项目工程技术资料管理办法

目录第一章总则 (3)一、目的 (3)二、原则 (3)三、适用围 (3)第二章管理容 (3)一、工作规定 (3)二、支持文件 (12)三、相关纪录 (13)第三章附则 (13)第一章总则一、目的规项目工程技术文件的管理与控制，确保其在使用围全面、规、齐全、有效，特制定本办法。

二、原则提高项目工程技术文件的管理水平，促进集团对项目工程技术文件管理工作的科学化、规化和统一化，明确管理工作重点，落实管理容。

三、适用围集团下属公司所组建的各项目工程技术文件的管理工作。

第二章管理容一、工作规定本办法所述项目工程技术文件的管理，按大类分为以下四种：工程设计文件，招投标文件，日常来文和日常发文(包括项目工程联系函)。

1.1 工程设计文件包括：工程设计图纸、工程设计变更文件1.1.1工程设计图纸包括：施工图；1.1.2工程设计变更文件包括：设计修改图纸、设计变更通知单、工程联系（函）单；1.1.3设计部需发放图纸及设计变更文件涉及的专业，主要包括以下几点a）主体工程：建筑、结构、给排水、强电、弱电、燃气、暖通；b）智能化工程；c）电梯工程；d）园林绿化工程；e）铝合金门窗工程；f）二次装修；g）泛光照明工程；h）人防工程；i）其他工程，如中水工程、游泳工程等；1.1.4项目部需发放图纸及设计变更文件涉及的单位，主要包括以下几点a）监理公司；b）现场专业工程师；c）设计工程师；d）预算工程师；e）主体施工单位；f）相关分包施工单位；g）资料室（存档留底）；1.2 招投标文件包括：以下三种情况1.2.1由市建设工程交易中心主持招标的工程项目，公司招标小组管理招投标过程的文件；a）此类主要工程项目的招投标包括：基坑支护工程招标、桩基础工程招标、上部主体工程招标；b）此类主要工程项目的招投标的文件管理包括：c）发放资格预审文件（有资格预审要求的招标项目）；d）签收各投标单位送交的资格预审资料；e）通知已通过资格预审单位参加招标书的时间及地点；f）参加招标会，检查相关证件，发放招标文件、工程量清单及招标图纸、地质勘探资料（桩基础工程招标用），并收取投标图纸押金；g）参加开标、评标会议。

收集整理投标单位技术标、商务标；h）拟开标、评标纪要、中标通知书；i）给中标单位发放中标通知书；j）通知未中标单位退还投标图纸，办理退还投标押金手续；k）整理全套招标文件资料、投标文件资料（均为原件）交公司档案管理部门存档；1.2.2金额10万元以上，由公司招标小组主持招标的工程项目，公司招标小组管理招投标过程的文件。

a）此类工程项目的招投标一般包括：1）消防工程招标2）智能化工程设计施工单位招标3）高低压配电安装招标4）低压配电柜供货单位招标5）柴油发电机组供货单位招标6）电梯安装单位招标7）铝合金门窗安装单位招标8）防火门、入户门安装单位招标9）外墙砖供货单位招标10）燃气工程施工单位招标11）室外给排水工程施工单位招标12）园林绿化施工单位招标b）此类工程项目招投标的文件管理一般包括：1）提前准备招标所需图纸；2）配合发放招标文件及图纸；3）签收投标文件；4）参加招标会、拟制会议纪要（限土建专业）；5）发放中标通知书；6）收集招投标文件，整理全套原件交档案管理部门存档。

（主要容包括：招标小组成立报告、考察报告、招标会纪要、招标答疑、开标会纪要、中标通知书、所有投标单位投标书正本一套）。

1.2.3零星项目招标，属部门管理招投标过程的文件a）此类工程项目的招投标一般包括：1）阳台栏杆设计施工单位招标；2）空调百页设计施工单位招标；3）楼梯栏杆、扶手设计施工单位招标；4）外墙涂料供货施工单位招标；5）钢结构施工单位招标；6）网架设计施工单位招标；7）灯光亮化工程施工单位招标；8）零星项目材料的供货安装施工单位招标；9）其它零星项目招标，小学、幼儿园装修涉及到的黑板、胶地板、木地板、墙裙等零星项目招标；b）此类工程项目招投标的文件管理一般包括：1）配合发放招标文件及图纸；2）签收投标文件；3）收集招投标文件，整理全套原件交档案管理部门存档。

（主要容包括、开标会纪要、中标通知书、所有投标单位投标书正本一套）；1.3 日常来文包括：监理公司来文、施工单位来文、公司部门间来文、其它单位来文；1.3.1监理公司来文（原则上所有施工单位的文件先全部交监理公司审核，由监理公司签署意见后转发甲处理）；a）需甲签署处理意见的文件类型有：1）各施工单位文件；2）各施工单位的现场增加工程量签证单；3）各施工图图纸会审纪要；4）各施工单位开工报告、竣工报告；5）各施工单位分部工程中间验收证明书；6）各施工单位隐蔽验收记录；7）各施工单位进度款报审；8）各施工单位请款报告；9）各施工单位中间支付申请表；b）需甲传阅的文件类型有：1）各施工单位施工组织设计；（需审批）2）施工专项案；（需审批）3）各施工单位施工进度月计划、计划；（需审批）4）监理工程师通知单及回复单；5）责令整改通知书及回复单；6）监理月报、报；7）例会纪要；8）公司当期发布的文件；9）整改通知单；10）工程例检报告；1.3.2施工单位来文容主要包括以下文件但不限于以下项a）需由甲盖章的表格、报告等；b）报价书；（可以不盖章）c）结算书；d）工程联系单；e）签证单；f）其它需由甲直接处理的文件；1.3.3营销部来文容a）需由项目部提供设计数据的函件；b）需由项目部配合完成的质量保证书、产品使用说明书等；c）转发物业公司需由项目部处理的相关文件；d）需项目部配合营销案或措施的文件；1.3.4人力行政部来文容，主要通过OA信息化平台实现a）公司有关通知；b）联系函；c）工作留言；1.3.5其它单位来文容a）地质勘探资料；b）桩基检测报告；c）电梯资料（产地证明、数量等）原件；d）智能化产品使用说明书原件；e）高低压配电柜的使用说明书原件；f）各政府职能部门下发的竣工验收证明书原件；g）其它有关的重要文件；1.4 日常发文包括：项目部发文、成本部发文、设计部发文，原则上所有给施工单位的回复文件均由监理公司回复。

1.4.1项目部发文类型a）对施工单位施工进度、质量、安全等提出要求的文件；b）对施工单位安排施工项目及做法的文件；c）对设计单位提出设计相关问题的文件；d）对发展部、物业公司文件的回复函件；e）工程联系函；f）其它需发放的文件；1.4.2成本部发文类型a）对施工单位报价书的回复；b）结算书审核完毕后回复施工单位：结算书审核完毕后，签字、盖章，发施工单位原件一份、发财务资金部原件一份，交资料室三份原件存档；c）工程联系函；1.4.3设计部发文类型a）对施工图纸发放的文件及文件签收单；b）对设计变更产生的文件及文件签收单；c）工程联系函；d）其它需发放的文件；1.4.4工程联系函、签证a）工程联系函是公司部流通的重要文件，详见：第四章附件：《“项目工程联系函”管理细则》；b）工程签证主要由设计变更和现场签证组成，详见成本部《设计变更、工程指令、现场签证管理办法》；1.5 工程技术文件的有效使用1.5.1工程设计文件的有效使用：项目部负责工程图纸的使用和分发a）工程图纸必须加盖设计院出图章，为有效；b）工程图纸发放单位必须履行发放签收手续；c）有效工程图纸不得私自更改。

如确属图纸错误，必须执行设计变更流程经原设计单位确认后出设计变更单；1.5.2工程联系单生效条件：设计工程师、专业工程师、项目部工程经理、成本部经理签字为有效；（直接由项目部审核的工程联系单，无需经过设计与成本签字）；1.5.3项目部文件生效条件：专业工程师签字、项目部工程经理签字、盖项目部公章为有效；1.5.4成本部文件生效条件：专业工程师签字、成本部经理签字、盖成本部公章为有效；1.5.5现场增加工程量签证生效条件：施工单位、监理单位相关人员签字、盖公章；项目部现场专业工程师签字、项目部工程经理审核同意并签字加盖项目部公章；预算工程师签字、加盖成本部公章为有效；1.6 工程技术文件的废止条件1.6.1设计院出具修改通知单标明废止图纸编号时，相应标明编号的图纸须废止使用；1.6.2所有已发放的旧版图纸必须由原发放单位全部收回或注明作废，并履行回收签收手续。

作废原件加盖作废章后可保留在原发图单位；1.7 工程技术文件的分类保存1.7.1工程技术文件的使用单位，要求有专人对其负责管理；1.7.2工程技术文件可考虑分类编号并建立相应的文件清单进行管理；1.7.3所有工程技术文件必须保存到工程竣工后至少1年以上；1.8 工程技术文件资料工作的移交1.8.1管理工程技术文件资料的工程秘书或专职业员，因岗位变化、工作调动或离职需做工作移交；1.8.2资料移交，按照已发布的《项目工程业管理暂行办法》和集团档案管理相关规定执行，对于“8+3+8”（见《项目工程业管理暂行办法》）逐一进行，电子与书面记录清单并行，此项工作由工程经理全程负责，协助工作移交及时、准确、有序进行；1.8.3工作移交，要求如下：a）项目领导要高度重视，格把关，杜绝应交未交，交接不及时；b）第二，明确责任，由工程经理全面负责，不能简单认为只是资料员之间的事情，且应在移交清单上以监交人的身份签字确认；c）第三，工作移交前，工程经理应提前以OA等书面形式通知集团档案管理员参与监交，集团档案管理员应参与监交并在移交清单上签字；d）第四，移交及时，移交工作准备充分，移交期不宜过长，保证资料齐全；e）第五，交接手续齐全，交接工作是一项认真细致、手续密，责任重大的工作，保证手续清晰、移交容齐全，移交清单与实际资料完全一致，杜绝缺、少、漏等情况的发生；1.8.4工作移交分为两个部分，移交和接收。

而认真做好资料移交前的准备工作是确保移交工作顺利进行的前提。

主要做好以下几点：a）移交对保管的资料进行一次全面清理，做到帐实相符；b）移交对未整理的零散文件材料要分类存放，清理排序，做到系统有序；c）移交根据资料容列出清单，填写移交表单，并留有接收人签收确认处；d）移交编制资料移交说明；e）移交要对借出的资料及时催还，归还不了的要注明原因，整理好借据，并在借据上注明催还情况；f）接收要了解公司资料管理工作要求；g）接收要向前任资料员了解资料管理和资料本身的一些基本情况；h）接收要与工程经理及时沟通，确保接受资料的完整，移交手续的健全；1.8.5工程技术文件资料是重要的工程活动记录，只有移交工作准备充分，顺利开展，才能确保资料管理的连续性和完整性；1.9 工程技术文件资料工作其它要求1.9.1.工程技术文件资料保管人员因保管不善导致资料丢失或损毁的，公司有权追究其相关责任并采取处罚措施。

1.9.2.本办法未提及部分执行集团档案管理相关制度及办法。

二、支持文件2.1《项目工程业管理暂行办法》2.2《项目工程业评分办法》三、相关纪录3.1《招标文件审批表》3.2《项目工程联系函》3.3《项目工程通知单》第三章附则一、本办法由项目管理中心工程部起草与修订，经公司审批后发布。