办公自动化培训课件

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P1. EXCEL讲解P2. PPT讲解P3. WORD讲解

EXCEL 讲解

Part

1

1

PART 01

TRANSITION PAGE

01 EXCEL 基本功能介绍

02 快捷键基础操作 03 设置单元格格式 04 排序与筛选

05 冻结窗口与拆分窗口 06 常用函数公式 07 数据透视表、图表绘作 08 EXCEL 经验分享

EXCEL 学 习 大 纲

EXCEL 水 平 的 5 个 层 级

刚开始接触 基本掌握常用功能

熟练使用常用功能+数据透视表+公式 …+数组公式+VBA 简单编程 EXCEL 技能 + 专业知识 + 行业经验

新手 初级用户 中级用户 高级用户 专家级别

学会中级水平的操作

开始菜单：

单元格一共256列及65536行，范围引用时注意大小。

插入菜单：

数据透视表（图）、图表绘制等。

数据菜单：

筛选、排序、数据有效性。

视图菜单：

调整打印边距及格式、冻结窗口操作。

Part 1 Part 2 Part 3 02 EXCEL快捷键基础操作

快捷功能操作快捷功能操作

复制Ctrl + C 单元格字体下划线Ctrl + U

粘贴Ctrl + V 保存Ctrl + S

剪切Ctrl + X 定位条件Ctrl + G

复制上行Ctrl + D 全选工作簿Ctrl + A

查找Ctrl + F 往下选定数据Ctrl + Shift +↑

替换Ctrl + H 往上选定数据Ctrl + Shift +↓

撤销键入Ctrl + Z 往左选定数据Ctrl + Shift +←

恢复键入Ctrl + Y 往右选定数据Ctrl + Shift +→

单元格字体粗体Ctrl + B 选择不同的工作簿Ctrl + PgUp / PgDn

单元格字体斜体Ctrl + I 多个单元格输入相同内容Ctrl 选中，输入

Ctrl + Enter

简单常用的快捷

操作，务必牢记。

EXCEL 常用的 20 个快捷键

03-1. 自动调整为合适的行高、列宽

在Excel中，如果一个单元格中内容过长，无法全部显示出来，逐个手工调整又很麻烦。可通过两种方式解决：

若sheet中不存在合作单元格的情况，则可对整个sheet中的行高、列宽进行适当调整。方法：全部选中工作表（Ctrl +A），鼠标放至左右两列（上下两行）交界处双击即可将列宽（行高）设置为合适的宽度并全部显示。

若sheet中存在合作单元格或只需对个别行列调整的情况，鼠标直接放至左右两列（上下两行）交界处双击调整即可。

03-2. 数据的行列对调

选取要对调的数据范围，复制；

在目的单元格上单击鼠标右键，选择“选择性粘贴”；

在对话框中选择“转置”，确定，即实现了行列互换粘贴。

序号用印编号

1YY000028

2YY000007

3YY000025

4YY000009

5YY000015

6YY000006

7YY000017

8YY000018

9YY000022

10YY000023

11YY000024

12YY000019

序号123456789101112用印编号YY000028YY000007YY000025YY000009YY000015YY000006YY000017YY000018YY000022YY000023YY000024YY000019

03-3. 控制每列数据的长度且避免重复录入

Step1:

数据有效性定义数据长度：鼠标选定要输入的数

据范围，点“数据”—“有效性”—“设置”，“有

效性条件”设成“允许”“文本长度”“等于”“5”

（具体条件可根据你的需要改变）。还可以定义一些

提示信息、出错警告信息等，定义好后点“确定”。

Step2: 用条件格式避免重复：开始—条件格式—突出显示单元格

规则—重复值，进入重复值对话框，设置若重复则突出显示文

本字体格式，格式可自定义选则。

Step3：这样设定好后，输入数据如果长度不对会有提示，如果

数据重复字体将会变成红色。

03-4. 时间和日期、数值、公式录入

当前系统日期输入：ctrl + ;

当前系统时间输入：ctrl + shift + ;

Word 里：

Alt+Shift+D：当前日期

Alt+Shift+T：当前时间

数值录入

负数输入：直接输入负号+数字，或圆括号输入。 分数输入：0 +空格+分数，直接输会默认日期。 数据类型及小数点位数设置请在“开始-数字”

中设置。

时间和日期录入公式录入

公式输入：公式以等号“=”开头。

显示公式：在“公式”选项卡的，“公式审

核”组中，选择显示公式，这样在打印的时

候打印的也是公式。

03-5.

数据或文本的合并、拆分

数据合并：四则运算法则实现。

文本合并：= 第一列文本内容 & 第二列文本内容 & ……

多列数据、文本的单列合并

数据和文本分列：选中要分裂的数据列，“数据—分

列—固定宽度（下一步）—单击生成调整分列线，可生

成多条（下一步）—选好分列后目标区域，需要分几列

就选几列—完成。

单列数据、文本的多列拆分