如何做好沟通协调工作

行政部是一个综合管理部门，对内要正确领会贯彻厂部的各项工作部署，做好全厂性服务工作，协调好各部门的关系。

对外要加强企业与地方的公共关系，树立良好的企业形象。

工作涉及消防、保卫、交通、档案、文秘、接待、信息等。

行政部职责：综合协调、行政枢纽、参谋助手和窗口服务部门子文化“强管理、重效率、善协调、讲服务、厉节约”。

提升“总揽全局、推进发展、科学管理、应对突发事件”的四种能力。

理念、思路：“讲学习、树风气、顾大局”，“勤思考、善谋划、多办事”方向：建设一支具有一流职业素养、一流业务技能、一流工作作风、一流岗位业绩的部门队伍。

目标：坚定地贯彻上级精神，加强督导督办，进一步提高执行力，提高工作效率。

努力将部门打造成一个工作高效率、服务高质量、技能高水平的团结、奋进、有凝聚力的团队。

行政部工作的几个特点：繁：处理不完的繁多的事务。

杂：没有严格的工作程序。

小：相对于安全生产、电量指标，日常工作就显得微小。

偶然性或不可预测性。

一、与上级部门及领导的沟通汇报工作的方法：所谓汇报，就是指将本专业向部门领导或者上级组织报告的一种常用工作（沟通）方法。

有的人汇报后，给人的印象很深，觉得这个专业工作不错，汇报也挺好。

有的人汇报后，觉得这个专业工作没少做，但没汇报出来。

有的人汇报后，叫人根本听不明白这个专业的工作究竟是怎么做的。

由此可见，汇报工作是一门学问，值得研究和探讨。

方式方法：（一）端正态度：对待汇报，应该有高度的责任心，要从大局出发，坚持实事求是的态度，有一说一，有二说二，有成绩就讲成绩，有问题就摆问题，不歪曲事实，不粉饰成绩，这才是应有的正确态度。

（二）抓住重点：汇报工作因时间所限和实际需要，不能不分主次和轻重、眉毛胡子一把抓地什么都汇报，而应抓住重点说深说透，有些点到为止，有些干脆不说。

这就需要在汇报前作好充分准备。

（三）获得领导满意：汇报工作是一种比较特殊的回答式对说，既有说话的技巧，又有心理沟通的艺术，是一门综合学问。

掌握了它的人，汇报工作时说话既清楚、简练，又分寸得当、逻辑性强，说出的道理令人信服，领导一听就明白，且容易引起心理上的共鸣，汇报前需要在心里回答好以下几个问题：1.此次汇报的主要目的是什么（这是必须清楚的）。

2.不进行这次汇报自己能否顺利解决遇到的问题（汇报越重要，越要做好这方面的准备）。

3.与汇报相关联的情况是否都了解清楚了4.领导是否准备讨论自己提出的问题（这可使汇报者估计到汇报时将出现的一些障碍）。

5自己对汇报的良好开端是否有信心（会遇到什么样的主观和客观的障碍，它们的严重程度如何）6.什么样的汇报开端对自己和领导是合适的，什么样的是不合适的7.在汇报中利用什么样的方法可以对领导产生作用（援引权威者的见解，谈解决所有问题的重要性）。

8.领导可能向自己提出什么问题如果按照上述问题做好准备，那么，汇报（沟通）就会有良好的开端。

（四）应避免的汇报方式：1.长篇大论，没有结论。

有的人见到领导，总好像有说不完的心里话，唠不完的知情嗑。

汇报起工作来，心底里老暗暗告诫自己：“机会难得，一定得把工作成绩一滴不漏地向领导说到。

”于是，汇报起来面面俱到，海阔天空，包罗万象。

结果，领导越听越烦，感觉工作没有重点，无法评价。

2.汇报中掺杂个人恩怨。

中国有句古语，叫做“无情未必真豪杰”。

在工作中，不以亲情和友情代替原则，不午休前，回家途中，或领导参加会议、活动间，都是不要取的。

如无特殊情况和紧急事宜，这些时间或地点是不宜汇报工作的。

（五）讲究汇报艺术。

1.条理分明、逻辑清楚、详略得当；2.注意修辞、褒贬恰到好处；3.语言流畅、重点突出；4.用事实说话、事例生动。

（六）做好充分准备。

事先认真综合分析的基础上，经过深思熟虑，拟出提纲，把观点、材料一一书写清楚。

这样在汇报时，才能思路清晰，紧扣主题，从而取得满意的效果。

二、如何做好外来人员接待因工作性质关系，行政部不可避免要与外来人员进行接触，也是外来人员了解电厂的窗口，为维护电厂形象，应坚持如下原则：1.诚恳热情。

诚恳热情的态度是人际交往成功的起点，也是待客之道的首要之点。

做到平等相等，诚恳热情，不卑不亢，落落大方。

2.讲究礼仪。

接待活动作为一项重要的社会交际活动，务必以礼待人，体现自身礼貌修养。

讲究礼仪包括：在言语方面，要声音适度，语气温和，礼貌文雅；在仪表方面，要面容清洁，衣着得体，和蔼可亲；在举止方面，要稳重端庄，从容大方。

3.细致周到。

接待工作的内容往往具体而琐碎，涉及许多方面的部门和人员。

这就要求在接待工作中要开动脑筋，综合考虑，把工作做得面面俱到、细致入微、有条不紊、善始善终。

对群众投诉的接谈和处理：对来访者的申诉，要坚持“一听、二问、三记、四分析”。

听，就是耐心倾听来访者的申诉，让人家把话讲完。

对谈得过长、抓不住要点的来访者，可以适当加以引导。

问，就是把来访者没有谈清楚的主要问题问明白，特别是要把事情经过、主要情节、过去上访情况和处理的结果，这次来访的要求及其理由了解清楚。

记，就是把来访者的主要问题扼要记下来，对其中的主要情况要详细记录，以便分析情况和处理问题提供充分的原始材料。

分析，就是对来访者谈的问题，按相关政策规定进行分析，作出判断。

对周边群众来访反映的问题，要以事实为根据，以相关政策和国家的法律为准绳，实事求是地进行处理。

对来访者提出的正确意见，要热情欢迎，虚心听取。

有重要建议的，应给予鼓励、表扬。

对来访者提出的政策上允许、条件上又可以解决的合理要求，要及时处理，尽可能予以满足。

对那些要求尽管合理，但限于条件无法解决的，要做好解释说服工作，以争取得到来访者的谅解。

对来访者提出的不符合政策或要求过高的问题，处理时，既要体谅他们的实际困难，又要以明确的态度向来访者讲明不能解决的原因，不要含糊其辞，应耐心说服来访者放弃那些不合理的或过高的要求。

对无理取闹者，要进行批评教育。

对那些态度极为蛮横，经劝说无效的，可请求公安机关予以教育和制止。

三、与同级部门的沟通正常工作中，大部分的沟通及协调会在其它部门同级人员之间进行，但由于部门不同，所站立场、角度不同，可能会存在沟通的不畅通，这就要求做到以下几点：（一）见贤思齐，强者为师处理同级同事关系，不仅要有“容人之短”的肚量，而且要有“容人之长”的胸怀。

强者为师，就是主动地向贤者看齐，虚心地拜强者为师。

这既是在“气度”方面的要求，也是处理同级关系的重要原则。

（二）互相尊重，彼此信任互相尊重，是因为每个部室都有明确的分工和职权范围。

在工作时一定要掌握好分寸和尺度，掌握好时机和方法。

尊重，一方面表现为自尊，另一方面表现为尊重别人。

每个人都有自尊心，在工作沟通中，既要热情地支持、鼓励，又要善意地指出其不足，不要袖手旁观。

随着厂各部门岗位的调整，一大批学历高，有知识，年富力强的青信任别人和被别人信任，这是一名员工高贵品质的表现。

相互信任、互不猜疑是处理好同级之间相互关系的一个重要原则。

信任，一方面是自己要言必行，行必果，给对方以信任感；另一方面是要相信对方，遇事不要胡乱猜疑，更不要依据自己的臆想来推测对方如何如何。

信任是在相互间的交往中产生的，一个人只有自己行得端，立得直，才能有值得别人信任的地方，才能期望得到别人的信任。

同时，信任别人，还要正确地看待别人对自己的忠言和直言，千万不要把这些话当做别人对自己不信任的信息加以“反馈”，正是因为别人的信任，才敢于讲真话，敢于对你倾诉肺腑之言。

（三）互相“补台”，积极配合许多工作需要各部门积极主动地配合，齐心协力地工作，以求得最佳的整体效果。

所谓互相“补台”，积极配合，就是既要有合作精神，又要有“补台”意识。

这是对同级沟通“行为”方面的要求，也是处理同级关系的又一条重要原则。

当同级有困难时，应当热情地帮一把；当同级有问题时，应当尽力地帮助解决；当同级出了差错时，应当主动地弥补一下。

而不是视而不见、见而不帮、帮而不力，更不能抱着看“笑话”的态度来“欣赏”同级的困难、问题和差错。

（四）宽容别人，学会自制宽容水平越高，就越能与人搞好关系。

而一个人心胸狭窄，处处不容人，就不会有更多的朋友，也做不好行政部的工作。

宽容别人偶尔的过失，是必备的素质。

要有宽广的胸怀和气量，对于别人的缺点和短处应该持包容和原谅的态度，并想办法用自己的长处去弥补。

当然，容忍和原谅并非是无原则的迁就，而是要在相互交往中互相宽容。

（五）与人为善，以诚相待任何人都期望有一个良好的人际环境，期望与其他成员和睦相处，在心情舒畅的情况下工作。

而要达到这个目标，就要以诚相待，与人为善。

以自己的“诚心”和“善意”去换取他人的“实意”和“友善”。

古人去：“精诚所至，金石为开”，“诚之所感，触处皆通”。

意思是说，只要真心实意以诚相待地对待别人，就会使人感化，无论是什么地方、什么情况下，都会把该办的事情办好。

（六）互相支持和帮助一个能够在事业、生活等各个方面相互支持的团体，才是一个有力量的战斗集体。

彼此之间在工作、生活、学习中得到支持和帮助，是圆满完成工作任务的前提。

四、与同级部门沟通协调的艺术同级之间发生这样那样的矛盾、分歧总是难免的。

处理这些矛盾和分歧，既要坚持原则，又要讲究艺术。

（一）善于沟通一般善于主动沟通的同事，都容易被对方理解和信任，彼此之间“心理防线”都容易迅速消除。

相反，相互之间缺乏主动沟通精神，彼此“各揣心腹事”，最容易发生心理冲突，造成“僵局”。

同事之间良好感情的增进，同样也是首先在于主动沟通。

如果说主动沟通是一个姿态问题，那么善于主动沟通则是一个艺术问题。

这里，有以下几点需要特别注意：1.要善于选择最适合交谈的时机和场合以及最容易引进对方兴趣的话题。

2.交谈时，不论对方态度如何，都要谦虚、诚恳，并贯穿交谈的始终。

3.要讲究语言艺术。

尽量选择“商量式”、“调剂式”、“安慰式”、“互酬式”等语言，并注意分寸。

4.交谈中，要善于体察对方的心理变化。

当对方对某一话题或某一句话产生共鸣时，应因势利导，迅速向广度和深度扩展；当对方对某一问题表现冷淡或反感时，应机智地改变话题。

有时可转谈对方最关心或最感兴趣的问题。

5.即使谈话不成功，也不要丧失信心，要善于总结经验，寻找机会再谈。

因为“成功常常存在于再坚持一下的努力之中”。

（二）“关键时刻送温暖”是指在对方最需要的时刻及时给予相应的支持和帮助。

它是与“雨后送伞”相反的“雪中送炭”。

这样做，不仅能及时解决对方的困难或问题，还会使对方倍加珍视和感激。

同事之间平时在工作上，生活上互相关心、支持和帮助，无疑是重要的，但更重要的是当对方遇到困难、挫折或工作上出了“漏洞”，因而最需要帮助的关键时刻，如果能及时给予相应的支持和帮助，这是最有价值并最能产生“奇效”的。

因为支持和帮助的价值与对方的需求强度之间存在着“正比规律”。

当然，我们说“关键时刻送温暖”并不意味着平时可以不关心其痛痒，而只是强调不要忽视放过“关键时刻”。