会议室使用及管理流程
会议室管理制度及流程
员工需提前至少1小时通过企业内部预定系统预 定所需会议室，并按时到场签到。
3
长期预定
员工需提前至少3天通过企业内部预定系统预定 所需会议室，并按时到场签到。
会议时间长度与人数限制
单次会议时间限制
单次会议时间原则上不超过2小时，特殊情况需提前申请并得 到会议室管理人员同意。
会议人数限制
小会议室可容纳10人以内，大会议室可容纳20人以内。如需 扩大会议规模，需提前与会议室管理人员协商安排。
04
会议室服务与管理
服务内容与标准
提供会议场地、设备和用品
会议室应提供足够的座位、舒适的座椅、清晰的投影设备和音视频设备，以及齐全的文具和饮品等。
会议前准备
会议室管理员需提前检查会议设备、用品是否齐全，确保设备正常运行，并保持会议室整洁和卫生。
提供会后清理
会议室管理员需在会议结束后尽快清理会议室，确保下次会议的顺利进行。
对会议室的网络安全进行检测和维护，防止网络攻击 和病毒入侵。
06
会议室管理制度的培训与宣传
制度培训计划与方法
制定培训计划
结合公司实际情况，针对不同 部门和岗位，制定会议室管理 制度的培训计划，明确培训时
间、地点、内容等。
培训方式多样化
可以采用集中培训、部门内训 、在线学习等多种方式，确保
培训效果最大化。
会议室使用申请与审批程序
申请流程
员工需提前通过企业内部预定系统申请所需会议室，详细填写会议信息、参 会人数及预计使用时间等内容。
审批程序
申请提交后，需等待会议室管理人员审批。如遇会议时间冲突或其他特殊情 况，管理人员有权调整预定安排。
02
会议室设备与物品管理
会议室使用管理制度(16篇)
会议室使用管理制度（16篇）会议室使用管理制度（精选16篇）会议室使用管理制度篇1一、目的为了进一步加强会议室管理，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，特制定此制度。
二、定义本制度的会议室主要指的是宝威学堂大楼7楼第一会议室、第二会议室及第三会议室三、用途会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，无特殊情况不可挪为它用。
四、会议室使用规定1.会议室均由行政人事部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理;2.部门或个人需要使用会议室时，需提前半天向行政人事部前台人员提出申请并填写《会议室使用申请表》，经行政人事部准许后方可使用。
临时性使用会议室，必须经行政人事部负责人同意后方可使用;3.使用原则：先申请，后使用。
没有按规定申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，补充相应手续后可使用;但如有冲突，必需礼让先申请使用会议室的部门或个人;特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。
但行政人事部不负责协商，由使用者自行协商;4.遇公司层级的紧急及重要的会议时，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议;5.部门及个人需在所预约的时间到达会议室并开始使用。
超过10分钟仍未到达会议室的，行政人事部有权对会议室的使用另作安排;6.部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不得超时使用。
如需延长使用时间，需及时通知行政人事部。
如在紧接的时间段内已安排给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室;7.任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施并且安全使用。
严禁私自接拉电源，私自移动设备。
如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿;8.会议室内的所有设施设备，未经允许，不得带出会议室; 9.会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排、人员接待、会议记录等，但如有需求可申请由行政人事部予以协助;10.会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁。
会议室使用管理制度及流程
会议室使用管理制度及流程1. 引言会议室是公司重要的资源之一，为了合理利用会议室，提高会议效率，维护公司内部秩序，制定会议室使用管理制度及流程是必要的。
本文旨在规范会议室的使用与管理，确保会议室能够高效利用，并保证各部门的合理用会议室资源。
2. 会议室管理责任2.1 会议室管理员由公司指定的特定员工担任会议室管理员，负责会议室的预订、安排、维护等工作。
2.2 部门负责人各部门负责人应负责会议室的合理使用，确保会议室的预订与使用符合相关规定，并及时通知会议室管理员调整或取消预订。
3. 会议室预订流程为提高会议室的利用率，预订会议室应提前进行。
以下是会议室预订的具体流程：3.1 申请预订部门负责人或会议组织者填写《会议室预订申请表》，包括会议室名称、预订日期、时间段、与会人数等详细信息，并发送给会议室管理员。
3.2 确认预订会议室管理员收到预订申请表后，核对会议室的可用性，如有冲突，会与申请人协商调整。
确认预订后，会议室管理员会回复预订人确认邮件。
3.3 预订确认预订人收到会议室管理员的确认邮件后确认无误，并将邮件传达给会议参与人员。
3.4 预订修改或取消如需修改或取消预订，预订人应及时与会议室管理员联系并提供详细说明。
4. 会议室使用流程为最大限度发挥会议室的效用，确保会议的高效进行，以下是会议室使用的具体流程：4.1 会议准备会议参与人员应按时到达会议室，确保会议前准备工作完成。
需要使用会议室设备的，应提前预约，并进行相关测试。
4.2 会议开始会议室管理员在会议开始前10分钟进入会议室准备，提供必要的支持与协助。
会议室管理员应确保会议室设备正常运行，会议期间保持通畅。
4.3 会议结束会议结束后，参会人员应及时清理会议室，保持整洁。
会议室管理员会在会议结束后进行设备的关机、重置等操作，并确保会议室的安全。
5. 其他管理规定为了保证会议室的正常使用，有必要制定以下管理规定：5.1 会议室使用时间会议室的使用时间应在公司规定的工作时间范围内。
大公司会议室管理制度及流程
第一章总则第一条为规范公司会议室的使用，提高会议室使用效率，确保公司各类会议的顺利进行，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有会议室的使用和管理。
第二章会议室使用原则第三条会议室使用应遵循公平、公开、高效的原则。
第四条会议室优先用于公司内部会议，如需对外租赁，需经公司领导批准。
第三章会议室使用申请第五条会议室使用需提前申请，申请流程如下：1. 提前3个工作日向会议室管理员提交申请，填写《会议室使用申请表》；2. 会议室管理员审核申请，如符合使用条件，予以批准；3. 申请获批后，会议室管理员将会议时间、地点、参会人员等信息通知申请人。
第四章会议室使用流程第六条会前准备：1. 申请人根据会议主题，提前准备好会议材料；2. 会议室管理员负责会议室布置，包括音响、投影等设备的调试；3. 确保会议室设备正常运作，提供必要的服务保障。
第七条会议进行：1. 会议主持人按照会议议程主持会议；2. 与会人员遵守会议纪律，保持会场安静，不得随意离开；3. 会议室管理员负责会议记录，确保会议内容准确无误。
第八条会议结束：1. 会议结束后，会议室管理员负责清理会议室，恢复原状；2. 申请人负责检查会议室设施设备，如有损坏，及时上报相关部门。
第五章会议室管理第九条会议室管理员负责会议室的日常管理，包括：1. 会议室设备的维护、保养；2. 会议室卫生的清洁；3. 会议室使用情况的登记、统计；4. 会议室使用费用的核算。
第十条会议室管理员应定期对会议室使用情况进行检查，发现问题及时整改。
第六章奖惩第十一条对违反本制度规定，造成不良后果的，视情节轻重，给予通报批评、扣发奖金等处罚。
第十二条对积极推动会议室管理工作，取得显著成绩的，给予表彰和奖励。
第七章附则第十三条本制度由公司办公室负责解释。
第十四条本制度自发布之日起施行。
会议室会务管理工作流程
会议室会务管理工作流程1.会议室预订：首先，有需要使用会议室的员工或部门会向会务管理人员提出预订申请。
会务管理人员会收集相关信息，包括预订日期、时间、会议室大小、设备需求等，并确认会议室是否可用。
然后，会务管理人员会根据预订情况在会议室预订系统中记录预订信息，并向申请人发送确认邮件。
2.会议室准备：在会议举行前，会务管理人员会提前准备会议室。
这包括根据预订要求提供所需设备，如投影仪、音响系统、白板等。
会务管理人员还会检查会议室的卫生状况，确保桌椅摆放整齐，垃圾桶清空等。
3.会议室使用：在预订的日期和时间，申请人会启用会议室。
会务管理人员会在会议室门口张贴会议室使用牌，以确保其他人员不会进入会议室。
会议开始前，会务管理人员会在会议室门口提供签到表，以记录与会人员的签到情况。
在会议进行过程中，如果遇到设备故障或其他问题，申请人可以及时向会务管理人员求助。
4.会议室整理：会议结束后，申请人会将会议室恢复到原来的状态，包括将桌椅摆放整齐、清空垃圾桶、关闭设备等。
会务管理人员会对会议室进行检查，确保一切都整理妥当，并记录会议室使用情况，如使用时长、设备损坏情况等。
此外，会务管理人员还需要定期检查会议室的设备和设施状况，确保其正常运行。
对于常规的会议，会务管理人员可以在会议室预订系统中设置自动化的预订流程，减少手动操作的工作量。
总而言之，会议室会务管理工作流程包括会议室预订、会议室准备、会议室使用和会议室整理。
通过有效的预订和管理流程，可以提高会议室的利用率和效率，方便员工进行会议和协作。
会议室使用流程
会议室使用管理流程1。
流程图冲突不安排 反馈2. 会议室管理2.1会议室使用申请：各部门使用会议室需提前在行政前台处登记，填写《会议室使用预约登记表》,由行政前台负责安排协调时间，避免发生冲突。
具体按照以下标准执行。
2。
2会议室协调原则：先预定，先使用；先客户，后内部;先公司级，后部门级.2.3会议室管理:2.3.1会议室管理由人力行政部门行政前台负责。
会议物资准备由行政前台和行政专员共同负责。
2。
3.2行政前台按会议安排表提前10分钟准备好会议室。
做好会议室内投影设备、白板笔、板擦随时正常使用，按物资需求提前准备激光笔/投影遥控器、茶杯、饮用水等。
2.3.3行政专员按会议物资需求提前10分钟准备电脑、瓶装纯净水、水果、鲜花、纸巾、与会人员名卡等制作类物资.2.3。
4会议室使用完毕,使用人告知前台，前台合同行政专员做会议室的检查、物资回收工作，检查设备仪器、白板笔、板擦是否齐全并好用;桌椅的整齐、清洁程度，联系保洁人员卫生清洁;关闭门、窗和全部设施设备电源.2.3.5对于下班后还在继续的会议，前台可委托晚值班人员和使用部门帮助将设备电源关闭，会议物资暂时存放会议室内，锁门保管钥匙；3.会场服务公司级和客户接待重要会议，行政前台和行政专员共同负责会议期间场内服务工作，如：饮用水续杯、更换，并保持每15分钟内会场服务巡视一次。
4。
其他注意事项4。
1 与会人员须注意信息安全，《会议签到表》、《会议纪要》和其他会议资料应妥善保管。
4.2 会议资料由会议组织主责部门存档.4.3会议取消或延迟,组织部门需提前半小时通知行政前台。
视频会议室管理规定(4篇)
视频会议室管理规定第一章总则第一条为了规范视频会议室的使用，提高办公效率，促进信息共享和沟通，制定本规定。
第二条视频会议室管理规定适用于本机构内的所有视频会议室。
第三条视频会议室的使用原则是公平、公开、便捷、高效、安全。
第二章视频会议室的使用范围第四条视频会议室的使用范围包括项目会议、企业内部会议、部门会议、业务对接、培训等。
第五条使用视频会议室的领导、工作人员和参会人员必须具备一定的操作技能，并具备相应的设备和软件。
第六条为确保视频会议的顺利进行，使用视频会议室的人员应提前预约，预约期限不得少于24小时。
第三章视频会议室的使用流程第七条视频会议室的使用流程如下：1. 预约：使用人员需提前向会议室管理员预约视频会议室，包括时间、人数、设备需求等信息。
2. 安排：会议室管理员根据预约情况，安排视频会议室的使用时间和设备配置，并及时通知相关人员。
3. 配置：使用人员在使用前应检查设备和网络是否正常，并妥善设置会议平台和音视频设备。
4. 联接：使用人员应在预约时间前10分钟进入会议室，并及时与其他参会人员连接。
5. 会议：会议期间，各参会人员应按照会议议程进行讨论和演示，并将参会资料及时分享给其他人员。
6. 结束：会议结束后，使用人员应及时退出会议室，并检查设备是否关机，确保下一位使用人员正常使用。
第四章视频会议室的管理责任第八条视频会议室的管理责任主要由会议室管理员承担。
第九条会议室管理员的主要职责包括：1. 接受预约：接受使用人员的预约请求，并根据情况安排合理的使用时间和设备配置。
2. 设备维护：保证视频会议室的设备正常运行，并及时进行设备维修和更新。
3. 会议记录：记录视频会议的人员名单、会议议程、会议纪要等信息，并进行归档管理。
4. 问题处理：及时处理视频会议中出现的设备故障、网络问题和人员纠纷等各类问题。
5. 安全保密：负责视频会议室的安全管理和信息保密，并严格控制会议室的使用权限。
第十条使用视频会议室的人员应遵守以下规定：1. 遵守会议室预约规定，提前预约并按时使用，不得擅自占用和延长使用时间。
酒店会议室使用流程及规定
酒店会议室使用流程及规定为确保酒店会议室的高效使用和维护，特制定本使用流程及规定。
所有使用会议室的单位和个人均需遵守以下规定。
一、预订会议室1. 用户需通过酒店前台或官方网站预订会议室。
2. 预订时需提供会议室使用时间、参会人数、会议主题等信息。
3. 酒店将根据会议室的使用情况回复预订请求，若会议室已被预订，则需选择其他时间或会议室。
二、会议室使用准备1. 用户在确认会议室后，需提前与酒店沟通会议设备及服务需求，包括但不限于投影仪、白板、音响等。
2. 酒店将在会议开始前按照用户需求准备好会议室，并检查设备是否正常。
3. 用户应在会议开始前至少1小时到达会议室，进行会议准备工作。
三、会议室使用1. 用户应遵守会议时间，提前或延后使用需提前告知酒店。
2. 会议期间，请保持会议室安静，避免影响其他会议。
3. 会议结束后，请及时清理会议室，将座椅归位，并将垃圾带走。
四、会议室设备使用1. 用户在使用会议室设备时，需遵守设备操作规程，避免损坏设备。
2. 如遇设备故障，请及时联系酒店工作人员，酒店将尽快提供解决方案。
3. 未经允许，请勿随意移动或更改会议室设备。
五、会议室安全管理1. 用户应遵守会议室消防安全规定，禁止在会议室吸烟、使用明火。
2. 会议结束后，请确保所有电器设备已关闭，门窗已关闭并上锁。
3. 如发现安全隐患，请及时通知酒店工作人员。
六、会议室卫生维护1. 用户需保持会议室卫生，会议结束后请将垃圾带走。
2. 酒店将定期对会议室进行清洁和消毒。
七、违规处理1. 违反本规定的用户，酒店有权要求其停止违规行为，并承担相应责任。
2. 严重违规者，酒店有权终止其会议，并要求其支付违约金。
八、其他事项1. 酒店保留随时修改本规定的权利。
2. 本规定最终解释权归酒店所有。
请所有使用酒店会议室的用户严格遵守以上规定，共同维护会议室的良好环境和秩序。
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相对前预订者更重要，经相互之间协商后可以调整使用顺 总经办不负责协调，由会务人员自己协商）或相互更换会 ，方便会务人员提前做会议室准备工作）。
原则上优先安排给A级接待或其他重要客户接待；十号 要开视频电话会议的接待；三四楼培训室一般安排培训或
办统筹协调安排使用； 议室内卫生清洁，并由总经办统一安排绿植更换、设备设施
会议室的准备细则：
1、会议室均由总经办统筹协调安排使用； 2、每日提前做好会议室内卫生清洁，并由总经办统一安排绿植更 维护保养等各项日常管理工作； 3、每日常规物品点检项，按《会议室点检表》 4、如需准备特殊物品、食品、饮品或水果等需提前安排采买。
会议室使用准则：
1、为了提高会议室的使用效率，部门及个人应在预约的时间到达 始使用，超过30分钟未到达会议室的，总经办有权对会议室的使用 （特殊情况须提前说明） 2、使用者应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长 通知前台申请延时，如在紧接的时间段内已安排了给公司级或其他 超时使用的单位或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。 3、任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设 严禁私自接拉电源，私自移动设备。
二、会议室准备流程 A：重要会议接待
1、根据《会议、会谈或培训准备工作明细单》要求，于客人到达前半小时准备好投影仪、电脑、翻页 器、激光笔、席卡等；点检白板、白板笔、白板擦、饮水机、挂钟；提前预备水果、茶水、咖啡、餐巾 纸、湿巾、烟灰缸、桌花等物品； 2、如遇严寒或酷暑天气时，提前半小时打开会议室内的空调；提前打开饮水机，准备好充足的冷、热 水；桌、椅、用品6S摆放整齐。 3、全天性接待接待人员须于中午休息时间对会议室进行整理和打扫，茶水须重新更换，水果进行添加。
《会议室点检表》（详见附三）一一进行点检； 品、食品、饮品或水果等需提前安排采买。
使用效率，部门及个人应在预约的时间到达会议室，并开 未到达会议室的，总经办有权对会议室的使用权另作安排。 时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用，请及时 如在紧接的时间段内已安排了给公司级或其他部门使用时， 人必须离开该会议室，终止使用该会议室。 使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，
包括：白板檫干净，白板笔盖好，桌、椅、设施、设备还 清洁，空调、饮水机、照明设备、精密仪器等电源关闭，门、
、设备使用后不能带走，任何部门和个人未经办公室同意 设施拿出会议室或转作他用。如因个人原因造成设施设备丢
临时取消申请，再需使用时需重新申请。
B：常规会议
1、会议室内常规物品点检； 2、桌椅设施设备等6S准备；
三、会议室使用流程
1、负责会务人员至前台领钥匙，提前打开门、窗（长期未使用会议室可提前开门窗通风）； 2、需要使用音响、投影设备的，提前安装调试。 3、部门或个人使用会议室。
四、会议室使用完毕
1、会议结束，按6S标准整理好会议室； 2、负责会务人员关闭电源、空调，锁好门、窗，至前台归还钥匙；
B：常规会议
1、提前半天至前台查询会议室的使用情况； 2、提出申请，经前台登记确认后记录在《会议室使用登记表》上； 3、领用钥匙，在预约好的时间内使用会议室。
使用会议室
会议结束 按6S标准整
关闭电源 锁好门窗 至前台归还钥匙
申请使用原则：
1、原则上先申请后使用，按申请的先后顺序使用；
2、没有经过申请的部门或个人临时需使用，可以使用（仍须至前 用），但如有冲突，必须先礼让已申请使用会议室的部门或个人。
会议室使用完毕后注意事项：
1、会议室6S整理标准包括：白板檫干净，白板笔盖好，桌、椅、 原，地面、室内卫生清洁，空调、饮水机、照明设备、精密仪器等 窗锁好等。
2、负责会务人员关闭电源、空调，锁好门、窗，至前台归还钥匙； 3、会议室管理人员检查物品、设施、设备及会议室6S； 4、下一个预订部门使用。
3、遇公司级紧急或重要会议，常规会议须礼让公司级重要会议 调更换会议室；
4、后预订者会议级别相对前预订者更重要，经相互之间协商后可 序（常规会议原则上总经办不负责协调，由会务人员自己协商）或 议室（但须提前协商，方便会务人员提前做会议室准备工作）。
5、七号会议室和贵宾室原则上优先安排给A级接待或其他重要客户 会议室优先安排给需要开视频电话会议的接待； 人数较多会议用。
会议室使用总流程图
会议室使用及管理流程
部门或个人咨询 会议室使用情况
经确认后登记在会 议室使用登记簿上
至前台领取钥匙
负责会务人员 准备会议室
一、申请流程
A：重要会议接待
1、重要接待需至少提前一天至前台查询会议室的使用状况； 2、部门或个人提出申请，至前台填写《会议、会谈或培训准备工作明细表》（详见附一），经 使用部门领导签字后前台审查现有会议室使用情况，如有冲突协调更换会议室或调整时间，如无冲突 登记记录在《会议室使用登记表》（详见附二）上； 3、部门或个人领用钥匙，按预约时间使用会议室。
窗锁好等。
2、会议室内所有配置、设备使用后不能带走，任何部门和个人未 不得将会议室的各种设施拿出会议室或转作他用。如因个人原因造 失或损坏，须照价赔偿。
3、如部门或个人因事临时取消申请，再需使用时需重新申请。
关闭电源 锁好门窗 至前台归还钥匙
管理员检查 使用完毕
，按申请的先室的部门或个人。