英文信的格式

英文信的格式
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（一）英语书信结构、书写款式及要求：
1．书信结构
英语书信结构一般有以下几个部分组成：
1）信封（envelope）。

英语的信封和中文的一样，有三部分组成，即发信人地址、收信人地址和邮票。

只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置（信封的右上角）和中文的一样外，英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一样。

发信人的地址应写在信封的左上角，收信人的地址应写在信封偏中右偏下处，如下：
2）信头(heading)，即写发信人的地址和日期（右上角）。

3）信内姓名地址(inside address)，即写收信人的姓名和地址（左上角）。

4）称呼(salutation)，即写对收信人的尊称（一般用dear mr. …,; dear madam helen,; dear miss…,; dear john,; dear professor smith,等）。

称呼直接写在收信人地址的正下方，中间空一至二行。

称呼后面的标点一般
只能用逗号。

以上信头、信内姓名和地址三部分的结构如下：
注：如果是相当熟悉和随便的朋友之间，因为彼此都知道对方的地址，故信头和信内的地址常常省略。

5）正文(body)，即信件内的主要内容。

正文第一句句子一般和称呼之间空一至二行。

6）信尾客套语(complimentary close)，即写信人在信的右（或左）下角，写上表示自己对收
信人一种礼貌客气的谦称。

一般有sincerely,; sincerely yours,; yours sincerely,; friendly
yours,; truly yours,; yours truly,; cordially yours,; yours cordially,等。

7）信尾签名(signature)，即亲笔签上写信人自己的姓名。

如果是用打字机或电脑写的信，在写信人签名的上方，同样应该打上写信人的姓名。

除以上七个部分外，有时一些英语书信还包括：（1）附件(enclosure)，以enc. 表示，如“附有。

证明”应写为enc…certificate；（2）再启(postscript)，以表示；（3）抄送件(carbon copy to…)，以表示，说明一式多份抄送其他有关人员。

这些都是次要的补充部分。

主要在私人信件中使用，事务信件中应避免使用，以免造成写信人粗心大意的印象。

enc.和大都
用在商贸信函中。

2．书写款式
英语书信的款式一般有两种：齐头式(block style) 和折衷式(semi-block style)。

齐头式常常在商贸、官方以及一些正式的信件中使用，以显示信件内容的严肃性，真实性，
可靠性。

而折衷式则显的比较随便，主要用于家人、朋友、私人之间来往的信件。

如果两人之间不是第一次通信，相互比较了解，可以省略信内的双方地址。

以下分别介绍齐头式和折衷式信件两种款式。

a: 齐头式信件款式：
（范文1。

）
注：用齐头式信件写信，其正文与称呼之间空一至二行。

每段的第一句句子不需要空
格，但段与段之间需要空一至二行。

齐头式信件的信尾客套话和签名可以有两种款式。

第一种写在左下方，这是最常用也是最正式的。

另外也可以写在右下方，这种形式则表示写信人与收信人之间的关系比较熟悉随便。

下面是另一种齐头式信件的格式。

齐头式信件款式：
（范文2。

）
b: 折衷式信件款式：
用折衷式书写信件，其正文与称呼之间空一至二行。

第一段第一句的第一个单词必须在dear称呼的直接下面。

以后每段开头都要与第一段第一个字对齐。

信尾的客套话和签名都写在右下方。

朋友之间写信一般都使用折衷式，而且称呼与正文之间一般不空行。

具体款式和要求参见后面的一些信件。

以下是一封折衷式信件。

3．信件书写要求：
写英语信件一般可以使用打字机、电脑，朋友之间比较随便的信件也可以用钢笔、圆珠笔甚至彩色笔，但不宜用铅笔。

不管你用什么形式书写，一些重要的信件，签名处必须用深蓝色或黑色墨水笔签名。

（二）各类常用信件
1）感谢信
2）祝贺信
3）邀请信
4）一般信件
5）商业信件
6）求学信
7）出国留学推荐信( recommendation letter for studying abroad )
随着我国出国留学生日年增多一般，大部分学生需要在出国前让自己的老师、导师或领导写一份出国推荐信，从而可以在信中告知对方学校申请人的学历、能力、为人处世等方面的情况。

如果推荐信是写给对方某某人的，开头用dear… ，如果是写给对方单位或学校的，则开头可以用to whom it may concern, 或to whom it may concern,（意为：有关负责人）。

（1 ）信头（letterhead）。

信头包括发信人的地址和发信日期。

很多人不太注意保留信封，在信内的打上发信人地址就方便收信人回信。

如果使用已经印好信头的信纸，就只要打上发信日期。

信头位于信的最上方，原则上首先按从小到大的顺序（正好与中文书信相反），门牌号码和街名或单位名占一行（太长可占两行），城镇名和邮政编码占一行，国名占一行。

然后是发信日期，它是信头的最后一行，可以写成日月年（英式）也可写成月日年（美式），如：may8，1996或8may，1996. 必然说明的是，月份要写英文名称，否则有可能产生歧义，如5/8/1996，美国人会理解为1996年5 月8 日，而英国人则理解为1996年8 月5 日。

（2 ）封内地址（inside address）。

封内地址包括收信人的姓名和地址。

封内地址必
须和信封地址一致，否则就是出了差错，收信人此时可将信退回或按封内地址转寄。

封内地址的第一行是收信人姓名，第二行职务，从第三行开始写收信人地址，写出法原则上和写发信人地址一样。

（3 ）称呼（salutation）。

称呼应与亲近程度相吻合。

最为正式的也是最不亲近的称呼为dear sir（英国用）或dear genteman （美国用），一般用于给政府机关、官员的公函中，或用于首次往来的商业书信中。

比较熟识的人由应称他的姓，最随便也是最亲近的称呼是直呼其名，一般用于亲朋好友，但应注意，称姓时只称姓，不要又称名，而称名时不要加dr或mr. 如某人全名为william.另外，如果对方为女性却不知应称mrs.还是miss时可称ms. 。

称呼后面的标点英国人习惯用逗号，而美国人习惯用冒号（亲朋好友之间可用逗号）。

（4 ）正文（body）。

正文是信的主体，和中文书信的要求一样，正文的内容要主题突了出、层次清楚、语言简洁、表达准确。

如果正文很长需要几张信纸联页时，则应在每张联页左上端都注明页数和收信人名称，如：
（5 ）结束语（complimentary close）。

结束语是习惯的客套用语，它必须和前面的称呼
遥相呼应。

如果前面称dear sir，则应选择下列结束语：very simcerely yours ，vedry respecrfully yours，very truly yours ，sincerely yours 或yours sincedrely，respe-crfullky yours 或yours respecrfullyfaithfully yours 或yours faith-fully.如果前面称姓，则应选择下列是结束语：sincerely yours 或yours sincerely ，truly yours 或yokkurs truly ，yours ever. 如果前面称名，则表示写信人与收信人的关系亲近友好，应选择下列结束语：sincerelyyours，love，all my love.
（6 ）签名和发信人姓名（signaturd and name addresser）。

签名因为是亲笔手写，可能不好辩认，因此必须还要打印出来。

签名只需签姓名，不需加mr. 或mrs.，以及学位头衔等，但打印姓名时，因为中文名没有性别之分，所以中文拼音名前就加mr.或mrs.，miss.，ms.，以便收信人辨认，英文名男性不必加mr.，但女性要加mrs.，miss.，ms. ，打印名后面可加学位头衔等。

一封完整的英文书信必须依序包含上述六个要素。

如果信件有附件并有必要提醒收信人，可在第六个要素之后加上附件注记（enclosure 或encl.）。

如果整封信写好后又发现遗漏了什么，可在附件注记之后
加上又启（postscript）或其缩写（）进行补充。

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