档案的整理方法(WORD17页)

档案的整理方法第一节归档文件整理规则（文书档案）一、整理的特点、原则、适用范围《归档文件的整理规则》是以“简化整理、深化检索”为宗旨的，它与传统的立卷相比较，根本特点就是以件为单位，简单地说，它所提出的整理方法就是以“件”为整理单位。

《规则》提出的整理原则，概括为“遵循文件的形成规律，保持文件之间有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

《规则》对归档文件的概念做了一个界定。

专指办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

另外，《规则》对适用的归档文件种类也进行了限定，明确为纸质文书材料。

不适用于科技、会计等专门档案以及声像、电子等特殊载体的档案的整理工作。

这些档案的整理仍然按以前的整理方法。

二、整理要求1、归档文件要齐全完整。

2、对归档文件要进行修整。

3、建立文档一体化。

4、公文处理必须符合要求。

这与立卷时提出的要求是完全一致的。

都必须符合《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党各级领导机关文件处理条例》三、整理方法（一）“件”的确定：通常情况下，一份文件就是一件，也有一些特殊情况：1、正文与附件视为一件。

正文在前，附件在后；2、正文与处理单视为一件。

处理单在前，正文在后；3、正本与定稿视为一件。

正本在前，定稿在后；4、原件与复制件视为一件。

原件在前，复制件在后；5、转发文与被转发文视为一件。

转发文在前，被转发文在后；6、一些报表、名册、图册等，一册作为一件；7、来文与复文视为一件，复文在前，来文在后；8、请示经过若干层次形成的批复，各为一件，可作为同一事由排列在一起；9、格式统一的表格，视为一件；10、不易拆开的会议材料，视为一件；不易拆开的会议记录，视为一件；不易拆开的介绍信存根，视为一件。

（二）文件的修整1、首先，对破损的文件要进行修补，托裱。

2、其次，对字迹模糊、褪色的文件要进行复印。

3、另外，要去掉金属器。

4、超大型纸张要处理。

（三）装订《规则》提出用不锈钢订书钉装订，在件的左侧用两根不锈钢钉装订，要求左齐、下齐。

对于一些厚的文件，我们仍旧采用“三孔一线”的装订方式。

密封好的书不重新装订。

（四）分类《规则》选择年度，组织机构（或问题），保管期限作为通用的分类方法，分类层次最多三层，年度——问题（或组织机构）——期限；最少两层，按照市局的要求，我们邗江区采用两层分类，即按年度——期限。

（五）归档文件的排列《规则》对文件的排列顺序作了规定，必须在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间，重要程度等排列。

即坚持了“事由”原则，因此，我们在排列时，对事由的理解显得尤为重要。

事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。

一项工程、一次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。

一次请示，批复收到后，可视为事由办理完毕。

同一事由内的归档文件排列按文件的形成时间、日期在前的文件排列在前，日期在后的文件排列在后面。

事由之间的排列，按事由办结时间的先后顺序，随办随归，会议文件、统一报表等成套性文件集中排列。

暂时没有计算机或还没有购置相关软件，仅仅靠手工检索单位，文件的排列顺序为：上级——本级——下级文号——无文号——会议纪要如果在归档结束以后，又出现了一些零散文件，那么我们应将零散文件排列在同一年度，同一保管期限的所有文件的最后，并在备注栏中注明；或者并入关系密不可分的相关文件作为一件，并在目录备注栏注明“此件为两件”。

（六）归档文件编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。

归档号是在整理过程中，体现归档文件类别、排列顺序的一组数字、字符的集合，包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构( 问题) 、页数等编号项目。

归档号填写在归档章内，归档章设置（见图）其中必填项为全宗号、年度、保管期限、件号、总页数，选择项为机构( 问题) 等。

归档章式样图归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。

文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原貌。

填写编号项目的字迹材料应耐久。

全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。

年度：填写文件归档年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2002 。

保管期限：填写归档文件保管期限的简称( 永、长、短) 。

件号：填写文件的排列顺序号。

件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。

室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1 ”开始标注。

馆编件号按进馆要求标注。

机构( 问题) ：不填写总页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。

（七）编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

编目应做到准确、全面、详细、深人，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。

归档文件应逐件编目。

来文与复文作为一件的，只对复文进行编目，但必须在题名栏中用( ) 注明有无来文，如“附请示”；若作为两件，则分别编目。

同一事由形成多份文件的，应分别编目。

归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图) 。

归档文件目录归档文件目录式样图件号：填写室编件号。

责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。

．文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，，须填写完整。

题名：文件标题。

文件只有一个题名且能反映文件内容的( 正题名) ，填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“［］”号。

文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录。

外加“( ) ”标注。

在计算机辅助管理条件下，若题名较笼统，需要进一步细化著录。

如“××介绍信存根”一本作为一件时，其题名可为“××介绍信存根”，其介绍信中的人名可在备注栏中录入，以便二次检索。

日期：文件的形成时间，以8 位阿拉伯数字标注年月日，如20020909 。

页数：规则不要求编制页码，而以数数来确定这份文件有效张数。

备注：注释文件需说明的情况。

归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4 型。

归档文件目录应装订成册并编制封面。

归档文件目录一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本，或每年区分机构( 问题) 装订成若于本。

封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构( 问题)(见图) ，内页加目录或口取纸以区分保管期限和机构( 问题) 。

其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

归档文件目录封面式样图用符合要求的档案管理软件所形成的归档文件电子目录须拷贝到可脱机保存的耐久的载体上备份。

载体推荐为一次写光盘。

（八）装盒1、备考表装盒之前要放一张备考表，备考表要填写准确完整。

备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

备考表备考表式样图（1）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

（2）整理人：填写负责整理本盒归档文件的人员姓名。

（3）检查人：填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。

（4）日期：填写归档文件整理完毕的日期，也可以填写该盒归档文件整理完毕的日期。

2、装盒时要注意两点：（1）不同形成年度的归档文件不应放在同一档案盒；（2）不同保管期限的归档文件不应放在同一档案盒。

3、档案盒项目填写全宗号年度保管期限机构（问题）起止件号室馆档案盒背脊式样图（1）档案盒封面应标明全宗名称。

（2）档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构( 问题) 等选择项。

其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接。

档案盒不编制盒号。

四、排架归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，即分别采用“年度——保管期限”。

第二节声像档案声像档案从载体上分为照片档案、录音录像档案、光盘档案。

这三种载体的档案应分别整理，设置不同的目录号。

一、照片档案（一）定义照片档案是国家机构社会组织及个人在社会活动中直接形成的有保存价值的以感光材料为载体、以影像为主要反映方式的历史记录。

常规的照片档案包括底片、照片和文字说明三个部分。

（二）收藏范围1、反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。

2、领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案。

3、某单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。

4、记录某单位、某地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案。

5反映某地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。

6与其他载体档案有密切联系的照片档案。

7、其他具有保存价值的照片档案。

（三）照片档案的整理原则照片档案的整理应以有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、便于为利用者提供服务为整理原则，有条件的照片档案的底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。

（四）照片的整理要求1、照片要组成案卷（保管单位）。

2、案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。

3、档号规范、准确、清晰，不得出现重编、漏编及空号现象。

4说明格式正确，项目齐全，能准确揭示照片内容，反映整理情况。

5案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表。

6、有完整的、符合标准格式的案卷目录。

（五）照片档案的整理方法1、分类照片档案采用时间——问题两层分类法。

考虑到我们邗江各机关每年形成的照片不是很多，所以我们直接就按时间进行分类，即按照片形成的时间。

2、排列同一年度的照片按时间先后排列以后，要结合事由的原则，即要将反映同一活动的一组照片相对集中，比如，我们召开的工作会议形成一组照片，要排放在一起。

3、组卷照片档案的组卷实际上就是根据分类情况，将照片底片和文字说明一起固定在相册的芯页上。

在一本标准相册里，左侧是放照片的地方，右侧上方是文字说明，右侧下方是放底片。

文字说明是由照片号、底片号、事由、时间、地点、摄影者、参见号组成。

照片/底片号——案卷内照片的顺序号。

在同一本相册内，照片号从“1”开始编流水号，直至编到最后一张照片。

第二册照片照片号仍然从“1”开始编流水号。

事由——照片影像所反映事件、事物的情由。

时间——事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间。

一般用阿拉伯数字表示，年月日之间用“.”表示，例如2006年3月5日，应写作“2006.3.5”。

地点——被摄物所在的具体地点。

摄影者——照片的拍摄单位和拍摄人。

参见号——与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。

整个文字说明部分不应超过200字。

底片——我们在接触底片时应戴洁净的手套操作，防止汗渍污染底片。

（六）编制卷内目录以照片的自然张或有总说明的若干张（即一组照片）为单位填写卷内目录。

照片档案卷内目录的格式照片/底片号——即卡片文字说明中的照片/底片号。

照片题名——在尽量保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明改写成照片题名，照片题名不应超过50字。