浅谈企业信息化建设于企业管理之重要性

浅谈企业信息化建设于企业管理之重要性

[摘要] 为提高企业生存能力和赢利水平，企业应优化其企业管理水平，并加强企业信息

化建设。加强企业信息化建设是提高企业管理水平的重要手段，是提高企业生存

能力和赢利水平的必要前提和利器，对企业管理意义重大。

[关键词] 企业信息化企业管理

市场经济中，生存和赢利是任何企业都无法回避的重要问题。在激烈的市场竞争中，企业为求生存就须提高其核心竞争力，就须提高其生存能力和赢利水平，就须提高优化其企业管理水平。随着企业管理的发展，越来越多的企业管理者注意到：加强企业信息化建设是提高企业管理水平的必要条件和利器，加强企业信息化建设对企业的生存和发展意义重大。目前，企业信息化已经并正在国外企业中引起一场管理方面的革命，对企业管理的影响非同一般。

1 企业信息化及其必要性

《子兵法》说“知己知彼，百战不殆”，意即在战争中能够优先掌握敌我两方足够多的有效信息的一方将立于不败之地。商场如战场，信息对于激烈竞争中的企业同样重要。

及时、准确、充分和系统的有效信息，是企业能够进行科学管理的必要前提；否则，企业管理者将无法进行各种科学的分析、预测、判断和决策，无法针对各种外变化进行及时、积极和有效的调整和应对，无法有效正常运营，在管理上会变得被动和盲目。同样，没有成功、系统的企业信息化，企业管理的计划、实施和总结都将不能有效进行，企业将不能成功应对激烈的市场竞争。

所谓企业信息化就是借助以计算机、互联网等先进技术为代表的信息手段，将企业的经营及管理流程在线实现, 并使企业管理层真正可以在线获得完整而明晰的“信息”。企业信息化是有效企业管理的必要条件。

企业信息化是提高企业管理水平的前提和利器，企业信息化建设对企业管理意义重大。

2 企业信息化建设

因为企业信息化对企业管理的重要性，企业管理者应高度重视本企业的信息化建设。企业信息化建设，应从企业的切身实际和需要出发，系统规划和有效实施，以为企业管理服务为根本，以增强企业核心竞争力为目标，以能否增强企业赢利能力作为自身建设成功与否的衡量标准。企业信息化和企业管理都是动态的永无止境的过程，不可能一劳永逸，需要不断的根据主客观条件和要素的变化而不断创新。

2.1企业信息化建设的原则

企业信息化建设必须从企业的实际情况出发，不能滞后，更不能冒进，而应切实坚持与提高企业管理水平结合起来。

（1）企业领导高度重视的原则。企业信息化建设是对管理模式、组织结构、思维方式进行的一场“自上而下”的创新和变革。经验和实践表明：领导的主持和参与是信息化建设取得成功的首要条件，是企业信息化起步与成功的关键。

（2）企业信息管理系统和软件实施的根本目的在于提高企业的盈利能力。作为企业应该明确，无视企业信息化的重要性和在这方面的不作为，固然是不对的；但无论信息硬件设施如何超前和热卖，只要不是企业急迫需要的，或者虽然需要但给企业带来的利润小于企业的成本投入的，不能带来企业的竞争力提高的系统和软件，就不应该选购。

（3）企业信息化是一个动态过程。一套软件和系统的上线对企业而言并不代表什么，而软件和系统带来的企业运作与管理方式的改变和竞争力的提高才是企业的终极目的。一方面，相关硬件设施完善后，在具体实际操作中仍然会遇到各种问题，需要改进和完善；另一方面，随着企业管理水平的提高，随着社会信息技术的不断进步，企业都需要对其信息化管理系统和模式进行变革和跟进。

（4）企业信息管理系统的构建需要规划，但不可能超前建设。规划总是重要的，但有关企业信息管理方面的规划涉及到很多的不确定因素，因此规划宜粗不宜细，远期规划确定企业管理系统建设的大方向，近期目标可操作性要强，远期规划和近期目标要有机结合。市场和企业部的诸多不确定性因素，决定了企业不可能一劳永逸的提前将未来需要的系统都建设好。近期规划最好是紧密结合实际，企业运作中需要对那一部分的功能加强时，再选择哪一块系统或软件。因此企业在进行管理系统的建设时必须抓住主要目标和要求，根据20/80原则，抓住企业20%的关键目标和需求，就可以解决企业在某个阶段80%的问题。

（5）坚持投入前调研和投入后有效评估的原则。一方面，为避免信息化的盲目性，企业在信息化建设投入前应展开调研，专门针对企业管理的关键部分或重点环节进行重点思考，掌握当前市场上企业信息化的趋势，定位自己管理水平，找出最佳结合点，从而开发出最适合自己的信息管理系统。另一方面，企业信息化建设的投入对企业是否发挥出了巨大作用，是否物有所值，是否对企业的发展有利，需要企业独立的机构对整个系统的投入/产出进行有效评估。其实这也是企业提高管理水平的重要一环。

2.2企业信息化的要素构建

企业信息化的第一个任务是企业信息配套硬件的建设，即有关配套硬件要素的构建、更新和完善。

（1）一支本企业的高素质的信息技术队伍。人才是关键，企业信息化需要一支既懂技术，又懂管理，知识结构合理、技术过硬的"复合型"信息技术人才队伍，这就要求企业通过加强人才培训，技术交流与合作等方式来造就一大批精通专业知识，具有强烈的创新精神和实践能力的高层专门人才，来推动企业部信息化建设。

（2）企业部良好的信息化运作机制。这包括建立完善的企业信息化建设的配套规章制度，设置专门负责企业信息化建设的部门机构，充分明确企业上下、各部门在企业信息化建设的责权和协调办法，作到信息管理运转的顺畅。企业信息化建设是一个长期的连续不断的改进的过程，因此应建立一个由管理专家、规划专家、系统分析员、运筹专家、计算机专家等成员组成的决策管理机构。在项目决策时，由该机构会同有关部门进行详细的调研、论证，分析需求，明确目标，细心听取多方意见，从而增加决策透明度，提高决策的科学性和性。

（3）落实企业信息化建设资金。

据有关方面调研，80%的企业认为资金投入不足是制约企业信息化的首要因素，并且企业信息化是一项投资很大的综合性工程，因此，在进行企业信息化建设时，必须对其进行包括技术、经济、财务等诸多方面的可行性研究，做出详细的投资预算，设立企业信息化建设基金，实施多渠道、全方位的融资，使资金落实到位，这样才能保证企业信息化的顺利实施。

（4）企业信息基础设施(EII)，是指根据企业当前业务和可预见的发展对信息采集、处理、存储和流通的要求，选购和构筑由信息设备、通信网络、数据库和支持软件等组成的环境。这主要包括满足计算机、网络设施及配套软件、电子商务等先进技术设施及其安全要求。这是现代企业有效运作和参与市场竞争的最重要的企业基础环境，只有上述三个条件得到满足后这个基础环境才能建设好。

2.3做好信息资源的基础管理工作

企业信息化涉及企业销售、生产、服务等方面容，而实质是企业管理的信息化，是企业将融合世界先进管理思想的信息技术进一步应用于管理，以提高企业管理的效率和效益。企业管理的信息化在某种意义上意味着企业的全面信息化。它包括着企业部管理信息化和企业的外部沟通信息化。

管理是根本，软件是帮助提高管理水平的工具。IT技术可以为企业的管理提供一个很好的基础，有了IT的架构后，企业可以在这个平台上做很多事情，但也可能什么也不做。因为软件仅仅为企业的管理提供了一个工具，则做好信息资源的基础管理工作才是更为关键的部分。

（1）企业信息化的实施需要足够的基础支持。企业必须强化基础管理工作，包括财务管理、仓库管理、质量管理、生产管理，计量管理等，做到数据准确、完备、客观、及时，做到信息容充实有效。

采用新技术和新服务，发展ERP是有效方式之一。企业资源计划系统ERP融合了现代化信息技术的先进管理思想和管理模式，能实现企业采购、制造、销售、核算、服务等各个环节的整合，用统一的标准和科学的统筹来促进企业部的效率的提高，有效控制和降低企业的运作成本，准确地分析和制定企业发展方向。

（2）开发企业信息资源。信息资源是企业最重要的资源之一，开发信息资源既是企业信息化的出发点，又是企业信息化的归宿；而要落实信息资源的开发，就要建立信息资源管理的基础标准，从而保证标准化、规化地组织好信息，这就是开发信息资源的基本工作。信息资源管理的五项基础标准：数据元素标准、信息分类编码标准、用户视图标准、概念数据库标准和逻辑数据库标准。实践证明，如何结合企业的实际，选择运用信息资源基础标准，对信息化的发展是非常重要的。

（3）在信息基础设施和信息资源管理标准之上开发集成化的信息系统，做好信息采集。生产型企业重点要搞好生产过程的信息化，建立从设计到制造和经营管理的集成化的信息系统；服务型企业重点要搞好业务处理过程的信息化，既要开发企业各部门信息共享的部集成化的信息系统，还要实现企业与业务伙伴或与客户间的信息自动交换。应该从各家的实际出发，逐步搞好从下层到上层的应用开发，但许多单位的信息化工作没有解决好运作层和运作管理层的信息采集问题，以至于系统缺乏信息源，因而大大影响全企业信息资源的开发利用。

3 企业档案现代化管理是企业信息化建设的一项重要容

企业档案现代化管理，是指采用最先进的管理思想、理念、方法和技术进行企业档案管理活动。其核心即信息资源的开发利用。企业信息化建设应重视开发和加强企业档案管理工作。

3.1档案是企业信息资源的重要组成部分

企业要振兴发展，不但要从市场上收集各类信息为企业建设服务，而且更重要的是要从企业档案资源中获取有价值的信息。因为，企业发展具有连续性，档案作为潜在的有历史价值的信息，开发及时，应用得法，会很快转化为生产力，帮助企业在市场竞争中取胜。如果缺乏系统、及时、准确无误的档案信息依据，看不到档案在振兴企业中的这种巨大作用，领导的决策和方针政策的制定就成了无源之水，无本之木，这将会使企业建设遭受不必要的损失。因此，企业档案部门及其人员要积极创造条件，大力开发企业档案信息资源，为企业和国民经济发展服务。

3.2企业档案现代化管理是企业信息化的重要容

既然企业档案是企业重要的信息资源，那么，企业档案管理本身就是对信息的一种管理活动和过程。企业档案管理工作，包括对企业文件形成、积累、整理和归档的监督、协助和控制，以及对档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用等工作。这一管理过程，实际上是对企业文件档案这种显性信息的获取、积累、储存、保护、控制和开发。企业档案管理对于积累和保存企业有价值的信息，维护企业发展真实的历史面貌，保护企业合法权益不受侵犯，保持企业核心竞争力等方面，都起到了重要的作用。有的企业就是因为原来档案管理混乱，档案没有实行集中统一管理从而导致一些客户档案遗失，公司因此在经济上蒙受重大损失。我们认为，这是因为企业未能对其形成的知识实施保护而造成的损失，因此建议该企业迅速建立专门的档案或信息管理机构，建立和完善档案或信息管理规章制度，并逐步建构全面的信息管理体系。

3.3积极开发企业档案的价值

企业档案中凝结着企业经营管理、科学研究、生产建设的经验，对企业各项管理工作具有直接和间接的凭证和参考价值。它为企业经营决策提供现实和可靠的依据，是科技、生产活动的直接依据和参考。但是，档案中积累的知识如果不被管理者开发、不能有效地被运用，那么，其价值只能是潜在的而非现实的。因此，如何实现档案价值、实现档案知识共享是档案管理部门和人员必须面对的重论和实践难题。面对日益剧增的、动态的电子文件和企业对档案信息的大量、及时的需求，许多企业管理者发现，忠诚的档案“保管员”并不能充分实现现代档案管理目标，档案管理者“必须停止扮演实体保管员的角色，而成为概念、知识的提供者”。运用档案中记载的知识服务企业各项管理，可以有多种方式和方法。如一些企业将过去的产品开发档案编辑成“学习型历史文献”，从中发掘过去的经验和教训，发现成功与失败背后的逻辑，并将其在的思想应用到自己的创造活动，用于新产品的开发，取得了显著的效果。

4 结束语

企业信息化对企业管理异常重要。企业管理的进步和提高是企业永恒的追求，因此企业信息化建设也是没有尽头的，不可能一劳永逸。企业的外部环境在变，企业的部也在变，企

业管理的系统和软件也要随之改变，企业只能在不断的变化中保持自己的竞争力，因此企业信息管理系统的选型、采购、实施、应用将是一个没有结束的动态过程,需要不懈追求，永无止境。

参考文献：

[1] 王众托，《企业信息化与管理变革》，中国人民大学，2001年8月

[2] 游文丽，《对我国企业信息化管理现状的思考》，自《商业研究》，2003年3月

[3] 申林，《走出信息化的陷阱》，自《企业研究》，2003年1月

[4] 林斌，《我国企业信息化的问题与对策研究》，自“论文图书馆”，2004年5月