秘书日常事务工作 印信管理28页PPT
秘书日常事务管理课件
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休闲场合着装
在商务休闲场合，如商务午餐、团建活 动等，可以选择更为休闲的装扮，如男 性可穿着休闲西装或衬衫搭配牛仔裤， 女性可选择休闲套装或连衣裙。
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季节性着装要求
根据季节的变化，合理选择服装，如夏 季应注意透气、轻便的材质，避免穿着 过于厚重，冬季则应注意保暖，选择质 地温暖的衣物。
商务交际礼仪
危机公关
阐述在危机事件中如何进行公关应对，包括信息 发布、媒体沟通、品牌维护等方面。
案例分析
分析一次真实的突发事件处理案例，展示秘书在 其中的关键作用和实际操作。
案例三：高效沟通与协作实战演练
总结与反思
有效沟通技巧
介绍如何与不同性格、背景的 同事进行高效沟通，包括倾听 、表达、反馈等方面。
团队协作
详细阐述如何在团队中协作， 包括分工、协调、整合等方面 ，以实现团队目标。
实战演练
设计一次真实的沟通协作场景 ，让学员参与其中，通过实际 操作提升沟通与协作能力。
对实战演练进行总结，提炼成 功经验和需要改进之处，引导 学员进行反思和提升。
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损坏，确保文件资料的安全。
文件保密与销毁
对于涉及机密的文件资料，秘书 需要确保文件的保密，同时对于 过期或无用的文件资料，需要进
行妥善销毁，以防泄密。
会议安排与记录
会议筹备
秘书需要提前进行会议筹备工作，包括确定会议主题、时间、地点 、参会人员等，确保会议顺利进行。
会议记录与整理
在会议过程中，秘书需要详细记录会议内容和讨论结果，会后及时 整理成会议记录，分发给参会人员，以确保会议精神得到贯彻落实 。
办公软件的应用技巧
文字处理软件
深入讲解Word等文字处理软件的高级功能，如邮件合并 、批量处理、长文档编辑等，提升秘书的文档处理效率。
《秘书日常事务工作》PPT课件
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值班工作
值班室日常事务的处理 1、 办理领导交办的事务 2、 上传下达，沟通内外 3、认真处理来函、来电 4、 负责值班 5、 随时掌握领导的外出活动 6、 协调处理安全保卫工作
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值班室工作的基本内容和要求
1、坚守值班岗位。 2、 认真处理事务。 3、做好值班记录。 4、 热情接待来人。 5、 加强安全保卫。
《秘书日常事务工作》PPT课件
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印章的管理 介绍信的使用 值班工作
案例分析
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印章的管理
印章的概念 1、印章是印信凭证的一种，是刻在固
定质料上的代表机关、组织或个力、 职责的凭据。 2、现代机关、单位印章具有3个特性： 一是法定性，二是权威性，三是效用 性。
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用印
印章管理人员在使用印章时应做到以下几点： 1、检查批准用印的签字。 2、审阅、了解用印内容。 3、用印登记。 4、盖印。 5、整理留存材料。 6、正式印章使用的地点。 7、不允许盖空白凭证。 8、代章。
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印章的停用
单位印章在该单位名称变更、机构撤销、式样改变或 其他原因时，停止使用印章。应该按照上级规定及领导的 指示认真负责地做好印章停用后的善后工作。首先要发文 给该单位有业务往来的单位，通知已停止印章的使用，并 说明停用的原因，标明停用的印模和停用的时间。其次， 要彻底清查所有的印章，停用的废印章不能在原单位长期 留存，要及时地送交颁发单位处理。
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印章的刻制及颁发 印章的颁发是指上级单位给下级单位
秘书办公室事务管理印信、值班、邮件管理
环境维护
保持值班区域的整洁、卫生，确保良好的工 作环境。
值班安排与排班制度
制定值班表
根据工作需要和人员情况，制定合理 的值班表，确保值班工作的有序进行。
排班制度
建立科学的排班制度，如轮班制、固 定班制等，以满足工作需求。
临时调整
根据实际情况，对值班安排进行临时 调整，确保工作的顺利进行。
礼仪培训
为秘书人员提供接待礼仪培训，包括礼貌用语、行为举止、着装要求 等，确保秘书人员能够展现出良好的职业形象。
注意事项
提醒秘书人员在接待过程中注意细节，如保持微笑、注意言谈举止、 避免失误等，以提高接待工作的质量和效率。
尊重文化差异
在接待过程中，尊重来访者的文化差异，避免因文化冲突造成不必要 的误解和尴尬。
邮件管理
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邮件的分类与标识
分类
根据邮件的性质和重要性，将其 分为紧急、重要、普通等类别， 以便优先处理紧急和重要的邮件 。
标识
为邮件添加必要的标识，如标注 紧急、加急、密件等，以便快速 识别邮件的重要性和紧急性。
邮件的收发与登记
收件
及时收取邮件，并记录收件时间、发 件人、邮件主题等信息。
发件
限制使用范围
明确规定印章的使用范围，不 得随意扩大使用范围，防止滥
用印章。
定期检查
定期对印章进行检查，确保印 章完好无损，及时处理损坏或
磨损的印章。
印章的刻制与销毁
刻制流程
按照公司规定流程进行印章的 刻制，确保印章的合法性和规
范性。
销毁程序
制定印章销毁程序，对于不再 使用的印章及时进行销毁，防 止印章流失。
用于公司对外签订合同、 协议等法律文件的签章。
秘书的日常工作
2020年5月28日5时50分
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保密工作的内容
文件保密 会议保密 通讯保密 电脑保密 涉外保密
2020年5月28日5时50分
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保密工作方针
积极防范 突出重点 既确保国家秘密，又便利各项 工作。
2020年5月28日5时50分
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保密工作的具体规定
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接待的方式
迎送式 引见式 参与式 陪同式 完全式
2020年5月28日5时50分
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接待工作的原则与要求
文明礼貌 负责 与人方便 讲求时效 按制度办事 遵守纪律
2020年5月28日5时50分
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接待工作的程序与内容
内宾接待的一般程序与内容 外宾接待的一般程序与内容
2020年5月28日5时50分
秘书日常工作
日常工作
办公室管理 通讯工作 接待工作 日程安排
督查工作 保密工作 印信工作 值班工作
2020年5月28日5时50分
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办公室管理
办公室管理的作用 办公室的布局与布置 办公室管理的内容与要求
2020年5月28日5时50分
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办公室管理的作用
办公室是指挥部 办公室是工作室 办公室是窗口
2020年5月28日5时50分
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督查工作的原则
领导负责 分级负责 实事求是 不直接办案 讲求时效
2020年作的程序
1. 查办立项 2. 查办通知 3. 催办 4. 直接调查
5.商讨处理 6.结案反馈 7.立卷归档
2020年5月28日5时50分
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保密工作
保密的概念与意义 保密工作的内容与要求
2020年5月28日5时50分
G4 秘书的日常工作——印信管理
使用印章应即取即用即收。 不得委托他人代取代用印章。 印章人员还要注意保养印章，及时进行清洗，以确
保盖印时字迹清晰。 印章如果丢失要立即报告公安机关备案，并以登报
或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废。
印信管理：印章的使用
用印必须经过领导人批准，并进行认真的登记。未 履行手续或手续不全时，不得用印。
单位文书往来频繁，印章使用率高，监印员要有高 度责任心，要坚持原则，秉公办事，组织纪律性强， 是监印员的必备条件。办事要做到认真细致。严肃 谨慎，确保正确用印，杜绝印章使用的漏洞。
办公室办文、办事琐碎繁杂，印章管理员往往要兼 任其他方面的工作，业务上有不熟练之处，在所难 免，多向领导请求、汇报，不要不懂装懂，擅自做 主，当可减少或防止行文、办事用印过程中出现的 差错。
印信管理:介绍信的涵义
介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、 接洽事项等情况的一种专用书信，具有证明身份和 说明任务双重作用。
现今，介绍信使用频率已逐步降低，显现被身份证、 工作证、名片等取代的趋势，但在机关之间联系工 作，仍起着不可替代的作用。
印信管理:介绍信的种类
存根介绍信：用铅字印成，分为两联，一联是存根， 另一联是持出（供外出人员办事使用），两联间有 虚线，并有骑线的编号和骑缝章。
印信管理：盖印
业务章（戳记）
印信管理：盖印的位置
落款章 更正章 证件章 骑缝章 骑边章 密封章 封存章
印信管理：盖印的要求
用力均匀，印章文字清晰，不能歪斜或颠倒。 在落款处加盖的印章，要做到上不压正文，下压成
文日期年月日中4-7个字，俗成：“骑年盖月”。如 日期上方有发文机关落款，印章应压住机关名称。
秘书基础日常事务ppt
秘书基础日常事务ppt1．热情服务，照章办事值班人员不仅要为领导服务，为上级服务，为单位内部各部门和下级服务，为客户服务。
在服务中，对待每一项工作都要做到严肃认真，不能轻率处理每件事，不能放过收到的信息中的每个疑点，更不能越权办事。
3．重要情况，及时报告所谓重要情况，是指突然发生的重大事件、重大灾害、重大事故等，或者是需要上司立即知道（决策）、采取措施、亲临现场处理的问题。
凡属此类情况，值班人员要及时报告相关领导，并迅速按领导指示承办。
4．完成工作，办理交接一些能在值班时间内处理好的事务，当班人员尽量处理完。
上一班的值班人员应把值班情况、特别是重要情况待办事项向下一班值班人员一一交代清楚，并按照规定的时间、程序做好交接工作，以保证值班事务的连续性。
《秘书基础》日常事务（一）值班的含义与分类1、含义值班，是指单位为了保证办公室正常的工作秩序，确保信息畅通，杜绝“空岗”、“脱岗”现象，在节假日、双休日及正常下班后，安排专人负责处理有关事务的方式和制度。
作为单位窗口的办公室，通常要负责组织安排或参与值班工作。
一般地来说，单位是实行兼职轮流的值班制度。
值班工作按照职责范围，值班可分为：2、分类（1）综合值班，即负责处理本单位各项事务的值班，如大中型单位的总值班室；（2）专项值班，即只负责处理某一项事务的值班，如单位内部各职能部门的值班。
按照人员来分，值班可分为：（1）固定值班，即由专门人员负责的值班，如秘书机构的日常值班；（2）轮流值班，即由不同部门，不同职务的人员交替担任的值班，如节假日值班。
按照时间特征分，值班可分为：（1）永久性值班，单位专门设立的值班室；（2）临时性值班，针对某一项任务在某一段时内进行的值班。
在较高层次的大型企业领导机关和某些专业部门，还设立专职人员组成的常设值班室，昼夜轮班值守。
（二）编制值班表平日需要有人值班的办公室节假日值班办公室2．值班表的内容（1）列出值班时限和具体值班时间。
新编秘书实务课件-第六章 秘书的日常事务工作-PPT课件
第六章
秘书的日常事务工作
学习目训练
第六章
秘书的日常事务工作
学习目标
通过本章学习，你应能够：
1. 2. 3. 4. 5. 6.
了解秘书日常事务工作的内容 学会合理地布置工作环境 为领导设计较为合理的日程安排 正确处理接听电话事务 处理邮件 做好印信与保密工作
电子教案模版配色（1）
第六章
秘书的日常事务工作
引入案例
李秘书该如何处理此事？
内容（略，请见教材第149-150页）
第六章
秘书的日常事务工作
主要内容
第一节 第二节 第三节 办公环境的管理 安排领导工作日程 接打电话与处理邮件
第四节 保密与印信工作
第六章
秘书的日常事务工作
第一节 办公环境的管理
一、办公室概述
第六章
秘书的日常事务工作
第二节 安排领导日程
一、安排领导日程的意义
有利于科学的利用时间，提高领导工作效率。 有利于秘书部门主动做好各项辅助工作，更好地为领导 工作服务。 有利于各领导、各部门互相配合，协调行动，提高整个 单位的工作效率。
第六章
秘书的日常事务工作
第二节 安排领导日程
二、日程表的编制
秘书基础日常事务ppt
秘书基础日常事务ppt1．热情服务，照章办事值班人员不仅要为领导服务，为上级服务，为单位内部各部门和下级服务，为客户服务。
在服务中，对待每一项工作都要做到严肃认真，不能轻率处理每件事，不能放过收到的信息中的每个疑点，更不能越权办事。
3．重要情况，及时报告所谓重要情况，是指突然发生的重大事件、重大灾害、重大事故等，或者是需要上司立即知道（决策）、采取措施、亲临现场处理的问题。
凡属此类情况，值班人员要及时报告相关领导，并迅速按领导指示承办。
4．完成工作，办理交接一些能在值班时间内处理好的事务，当班人员尽量处理完。
上一班的值班人员应把值班情况、特别是重要情况待办事项向下一班值班人员一一交代清楚，并按照规定的时间、程序做好交接工作，以保证值班事务的连续性。
《秘书基础》日常事务（一）值班的含义与分类1、含义值班，是指单位为了保证办公室正常的工作秩序，确保信息畅通，杜绝“空岗”、“脱岗”现象，在节假日、双休日及正常下班后，安排专人负责处理有关事务的方式和制度。
作为单位窗口的办公室，通常要负责组织安排或参与值班工作。
一般地来说，单位是实行兼职轮流的值班制度。
值班工作按照职责范围，值班可分为：2、分类（1）综合值班，即负责处理本单位各项事务的值班，如大中型单位的总值班室；（2）专项值班，即只负责处理某一项事务的值班，如单位内部各职能部门的值班。
按照人员来分，值班可分为：（1）固定值班，即由专门人员负责的值班，如秘书机构的日常值班；（2）轮流值班，即由不同部门，不同职务的人员交替担任的值班，如节假日值班。
按照时间特征分，值班可分为：（1）永久性值班，单位专门设立的值班室；（2）临时性值班，针对某一项任务在某一段时内进行的值班。
在较高层次的大型企业领导机关和某些专业部门，还设立专职人员组成的常设值班室，昼夜轮班值守。
（二）编制值班表平日需要有人值班的办公室节假日值班办公室2．值班表的内容（1）列出值班时限和具体值班时间。