案卷目录、卷内文件目录录入方法
档案的整理与编目方法
档案的整理与编⽬⽅法档案的整理与编⽬⽅法（供参考）⼀、档案整理概述（⼀）档案整理的概念和基本要求档案的整理，就是对办理完毕的、具有保存价值的⽂件材料进⾏系统化、条理化的过程。
档案整理的基本要求：遵循⽂件材料的形成规律和特点，保持⽂件材料之间的有机联系；区分⽂件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利⽤。
档案整理的基本⽅法有两种：1、以案卷为单位整理。
以案卷为单位整理就是⽴卷，即按照⽂件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。
所谓案卷，就是⼀组有密切联系的⽂件的组合体。
⽴卷是⼀个分类、组合、编⽬的过程。
分类即按照⽴档单位的档案分类⽅案，对⽂件材料进⾏实体分类；组合即将经过分类的⽂件材料，按⼀定形式组合起来；编⽬即将经过组合以后的⽂件材料，进⾏系统排列和编⽬。
以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
2、以件为单位整理。
以件为单位整理就是按照⽂件材料形成和处理的基本单位进⾏整理。
⼀般来讲，⼀份⽂书材料、⼀张图纸或照⽚、⼀盘录⾳带或录像带、⼀本表册或证书、⼀⾯锦旗、⼀个奖杯等均为⼀件。
⽂书材料的正本与定稿作为⼀件，转发件与被转发件为⼀件，正件与附件作为⼀件，原件与复制件作为⼀件，来⽂与复⽂可为⼀件。
以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。
⼆、⽂书材料的整理⽂书材料是指⽴档单位在党群⼯作、⾏政管理和业务管理活动中形成的、以⽂字和纸质为主要信息记录⽅式的⽂件材料。
（⼀）以案卷为单位整理以案卷为单位整理⽂书材料时应当符合《⽂书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。
1、分类按照⽴档单位的档案分类⽅案，在⽂书部门和业务部门做好平时⽂书材料收集、分类⼯作的基础上，将属于归档范围的⽂书材料按以下特征逐项分开：（1）分年度：将⽂书材料按其形成或针对的年度分开。
（2）分保管期限：根据国家有关规定和⽴档单位制定的档案保管期限表，将⽂书材料按不同的保管期限分开。
（3）分内容（1、分类别：将⽂件材料按⽴档单位档案分类⽅案中确定的⼀级类⽬和⼆级类⽬分开。
《档案管理系统》辅助立卷操作流程
.删除目录。可单击鼠标选定需要删除的条目，在“档案案卷库”选项卡（图）中单击“删除目录”，点击“确定”即可。
三
图
先单击鼠标选定一条档案案卷库目录，然后单击“卷内文件库”选项卡，即可进入此案卷的卷内文件级目录信息操作界面（图）。
图
第三步，如果原文挂接成功，将显示图。如果不成功，从第一步重复操作。
五
按照以下步骤，将立卷的档案目录移交给专职档案员。
第一步，在图“档案案卷库”内选中已经立卷成功的目录，按键可选中多条目录。点击“移交申请”按钮。
图
第二步，在图档案移交申请单中填入“移交说明”和“简单说明”，点击“提交”按钮。
图
第三步，在图审批人下拉框中选择档案员姓名，点击“确定”按钮，即可完成移交。
实体分数
填写本文件的份数
学号
注意顶格输入，中间不要留空格
文本
可选择下拉菜单填写文件的版本，如“正本”，“复印件”
姓名
注意顶格输入，中间不要留空格
备注
其他需要说明的项
性别
可选择下拉菜单填写
主题词
若文件附有主题词，需照实录入
表
表格内所有录入项请尽量填写完整，如确实没有可填内容，也可空缺不填。检查以上信息的准确性，无误后，点击“确定”。
图
（一）、添加案卷目录
在“档案案卷库”选项卡中（图）单击“添加目录”，进入案卷级目录输入页面（图），输入以下项目：
图
其中“*”项为必须输入项目，具体说明如下：
年度
文书类案卷填写文件材料的发文年度。成绩和学籍卡类案卷填写立卷年度
案卷目录、卷内目录说明
案卷目录、卷内目录说明
案卷目录说明：
案卷目录应包括序号、档号、案卷题名、总页数和保管期限。
这些信息应与案卷封面所标识的信息一致。
备注可根据需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。
卷内目录说明：
卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期和页数。
序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料的排列序号。
文件编号是红头文件的文号，即文件材料印制时的编号，包括代字、年度和序号。
责任者应使用全称或规范性简称填写。
文件题名应照实抄录，如果文件材料没有标题，应由立卷人根据文件内容拟写题名。
日期是文件材料的形成日期，即盖章落款的日期。
页数应填写该文件的总页数或起止页号。
文书档案案卷目录
文书档案案卷目录新版紫光档案管理软件著录格式及刻盘要求(文书档案)一、档案录入要求1、文书档案传统方法(1)文书档案案卷目录:必著项目:全宗号、目录号、案卷号、档号、年度、题名、责任者、卷内文件份数、文件起止时间、保管期限、分类号、分类名称、总页数著录要求:全宗号:4位，例:0051目录号:2位(不足位的在前面补零占位，下同)例:01案卷号:3位，例:001题名:是卷内文件名称的概括，最大长度为80个汉字，例:鞍山市档案局行政办公会议记录年度:4位，例:1995责任者:指立档单位名称，必须著明全称。
例:鞍山市档案局文件起止时间:录入卷内文件成文日期的起始时间。
8位。
例1995年1月2日，录入格式:19950102至:录入卷内文件成文日期的终止时间。
8位。
例:1995年12月1日录入格式:19951201 保管期限:选择著录，例:永久分类号:分类方案的类目代码，双击“分类号”项字段，弹出“选择分类”，用户根据事先录制好的分类代码选择输入。
例:01分类名称:根据分类号自动生成，与分类号一一对应，例:党群总页数:无位数要求，以实际为准。
例:一共为63页，著录格式:63(2)文书档案卷内目录:必著项目:全宗号、目录号、案卷号、页号、档号、卷内顺序号、文件编号、题名、责任者、文件形成时间、控制标识、保管期限、密级、页数著录要求:全宗号:4位，例:0051目录号:2位，例:01案卷号:3位，例:001页号:为文件所在张页号，用3位数字表示，不足3位前面添“0”占位。
例:001 卷内顺序号:用2位数字表示，不足2位添“0”占位，以卷内文件排列先后顺次编写的序号。
例:01文件编号:指文件制发机关的发文字号，由发文代字+年度+序号三项组成，例:鞍档发,2003,004号,其中,2003,不能录成〔2003〕、〖2003〗、或【2003】，004为发文序号，用3位数字表示，不足添“0”占位。
题名:最大长度为60个汉字，例:鞍山市档案局关于XX活动的通知。
文书档案案卷格式
文书档案案卷格式（GB/T 9705-2008）1 范围本标准规定了文书档案案卷格式的基本内容，并对其构成和填写方法提出要求。
本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。
2 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
2.1 文书档案反映党务、行政管理等活动的档案。
2.2 案卷由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。
3 案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。
3.1 硬卷皮格式3.1.1 硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用310mm×220mm。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见附录A）。
本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。
3.1.2 案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。
各项目具体位置、尺寸（见附录B）。
3.1.3 封面项目的填写方法3.1.3.1 全宗名称全宗名称相同于立档单位的名称。
填写全宗名称必须用全称或通用简称。
如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。
不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。
3.1.3.2 类目名称类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。
在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
3.1.3.3 案卷题名案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。
案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。
文字应力求简练、明确。
3.1.3.4 时间：卷内文件所属的起止年月。
3.1.3.5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
3.1.3.6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。
案卷目录、卷内文件目录录入方法
专指传统老方法的档案：
一、 案卷目录录入（指整卷装订的案卷）：
案卷管理 案卷著录
案卷题名：（封皮题名）
全宗号：如005（保留三位数）
目录号：如001或002或003
案卷号：如0001
年度：如1999
类别（机构）：XXX 类
归档号：（不用填）
分类号：（不用填）
保管期限：（永久或长期或短期）
页数：（本卷总页数）
案卷起始时间：（指本卷时间最早那份文件时间）如19990101 案卷终止时间：（指本卷最晚那份文件时间）如19991230
（前面0为填加位数，全宗号、目录号保留三位数，案卷号为四位数）
二、卷内文件目录录入（指整卷装订的案卷）：
档案著录正题名：（文件标题）
副题名：（不用填）
文号：如港区办发〔1999〕1号
责任者：（落款单位）
档号：全宗号--目录号--案卷号--文件序号
如005-001-0001-001
005-002-0001-001 （前面0为增加位）
005-003-0001-001
全宗号目录号案卷号文件序号
（注：前面0为填加位数，全宗号、目录号、文件序号保留三位数，案卷号为四位数）
年度：如1999
类别（机构）：如XXX类
归档号：（不用填）
保管期限：（永久、长期、短期）
主题词：（可填可不填）
分类号：（如0001即为案卷号）
缩微号：（不用填）
载体类型、张数、图像文件：（不用填）
时间：如19990809
页号：（文件所在第几页）。
卷内目录编写说明
卷内目录编写说明一、1）卷内目录按照统一的格式填写；2）卷内目录的右上角标明案卷类目代号,如，“党办”标“1998-DQ11”，字体是“宋体”，字体大小“10”，不加粗。
二、文号写全称，如年代写19**、20**；##号前去掉0。
三、1）责任者除了明确的简称，大多要写具体；2）校内部门前都要冠以“上海电专”，如：“上海电专教务处”；3）本市单位大多前面冠以“市”，如“市教委”、“市委组织部”“市劳保局”；4）“上海电气（集团）总公司”等单位写明确的全称；5）“##委员会”和“##办公室”如果语句通顺，可以简称“##委”和“##办”；6）一个格子里尽量一个词一行字，力求排版的美观。
四、1）题名里的年月日也要写全称，尽量用阿拉伯数字；2）语句要通顺；如“##部门关于##的通知”；3）一份文件里的几个大问题用分号隔开，或者用“1>2>3>……”标明；每个问题另起一行；4）如果一格里一份文件内容写不下，转下一行，下一格内容写完设置为“靠上”；下一条文件相应往后挪一行。
五、1）日期是本年，就只要用“**.**”表示月日就可以；如果不是本年，就要用“20**.**.**”表示年月日；2）如果日期是“**.10”、“**.20”、“**.30”，要设置单元格-数字-自定义-0.00；如果光有月份，比如7月，就用“7.”表示。
六、1）页号前不要“0”；2）一份案卷的最后一条文件的页号用“**-**”表示；注意写好会不会变成乱码，如果乱码，就设置为“**--**”，或者“**—**”等。
七、1）在填写的时候可根据具体情况缩小字体，使页面整洁；2）编写好之后做“页面设置”，选“A4纸”；页边距：上“1.5”、下“3.5”、左“2.9”、右“0.9”；3）分页预览：如果一个表格在2页以上，就在分页预览里，用分页符将表格拉成一页。
八、打印预览：最后效果以打印预览为准，检查错误。
九、每个部门做好卷内目录存盘，移交档案室，因为可能做小的调整，不用打印出来；另外，每个部门在自己的电脑里备份一下卷内目录，防止遗失。
文书档案立卷归档操作说明
文书档案立卷归档操作说明一、收集范围根据《国家体育总局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，收集的归档文件材料应组件齐全、内容完整，做到真实、准确、系统。
二、组卷（一）卷的构成。
各部门文书档案以卷为单位进行立卷归档。
归档文件一般以一个事由归一卷，按文件形成先后顺序排列。
（二）卷内文件排序。
正本（红头文件）与定稿（包括法律法规重要文件的历次修改稿）为一件，正本在前，定稿在后；转发文与被转发文本为一件，转发文在前，被转发文在后；中文本与外文本为一件，中文本在前，外文本在后；来文与复文（请示与批复，函与复函等）为一件，复文在前，来文在后；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本，一本为一件；收文处理用纸与来文为一件，收文处理用纸在前，来文在后；内部请示、报告（签报用纸）为一件。
三、分类方法按照“年度－机构－保管期限”三级分类。
（一）按年度分类。
将文件按其形成年度分类。
跨年度一般应以文件签发日期为准。
对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。
跨年度形成的会议文件归入闭幕年。
跨年度办理的文件归入办结年。
当形成年度无法考证时，年度为其归档年度。
临时性机构形成的文件，视情况可以按年度立卷，也可以放在工作结束的年度立卷。
（二）按机构分类。
将文件按其形成或承办部门分类，涉及多个部门形成的文件归入文件主办部门，其他部门将相应的复制件归档。
（三）按保管期限分类。
根据《国家体育总局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》每卷保管期限分为永久、30年、10年。
不同年度、不同保管期限的文件不得混淆。
四、修整（一）凡是破损，字迹难以辨认的文件材料要进行修补复制。
（二）不得用废纸打印文件、立卷归档（若不慎有用废纸打印的情况，应用铅笔将废弃一面划掉）。
（三）过小的纸张应加贴A4衬纸；装订部位有字迹或过窄应加贴纸边，胶水应干透；纸张大于卷面的文件应折叠整齐。
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专指传统老方法的档案：
一、案卷目录录入（指整卷装订的案卷）：
进入
案卷管理案卷管理案卷著录
案卷题名：（封皮题名）
全宗号：如005（保留三位数）
（前面0为填加位数，全宗号、目录号保留三位数，案卷号为四位数）
目录号：如001或002或003
案卷号：如0001
年度：如1999
类别（机构）：XXX类
归档号：（不用填）
分类号：（不用填）
保管期限：（永久或长期或短期）
页数：（本卷总页数）
案卷起始时间：（指本卷时间最早那份文件时间）如19990101
案卷终止时间：（指本卷最晚那份文件时间）如19991230
二、卷内文件目录录入（指整卷装订的案卷）：进入
案卷管理卷内文件管理档案著录
正题名：（文件标题）
副题名：（不用填）
文号：如港区办发〔1999〕1号
责任者：（落款单位）
档号：全宗号--目录号--案卷号--文件序号
如 005-001-0001-001
005-002-0001-001 （前面0为增加位）
005-003-0001-001
全宗号目录号案卷号文件序号
（注：前面0为填加位数，全宗号、目录号、文件序号保留三位数，案卷号为四位数）
年度：如1999
类别（机构）：如XXX类
归档号：（不用填）
久、长期、短期）。