归档电子文件登记表
项目档案归档内容及要求
项目档案归档内容及要求目录一、工程档案类目表 (2)二、数码音像档案 (7)三、电子档案 (8)四、荣誉档案 (12)五、项目部资料 (12)六、附件 (12)附件6-1 《项目部向公司移交档案流程图》附件6-2 《项目档案移交验收说明》附件6-3 《纸质档案的质量要求》附件6-4 《电子档案盘内目录》样式附件6-5 《项目数码照片电子文件盘内目录》样式附件6-6 《数码照片打印稿》样式附件6-7 《项目数码录像盘内目录》附件6-8 《归档电子文件登记表》样式附件6-9 《归档电子文件移交、接收检验登记表》样式一、工程档案类目表2/233/234/235/23注：1）项目部向公司移交的档案案卷题名要包括项目名称、阶段及代号的名称等，应以“XX发电厂X期工程”统一开始标注。
案卷档号中的项目代号需通过与公司档案室沟通后确定。
2）长期、永久保存的档案须归档纸质载体。
纸质档案的质量要求见附件6-3《纸质档案的质量要求》。
3）档案的立卷、编目、装订、装盒、著录、排架等按GB/T 11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行。
4）案卷的装订有两种方式：整卷装订和单份文件装订。
整卷装订时，为将案卷封面、卷内目录、文件材料和备考表全部装在一起。
单份文件装订时，应在每份文件的右上角空白处加盖档号章，并将案卷封面、卷内目录、文件材料和备考表按顺序排列入盒。
6/23二、数码音像档案1、定义音像档案指公司在经营、生产等活动中形成的有保存价值的以声音、图象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录，包括数码照片和录像。
数码音像档案以电子文件形式存在，以DVD-R或CD-R为保存载体。
2、项目数码音像资料归档范围及分类规则3、照片质量要求：主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；会议照片应反映会场的全貌、主要领导的讲话、会议标语及主要活动。
工程施工过程（623类目）的照片以单位工程为单位整理，应反映工程的特点。
归档电子文件登记表
第三章 保证电子文件信息安全的 技术措施
电子文件是高科技的产物，信息安全技术 对于维护电子文件的原始性、真实性至关重 要。目前这方面的技术主要有：
1.签署技术。
对电子文件进行签署的目的在于证实该份文件 确实出自作者，其内容没有被他人进行任何改动。 电子文件的签署技术一般包括证书式数字签名和 手写式数字签名。证书式数字签名的原理是，发 方利用自己的不公开的密钥对发出文件进行加密 处理，生成一个字母数字串，与文件一起发出， 同时还带走一个可使其生效的公开密钥。收方用 发方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验数 字签名，是将专门的软件模块嵌入文字处理软件 中，作者使用光笔在计算机屏幕上签名，或使用 一种压敏笔在手写输入板上签名，显示出来的 “笔迹”如同在纸质文件上的亲笔签名一样。计 算机数字转换器来捕获手写签名，同时对电子文 件的内容、结构等进行打包处理。
电子档案管理应遵循档案收集、整理、 保管、利用、鉴定、统计等管理原则。但它 与纸质等载体档案确有很大区别，它的记录 形式是数字化系列。任何电子档案，当使用 技术和设备将信息内容记录在磁性材料或光 盘等载体后，就永远离不开这种技术和设备， 它不能离开这种生成环境和设备而单独存在， 人们只有采用这种记录档案信息内容的技术 和设备，进行逆处理还原、输出，才能识别 它的信息内容。
4、电子文件物理结构与逻辑结构的复杂 性及对元数据和背景信息的依赖性。
文件的物理结构是指其信息存诸于载体上 的位置及分布情况，例如文件的正文、图形、 批示、附件等部分各自在载体上的存诸位置。 文件的逻辑结构是指信息自身的结构，例如 文件中的文字排列、章节构成、各页的先后 顺序、插图、标号等。
5、电子文件信息与载体的可分离性。
电子档案的长期保存，却是非常困难， 需要有不断更新的技术和设备作保障。电 子文件归档及电子档案管理需要有技术和 设备，电子档案的生命周期是由电子档案 内容而定，而保证电子档案生命周期的存 在，取决于载体的寿命、电子计算机软硬 件的生存周期和载体所载档案与电子计算 机软硬件平台的一致性。所以说，电子档 案管理是一项极其复杂的技术工程，从这 个意义上说，也可把电子档案管理称为 “电子档案技术工程”。
(整理)电子文件归档与管理表格集0313
西安市电子文件归档与电子档案管理细则附表
20120214
201400313修改表3、6
表1
电子文件登记表（首页）
电子文件登记表（续页）
第页
电子文件移交与接收登记表
填写说明：
1.交接工作名称：按移交机构名称、移交文件年度、批次等描述
2.内容描述：按文件内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子文件数量：按文件总件、卷数描述
4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位
电子档案登记表（首页）
电子档案登记表（续页）
表6
电子档案移交与接收登记表
填写说明：
1.交接工作名称：按移交单位或全宗号、移交档案年度、批次等描述
2.内容描述：按档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子档案数量：按档案总件、卷数描述
4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位
表7
电子档案管理登记表
审核人（签名）年月日
单位（盖章）年月日
表8
电子档案迁移登记表
审核人（签名）年月日
单位（盖章）年月日
表9：
光盘盒封面标签图示例
注：长121mm，高121mm。
表10：
光盘盒封底标签图示例
精品文档
注：长151mm,高118mm;两边“光盘编号”栏宽各为7mm。
表11：
光盘盘面示例
精品文档
表12
电子档案机读目录
精品文档
精品文档。
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度一、总则1.对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统T办调指定专门机构或人员负责, 保证管理工作的连续性。
2.电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
3.电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
4.应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
5.为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
6 •归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
7.具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。
进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
二.电子文件的收集与积累1•收集范围。
电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
2•收集积累要求(1)记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
(2)保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
(3)在"无纸化"计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
(4)用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
(5)用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
(6)用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
电子文件归档与移交
件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保 存。所以，在填写归档电子文件登记表时，必须注 明文件版本，以便今后对电子文件进行读取。
电子文件归档与移交
文件格式
v 《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）中要 求：1、文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。而 我们大多采用微软办公软件WORD来处理文字，所以其格式 为DOC。而采用金山公司WPS文字处理软件的，其格式为 WPS。2、扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。我们 要求采用JPEG格式。JPEG也就是通常的JPG格式。3、视频 和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。我们要求采 用AVI格式，较清晰。4、音频电子文件以WAV、MP3为通 用格式。我们要求采用MP3格式。
电子文件归档与移交
四、注意事项
v 一是文件版本。 v 二是文件格式。 v 三是归档电子公文的鉴定和销毁。 v 四是DVD光盘的日常维护。 v 五是归档后的电子公文的保存。
电子文件归档与移交
文件版本
v 这里所讲的文件版本，通俗点讲是指移交的归档电 子文件是用什么年代，什么公司生产的处理系统形 成的。
电子文件归档与移交
DVD光盘的日常维护。
v 归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 v 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压，每隔几个月就转
动一下盘片，防止盘片变形。 v 存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 v 环境温度选定范围：17度至20度；相对湿度选定范围：百
分之三十五至百分之四十五。 v 光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于百分之
电子文件归档与移交
电子文件的归档与移交
档案电子化管理办法电子文件归档与电子档案管理办法
档案电子化管理办法电子文件归档与电子档案管理办法电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。
归档，指将处理完毕且具有保存价值的事情或文件经系统后交档案室(馆)保存备案(备查)的过程。
下文是关于电子文件归档与电子档案管理办法，欢迎阅读!第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。
这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。
数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。
第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。
这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
1.总则1.1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和工作，档案部门要进行指导与监督。
1.3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
1.4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
1.5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
1.7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。
电子文件档案管理规范(含表格)
电子文件档案管理规范（ISO9001：2015）1主要工作依据1.1《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894-20021.2《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T 38-20081.3《公司音像档案管理办法》2基本术语2.1电子文件指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设各形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
2.2归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
2.3背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
2.4元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据2.5电子档案直接形成的，具有保存价值的归档电子文件及相应的元数据、背景信息和支持软件。
2.6真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
2.7完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
2.8有效性指电子文件应具各的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
3管理职责与要求3.l档案部门是电子文件的归口管理部门。
3.l.l档案部门负责本单位电子文件存储载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本企业相关业务部门归档电子文件的形成、积累和移交等工作。
3.l.2企业相关业务部门的兼职档案员，应负责本部门归档电子文件的形成、积累和管理，并在专职档案员的指导下按电子文件归档与管理规范，完成电子文件存储载体的整理与移交工作。
3.2管理要求3.2.1电子文件归档就是把符合归档条件的电子文件，按照档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上，电子文件存储载体类型有光盘、磁盘、可移动存储设备等(以下电子文件存储载体以光盘为例)。
3.2.2档案部门应按规范，对各业务部门移交的电子文件光盘，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及电子文件光盘的安全性、有效性、完整性。
电子文件归档、电子档案管理办法
电子文件归档、电子档案管理办法电子文件归档、电子档案管理办法提要：每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。
每满2年进行一次抽样机读检验。
抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施电子文件归档、电子档案管理办法1．总则1．1对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
1．2电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
1．3电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
1．4应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
1．5为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
1．6归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
1．7具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。
进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
2．电子文件的收集与积累2．1收集范围。
电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
2．2收集积累要求2．2．1记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2．2．2保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
2．2．3在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
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文件归档编号代码说明
文件性质代码：
G-图形文件， I-图像文件， D-数据文件， T-文本文件， P-计算机程序， V-视频文件 , O-其他
文件类别代码：
HR-人力资源类， FD-财务会计类， CE- 工程技术类， QC-品质管理类， EQ-基建设备类， GM-行政办公类，SA-客户销售类， PU-供应采购类
保管期限：
永久用Y表示，长期用C表示，短期用D表示
载体编号：
年度+文件类别码+载体流水号(4位)
载体一般用DVD光盘,单张DVD约4.0GB,如本批文件大于4.0GB，应形两个载流水号
例：2011HR0001,2011HR0002
文件编号：
文件编号是指在载体中的目录存储结构号, 下可以便于查找检索
载体编号+文件流水号(5位)
例：2011HR0001载体文件 2011HR000100001
其DVD光盘存储目录 \2011HR0001\00001\关于实施岗位工资的通知.DOC
文件编号是文件集合编号或专题编号或某个产品，一个编号下何存储多个文件
文件名：
如文件编号下是单个文件直接用文件名称
如文件编号下是一个集合或一个专题，则用该集合或专题名称。
归档电子文件移交、接收检验登记表
载体编号：题
名：日期：。