各类档案目录(规范格式)
各门类档案档号格式定义
各门类档案档号格式定义为规范档案目录数据库的建设工作，现将各门类档案的档号格式统一如下：1、文书档案：传统组卷方法：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)简化整理方法：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)2、会计档案：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)3、设备档案:全宗号(4)+年度(4) +分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)4、基建档案：全宗号(4)+目录号(3)+案卷号(4) +页号(4)5、声像档案：全宗号(4) +期限（代号）(3)+分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)6、实物档案：全宗号(4)+年度(4)+期限（代号）(4)+分类号(4)+件号(4)7、电子档案：全宗号(4)+年度(4)+期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)8、婚姻档案（传统）：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)婚姻档案（简化）：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4) 说明：1、凡编“目录号”的档案，档号格式均应参照：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)2、凡编“分类号”的档案，档号格式均应参照：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+[案卷号（4）]+件号(4)[页号（4）]3、“[]”内字段为对应可选项，即：若选用“案卷号”，则将“件号”改为“页号”。
婚姻登记档案按照年度—婚姻登记性质分为四类：1、结婚登记类2、撤销婚姻类3、离婚登记类4、补发婚姻登记证类注：1、人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚姻的判决书副本归入撤销婚姻类档案。
2、婚姻无效或者撤销婚姻的，应当在当事人原婚姻登记档案的《结婚登记审查处理表》的“备注”栏中注明有关情况及相应的撤销婚姻类档案的档号。
档案目录(范本)
十堰市建设工程项目招标档案招标编号：项目名称：开标时间：年月日招标类别：招标方式：招标组织形式：代理公司：卷内目录（公开招标）1 工程建设项目报建表----------------------------------页码2 招标报建登记表及其附件------------------------------页码（附件包括①招标人法人资格证明文件②项目立项批复文件③土地使用证④规划用地许可证、建筑方案审定通知书⑤施工图设计文件审查备案书⑥抗震审查备案书⑦项目总投资到位30%的银行资金证明）3 招标条件备案书及其附件------------------------------页码（附件包括①委托代理合同②代理机构的营业执照、资质证书③市外企业入市备案证）4资格预审公告（招标公告）及网上下载件----------------------------------------------------页码5资格预审文件----------------------------------------页码6资格预审报名表--------------------------------------页码7资格预审申请文件递交签收表--------------------------页码8资格预审会议记录表----------------------------------页码9资格预审报告----------------------------------------页码10资格预审合格通知书----------------------------------页码11招标文件、招标文件的修改、澄清、答疑及其签收表------页码12标底（拦标价）及标底签收表--------------------------页码13投标文件递交签收表----------------------------------页码14投标文件密封完整性核验表----------------------------------------页码15开标会议记录-----------------------------------------页码16投标人唱标一览表------------------------------------页码17投标人法人证明或法人委托书--------------------------页码18评标报告、商务标评分表、评委评分表、百分法汇总表----------------------------------------------------页码19中标公示（网上下载件）20中标通知书------------------------------------------页码21招标情况书面报告-------------------------------------页码卷内目录（邀请招标）1 工程建设项目报建表----------------------------------页码2 招标报建登记表及其附件------------------------------页码（附件包括①招标人法人资格证明文件②项目立项批复文件③土地使用证④规划用地许可证、建筑方案审定通知书⑤施工图设计文件审查备案书⑥抗震审查备案书⑦项目总投资到位30%的银行资金证明）3 招标条件备案书及其附件------------------------------页码（附件内容包括①招标项目委托代理合同②代理机构的营业执照、资质证书、入市备案证③拟邀请投标人的营业执照、资质证书、安全生产许可证、建造师证、外地施工企业入市备案证）4投标邀请书------------------------------------------页码5招标文件、招标文件的修改、澄清、答疑及其签收表------页码6标底（拦标价）及标底签收表--------------------------页码7投标文件递交签收表----------------------------------页码8 投标文件密封完整性核验表----------------------------页码9 开标会议记录---------------------------------------页码10 投标人唱标一览表----------------------------------页码11 投标人法人证明或法人委托书--------------------------页码12评标报告、商务标评分表、评委评分表、百分法汇总表-------------------------------------------------------页码13中标公示（网上下载件）14中标通知书-------------------------------------------页码15招标情况书面报告-------------------------------------页码。
档案盒目录模板
档案盒目录模板档案盒是办公室和家庭中常见的一种文具，用于整理和存放文件、资料等。
为了更好地管理和查找档案盒中的文件，我们可以使用目录来进行分类和记录。
下面是一个档案盒目录模板，帮助您更好地管理档案盒中的文件。
一、档案盒基本信息。
1. 档案盒名称，______________________。
2. 档案盒编号，______________________。
3. 存放地点，______________________。
4. 负责人，______________________。
二、目录。
1. 会议文件。
1.1 2021年度会议记录。
1.2 2020年度会议记录。
1.3 2019年度会议记录。
2. 人事档案。
2.1 员工入职登记表。
2.2 员工离职登记表。
2.3 员工考勤记录。
3. 财务文件。
3.1 2021年度财务报表。
3.2 2020年度财务报表。
3.3 2019年度财务报表。
4. 项目资料。
4.1 项目立项申请书。
4.2 项目执行计划。
4.3 项目总结报告。
5. 合同文件。
5.1 合同备案表。
5.2 合同审批流程。
5.3 合同执行情况报告。
6. 其他文件。
6.1 印章使用申请表。
6.2 办公用品采购清单。
6.3 会议室预订记录。
三、档案盒管理规定。
1. 档案盒使用原则，按照目录分类存放文件，保持整齐有序。
2. 档案盒查阅规定，负责人负责档案盒的管理和查阅，其他人需提前告知并取得许可。
3. 档案盒保管期限，根据文件性质和法律规定，确定不同文件的保管期限，并及时清理过期文件。
四、档案盒维护与更新。
1. 定期检查档案盒内文件的完整性和存放情况，及时进行整理和更新。
2. 档案盒更替规定，当档案盒内文件存放满或者过期时，需要及时更换新的档案盒进行存放。
五、档案盒管理流程。
1. 文件归档，新文件到达时，按照目录分类进行归档。
2. 文件查阅，需要查阅文件时，向负责人提出申请并进行登记。
3. 文件清理，定期对档案盒内文件进行清理，将过期文件进行归档或销毁。
档案目录采集、全文格式标准
档案目录采集、全文格式标准（征求意见稿）一、纸质档案（一）文件级目录数据库结构文件级目录数据库中的数据记录由24个数据字段组成。
字段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表。
（二）著录项目细则1、档案馆代码根据《全国档案馆名称代码》（中国档案出版社出版）赋予的档案馆代码著录。
2、全宗名称全宗构成者全称或通用的简称。
3、全宗号档案馆赋予每个全宗的顺序号4、目录号档案馆给定的区分档案保管期限的顺序号。
5、年度指文件形成的年度，用四位阿拉伯数字标识，如：“2003”。
同一卷档案中有跨年度的文件，按立卷时的年度录入，文件的形成时间不变。
6、案卷号一个案卷目录内的案卷号按排列次序流水编号7、盒号按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案的装具――档案盒的顺序号。
8、卷内顺序号案卷内文件的顺序编号，同一案卷内文件不得有重号、空号。
9、件号按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案每件的顺序号。
同一保管期限内文件不得有重号、空号。
10、页（张）号档案在案卷内的起始编号。
案卷内文件各页（张）按排列次序流水编号，有字迹的页（张）均应编号，同一案卷内页（张）号不得遗漏或重复，不应有空号。
11、页数按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案每件的总页数。
12、数据类型档案保管情况的说明，分已进馆全文、已进馆条目、未进馆条目三种。
13、缩微号档案缩微制品的编号。
14、电子文档号档案馆、室管理电子文件的一组符号代码。
推荐使用由存储介质代码、全宗号、盘号及电子文件名称四部分组成的格式。
其中，存储介质代码用字母表示，“GP”表示光盘，“CD”表示磁带，“CP”表示磁盘；全宗号根据DA/T 13-94《档号编制规则》编制；盘号用数字表示，一般为二位数；电子文件名称可根据管理方便的原则自行规定。
各个部分之间用“-”号连接。
示例：CD-A007-03-LDF9002.TXT15、题名（1）一般照原件著录，如原件没有题名，则应自拟题名，并加“[ ]”号。
公文档案管理目录格式和编号原则
附件5
公文档案卷内文件目录
部 门档案编号档案管理员保管期限起始日期
案卷标题卷内张数
档案编号原则：
1、西分缩写字母+部门缩写字母+发文单位类型+档案类型编号+存档年度+存档顺序编号
2、西分缩写字母XA
3、部门缩写字母：人事行政部HR；运营管理部OP；财务部FN；营销部MK；贸易渠道TR。
4、发文单位类型：单元01；分公司02；部门03。
5、档案类型编号：制度01；员工档案/客户档案02；合同协议03；财务资料04；会议资料05；请示批复06；绩效资料07；电子资料08；其他09。
6、存档年度：2012
7、存档顺序编号从001开始
8、示例： XAOP010********(西分运营管理部存单元下发制度2012年第001号)
XAHR020********(西分人事行政部存分公司员工档案2012年第002号)。
档案目录格式规范
新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008 类目：2 保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，至顶端纸边35mm 。
（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样 档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一 示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；全引目录年度文书 档案第 1/3 册全引目录年度文 书 档 案全1册2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。
档案目录格式
旧文书档案案卷目录
案卷号 案卷题名 馆编 室编 年度 保管期限 页数 备注
旧文书档案卷内文件目录
顺序号 文号 责任者 题名 日期 页号 备注
新文书归档文件（档案）目录
年度： 保管期限：
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
科技档案案卷目录
档号 案卷题名 起止日期 保管期限 页数 备注
科技档案卷内目录
备注
资料目录
类别： 保管期限： 书名 出版时间 作者（编者） 出版社 备注
序号
序号 文件编号 责任者 文件材料题名 日期 页号 备注
会计档案案卷目录
凭证号 案卷号 目录号 案卷标题 起 止 起始日期 终止日期 卷内张数 保管期限 备注
照片档案卷内目录
年度： 保管期限：
照片号
目录号
照片题名
拍摄时间
张号
摄影者
备注
实物档案目录
年度： 保管期限：
顺序号
目录号
题名
颁发单位
类别
日期
档案目录格式规范
新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008 类目：2 保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，至顶端纸边35mm 。
（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样 档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一 示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；全引目录年度文书 档案第 1/3 册全引目录年度文 书 档 案全1册2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。