第四章 秘书工作环境

2.工作中心的设计
特殊工作中心，指特殊用途或专门业务的工作 中心，它包括： ⑴接待中心 该中心是公司机关和外界接触的媒介， 故布置应井然有序。 设计要点： 远离公司机关主要部门，以免访客的干扰；放 置公司简报或其它阅读资料的地方，应光线充足以 利阅读。 ⑵计算机中心 布置要点：注意适当的湿度和温度，相对湿度 为 40℅—60%之间，温度在18℃—20℃之间。 对几种办公室设计的评价：
第四章
秘书工作环境
教学目的和要求： 了解秘书工作环境的含义、特点和类型 理解秘书宏观、中观、微观工作环境的内涵 及其作用 教学重点和难点： 秘书工作环境（宏观中观、微观）的内涵 教学方法： 讲解法、讨论法、启发法 教学课时： 两课时
问题
1.请你描述秘书的工作环境是怎样的？ （提示：工作场所、工作设施、办公用 品……) 2.你认为在秘书的工作环境中最重要的是 什么?
影响秘书工作的环境有:
宏观环境 中观环境 微观环境
第一节 秘书工作的宏观环境
一、秘书工作环境的涵义和特点 涵义 秘书工作环境是指直接或间接影响秘书 工作效率的各种潜在外部力量的总和。
秘书工作环境特点
1.复杂和多样性。社会与自然环境，物质 与精神环境，宏观、中观与微观环境。
2.差异性。各国、各地区、各单位工作环 境。
办公室环境秘书工作效率的影响 1.作业方面
2.生理方面 3.心理方面
1.作业方面
办公环境对秘书人员的器官功能，知觉 感受，体力消耗，心理反应都有直接影响。 比如光线不足，足以使人的辨别力降低， 眼力消耗较大，而生疲倦，使注意力难以 集中，则效率降低。
2.生理方面
环境变化必然会引起生理变化。办公 环境不适宜，会增加秘书的体力消耗， 体力消耗过多则生疲劳，疲劳生则工作 兴趣减低。兴趣低，工作效率必随之递 降。
办公室环境布置的原则与要求
办公室环境管理的根本目的在于提高工作效率。具体原则是 ：
布置 原则 具体要求
1.利 1.整体布局要求：尽可能采用一大间办公室，通风、采光良好，整 于沟 齐清洁，采取直线对称的布置，避免不对称、弯曲与成对角的排 通 列。 2.部门位置：根据工作需要和工作职能布局，相关部门应置于相邻 2. 协调 地点，工作流程应成直线，避免倒退、交叉与不必要的文书移动 舒适 ，接待室的位置常置于入口处 3.主管位置：位置位于员工的后方，其办公区域保留适当的访客空 3.便 间，和秘书保持最紧密的工作联系 于监 4.办公桌椅：大小适中、相同，最好选择旋转椅，尽可能一个方向 督 摆放，每个位置之间有充足的通道和充分的工作空间，自然光来 自桌子的左上方和斜后上方 5.办公柜：尽可能靠墙，也可背对背放置当隔断使用。办公柜、档 案柜高度、颜色相同，尽可能靠近使用者。 6.办公设备等：充分的电源插座，并安装在隐蔽安全的角落，公告 板置于不致引起职工分散精力及造成拥挤之处
有限责任公司，国营独资公司，股份有 限公司。
任何一个公司组织中的工作人员由于 地位的不同，纵向分为： 高级管理人员 中级管理人员 操作执行人员
在企业中，董事会定期开会制定决策， 决策以后由高级管理人员作具体的决策，由 中级管理人员组织实施，操作执行人员具体 执行。 由于中层不可能担负起一个企业所有的 职能，因此，必须将企业的中层横向分为若 干职能部门。
1.方便 即办公室的布局应该力求方便省时，如 相关的部门及设备应尽可能安排在相邻的 地方，以避免不必要的穿插迂回，便于工 作的协调和同步进行； 2.舒适整洁
即无论是办公室，办公桌椅，还是抽屉 等，不要放置与办公无关的东西。办公文 具的摆放要井然有序。
3.和谐统一 即办公桌椅，文件柜，办公自动化设备等 的大小，格式，颜色等协调统一，这不仅能增 加办公室的美观，而且能强化成员之间的平等 观念，创造出和谐一致的工作环境。 4.安全 即布置办公室时要留意附近的办公环境和 办公室存放财物的安全条件；信息如纸质文件 存储在计算机里的数据等的安全和保密能否得 到保障；电器的电源、电线、器物的摆放是否 对人员造成生理上的危害等。
3.心理方面
办公环境的不适宜，会引起秘书对工 作厌烦的心理反应。这种心理反应自然 降低工作效率。心理厌烦导致人的精神 苦闷及抑郁和怒怨之感。这些心情对工 作效率皆有不良影响。
案例
有意思的办公室
美国一家家具公司，利用先进的灯光技术制造 了虚拟加州海滩氛围的工作环境，工作人员可以穿 着海滩短裤、T恤上班，享受100%的新鲜空气和自 然光。
易感觉孤独
四、办公室的视觉环境管理
办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物的 颜色和照明。 1.覆盖物 它包括墙壁，天花板，地面，门窗，支柱 等上面的覆盖物。 ⑴有效的使用颜色。 ⑵地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁，天 花板的颜色协调一致，以保证一个统一的，和 谐的环境。
2.照明 指为完成办公室的指定工作 而提供适当的光线系统。 ⑴光线的量。光线的量一般用w(瓦)代 表。 ⑵光线的质。 ⑶光的设计。
秘书工作是在一定的环境中进行的。这 个环境叫秘书工作环境。 秘书工作环境是客观存在的,是多方面, 多层次,多种因素的总和。秘书工作功效会受 到各种环境因素的影响。 环境有的有利于秘书工作，因此必须采 取保护，使秘书工作适应这种环境；有的却 是不良的环境，那就要采取改变或限制，使 环境适应秘书工作的要求，从而提高秘书工 作效率。
境，它处于所有组织之外，并组织发生影响
的外部环境。它是一种必须监测和适应的不
可控制的环境。
秘书工作的宏观环境主要有：
政治法律环境，经济环境，科技环境，文
化环境等。
第二节 秘书工作的中观环境
秘书工作的中观环境指
秘书所处的组织的性质，制度与结构方面 的环境。 它对秘书工作有着重要的影响。
企业的组织结构 现代企业是以现代企业制度为基础的。 它是在国家公司法的规定下组建的。其组织 模式就是公司法规定的几种形式。 几种形式有：
德国：开放式办公室
4.开放式办公房间的空间设计的优点 ⑴降低能源成本和建筑成本； ⑵减少占地面积； ⑶降低了重新布局的成本； ⑷由于拆除了办公室的隔屏，管理者与被 管理者的交往障碍减少了这有利于排除心理 障碍
根据员工数量的 多少，选择大间 办公室要比采用 同样大小的若干 个办公室好得多， 更利用采光、通 风、监督、沟通 等。
第三节 秘书工作的微观环境
微观环境，又叫办公室环境，是指一定的 组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。 一、办公室环境的种类及对秘书工作效率的 影响 二、办公室环境的管理原则 三、办公室的空间设计 四、办公室的视觉环境管理 五、办公室的听觉环境管理 六、办公室的空气环境管理 七、办公室的保健与安全环境
三、办公室的空间设计 所谓办公室的空间管理是指组织为 节省成本，有效地利用空间，缩短工 作流程，迅速处理信息，提供良好工 作环境，并促进秘书与其他工作人员 的沟通与协调所作的办公室内的布置。 办公室空间设计包括以下方面：

1.各职能部门的场地设计
主管办公区域 里需保留适当的访客空间，同时又要和 秘书保持最紧密的联系，以便于工作上的交流与沟通。 与公众接触频繁的部门 应设置于入口处，或者通向走 廊，以减少穿过公开工作区的次数，如前台文秘安置在 入口处，以便接待来访客人，而不至于干扰其他工作部 门。 业务处理者 安置在中央，位置次序面对同一方向，直 线式组合，便于交接文件和沟通联系。 审计部门 位于离行政区较远的地方，有利于工作的保 密与高度集中。 主管的工作区域 位于工作区域的后方，以便控制和监 督，同时不因主管的接洽工作转移和分散工作人员的视 线和精力。
话、人员走动等干扰 3.房间易有噪音，如说话声、 打电话和操作设备声印象他 人 4.员工难于找到属于自己的私 人空间
1.费用高，门、窗等占用空间 2.难于监督工作人员的活动 3.难于交流、员工被分隔开，
封闭 式办 公室
专业工作 2.易于保证工作的机密性 3.比较安全、可以锁门 4.易于保证隐私，明确办公空间与自 己使用的空间
办公室空间设计的具体程序
1．对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析， 明确各部门及各员工之间的关系，以此为依据确定 每位员工的工作位置。 2．按工作人员数额及其办公所需的空间，设定其空 间大小。一般而言，每人的办公空间，大者可3— 10平方米，普通者1.5—8平方米。 3．选配相应得家具、桌椅。 4．绘制办公室座位布置图，依图布置。 5．办公设备安放提出合理化建议（优化设备，光源 （百叶窗）、办公桌椅、隔音玻璃（隔音板）、档 案柜、屏风、空调、电脑、传真机、复印机）
有趣的是，根据美国《商业周刊》报道，这家 公司的生产率因此提高了15%，其中，有8位被挖角 跳槽的员工，在离职两星期后自动回来报到，原因 是他们“无法忍受其他单位晦暗的工作环境”。
二、办公室环境的管理原则
办公环境的管理是指对办公室 环境加以合理的设计，组织和控 制，使其达到最符合秘书工作的 需要，进而提高工作效率，完成 组织欲达到的使命。 在对办公环境进行管理的过程 中，要坚持以下4个原则：
五、办公室的听觉环境管理 1.消除噪音的来源。 2.用吸音的材料以减少噪音的影响。 3.适量音乐的播放。
六、办公室的空气环境管理 温度 湿度 空气流通 空气的净化
七、办公室的保健与安全环境

保健，又叫健康保护。办公室的健
康环境对秘书人员具有不可忽视的意义 和重要性。

秘书人员保持良好的健康的身体，
两种办公室布局方法的比较
布置 类型 开放 式办 公室 优 点
1.灵活应变，工作位置随需要而调整 2.节省面积和门、墙等，节省费用， 1.难保机密 2.难集中注意力，员工易受电
缺
点
能容纳更多的员工 3.易于沟通，便于交流 4.易受监督，员工的行动易得到上司 的督察 5.容易集中化服务和共享办公设备1易于集中注意力，便于从事细致活
主管的位 置相对独 立，其办 公区域需 保留适当 的访客空 间
1、常用的设备和 档案柜与使用者相 隔太远 2、档案柜也可背 对背放置，当做隔 断使用。