《文秘》—办公室事务和管理
秘书考试复习笔记之办公室日常事务
秘书考试复习笔记之办公室日常事务办公室是一个组织内部运转的重要场所，日常事务管理的好坏直接关系到工作效率和组织的正常运行。
作为一名优秀的秘书，必须对办公室日常事务的各个方面都有全面的掌握和运作能力。
下面是我整理的一些关键点，希望对大家进行秘书考试的复习有所帮助。
一、文件管理1. 文件分类：根据文件内容和用途进行合理分类，例如法律文件、行政文件、财务文件等。
2. 文件编号：为每个文件编好标识符，以便于检索和归档，例如按照年份、部门、文件类型等。
3. 文件保管：妥善保管文件，确保机密性和安全性，可以利用文件柜、电子文件夹等进行管理。
4. 文件借阅：记录文件的借阅情况和归还时间，以便及时找回文件并了解文件使用情况。
二、会议组织1. 会议筹备：确定会议目的和议程，向相关人员发出会议通知，准备会议所需的文件和材料。
2. 会议安排：为会议选择合适的时间和地点，预订会议室、设备和餐饮等，确保会议顺利进行。
3. 会议记录：记录会议过程和决议，编写会议纪要并及时分发给与会人员，跟踪和督促执行情况。
三、行政事务1. 日常接待：接待来访者，提供他们所需的信息和帮助，礼貌热情地处理各类问题和咨询。
2. 日程安排：负责安排领导的日程安排，包括会议、活动、行程和出差等，确保时间的合理利用。
3. 邮件处理：及时收发邮件，按照重要性和紧急程度进行分类和处理，准确转达相关信息。
4. 电话接听：礼貌规范地接听电话，了解来电的需求和事由，及时转达和反馈，记录重要信息。
5. 办公用品采购：按照需求采购办公用品和设备，确保办公用品的库存充足，并控制成本。
6. 信息整理和归档：对收到的各类信息进行整理和归档，建立便于检索的档案系统。
四、人力资源管理1. 招聘和录用：根据组织需求，制定招聘计划，发布招聘广告，筛选简历，面试并录用合适的人员。
2. 员工档案管理：建立员工档案并及时更新，包括个人信息、薪酬、考核、培训等内容。
3. 绩效考评：制定和实施绩效考核制度，根据绩效结果进行奖励和激励，并提出改进建议。
关于文秘岗位的职责（3篇）
关于文秘岗位的职责文秘岗位是指负责处理和管理办公室事务的职位。
文秘的主要职责包括：1. 文件处理：负责文件的收发、分类、归档、整理和保管，确保文件的有序和安全。
2. 会议组织：协助组织会议，包括准备会议资料、通知与会人员、安排会议场地、记录会议纪要等。
3. 处理邮件和电话：负责收发邮件、接听电话并转达信息。
4. 行程安排：负责安排上级领导的行程安排，包括预订交通和住宿，安排会议和行程日程等。
5. 文件起草和处理：负责起草和处理一些日常文稿，如备忘录、会议纪要等。
6. 办公设备管理：负责办公设备的维护和管理，如打印机、传真机等。
7. 信息管理：负责管理和更新档案和数据库，确保信息的准确性和完整性。
8. 接待访客：负责接待来访客人，提供必要的协助和信息。
9. 与其他部门的协调与沟通：与其他部门进行沟通和协调，解决办公事务中的问题和障碍。
总之，文秘岗位的职责是保证办公室的日常运转顺利，提供各类办公支持和保障。
关于文秘岗位的职责（2）1.负责厂行政办公文件文档的整理、记录、保管、收发等工作。
2.负责厂各类文件、报告、表格、通知等的录入打印工作。
3.负责厂各部门印章的保管、使用、签收工作。
4.完成厂领导、部门主管临时交办的其他工作。
办公室文秘、档案员岗位职责1.在办公室主任的具体指导下，完成办公室的有关工作。
2.做好文书处理工作，负责收文、发文、文书立卷工作。
3.按规定保管和使用学校和校领导印鉴、签发介绍信、证明书。
4.负责全校性综合统计与报表填报工作。
5.负责撰写学校简报、大事记，做好校史资料积累及学校信息传播工作。
6.负责建立校档案室，并在____年前达到省级水平。
行政文秘(前台)岗位职责1.接待来访客人。
2.接听并转接电话。
3.收发信件和快递。
4.负责机票、车票、及酒店预定工作。
5.协助完成日常行政工作。
7.建立健全归档借阅制度，严守机密。
8.按规定及时收集检查、清理、交接、清销档案材料。
9.注意维护档案的安全，定期检查辨案是否齐全完整，及时收回借出的材料，防止散失;注意做好“七防”(防盗、防火、防尘、防鼠、防高温、防潮、防虫)和保密、保洁工作。
办公室文秘的主要工作内容（通用19篇）
办公室文秘的主要工作内容办公室文秘的主要工作内容（通用19篇）办公室是一个集体，只有集体里的每一员都各尽其责，办公室的工作氛围及工作效率才会有更大的提升。
那么办公室文秘工作职责是怎样的呢?下面是小编整理的办公室文秘的主要工作内容，欢迎阅读参考！办公室文秘的主要工作内容篇1(一)1、简单的办公室管理2、文书起草、有一定文字功底3、熟悉office办公软件，打字速度快文秘有行政文秘和企业文秘等几种，它们之间既有相同或相似之处，又有不同之处。
如果做行政文秘，除具备公文写作能力、电脑文字处理能力之外，要有较为扎实的文字功底，还要对该行政机关(政府部门)的业务以及与业务有关的法律法规有一定的了解。
如果做企业文秘，应具备企业合同、协议等文本的起草能力，有一定的速记能力，有一定的法律法规功底，当然更要有操作电脑、文字处理的基本能力。
(二)1 接听、转接电话;接待来访人员。
2 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3 负责总经理办公室的清洁卫生。
4 做好会议纪要。
5 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6 负责传真件的收发工作。
7 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8 做好公司宣传专栏的组稿。
9 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12 管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
13 社会保险的投保、申领。
14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15 管理办公各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。
16 接受其他临时工作。
(三)文秘是要能干且漂亮的，要写得一手好文章，英文好.懂得与客户沟通，必要时要应酬。
这一行是不太好做，什么都要做，不管是好与坏公与私，只要老板叫你做你就得做，外面太阳多么大要出门时还是得出门。
秘书学-第四讲-事务性工作1——办公室事务管理
2、办公室工作常备用品
文件： 常用的政策规定、条令、 制度等。 如果某些政策规定文件不 能个人保存,则分类记住 什么单位、什么时间制发 的,什么文件号,用的时候 很快就能借到。 表格：与本职工作有关的 表格。
文具 笔：准备2支以上，经常带在身上。
*各种颜色的笔各备一支，铅笔3支以上，事先削好。
安排约会要注意的细节 尽量错开领导出差回来的当天、周末、假日或 临近下班时间安排。注意对方的假日（如国外 圣诞节，元旦） 及早备妥约会所需的资料，并在适当的时间请 领导过目。 在接近特别重要的约会前，应与对方再联络， 以确保约会如期进行。 约会场所和招待事宜有时需秘书负责。 记下与自己领导有约会的人的电话号码，以便 有变动时及时通知对方。 提醒自己的领导准时赴约（提示或备忘录）。 每天上班时请领导核对他的日程表 *领导安排了约会却忘告诉了秘书
三、接待工作
日常一般性的个体 接待 有约接待 无约接待 团体接待
1、日常一般性个体接待
有约接待 事先准备 适时提醒上司 礼貌引领 适时告退 无约接待 了解来宾身份及来意 分流 婉拒
2、团体接待
接待准备 信息资料准备 方案准备： *接待方针、规格、计划、接待责任、接待经费、 其它事宜。 环境准备 物资准备
留言：对方要找的人若不再时，应问 对方是否愿意留话，以便转达。 结束电话：待对方挂断电话后，再放 话筒。
电话记录表
时间：——年——月——日——时——分 来电话人：——先生（女士、小姐） 单位：—————————— 电话号码：———————— 电话内容：
处理结果：
接电话人：————
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（一）秘书的涵义
3 行政职位
在现代中国，秘书一直被当作一种行政职 位，秘书人员被看作行政人员的一部分，而 且是核心的一部分。
4 社会职业
就世界范围而言，秘书又是广泛的 社会职业之一。它属于第三产业(服务 性行业)。
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引入案例
哪种行为好 新星公司张总经理突然收到一封非常无礼 的来信，信是由一家平时交往很深的协作单位 的厂长写来的。总经理怒气冲冲地把秘书叫到 自己的办公室，让他记录自己口述的回信： “我实在没有料到会收到这样一封来信，尽管 我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今， 我不得不中止我们之间的往来，并且按照惯例， 我要将此事公布于众。”总经理命令秘书立即 将信抄写好寄出。
（一）秘书的涵义
但是，最权威的定义应从以下几方 面考虑：
第一， 秘书的主要活动范围是领导机构或领导 者身边。
第二， 秘书的主要工作方式是处理信息和综合 服务。
第三， 秘书工作的根本性质是辅助管理。
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（一）秘书的涵义
秘书 指身处领导机构或 领导者身边，以处理 信息和综合服务的方 式辅助领导者实施管 理的工作人员。
部门种类
综合性的秘 书部门
职能性的秘 书部门
专业性的秘 书部门
由一两名秘 书承担的秘 书办公室
称谓
所在企业类型
公司办公室 或集团办公 室
国有大中型企业、 国有公司等带有行 政机关管理特色的 公司、工矿企业和 商业企业
经理办公
秘书第三章办公室事务管理
1、 空气杀手
2、光线杀手
3、声音杀手
4、空间杀手
5、设备杀手
6、文件杀手
7、职能杀手
办公环境管理
四、办公室的布局与布置
（1）对办公室进行布局与布置的必要性 对办公室进行布局与布置是进行办公环
境管理的具体步骤。其目的是为了克服影 响办公环境的七大因素，使办公室方便、 舒适、整洁、和谐、统一、安全。
第二节 日常安排与管理
4. 注意事项
适当保密； 处理好变更的约会。 在早上要预留一小时的时间处理日常工作； 尽量不要在星期一的早上安排上司的约会； 在前往其他公司拜会他人，应该预留半小
第二节 日常安排与管理
５、日志系统
1）日志概述 日志是根据周计划表写出的一天时间
内组织领导活动计划，一般分为纵横两 种方式。 2）日志的方法
手工填写的工作日志 电子工作日志
第二节 日常安排与管理
二、约会安排
1.约会安排的基本原则 （1）配合领导的时间表 （2）分辨轻重缓急 （3）酌留弹性 （4）以需要为准，以适度为宜 （5）适当分担，各就其宜 （6）内外兼顾
第一节 办公环境管理
八、 办公室的保健与安全环境管理
1、保健 ＊定期健康检查 ＊灌输卫生知识。 ＊采取疾病预防 ＊保持环境整洁。 ＊推行健康运动 ＊举办康乐活动。
10.1 办公环境管理
2、安全管理
（1）树立安全意识
掌握基本的法律知识，用法律保护自己的合 法 劳动权益；
上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳 动保护的规定和本组织有关的规章制度；
义务报告、跟进、直至解决； 4、将第3条中异常情况的发现、报告、处理等过
程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表” 中。
关于办公室管理和文秘工作问题
关于办公室管理和文秘工作问题办公室管理和文秘工作是现代企业运转中至关重要的组成部分。
一个高效的办公室管理和文秘工作是企业成功的关键之一。
然而，在实际操作中，办公室管理和文秘工作常常面临诸多问题，下面将对办公室管理和文秘工作中常见的问题进行详细探讨。
办公室管理的问题主要包括人员管理、资源管理和沟通问题。
首先是人员管理问题，包括如何选聘合适的员工、如何培养员工的能力和如何激励员工的积极性等。
在办公室管理中，招聘一支优秀的团队是至关重要的。
一名合适的员工不仅应具备相关专业知识和技能，还需要具备良好的沟通能力、团队协作能力和解决问题的能力。
然而，在招聘过程中，往往存在选择困难的问题，如何在众多应聘者中筛选出最适合的人才成为了难题。
此外，如何培养员工的能力也是一个重要问题。
企业需要通过各种培训和发展机会，提高员工的专业素养和业务能力。
然而，在实际操作中，很多企业往往忽视了员工的培训和发展。
这不仅影响了员工的能力提升，还会直接影响到企业的运营和发展。
最后，激励员工的积极性也是一个重要问题。
办公室管理应该通过激励机制，激励员工为企业做出更大的贡献。
然而，在实际操作中，由于激励机制不完善，很多员工缺乏动力和热情，从而影响了工作效率和质量。
另一个重要问题是资源管理。
办公室管理需要合理利用和管理各种资源，包括人力资源、物质资源和信息资源等。
人力资源是企业最重要的资源之一，合理配置和利用人力资源对于提高效率和效益非常重要。
然而，在实际操作中，很多企业存在人员配置不合理的问题，一些员工的工作重复率高、工作岗位配置不当，这导致了工作效率的降低和资源浪费。
物质资源的合理利用也是一个重要问题。
办公室管理需要合理管理各类物资，减少浪费和损耗，提高资源利用率。
信息资源的管理也是办公室管理的重要任务之一。
在现代信息技术高度发达的时代，信息的获取和传递是办公室管理必不可少的一环。
然而，信息的管理不当常常导致信息的延误和丢失，影响办公效率和质量。
办公文秘事务管理与会务工作
办公文秘事务管理与会务工作办公文秘事务管理与会务工作一、办公文秘事务管理办公文秘事务管理是指对办公室各类事务的组织、协调和管理。
办公文秘作为组织的中枢，需要具备良好的协调和管理能力，以确保各项事务的顺利进行。
1. 组织会议组织会议是办公文秘的重要职责之一。
在组织会议前，需要确定会议的目的、议程和参会人员，并确保会议的顺利进行。
在会议中，办公文秘负责记录会议内容、整理会议纪要，并及时分发给参会人员。
此外，办公文秘还需要负责会议室的预订和布置，会议材料的准备和分发，以及会议后的总结和跟进工作。
2. 文件管理办公文秘还需要进行文件的管理和归档工作。
文件管理包括对文档的分类、编号和归档，确保文件的安全和可检索性。
此外，办公文秘还需要与其他部门和员工进行沟通和协调，确保文件的及时传递和处理。
办公文秘还需要制定文件管理规范和流程，建立文件档案系统，以提高工作效率和减少错误。
3. 计划和安排办公文秘需要根据工作的重要性和紧急程度，进行计划和安排。
计划和安排包括日常工作的安排、会议的准备、文件的处理等。
办公文秘需要灵活应对各种突发事件和紧急任务，优化资源和时间的利用，确保工作的高效进行。
二、会务工作会务工作是指对各类会议、活动和庆典的组织和管理。
会务工作需要具备良好的组织、协调和沟通能力，确保会议和活动的顺利进行。
1. 会议策划会议策划是会务工作的核心内容之一。
会务人员需要根据会议的目的、主题和规模，进行会议策划。
会议策划包括确定会场、嘉宾邀请、议程安排、会议材料准备等。
会务人员需要与相关部门和嘉宾进行沟通和协调，确保会议的顺利进行。
2. 会务执行会务执行是会务工作的重要环节之一。
会务人员需要根据会议策划的安排，组织会议的实施。
会务人员需要管理会议现场，包括会场布置、会议设备的准备、嘉宾的接待等。
在会议期间，会务人员需要协调解决各类问题和突发情况，确保会议的顺利进行。
3. 会后整理会后整理是会务工作的收尾工作。
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二、设备、物品放置适当，取用有序 （一）本人经常使用的办公用品和设备摆放有序，方便操作
1、自用的办公文具、用品、零散物件应有序地放在抽屉里，按照使用频率及使 用 习惯安排； 2、常用的文件应整齐地放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识矛以区分，取 用 有序，保密的文件和不常用的文件夹应存放在文件柜里； 3、专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以用右手记录留言； 4、电脑、打印机等用电设备宜放置在一起，便于电源接线和管理。
一、经常清洁整理责任区
（一）清洁本人的办公区 1、清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗墙壁等处； 2、保持办公桌面清洁、整齐、美观、不乱放零散的物品和无用的东西，也不能摆 放私人物品； 3、电话按键和听筒应经常清洁消毒； 4、来访者用过的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好； 5、废纸筒要放在隐蔽处，每天下班前予以清理。 （二）自觉清洁整理本人参与的公用区域 1、经常清洁整理你使用的复印机、打印机等设备的周围； 2、经常清理参与使用的茶水桌、保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整齐； 3、经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具； 4、注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证在下 一个访客或会议前又呈现一个清洁整齐的环境。
办公室事务和管理
◆办公环境的维护和管理
◆日常办公室事务 ◆办公用品的发放和管理
◆办公效率和时间管理
第一节 办公环境的维护和管理
◆维护责任区的整洁、有序 ◆识别工作场所和常用设备的隐患
技能要求：通过本节的学习，能够
★维护责任区的工作环境 ★识别办公场所和常用设备的隐患
知识要求：通过本节的学习，掌握
5、按照设备安全操作规程操作，识别运行中存在的隐患，在职权范围内排除。
6、发现设备故障，应立即报告，并填写“设备故障登记表” 。
相关知识
工作环境是由许多方面的因素和条件构成，比如工作区的空间、采光、温度、通 风、噪音、装修、装饰；工作区的办公桌椅、柜架、各种办公设备、饮水机设备、办 公用品和耗材；工作所需的文件、资料、档案、书籍；工作中人们的关系、氛围等。 在维护和建设良好的工作环境中，也有许多方面是秘书完全有责任有能力维护和 改进的。无论是对工作场所的维护，还是对办公设备操作，都要遵循“安全第一，预 防为主”的方针，识别各种不安全因素，找出隐患，排除隐患，共同维护和管理办公 环境。 办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患包括： 1、地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如离开办公室前不锁门； 2、室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患，如光线不足或光线耀眼； 3、办公家具方面的隐患，如电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿态操作； 4、办公设备及操作中的隐患，如设备电器插头打火或电线磨损裸露； 5、工作中疏忽大意造成伤害的隐患，如站在带轮子的椅子上举放物品； 6、工作中疏忽大意造成失密的隐患，如复印时将保密原件忘在复印机玻璃板上； 7、火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头，灭火器前堆放物品。
★责任区工作环境的基本要求 ★办公场所和常用设备常见的隐患类型
◆维护责任区的整洁、有序 案 例 秘书初萌每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理的干干净净、 有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案 柜、公用书架等。每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满 了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。 秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订 书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前，她也将办公桌收拾得干净 整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理和维护公用 区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌， 常常使别人找不到，影响了工作。 秘书小李上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆的满满当当， 电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本” 也总是找不到。自己的办公桌都没有理清楚，更无暇顾及他处。 分析：通过上述案例，可以看出办公室工作环境的清洁、有序直接对组织的形 象和绩效产生一定的影响。一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造， 有利于提高秘书的工作效率。
（二）公用资源摆放有序，用后归位 1、文件柜里的公用文件夹应该整齐有序地摆放，取用后要放回原位置，方便于 他 人再用； 2、公用办公用品的物品也要放置规范，通常重的、大的放下面，轻的，小的放 上 面，且摆放有序，便于取用，并做到用后归位； 3、一些常用的公用物品如电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等按办公室
相关知识Leabharlann 责任区域包括：1、个人工作区
比如一名接待员所负责的接待区全部设施和设备，又比如一名秘书办公 桌椅围绕的区域中地面、墙壁及家具和负责的所有电器设备。 2、公用区域 如你常使用的传真机，复印机，与同事共同使用的柜架、办公室的茶水
桌等。
3、由你辅助的上司的办公区域
◆识别工作场所和常用设备的隐患 案 例 1、天地公司秘书初萌下午发现接待区通往门口的通道上堆放了很多销售部的空 纸箱，初萌是这样处理的：立即向行政主管报告，得到马上清理的指示；参加清理 工作，确保接待区到门口的过道通畅。 在周末的工作会上，行政经理表扬了初萌，并告诫全体工作人员以此为鉴，做好 工作环境的风险防范。 2、华泰集团秘书在董事会会后把废弃的选票用碎纸机处理掉，在她操作的过程 中，戴在胸前的丝巾卷入碎纸机，虽然她立即关闭电源，毁掉一条丝巾，但不遵守 设备安全操作规程操作的后果是极危险的。 当晚下班前，行政经理以此事为例向所有员工再次强调一定要遵守设备安全操作 规程。他说，如果今天卷进去的不是丝巾而是披散的长发，那真是让人后怕呀！
分析：
保证办公场所和设备的安全是极为重要的，国家《宪法》和《劳动法》中都规定 了明确的条文，政府及各个组织也会制定一系列相关规定。为了维护好安全的工作 环 境，每一名秘书都要树立安全意识，做到： 1、学法懂法，树立安全意识，维护公司的利益，保护自己合法的劳动权益。 2、上岗前了解有关安全生产、劳动保护的规定和本组织规章制度，并自觉地遵 守执行。 3、主动识别工作场所存在的隐患，并在职权范围内排除。 4、发现工作场所有异常情况或险情，应立即准确、清晰地向主管报告。