Excel工作薄瘦身秘技

Excel工作薄瘦身秘技
点评：很多用户都遇到过Excel 文件在使用过程中不断增肥，反应越来越迟钝的现象，
甚至发生文件损坏而丢失重要数据的可怕事件。

如果是因为有大量数据的输入，那么文件体积增加也无可非议，此时应该通过优化表结构、把数据分散保存到多个工作簿文件的方法来
减小单个文件的体积。

很多用户都遇到过Excel 文件在使用过程中不断增肥，反应越来越迟钝的现象，甚至发生文件损坏而丢失重要数据的可怕事件。

如果是因为有大量数据的输入，那么文件体积增加也无可非议，此时应该通过优化表结构、把数据分散保存到多个工作簿文件的方法来减小单个文件的体积。

然而，在很多时候，这些拥有“臃肿”身材的工作簿文件里面只有少量的数据，那么，它是怎么“肥”起来的呢？
本技巧中会罗列一些常见的Excel 文件体积虚增的原因及处理办法。

1 工作表中存在大量的细小图形对象
工作表中如果存在大量的细小图形对象，那么文件体积就可能在用户毫不知情的情况下暴增，这是一种很常见的“Excel 肥胖症”。

可以使用下面两种方法来检查Excel 工作表是否存在这种症状。

（1）在工作表中按键调出“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“对象”项，单击“确定”，如图1 所示。

然后观察工作表上是否会显示很多被选定的对象。

如果工作簿中包含多个工作表，需要在每个工作表中用这种方法进行查找。

关于“定位”功能的更多技巧，请参阅技巧28。

注意：隐藏列或行中的对象利用这种方法无法被看到。

（2）用VBA 对工作簿中的对象进行计数，查看在每个工作表中实际存在的对象数量，如果此数量不合理，就说明有问题。

按打开VBA 编辑器窗口，单击菜单“插入”→“模块”来插入一个新模块，默认情况下为“模块1”，然后在模块1 的代码窗口中输入以下代码：
Sub CountShapes()
Dim n As Double
Dim ws As Worksheet
Dim Content As String
For Each ws In Worksheets
n = ws.Shapes.Count
Content = Content & "工作表" && " 有" & n & " 个对象" &vbCrLf Next
MsgBox Content
End Sub
最后，按F5 键来运行这段代码，就能看到检查结果。

在看似空白的工作表中，存在着大量的图形对象，如图2 所示。

误设单元格格式或者条件格式
如果确认在工作表中存在大量的对象，而用户并不需要它们，可以用两种方法来处理：
（1）刚才的定位方法中，当对象全部处于被选择状态时按键删除它们即可。

（2）使用宏在多个工作表中更加精确地删除这些无用对象。

比如，可以根据需要只删除高度和宽度都小于14.25 磅（0.5 cm）的对象。

只删除活动工作表中特定大小的对象的代码为：
Sub DelShapes()
Dim sp As Shape, n
For Each sp In ActiveSheet.Shapes
If sp.Width< 14.25 And sp.Height< 14.25 Then
sp.Delete
n = n 1
End If
Next sp
MsgBox "共删除了" & n & "个对象"
End Sub
删除所有工作表中的特定大小的对象的代码为：
Sub DelAllShapes()
Dim ws As Worksheet
Dim sp As Shape
Dim n As Double
Dim Content As String
For Each ws In Worksheets
For Each sp In ws.Shapes
If sp.Width< 14.25 And sp.Height< 14.25 Then
sp.Delete
n = n 1
End If
Next
Content = Content & "工作表" && " 删除了" & n & " 个对象" &vbCrLf n = 0
Next
MsgBox Content
End Sub
这些令人疑惑的对象的产生原因可能有以下几个。

从网页上复制内容后直接粘贴到工作表中，而没有使用选择性粘贴。

无意中使用绘图工具栏的直线工具或其他绘图工具，不知不觉中在工作表中插入了小的直线或其他图形对象，由于尺寸很小，于肉眼几乎无法看到。

而后，又通过单元格的复制产生了大量的小绘图对象。

在工作表中插入了图片或其他绘图对象，操作中又将其高度宽度设为0 或很小的值，通过复制产生了大量的对象。

在行或列的位置中插入了绘图对象，对象的属性为“大小位置随单元而变的（默认的）”，然后隐藏行或列，或设置行高或列宽为很小的值，从而使插入的对象不能看到。

工作表中的对象设置了不可见属性（Visible=false），或对象的线条与填充色均设与背景色相同，使对象无法被看到。

2 工作表中在较大的区域内设置了单元格格式或者条件格式
仔细观察工作表滚动条，如果滑标很小，且拖动滑标向下到底，可以到达很大的行号或列标，可是工作表中实际使用到的区域很小，如图3 所示。

这就说明，有相当大一块区域可能被设置了单元格格式或者条件格式，这些并没有被用到的单元格，能对文件体积产生很大的影响。

解决办法如下。

单击到真正需要的行号的下一行，按组合键，选择所有的多余行（也可以在名称框中输入行号如2000∶65536），单击菜单“编辑”→“清除→“格式”（或全部）。

同理，也可以清除多余列的格式。

有时，用户确实需要为工作表中空白的区域预设格式，以备将来增加数据之用，但一定
要使用正确的方法，否则就会造成大量用不到的区域被预设了格式，徒增文件体积。

如果需要在一行或一列的很大范围设置统一的单元格格式，可以选择整行或整列设置单元格格式，而不要只选择行列的一部分单独设置格式。

前者不会造成文件体积虚增的问题，而后者会增加文件体积。

试验一下在两个Excel 文件里面分别对A1∶A65536 设置单元格格式和对A∶A 设置单元格格式，目的都是为A 列设置格式，但最终文件的体积相差100 倍以上。