域具有重要的证 据作用，是解决法律纠纷、维
护合法权益的重要工具。
传承价值
档案是文化传承的重要载体， 通过档案管理可以保护和传承
人类文化遗产。
02
档案收集与整理
档案收集途径与方法
常规收集
定期从各部门、各项目 组收集档案，确保档案
的完整性和连续性。
专项收集
征集与捐赠
网络收集
针对特定项目、活动或 事件进行档案收集，确
定期或不定期举办档案展览，展示珍贵档案 和特色档案。
档案开发策略及实施
编纂档案史料 对档案资料进行编纂、整理，形成专 题史料、汇编成果等。
档案编研成果推广
将档案编研成果通过出版、发行、宣 传等方式进行推广。
档案文化创意产品开发
利用档案资源，开发具有文化创意的 产品，如档案纪念品、档案文化衫等。
数字化开发与利用
系统功能
实现档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等全流程管理， 支持多种检索方式和开发利用手段。
信息化实施步骤与注意事项
实施步骤
制定规划、建设系统、迁移数据、培训人员、推广应用。
注意事项
确保数据安全、注重用户体验、持续优化更新、加强培训宣传。
06
档案管理法规与标准
国家相关法律法规解读
01
《中华人民共和国档案法》
明确档案管理职责
设立档案管理部门或专职 档案管理人员，明确其职 责和权限，确保档案管理 工作的顺利开展。
建立档案工作流程
制定档案收集、整理、鉴 定、保管、利用等环节的 工作流程，确保档案管理 工作的规范化和高效化。
07
档案管理案例分析
成功案例分享与启示
案例一
档案管理培训方案PPT(PPT45页)
•文件夹
•备 份
•电脑其它盘
•移动硬盘
•刻录光盘 •存储介
•U盘
•29
•加 密
•30
•文件夹加密
•Office文档加密
•勿 忘密 码
谢谢！
Thank you！
•Logo here
•档 案 •管理培训
•Logo here
•主要内 容
• 档案管理工作内容
• 档案管理的方式 • 档案管理方法
• 电子档案管理
•档案
•是什么
• 档案是指过去和现在的国家机构、 社会组织以及个人从事政治、军事、经 济、科学、技术、文化、宗教等活动直 接形成的对国家和社会有保存价值的各 种文字、图表、声像等不同形式的历史 记录。
•档案管 理 •干什么
•合同 •项目资 料•往来票据 •会议记录
•电子文档
•同 •采购合 同
时建 •销售合
立索 同
•往来文 件
•招投标资料
•技术资 料
•其 它
•档 案 •放哪儿
•1．抽屉式直立档案
•容易分类 •易于保密 •保护性好 •检索简便
•2．开放式横向档案
•整齐划一 •便于取阅 •易于查找 •保密性一般
•15
•档 案 •如何管
•16
•格式统一 •标识鲜明 •科学分类 •及时记录
•统
•鲜 明
•19 •黄
•分 类
•21
•按对象划
分
•按主题划
分
•按形式划
分
•22
•记 录
•23
•借阅 档案一 定要登 记
•电子档 案 •管
理
•合理使用文件 夹 •定期备份 •重要文件加密
档案管理培训(上、下)幻灯片课件ppt
跨界合作趋势：档案管理培训将与相关领域进行跨界合作，如与人力资源管理、企业管理等 领域的合作，以提高培训的实用性和应用价值。
感谢观看
汇报人：
档案管理培训
单击此处添加副标题
汇报人：
目录
档案管理培训概述 档案管理培训方法 档案管理培训师资力量
档案管理培训内容
档案管理培训效果评估 档案管理培训的发展趋势 和创新
01
档案管理培训概述
档案管理培训的定义和目的
档案管理培训的定义 档案管理培训的目的
档案管理培训的重要性
提升员工对档案管理的重视程度 规范档案管理流程，提高档案管理效率 增强员工的档案管理意识和技能水平 保障企业档案资料的安全和完整性
06
档案管理培训的发 展趋势和创新
发展趋势
数字化和自动 化
智能化和智能 化
云计算技术的 应用
社交媒体和 移动应用程
序的普及
创新点
大数据分析：利用大数据技 术对档案进行分析，为决策 提供支持。
数字化转型：将传统纸质档 案转化为数字档案，提高管 理效率和安全性。
人工智能应用：应用人工智 能技术提高档案管理自动化
02
档案管理培训内容
档案分类与归档
定义：将档案按照一定标准进行分类、归档
重要性：便于查找和管理 方法：根据单位实际情况和业务需求，制定相应的分类方案和归档流 程 要求：分类要清晰、归档要规范，确保档案的完整性和安全性
档案保管与维护
档案的存放：确保档案的存放环境适宜，避免潮湿和污染 定期检查：定期对档案进行检查，确保其完好无损 修复与整理：对损坏的档案进行修复，保持档案的整洁 档案转移：根据需要，对档案进行转移，确保其安全存放
档案利用与开发
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汇报人：
档案管理培训
单击此处添加副标题
汇报人：
目录
档案管理培训概述 档案管理培训方法 档案管理培训师资力量
档案管理培训内容
档案管理培训效果评估 档案管理培训的发展趋势 和创新
01
档案管理培训概述
档案管理培训的定义和目的
档案管理培训的定义 档案管理培训的目的
档案管理培训的重要性
提升员工对档案管理的重视程度 规范档案管理流程，提高档案管理效率 增强员工的档案管理意识和技能水平 保障企业档案资料的安全和完整性
06
档案管理培训的发 展趋势和创新
发展趋势
数字化和自动 化
智能化和智能 化
云计算技术的 应用
社交媒体和 移动应用程
序的普及
创新点
大数据分析：利用大数据技 术对档案进行分析，为决策 提供支持。
数字化转型：将传统纸质档 案转化为数字档案，提高管 理效率和安全性。
人工智能应用：应用人工智 能技术提高档案管理自动化
02
档案管理培训内容
档案分类与归档
定义：将档案按照一定标准进行分类、归档
重要性：便于查找和管理 方法：根据单位实际情况和业务需求，制定相应的分类方案和归档流 程 要求：分类要清晰、归档要规范，确保档案的完整性和安全性
档案保管与维护
档案的存放：确保档案的存放环境适宜，避免潮湿和污染 定期检查：定期对档案进行检查，确保其完好无损 修复与整理：对损坏的档案进行修复，保持档案的整洁 档案转移：根据需要，对档案进行转移，确保其安全存放
档案利用与开发
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
B、编号 a、档号=年度号+基建档案分类号+案卷号
注意1：当一年只有一个工程竣工时，JJ12只 分到二级类目。
例：1995—JJ12—1 ~N 注意2：当一年有两个以上的工程竣工时， JJ12分到三级类目。
例：1995—JJ1211—1~N
1995—JJ1212—1~N
04.10.2020
20
b、页号：*双面书写的文件，正面右下角， 背面左下角。
B、编号：档号、页号编法与党群行政类相同 教师业务档案=年度号+分类号+教师代号+（案 卷号）
例1：1998—JX1811—1(1)
例2：刘老师每年形成一卷 1988—JX1811—1（1）
1989—JX1811—1（2）
1990—JX1811—1（3）
例3：刘老师若干年形成一卷，以结束年作为年度代
1996. 5 07.12
B、案卷目录——固定每个案卷的排列顺序。 注意1：同一年度内从DQ11——DQ17
XZ11——XZ17 各自按永、长、短依次排列 例：DQ11（永）1、2、3（长）4、5、6（短）7、 8、9、10——DQ12（永）1、2、3（长）4、5、 6（短）7、8、9——DQ13……
04.
档号 1999－DQ11－1 1999－DQ11－2
案卷题名
广州市第10中学关于1999年校对 党支部的工作和学习计划、总结
起止日期
1999.1.1－ 1999.12.24
页数 14
保管 期限 永久
永久
3 1999－DQ11－3
长期
4 1999－DQ12－1
永久
5 1999－DQ12－2
号。
1988—1992
1992—JX1811—1（1）
1993—JX1811—1（2）
04.10.2020
15
（2）收集与归档 （3）卷内文件排列
（4）立卷程序： 年度—问题—保管期限—案卷
（5）编目：卷内目录和案卷目录 JX11—JX17（JX18目录单独一个
目录夹装订）
04.10.2020
17
5
6
（4）案卷的装订 文字材料装订，印刷成册的说明书及图纸可不
装订，但须加盖档案号章（样式同基建档案）。 （5）编目：卷内目录和案卷目录
例：1998—SB11—1~N
|
1998—SB12—1~N
6、财会类档案的整理 （1）分类与编号 A、类目设置 ：
一级类目 CK 二级类目 CK11—CK15 三级类目 CK1411 学校凭证
（2）收集与归档 （3）卷内文件的排列：按重要程度和时间顺 序排列。
（4）立卷程序： 年度——类别——保管期限——案卷
（5）编目 A、卷内目录
序 文件 号 编号 1
2
责任者 题
名
校党支部 广州市XX中学党支部 1995年工作总结
校党支部 民主评议党员工作小结
日期 页 备注 次
1996. 1 05.30
（6）编目：卷内目录和案卷目录 注意：同一年度内从JJ11—JJ13 依次排列。
04.10.2020
24
例：1995—JJ11—1~N |
1995—JJ1211—1~N |
1995—JJ1212—1~N |
1995—JJ13—1~N
档 号 序号 2000-JJ12-1 1
04.10.2020
26
3、卫生保健类档案的整理 （1）分类及编号
A、类目设置： 一级类目 BJ B、编号： *档号=年度号+卫生保健分类号+案卷号 *页号 （2）收集与归档 （3）编目
04.10.2020
18
4、基建类档案的整理 （1）分类与编号
A、类目设置： 一级类目 JJ 二级类目 JJ11—JJ13 三级类目 JJ1211—JJ12 N
长期
6 1999－DQ12－3
短期
7 1999－DQ13－1
永久
8 1999－DQ13－2
长期
04.10.2020
9
注意2：题名=责任者+内容+文种（50字以内 宜）
注意3：题名成分不得笼统表示。如：“XX 文件”、“XX材料”
04.10.2020
10
C、撰写立卷说明：*立档单位名称、成立时间； *本年度内设机构及党政主要领导人变化情况； *本年度学校主要工作情况； *本年度党群行政类档案归档情况。
04.10.2020
11
全宗名称 全宗号 目录号 案卷起止号 年度 保管期限
广州市XX中学 DQ—1
1998—2001 永久、长期、短期
全宗号
目录号 DQ—1 案卷起止号
年度 1998—2000 保管期限 永、长、短
2、教育教学类档案的整理 （1）分类及编号
A、类目设置：一级类目 —— JX 二级类目 ——JX 11、JX12….
学校档案业务培训讲座
一、建立学校档案工作的必要性 二、如何建立学校档案工作 （一）建立档案工作的组织机构
1、成立学校综合档案室 2、成立学校档案工作领导小组 3、成立学校档案鉴定小组 4、成立学校档案工作网络
（二）建立学校档案工作规章制度
1、档案综合管理实施办法 2、各门类档案分类方案、归档范围及保 管期限
3、档案管理的各项规章制度 （三）学校档案整理
1、党群行政类档案的整理 （1）分类与编号
A、类目的设置：一级类目——采用类目名称 汉语拼音的第一 个字母。
例：党群——DQ 行政——XZ
二级类目——是对一级类目 的细分，采用“双位制”。
例：DQ11、DQ12、DQ13…….
B、编号： a、 档号=年度号+分类号+案卷号 b 、页号
*折叠后的图纸一律在右下角。 （2）收集与归档
一个工程分五个阶段：前期准备阶段、设计
阶段、施工阶段、竣工验收阶段、使用维护阶 段
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基建档案按工程项目立卷归档，一个项目可
能跨1~N年，按竣工年归档。 （3）立卷程序：年度—项目—阶段—案卷
（不按保管期限排）
（4）卷内文件排列：一般按工程的阶段，小 型工程，文字材料在前，图纸在后。 （5）案卷的装订：文字材料必须装订，图纸 不须装订，但须加盖档号章；既有文字材料， 又有图纸的案卷应装订。
5、设备类档案的整理 （1）分类与编号 A、类目设置： 一级类目 SB
二级类目 SB11—SB12 B、编号： a、档号=年度号+设备档案分类号+案卷号 b、页号：同基建档案
（2）收集与归档 （3）卷内文件及案卷排列：一部设备可能一 卷，也可能若干卷。
例：甲台设备 1998—SB12—1
2
3 乙台设备 1998—SB12—4
注意1：当一年只有一个工程竣工时，JJ12只 分到二级类目。
例：1995—JJ12—1 ~N 注意2：当一年有两个以上的工程竣工时， JJ12分到三级类目。
例：1995—JJ1211—1~N
1995—JJ1212—1~N
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b、页号：*双面书写的文件，正面右下角， 背面左下角。
B、编号：档号、页号编法与党群行政类相同 教师业务档案=年度号+分类号+教师代号+（案 卷号）
例1：1998—JX1811—1(1)
例2：刘老师每年形成一卷 1988—JX1811—1（1）
1989—JX1811—1（2）
1990—JX1811—1（3）
例3：刘老师若干年形成一卷，以结束年作为年度代
1996. 5 07.12
B、案卷目录——固定每个案卷的排列顺序。 注意1：同一年度内从DQ11——DQ17
XZ11——XZ17 各自按永、长、短依次排列 例：DQ11（永）1、2、3（长）4、5、6（短）7、 8、9、10——DQ12（永）1、2、3（长）4、5、 6（短）7、8、9——DQ13……
04.
档号 1999－DQ11－1 1999－DQ11－2
案卷题名
广州市第10中学关于1999年校对 党支部的工作和学习计划、总结
起止日期
1999.1.1－ 1999.12.24
页数 14
保管 期限 永久
永久
3 1999－DQ11－3
长期
4 1999－DQ12－1
永久
5 1999－DQ12－2
号。
1988—1992
1992—JX1811—1（1）
1993—JX1811—1（2）
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（2）收集与归档 （3）卷内文件排列
（4）立卷程序： 年度—问题—保管期限—案卷
（5）编目：卷内目录和案卷目录 JX11—JX17（JX18目录单独一个
目录夹装订）
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5
6
（4）案卷的装订 文字材料装订，印刷成册的说明书及图纸可不
装订，但须加盖档案号章（样式同基建档案）。 （5）编目：卷内目录和案卷目录
例：1998—SB11—1~N
|
1998—SB12—1~N
6、财会类档案的整理 （1）分类与编号 A、类目设置 ：
一级类目 CK 二级类目 CK11—CK15 三级类目 CK1411 学校凭证
（2）收集与归档 （3）卷内文件的排列：按重要程度和时间顺 序排列。
（4）立卷程序： 年度——类别——保管期限——案卷
（5）编目 A、卷内目录
序 文件 号 编号 1
2
责任者 题
名
校党支部 广州市XX中学党支部 1995年工作总结
校党支部 民主评议党员工作小结
日期 页 备注 次
1996. 1 05.30
（6）编目：卷内目录和案卷目录 注意：同一年度内从JJ11—JJ13 依次排列。
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例：1995—JJ11—1~N |
1995—JJ1211—1~N |
1995—JJ1212—1~N |
1995—JJ13—1~N
档 号 序号 2000-JJ12-1 1
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3、卫生保健类档案的整理 （1）分类及编号
A、类目设置： 一级类目 BJ B、编号： *档号=年度号+卫生保健分类号+案卷号 *页号 （2）收集与归档 （3）编目
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4、基建类档案的整理 （1）分类与编号
A、类目设置： 一级类目 JJ 二级类目 JJ11—JJ13 三级类目 JJ1211—JJ12 N
长期
6 1999－DQ12－3
短期
7 1999－DQ13－1
永久
8 1999－DQ13－2
长期
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注意2：题名=责任者+内容+文种（50字以内 宜）
注意3：题名成分不得笼统表示。如：“XX 文件”、“XX材料”
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C、撰写立卷说明：*立档单位名称、成立时间； *本年度内设机构及党政主要领导人变化情况； *本年度学校主要工作情况； *本年度党群行政类档案归档情况。
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全宗名称 全宗号 目录号 案卷起止号 年度 保管期限
广州市XX中学 DQ—1
1998—2001 永久、长期、短期
全宗号
目录号 DQ—1 案卷起止号
年度 1998—2000 保管期限 永、长、短
2、教育教学类档案的整理 （1）分类及编号
A、类目设置：一级类目 —— JX 二级类目 ——JX 11、JX12….
学校档案业务培训讲座
一、建立学校档案工作的必要性 二、如何建立学校档案工作 （一）建立档案工作的组织机构
1、成立学校综合档案室 2、成立学校档案工作领导小组 3、成立学校档案鉴定小组 4、成立学校档案工作网络
（二）建立学校档案工作规章制度
1、档案综合管理实施办法 2、各门类档案分类方案、归档范围及保 管期限
3、档案管理的各项规章制度 （三）学校档案整理
1、党群行政类档案的整理 （1）分类与编号
A、类目的设置：一级类目——采用类目名称 汉语拼音的第一 个字母。
例：党群——DQ 行政——XZ
二级类目——是对一级类目 的细分，采用“双位制”。
例：DQ11、DQ12、DQ13…….
B、编号： a、 档号=年度号+分类号+案卷号 b 、页号
*折叠后的图纸一律在右下角。 （2）收集与归档
一个工程分五个阶段：前期准备阶段、设计
阶段、施工阶段、竣工验收阶段、使用维护阶 段
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21
基建档案按工程项目立卷归档，一个项目可
能跨1~N年，按竣工年归档。 （3）立卷程序：年度—项目—阶段—案卷
（不按保管期限排）
（4）卷内文件排列：一般按工程的阶段，小 型工程，文字材料在前，图纸在后。 （5）案卷的装订：文字材料必须装订，图纸 不须装订，但须加盖档号章；既有文字材料， 又有图纸的案卷应装订。
5、设备类档案的整理 （1）分类与编号 A、类目设置： 一级类目 SB
二级类目 SB11—SB12 B、编号： a、档号=年度号+设备档案分类号+案卷号 b、页号：同基建档案
（2）收集与归档 （3）卷内文件及案卷排列：一部设备可能一 卷，也可能若干卷。
例：甲台设备 1998—SB12—1
2
3 乙台设备 1998—SB12—4