实训 办公室日常事务管理
办公室日常事务管理典型案例
【案例分析】小李是某商社的秘书，在她的办公场所里，人们总是看到满目狼藉、一片繁忙景象。
她常常在一摞摞的文件中不断地翻来找去，她的抽屉里总是堆放着满满的文件，她总是穿梭在办公桌与文件柜一段不算短的路途之间。
她总感到时间不够用，一天到晚忙忙碌碌事情做不完。
她生性优柔寡断，一件事情总是掂量来掂量去，想出好多种结果，生怕引人不快。
对一些重要的又不太懂得的事，她总是采取逃避的态度，非拖到不能再拖的时候，才动手去处理，结果却因时间仓促，常常草草了事。
一次老板出差，让她起草一份在董事会上的发言报告，她想到时间还有一周，不必着急，于是深思熟虑，决心好好给老板露一手。
其后的几天，她忙于完成另外几件小事，突然一天上班之时，想到老板明天就要起程了，可是他要的报告还未见一字。
结果是：一份本想轰轰烈烈、一鸣惊人的报告却变成了一份毫无特色、草草而就的文件。
因此，尽管小李几年来一直兢兢业业、埋头苦干，但工作起色却不大，职位也一直没有得到升迁。
分析参考办公室的工作比较适合女性做，但是要做一个合格的秘书却并不是一件简单的事。
看看这位李秘书的表现，也许会对你有所启发。
老板对某些秘书在工作中的拖沓、松懈、低效率做法确实感到难以容忍。
他们需要的是工作井井有条，在办公室一呼即应的秘书；是在工作紧张时能自愿加班而毫无怨言的秘书；是用脑多于用手、善于时间管理的，而不是整天忙忙碌碌、穷于应付的、毫无成就的秘书。
【案例分析】小窍门：秘书如何节约时间提高工作效率？1.为成效而工作，而不是为工作而工作。
首先考虑“我期望得到的成果是什么？”而不是一开头就考虑做些什么工作，采用什么技术或手段。
2.把主要精力集中于少数主要的领域。
制定优先的工作次序，并且坚持已经决定的工作重点。
巴莱多定律（“-SL定律”）告诉我们，在任何一组事物中，最重要的只占其中一小部分，约为20%，其余80%虽为多数，却是次要的。
最重要的事情（重要的少数）先做，而不是先做那些次要的事情（微不足道的多数），那将一事无成。
如何有效处理办公室日常事务
如何有效处理办公室日常事务在办公室工作期间，处理日常事务是非常重要的，它直接影响着工作效率和个人表现。
因此，学会如何有效处理办公室日常事务对于职业发展至关重要。
本文将探讨一些有效的方法和技巧，帮助您处理办公室日常事务，并提高工作效率。
一、理顺工作流程首先，要理顺工作流程。
明确自己的工作职责和目标，并制定合理的工作计划。
将工作任务合理地分配在不同的时间段，确保每个任务都有足够的时间和精力来完成。
在处理办公室日常事务时，要做到有条不紊、有序进行，避免出现混乱和冲突。
二、合理安排时间一个合理的时间安排对于高效处理办公室日常事务至关重要。
要根据任务的紧急程度和重要性来确定优先级，并合理分配时间。
高优先级的任务要优先处理，而低优先级的任务可以适当延后。
另外，要合理安排休息时间，避免过度疲劳对工作效率造成影响。
三、提高沟通效率在办公室中，良好的沟通是处理日常事务的关键。
与同事和领导之间保持良好的沟通，可以更好地了解工作需求和优先级，并减少误解和冲突。
使用有效的沟通工具，如电子邮件、即时通讯工具等，可以更快捷地传达信息和解决问题。
四、借助办公工具和技术现代办公室离不开各种办公工具和技术，它们可以帮助我们更高效地处理日常事务。
例如，使用电子表格软件可以更方便地管理和分析数据，使用任务管理工具可以更好地跟踪和安排任务。
掌握和熟练使用这些办公工具和技术，可以有效地提高工作效率。
五、培养良好的工作习惯培养良好的工作习惯对于处理办公室日常事务非常重要。
例如，要养成及时完成任务的习惯，不断提高自己的工作效率；要尽量避免拖延症，将任务及时地分解和执行；要保持专注和高效率，减少无效的工作和时间浪费。
通过良好的工作习惯，可以更好地应对和处理各种日常事务。
六、寻求帮助和支持在处理办公室日常事务时，如果遇到困难或者有疑问，不要犹豫寻求帮助和支持。
与同事和领导积极沟通，寻求他们的建议和意见，可以更好地解决问题和提高工作效率。
此外，也可以参加相关的培训和课程，提升自己的专业知识和技能，更好地应对办公室日常事务。
办公室工作总结实训总结6篇
办公室工作总结实训总结6篇篇1在这次实训中，我们主要进行了办公室工作的相关技能培训，包括文档管理、会议组织、接待客户等方面的技能。
通过这次实训，我深刻认识到了办公室工作的重要性，也更加深入地了解了办公室工作的具体内容和要求。
一、文档管理文档管理是办公室工作中最基本的环节之一，也是最容易被人忽视的部分。
在这次实训中，我们学习了如何分类整理文档、如何登记档案、如何存档等方面的技能。
通过实践，我深刻认识到文档管理需要细致、耐心和恒心，要确保文档的完整性和安全性。
同时，也需要注意文档的保密性，避免泄露公司机密。
二、会议组织会议组织是办公室工作中非常重要的环节，也是最容易出错的环节之一。
在这次实训中，我们学习了如何安排会议时间、如何准备会议材料、如何主持会议等方面的技能。
通过实践，我深刻认识到会议组织需要严谨的安排和细致的准备，要确保会议的顺利进行和达到预期的效果。
同时，也需要注重会议的效率，避免浪费时间和资源。
三、接待客户接待客户是办公室工作中非常重要的环节之一，也是最能体现公司形象的部分。
在这次实训中，我们学习了如何接待客户、如何安排座位、如何递送茶水等方面的技能。
通过实践，我深刻认识到接待客户需要热情、周到和细致，要确保客户的满意和信任。
同时，也需要注重细节，避免出现失礼和尴尬的情况。
除了以上几个方面的技能培训，我们还进行了其他方面的学习和实践，比如如何使用打印机、复印机、传真机等办公设备，如何使用办公软件进行数据分析和处理，如何进行邮件和电话沟通等方面的技能。
通过这些实践，我深刻认识到了办公室工作的复杂性和多样性，需要具备多方面的技能和素质。
在这次实训中，我也有很多心得和体会。
首先，我认为办公室工作需要注重细节，要从小事做起，从细节入手。
其次，需要注重团队合作和协作，办公室工作不是一个人的事情，需要大家的共同努力和协作。
最后，需要注重学习和创新，办公室工作是一个不断变化和发展的行业，需要不断学习和掌握新的技能和知识。
涉外秘书实务4-秘书日常工作
教学难点
学会处理突发、应急事件
学情分析
见面问候、握手、接递名片、介绍、接打电话等礼仪和挡驾工作学生之前都有学习过，这为我们的情景模拟奠定了很好地基础。
教学效果
教后记
第一节
【实训任务】
任务1这份工作记录描述了王秘书一天工作的几个场景，也是办公室日常事务的详细反映，指出该工作记录中王秘书承担了哪些办公室日常事务，请详细列明。
办公环境维护管理工作移交过程演练（主要说明工作内容和注意事项）。
1、视觉环境：办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。
2、办公室的听觉环境管理。、消除噪音的来源，适量音乐的播放等
3、空气环境管理
4、安全环境管理
任务6场景4中，面对情绪激动的投诉客户，你如何妥善地对待？分组进行情景模拟并课堂演示。
妥善处理客户投诉：（1）将投诉的客户请到会客室或办公室，以免影响其他客户。安抚客户情绪（2）有效倾听客户的诉说和抱怨。表达歉意并表示感谢；（3）诚恳说明原因（4）说明立即采取措施并承诺尽快予以落实和回复。
接听、拨打、转接电话礼仪规范及训练。（略）
任务10收集一些有关突发事件的故事、案例以及相应的处理办法和措施等，先将案例内容相互交换，独立思考，拟出自己的处理思路，再相互进行讨论，对照看看自己的想法与突发事件实际的处理方法有何异同。
1.通过网络、书籍收集有关突发事件的案例及其处理方式方法。
2.处理突发事件的注意事项：（1）事先应制定工作预案，事发后立即启动应急预案；（2）分工负责、沉着冷静，做好现场联系和协调；（3）做好疏导、疏散、急救工作，确保人身安全和维护稳定；（4）确保信息畅通等。
任务6公司机要员黄姐因出差在外，印信管理工作暂交由王秘书代办。这天，和她同一批进入公司的同事小李来办公室办事，自称要盖两个单位公章，小王随手把公章交给了小李，小李把公章拿出了办公室。不久，小李过来交还公章，并请王秘书开具介绍信，王秘书二话不说，撕了一张公司统一印制的介绍信，盖个章就交给了小李。请指出小张在公章和介绍信使用方面的错误行为。
办公室日常事务处理及注意事项
办公室日常事务处理及注意事项办公室是一个单位的综合管理部门，是领导的参谋助手，综合承接上级部门指示和各下级各单位的请示、报告，综合协调处理行政事务，督查领导决策和各项政策的贯彻落实以及重要工作的完成；办公室是一个单位运转的中枢，是领导和各职能部门的中介，在各单位中处于中心地位，既是各职能部门协调联系的纽带，又是政策指令和各种信息的交汇点和集散地；办公室是单位的窗口和总进出口，负责本单位与政府、行业管理部及其它有关部门和兄弟单位的联系应对，接待上级的视察和兄弟单位的参观访问，接收处理上级部门和兄弟单位的来文来函，处理各种公务往来，接待群众来访等等。
总之，办公室沟通上下，协调左右，联系各方，照应内外，其运行状况直接影响着单位整体工作的水平和效率。
办公室的日常工作很繁杂，只有紧紧围绕提高工作效率和服务质量，才能在现有人力资源和办公条件下，实现效益的最大化，从而最大限度地实现我们“三服务”的工作宗旨，由于时间关系，我们就办公室协调工作、完成领导交办任务、接待工作应掌握的一些原则和注意事项及请示审批程序进行讲解，以资大家参考。
一、协调工作（一）协调工作的重要性从办公室工作人员的角度理解，协调就是办公室工作人员协助领导，在其职责范围内或在领导的授权下，调整和改善人际之间、部门之间、工作之间的关系，促使各种矛盾缩小或消除，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。
办公室工作人员协调工作，在办公室工作人员工作中占有重要地位，办公室根据“三服务”的宗旨，做好综合协调特别是政策性问题的协调，是突出发挥参谋助手作用的必然要求。
随着企业深化改革，各种新的矛盾突出，如历史与现实的矛盾，旧的法规、条例阻碍着新的生产力的发展；又如人们思想上左与右的矛盾纠缠不清，影响着各项任务的落实；特别是各方面、各局部之间利益的矛盾等等，如不加以协调，就会意见分歧，政出多门，严重影响领导决策的贯彻，阻碍企业改革与发展，办公室工作为什么这样重要呢，其原因在于：1、办公室的位置，通常处于各种利害矛盾和政策矛盾关系的交汇点。
办公室日常管理制度【15篇】
办公室日常管理制度【15篇】办公室日常管理制度（精选篇1）一、办公室工作人员均要严格遵守纪律，按时上下班，不得迟到、早退。
二、办公时间要坚守岗位，外出办事要向本科室负责人报告去向、时间并保持工作联系；每个科室要合理安排，除特殊情况外不得空岗。
三、保持良好的工作秩序。
不得在办公区域打闹、喧哗、打扑克、下棋、吃零食，不准办私事或做与工作无关的事情。
四、办公室工作人员都要严格履行职责，及时、准确地完成所承担的工作，做到当天工作当天完成，不积压、不拖延、不失误。
五、建立请示汇报制度，凡是在职权范围内的事情要积极解决，解决不了的事情要逐级向领导请示。
凡是领导交办的工作，完成后必须逐级向领导汇报办理结果，使工作衔接紧密、善始善终。
六、搞好科室与科室、同志与同志之间的团结协作，互相帮助、互相学习、齐心协力搞好办公室各项工作。
七、积极参加机关和办公室各项活动，因故不能参加者，必须请假。
八、接人待物要讲文明礼貌。
对机关、其它部门、基层和外来办事人员要热情接待，态度和蔼，能办的事情不推诿扯皮，不能办的事情要耐心说明情况。
九、答复问题要有政策依据，不得信口开河或带有随意性，对拿不准的问题，要向领导请示报告或主动介绍到其它部门。
十、各科室要保持清洁卫生，物品摆放要整齐有序，创造优美舒适的工作环境，做到衣帽整洁，仪表大方，争做文明机关工作人员。
十一、上述工作制度，每个科室要每月进行一次检查、总结，办公室每季度进行一次考核，表扬先进，促进工作。
办公室日常管理制度（精选篇2）一、公司员工应严格遵守作息制度。
二、上班打卡后不得私自外出办私事。
三、不得将无关人员随意带人公司，上班时不得做与工作无关的事情。
四、公司员工上班时须衣着整洁、得体。
除午休时间外，一律着西装。
女士不得穿着过于艳丽花哨或过于暴露的服装;不准穿着与工作环境不相符、不协调的服装和配戴不协调的饰物上班。
五、办公时间不得因私会客;午休时间不得在办公区内搞文体娱乐活动;因私打电话必须简短。
办公室日常事务处理及注意事项
办公室日常事务处理及注意事项办公室是一个高效运转的地方，日常事务处理和注意事项对于保持工作流程的顺畅和团队的协作至关重要。
在本文中，我将详细介绍办公室日常事务处理的一般步骤和一些重要的注意事项，帮助您更好地管理办公室事务。
一、日常事务处理步骤1. 时间管理在办公室中，时间管理是至关重要的。
合理规划和安排时间，可以提高工作效率。
建议您制定一个日程表或使用时间管理工具，如时间管理软件或应用程序，以帮助您跟踪任务和会议。
2. 文件管理办公室中处理大量文件是常见的。
为了更好地管理文件，请确保使用适当的文件夹和标签，以便快速找到所需的文件。
此外，建议您定期清理档案，将不再需要的文件进行归档或销毁。
3. 电子邮件管理电子邮件是办公室中常用的沟通工具之一。
为了有效管理电子邮件，请遵循以下几点：- 确保您的电子邮件清晰简洁，准确传达信息。
- 使用文件夹和标签来组织电子邮件，以便快速找到和回复。
- 定期清理收件箱，删除不再需要的电子邮件。
4. 会议管理会议是办公室中必不可少的一部分。
为了更好地管理会议，请遵循以下几点：- 在会议前制定议程，并将其发送给参与者，以便大家提前准备。
- 确保会议开始和结束的时间准确，避免浪费时间。
- 在会议期间记录重要讨论和决策，并将会议纪要发送给参与者。
5. 任务分配与跟踪在办公室中，任务分配和跟踪对于完成工作非常重要。
以下是一些建议：- 将任务分配给适当的人员，并明确任务的截止日期。
- 使用任务管理工具或项目管理软件来跟踪任务的进展。
- 定期与团队成员进行沟通，了解任务的进展情况。
二、注意事项1. 保持办公室整洁一个整洁的办公环境可以提高工作效率和员工的工作积极性。
请确保办公桌、文件柜和公共区域的干净整洁。
定期清理垃圾，保持办公室的卫生。
2. 尊重他人的隐私和空间在办公室中，尊重他人的隐私和空间是非常重要的。
请避免在他人不同意的情况下随意进入他人的办公区域或触碰他人的私人物品。
3. 保持良好的沟通良好的沟通是办公室中协作的关键。
办公室日常事务管理制度
第一章总则第一条为规范办公室日常事务管理，提高工作效率，营造良好的工作环境，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工，包括但不限于行政、人事、财务、市场、技术等各部门。
第三条办公室日常事务管理应遵循以下原则：1. 规范化：建立健全各项管理制度，确保事务处理流程清晰、有序。
2. 效率化：提高工作效率，缩短事务处理周期。
3. 透明化：事务处理过程公开透明，确保公平公正。
4. 服务化：以服务为导向，为员工提供优质的服务。
第二章办公室环境管理第四条办公室环境应保持整洁、舒适、安全。
1. 每日上班前，各部门应负责打扫本部门办公区域，保持桌面整洁，垃圾及时清理。
2. 办公室内不得随意堆放杂物，不得放置影响工作环境的物品。
3. 办公室内不得吸烟，保持空气清新。
4. 办公室内消防设施完好，定期检查，确保安全。
第五条办公室设施设备管理：1. 办公桌椅、电脑、打印机等设备应妥善保管，不得随意损坏或丢弃。
2. 设备出现故障时，应及时上报，由相关部门负责维修。
3. 非工作需要，不得私自带走公司设备。
第三章工作时间与考勤管理第六条工作时间：1. 员工应按时上下班，不得迟到、早退。
2. 上下班时间严格按照公司规定执行，不得随意调整。
3. 特殊情况需请假，应提前向部门负责人申请，并经公司批准。
第七条考勤管理：1. 员工应按时打卡，不得代打卡或使用他人卡。
2. 部门负责人负责监督本部门员工的考勤情况，确保考勤数据的准确性。
3. 考勤数据每月底汇总，作为工资发放和绩效考核的依据。
第四章文件与资料管理第八条文件管理：1. 办公室文件应分类存放，便于查找。
2. 文件传阅应登记在册，确保文件安全。
3. 文件归档应按公司规定执行，定期整理归档。
第九条资料管理：1. 办公室资料应分类存放，保持整洁。
2. 资料借阅应登记在册，经批准后方可借阅。
3. 借阅资料应及时归还，不得遗失或损坏。
第五章会议与活动管理第十条会议管理：1. 会议前应提前通知参会人员，明确会议时间、地点和议题。
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打电话前的考虑 和准备
这个电话是否一定要打（考虑其他方式）？ 打电话的时间，对方是否方便（时差、机密）？ 查清、确认对方的电话号码； 拿起话筒前写通话提纲，重要细节（人名、地名、 数字）要准确无误； 5. 要用到的有关文件放在电话机旁，翻到需要的那 一页； 6. 要告知的事可能引起不悦，应准备好应答方案； 1. 2. 3. 4.
提前到达上班地点 ↓ 负责本人及领导办公场所卫生清洁 ↓ 领导办公用品、茶水准备，家具、物品有序摆放 ↓ 分拆信件、分送报纸 ↓ 领导到达时（提示领导本日日程，汇报有关事项，询问领导本日日程） ↓ 督办重要事项（急事急办） ↓ 进行正常事务工作 ↓ 接听电话、接待来宾、资料整理、撰写文稿、打印复印、处理来往文件、收发传真、领导随从、 会议记录、处理催办等 ↓ 领导临时交办的其他任务 ↓ 下班时间向领导征询需办事项 ↓ 确定是否陪领导或在家加班 ↓ 检查文件、锁具、电器、电源情况后下班
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问题讨论
3、秘书在接听电话时，如果另一个电话铃声响起， 此时秘书应怎么办？ 4、若对方拨错号，秘书要如何应对？
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问题讨论
5、电话转接时如何缓解对方的情绪？ 6、秘书应如何做好打给上司电话的“过滤”工 作？ ７、如何做好电话记录？
•
办公室的邮件主要包括两大类： 一类是通过邮政系统传递的邮件，如各类纸质信函、 包裹、报纸、杂志等，另一类是电子邮件，如传真、 电传、E-mail等。 向领导呈交邮件时应注意： ⑴ 将重要的邮件放在上面，一般处理要求的邮件 放在下面； ⑵ 可在一些重要的词句下画线，以便引起领导的 注意和重视；
•
• 小技法 • 可用不同颜色的文件夹放置不同处理要 求的邮件，如：用红色文件夹放置优先考 虑的信函，用黄色文件夹放置例行性备忘 录，用蓝色文件夹放置特殊信函，用绿色 文件夹放置私人事务信函。
【场景3】 9:30 集团公司战略投资管理部经理带着一投资公司的 领导进入刘总办公室，商谈有关投资开发天地城市广场 项目的问题。 王秘书正在办公室埋头整理报纸、信件，全然不知 有人去找刘总。这时，电话铃声响起：“小王，泡两杯 茶来。”小王感到很突然，这时才知有客人来了，连忙 起身去泡茶。
刚走进刘总办公室，他就听到投资公司的领导在调 侃道：“刘总可真是个爱读书的人啊，满桌子的书，哈 哈。”看着桌上有些凌乱的报纸和书刊，刘总有些尴尬， 脸上陪着笑容。王秘书顿时一阵脸红，这才记起早上忘 记帮领导整理办公桌上的资料了。
复述，确认要点
“再见！ 轻轻挂上电话。 ”
道别，挂断电话
某些重要的电话，要将记录的电话内容呈送
请上司批阅
上司批阅； 根据上司提出的意见执行。
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（二）拨打电话的程序和规范 问题讨论
1、拨打电话前要作好哪些准备？
四、电话沟通技巧 四、电话沟通技巧 （一）接听电话的程序和规范
1、电话铃响了，什么时候拿起话筒接听为最 好？为什么？
会说 会写
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会做人
Logo 接听电话的程序和规范
问题讨论
2、电话接听时的规范用语有哪些？
会说 会写 会做事
2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题
在电话铃声响两声之后迅速拿起电话
左手接电话
“ 您好 ，这 儿 是 XX 公司 销售 部”
自报家门
“是李先生吗？” 如果对方未报姓名， 可以这样 你 说： 对不起，您是哪位？” “
确认对方
记录相关内容；
商谈有关事项
集中精神听对方讲话，并随声附和： “好的。“我明白了。 等等。 ” ” “我再重复一遍，好吗？” 日 期 、数 量 、金 额 、专 有 名 词 、地 点等要素都要进行复述
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Logo 电话拨打流程示例
确定对方信息，作好资料和记录准备
作好相关准备
“您好，请问 是 XX 公司销售部吗”
确认对方
我是××公司，麻烦您，请接××先生。谢谢！”
自报家门
记录相关内容； 集中精神听对方讲话，并随声附和： “好的。”“我明白了。”等等。 “我再重复一遍，好吗？” 日期、数量、金额、专有名词、地 点等要素都要进行复述
• 【场景4】 • 10:00 办公室电话铃声响起，是一位盛怒的业主谭小姐打来的，对方开口 便称无论如何要与公司总经理直接通话，她不相信总经理已经外出，经过再 三询问并稳定情绪，最后王秘书得知事情原委：因出差期间没人在家，未及 时交纳物业管理费，家里水电都被物业公司无条件停了。王秘书应允她立即 查明情况，并承诺尽快打电话回复她。 刚放下电话，广告公司也来电话说他们承接制作的贺年卡样本已经设 计好，问是否可以先将设计稿电子版发来请领导审批定稿，以便尽快安排印 制。王秘书当即要求对方将设计稿发至公司电子邮箱，并请刘秘书帮忙查收 广告公司发来的邮件，自己立即致电物业管理处，核实谭小姐反映的问题， 物业管理处答应马上找相关人员调查情况，11点以前回电告知。 王秘书在记录本上记下跟踪督办事项：物业管理处11点钟前反馈业主 信息；查收并转发贺年卡电子设计稿给主管领导，跟踪领导审批意见。
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五、值班工作 （一）平时日常值班 1、值班记录的编写 （1）值班日志： （2）接待记录： （3）电话记录：
来访人员登记表
序号 姓名 性别 单位 乘坐 车辆 携带 物品 办理 事项 进入 时间 出门 时间 备注
值班电话记录表
小技法：
•
办公室绿化要注意植物与花卉对人体健康的 影响。因为植物在没有光照时吸入氧气，吐出 二氧化碳，所以下班时最好将盆景搬出办公室， 第二天上班再搬进来，或者一早开窗通风几分 钟，排除隔夜植物呼吸的浑浊空气。
•
万年青：
百合
吊兰（水培）
芦荟
富贵竹
常青藤
龟背竹
棕竹
吊兰（土培）
铁线蕨
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问题讨论
2、电话拨通后规范的做法是什么？
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问题讨论
3、结束通话
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教学实战
• • 1、项目导入 天地置业有限责任公司实行“朝九晚五”作 息制度。临近年关，原本工作节奏快的公司办公 室更显紧张忙碌，2011年12月28日（星期五） 这天，办公室潘主任要出差学习，明天回来。她 交代王秘书负责协调处理办公室日常工作，并嘱 咐她拟定一份元旦值班表，等她回来交给她。上 午8:30，王秘书便开始了忙碌的一天：
• （二）节假日安排值班，多以表格式。 • 一般要写清值班的日期、类型、值班人员 姓名、联系方式 • 值班提示事项，如： • 1、按时交接班。 • 2、手机24小时开机。 • 3、值班期间做好接待工作。 • 4、遇到突发事件及时向领导汇报。等等
六、如何处理突发（应急）事件
1.接到突发事件报告后，及时向领导汇报现场初步情 况。 2.迅速成立突发事件处理小组，及时赶赴现场组织参 与事故调查处理工作。 3.立即开展突发事件处理，其程序如下： （1）抢救受害者。 （2）消除有害因素。 （3）保护现场。 （4）调查取证。 （5）追究事故责任。 4.总结上报处理情况
商谈有关事项
复Hale Waihona Puke ，确认要点“再见！”或“占用了您的宝贵时间，对不起”。
道别，表示感谢
轻轻挂上电话
挂断电话
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会做事
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（三）特殊电话的处理技巧 1、接听客户的投诉电话。 2、一些部门或客户为求得问题的解决三番五 次打来电话纠缠不休。 3、秘书有时也会接到一些威胁或恐吓的电话。
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来电者 对方单位 来电号码 来电时间
电话内容
紧急程度 处理意见 备注
会说 会写 会做事
记录人
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Logo 电话接听流程示例
银皇后
文竹
橡皮树
君子兰
滴水观音
二、领导办公室的整理
1、打开空调，调节温度，并注意换气。 2、擦拭写字台、衣帽架等家具上面的灰尘。 3、补充办公用品。 4、定期给办公室的花卉浇水。 5、确认纸篓里没有剩余的垃圾。 6、确认钟表和日历指示正确。 7、整理办公桌。
• 三、给领导呈送邮件
•
•
• •
实训项目二
办公室日常事务管理
※ ※ ※ ※
实训目标 了解如何优化美化办公室 掌握接打电话的方法和技巧 学会处理突发、应急事件 掌握邮件呈送的方法和技巧
办公室日常事务管理内容
• • • • • • • 办公室环境的维护和管理 办公室电话工作 邮件信函的处理 办公用品的管理和发放 值班工作 挡驾工作 突发事件处理
一、优化办公环境
◎1、小案例 美国一间家具工厂，利用先行的灯光技术 制造了虚拟加州海滩的工作环境，工作人员可 以穿着海滩短裤、T恤上班，享受100%的新鲜 空气和自然光。有趣的是，根据美国《商业周 刊》报道，这家公司的生产率因此增加了15%， 其中，有8位被挖角跳槽的员工，在离职两星 期后自动回来报到，原因竟是他们“无法忍受 其他单位晦暗的工作环境”。