归档文件整理规则2015
归档文件整理规则2015
归档文件整理规则DA／T22-2015前言本标准代替DA/T 22-2000《归档文件整理规则》。
本标准与DA/T 22-2000相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。
本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000年12月6日首次发布。
归档文件整理规则1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1归档文件 archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
3.2整理 arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
中华人民共和国档案行业标准DAT22-2015
（5）保管期限 — 年度分类法 永久：2012年、2013年、2014年…… 30年： 2012年、2013年、2014年…… 10年： 2012年、2013年、2014年…… 即先将归档文件按保管期限分类，再在保 管期限下按年度分类。
2019/3/29
（6）年度—保管期限分类法 2013年：永久、30年、10年 2014年：永久、30年、10年 2015年：永久、30年、10年
2019/3/29
3、件：归档文件的整理单位。
4、档号：在归档文件整理过程中赋予其的一组字符
代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
2019/3/29
整理原则：
1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文 件之间的有机联系。 2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利 用。 3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便 于计算机管理或计算机辅助管理。 4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理 协调统一。
与2000版相比主要的不同：
参照执行。有 特殊规定的除外。 2015年10月25日发布，2016年6月1 日起实施。
基本要求
整理文书档案必须学习领会的标准
1、中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》 2、国家档案局第8号令 《机关文件材料归档范围和文书档案 保管期限规定》 3、国家档案局第10号令 《企业文件材料归档范围和档案保 管期限规定》
另外：
（1）会议记录应按照时间先后排序； （2）介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序； （3）新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排 序； （4）行政审批、处罚等材料应结论性材料在前，其 他材料依工作流程顺序排列在后。
黑龙江省《归档文件整理规则》实施细则
附件黑龙江省《归档文件整理规则》实施细则第一章总则第一条为规范归档文件的整理方法，加强档案基础业务建设，提高全省档案工作标准化、规范化、信息化水平，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），结合我省实际，制定本细则。
第二条本细则适用于黑龙江省各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理，其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
第二章术语和定义第三条本细则所称归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应当作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
第四条本细则所称归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
第五条本细则所称件是归档文件的整理单位。
第六条本细则所称档号是在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
第三章整理原则第七条本细则规定作为文书档案保存的归档文件整理工作要符合“简化整理、深化检索”的原则。
第八条归档文件收集应齐全完整，保管期限划分应客观准确。
各立档单位按照国家档案局的相关要求，结合本单位职能和各部门工作实际，及时修订完善本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并报送同级档案行政管理部门审查同意后执行。
第九条归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
第十条归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
第十一条归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
第十二条归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
第四章整理的一般要求第十三条组件（件的组织）（一）件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件，法律法规等重要文件的历次修改稿数量多的，可各为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；未装订、式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起为一件；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件。
归档文件 规则 DA／T 文件解读
（国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知作者：国家档案局政策法规司档发〔2015〕6号各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)(代替DA/T 22—2000)经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016年6月1日起实施。
国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容。
国家档案局2015年10月25日）前????言本标准代替DA/T 22-2000《归档文件整理规则》。
本标准与DA/T 22-2000相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T 进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。
本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000年12月6日首次发布。
?《归档文件整理规则》1?范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2?规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
文书档案整理主要标准规范
档案见证历史。
近年来，国家档案局为规范档案工作，加快了档案标准制定步伐，截至2020年3月，已颁布的档案行业标准已达85项。
这些标准涉及档案工作的各个方面，对文书档案整理来说，档案整理主要会用到以下两项标准规范。
1、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）《归档文件整理规则》适用于按“件”归档的文书档案整理。
它于2000年12月6日首次发布，国家档案局对其进行了修改完善后，2015年10月25日再次发布，新标准于2016年6月1日开始实施。
新发布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000，相比于原有标准主要有以下变化：（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改；（2）将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；（3）调整归档文件分类方法；（4）增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；（5）增加归档文件档号结构和编制要求；（6）将室编件号、馆编件号统一为件号；（6）在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）主要从组件、分类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架等档案整理工作环节规范档案管理。
它是目前整理机关、事业单位等社会组织整理文书档案的主要标准之一。
2、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）《文书档案案卷格式》适用于按“卷”归档的文书档案整理。
它于1988年9月5日首次发布，2008年11月13日修改完善后再次发布，新标准于2009年5月1日开始实施。
新发布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988，相比于原有标准主要有以下变化：（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2000 进行了修改；（2）增加了前言；（3）修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸；（4）增加“归档号”为硬卷脊项目；（5）调整档号章项目，并增加档号章的填写要求。
中华人民共和国档案行业标准DAT22-2015
永久、30年的文件：推荐三种装订方式 1、“三孔一线”线装（粗线、细线），页数少的 可以直角装订。 2、不锈钢订书钉 3、浆糊 10年的文件：可以用普通的订书钉装订。也可 以与永久的装订方式相同
（二）分类：年度、保管期限、机构（问题）
同一全宗保持分类方案的稳定性和一致性
1、明确分类方法 2、制定分类方案 3、具体划分归档文件
纸质归档文件的整理流程：
组件---修整---装订—分类—排列 —编号---编页—编目---装盒---排架
电子归档文件的整理环节：
组件—分类---排列—编号—编目—格式转换—元 数据收集—归档数据包组织—存储
（一）组件：
1、明确件的构成 2、件内文件排序 3、修整、装订
1、件的构成：
另外：
（1）会议记录应按照时间先后排序； （2）介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序； （3）新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排 序； （4）行政审批、处罚等材料应结论性材料在前，其 他材料依工作流程顺序排列在后。
3、件的修整与装订
文件修整：
为了保证档案能够长期保存和有效提供利用，在装 订前必须对不符合要求的文件材料进行修整，文件 修整内容包括：
有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关 文件为一件。
2、件内文件排序：
归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定 稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制 件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在 前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后； 来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件 处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正 本在前，发文稿纸和定稿在后。 1、发文：正本+发文稿纸+定稿 2、收文：文件处理单+收文
【归档文件整理规则2015】归档文件整理规则
【归档文件整理规则2015】归档文件整理规则《归档文件整理规则》实施细则2004-4-5 17:42:001 范围本细则规定了归档文件整理的原则和方法。
本细则适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义本细则采用下列定义。
2．1 归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2．2 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2．3 件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为—件，定稿过厚不宜装订的也可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等)的，可将正本与历次稿本各为一件。
正文与附件为一件，如附件数量较多或者太厚不宜装订的也可各为一件。
正文与重要的文件处理单、发文稿头纸、签批条等为一个。
原件与复制件为一件。
转发文与被转发文作为一件。
报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件。
同一问题的来文与复文(包括请示与批复、报告与批示、函与复函等)可为一件。
会议记录应以每次会议为一件。
3 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4 质量要求4．1 归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
4．2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法5．1 装订归档文件应按件装订：装订时，正本在前，定稿在后：正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
方式与用材的选择：保管期限为永久或长期的归档文件，可根据件内文件的厚薄而定，件内文件较厚的，可用三孔一线的装订方式；件内文件较薄的，可采用缝纫机轧边等方式。
装订时以文件的左侧为装订边。
保管期限为短期的归档文件，不拆钉，保持原貌。
归档文件整理规则2015
归档文件整理规则2015
1、按照文件类型进行归档：将文件分为文档、图片、视频、音频等类型，每种类型的文件分别归档。
2、按照文件来源进行归档：将文件分为自己创建的文件、从网络上下载的文件、从其他设备传输的文件等，每种来源的文件分别归档。
3、按照文件时间进行归档：将文件按照创建时间或者修改时间进行归档，比如按照年份、月份、日期等进行归档。
4、按照文件内容进行归档：将文件按照文件内容进行归档，比如按照主题、关键词等进行归档。
5、按照文件大小进行归档：将文件按照文件大小进行归档，比如将小文件和大文件分别归档。
《归档文件 规则》
xx单位文书档案分类图
年度
永久
定期30年
定期10年
• 年度——保管期限分类：
• 2016年：永久、定期30年、定期10 年 2017年：永久、定期30年、定期10年 2018年：······
• 2、 件内文件排序
• 归档文件排序时，正文在前，附件在后；正 本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文 在后；原件在前，复制件在后；不同文字的 文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数 民族文字文本在后；中文本在前，外文本在 后；来文与复文作为一件时，复文在前，来 文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件 处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿 纸和定稿在后。
• 四、纸质归档文件的修整、装订、编页 、装盒和排架
• （一） 、修整 • 1、归档文件装订前，应对不符合要求的
文件材料进行修整。 • 2、归档文件已破损的，应按照DA/T
25-2000予以修复；字迹模糊或易退变 的，应予复制。 • 3、归档文件应按照保管期限要求去除易 锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。 • 4、对于幅面过大的文件，应在不影响其 日后使用效果的前提下进行折叠。
编页、装盒和排架 五、归档电子文件的整理要求 六、附录：归档章、档案盒、目录、
备考表的式样
• 一、基本概念 • 归档文件：立档单位在其职能活动中
形成的、办理完毕、应作为文书档案 保存的文件材料，包括纸质和电子文 件材料。 • 整理 ：将归档文件以件为单位进行组 件、分类、排列、编号、编目等（纸 质归档文件还包括修整、装订、编页 、装盒、排架；电子文件还包括格式 转换、元数据收集、归档数据包组织 、存储等），使之有序化的过程。 • 件：归档文件的整理单位。 • 档号：在归档文件整理过程中赋予其 的一组字符代码，以体现归档文件的 类别和排列顺序。
归档文件整理规则2015(0001)
归档文件整理规则2015归档文件整理规则 2015前言本标准代替DA/T 22-2000《归档文件整理规则》。
本标准与DA/T 22-2000相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。
本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000年12月6日首次发布。
归档文件整理规则1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1 归档文件 archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
3.2 整理 arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
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归档文件整理规则2015前言本标准代替DA/T 222000《归档文件整理规则》。
本标准与DA/T 222000相比主要变化如下:——标准得总体编排与结构按GB/T 1、12009进行了修改;——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质与电子文件材料;——调整归档文件分类方法;——增加归档文件组件与纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求;——增加归档文件档号结构与编制要求;——将室编件号、馆编件号统一为件号;——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
本标准得附录A就是规范性附录,附录B、附录C、附录D、附录E就是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位:国家档案局档案馆(室)业务指导司。
本标准主要起草人:许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000年12月6日首次发布。
归档文件整理规则1 范围本标准规定了应作为文书档案保存得归档文件得整理原则与方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位与其她社会组织对应作为文书档案保存得归档文件得整理。
其她门类档案可以参照执行。
企业单位有其她特殊规定得,从其规定。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件得应用就是必不可少得。
凡就是注日期得引用文件,仅所注日期得版本适用于本文件。
凡就是不注日期得引用文件,其最新版本(包括所有得修改单)适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 12000 档案工作基本术语DA/T 131994 档号编制规则DA/T 252000 档案修裱技术规范DA/T 382008 电子文件归档光盘技术要求与应用规范3 术语与定义下列术语与定义适用于本标准。
3、1 归档文件archival document(s)立档单位在其职能活动中形成得、办理完毕、应作为文书档案保存得文件材料,包括纸质与电子文件材料。
3、2 整理arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架;电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等),使之有序化得过程。
3、3 件item归档文件得整理单位。
3、4 档号archival code在归档文件整理过程中赋予其得一组字符代码,以体现归档文件得类别与排列顺序。
4 整理原则4、1 归档文件整理应遵循文件得形成规律,保持文件之间得有机联系。
4、2 归档文件整理应区分不同价值,便于保管与利用。
4、3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理。
4、4 归档文件整理应保证纸质文件与电子文件整理协调统一。
5 一般要求5、1 组件(件得组织)5、1、1 件得构成归档文件一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件得历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本得,一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件。
有文件处理单或发文稿纸得,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
5、1、2 件内文件排序归档文件排序时,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;不同文字得文本,无特殊规定得,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。
有文件处理单或发文稿纸得,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸与定稿在后。
5、2 分类5、2、1 立档单位应对归档文件进行科学分类,同一全宗应保持分类方案得一致性与稳定性。
5、2、2 归档文件一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)等方法进行三级分类。
a)按年度分类将文件按其形成年度分类。
跨年度一般应以文件签发日期为准。
对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度得文件,统一按文件签发日期判定所属年度。
跨年度形成得会议文件归入闭幕年。
跨年度办理得文件归入办结年。
当形成年度无法考证时,年度为其归档年度,并在附注项加以说明。
b)按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类。
机构分类法与问题分类法应选择其一适用,不能同时采用。
采用机构分类得,应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类,涉及多部门形成得归档文件,归入文件主办部门。
采用问题分类得,应按照文件内容所反映得问题对归档文件进行分类。
c)按保管期限分类将文件按划定得保管期限分类。
5、2、3 规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类得立档单位,可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。
5、3 排列5、3、1 归档文件应在分类方案得最低一级类目内,按时间结合事由排列。
5、3、2 同一事由中得文件,按文件形成先后顺序排列。
5、3、3 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5、4 编号5、4、1 归档文件应依分类方案与排列顺序编写档号。
档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
5、4、2 档号得结构宜为:全宗号档案门类代码?年度保管期限机构(问题)代码件号。
上、下位代码之间用“”连接,同一级代码之间用"·"隔开。
如“Z109WS·2011YBGS0001”。
5、4、3 档号按照以下要求编制:a)全宗号:档案馆给立档单位编制得代号,用4位数字或者字母与数字得结合标识,按照DA/T 131994编制。
b)档案门类代码?年度:归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。
年度为文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2013”。
c)保管期限:保管期限分为永久、定期30年、定期10年,分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
d)机构(问题)代码:机构(问题)代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识,如办公室代码“BGS”等。
归档文件未按照机构(问题)分类得,应省略机构(问题)代码。
e)件号:件号就是单件归档文件在分类方案最低一级类目内得排列顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位得,前面用“0”补足,如“0026”。
5、4、4 归档文件应在首页上端得空白位置加盖归档章并填写相关内容。
电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其她形式在归档文件上进行标识。
5、4、5 归档章应将档号得组成部分,即全宗号、年度、保管期限、件号,以及页数作为必备项,机构(问题)可以作为选择项(见附录A 图A1)。
归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题)按照5、4、3编制,页数用阿拉伯数字标识(见附录A 图A2)。
为便于识记,归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识,机构(问题)也可以用“办公室”等规范化简称标识(见附录A 图A3)。
5、5 编目5、5、1 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。
编目应准确、详细,便于检索。
5、5、2 归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件时,对复文得编目应体现来文内容。
归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。
a)序号:填写归档文件顺序号。
b)档号:档号按照5、4、25、4、3编制。
c)文号:文件得发文字号。
没有文号得,不用标识。
d)责任者:制发文件得组织或个人,即文件得发文机关或署名者。
e)题名:文件标题。
没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索得,应全部或部分自拟标题,自拟内容外加方括号“[ ]”。
f)日期:文件得形成时间,以国际标准日期表示法标注年月日,如19990909。
g) 密级:文件密级按文件实际标注情况填写。
没有密级得,不用标识。
h)页数:每一件归档文件得页面总数。
文件中有图文得页面为一页。
i)备注:注释文件需说明得情况。
5、5、3 归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。
目录表格采用A4幅面,页面宜横向设置(见附录B 图B1)。
5、5、4 归档文件目录除保存电子版本外,还应打印装订成册。
装订成册得归档文件目录,应编制封面(见附录B 图B2)。
封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题),其中全宗名称即立档单位名称,填写时应使用全称或规范化简称。
归档文件目录可以按年装订成册,也可每年区分保管期限装订成册。
6 纸质归档文件得修整、装订、编页、装盒与排架6、1 修整6、1、1 归档文件装订前,应对不符合要求得文件材料进行修整。
6、1、2 归档文件已破损得,应按照DA/T 252000予以修复;字迹模糊或易退变得,应予复制。
6、1、3 归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化得金属或塑料装订用品。
6、1、4 对于幅面过大得文件,应在不影响其日后使用效果得前提下进行折叠。
6、2 装订6、2、1 归档文件一般以件为单位装订。
归档文件装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于归档文件得保护与管理。
装订应尽量减少对归档文件本身影响,原装订方式符合要求得,应维持不变。
6、2、2 应根据归档文件保管期限确定装订方式,装订材料与保管期限要求相匹配。
为便于管理,相同期限得归档文件装订方式应尽量保持一致,不同期限得装订方式应相对统一。
6、2、3 用于装订得材料,不能包含或产生可能损害归档文件得物质。
不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。
6、2、4 永久保管得归档文件,宜采取线装法装订。
页数较少得,使用直角装订(见附录C 图C1、图C2)或缝纫机轧边装订,文件较厚得,使用“三孔一线”装订。
永久保管得归档文件,使用不锈钢订书钉或浆糊装订得,装订材料应满足归档文件长期保存得需要。
6、2、5 永久保管得归档文件,不使用不锈钢夹或封套装订。
6、2、6 定期保管得、需要向综合档案馆移交得归档文件,装订方式按照6、2、46、2、5执行。
定期保管得、不需要向综合档案馆移交得归档文件,装订方式可以按照6、2、4执行,也可以使用不锈钢夹或封套装订。
6、3 编页6、3、1 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。
6、3、2 页码应逐页编制,宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角得空白位置。
6、3、3 文件材料已印制成册并编有页码得;拟编制页码与文件原有页码相同得,可以保持原有页码不变。
6、4 装盒将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。
不同年度、机构(问题)、保管期限得归档文件不能装入同一个档案盒。
6、4、1 档案盒6、4、1、1 档案盒封面应标明全宗名称。