集团公司会议管理制度

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会议管理制度
目录
第一章总则 (1)
第二章会议形式 (1)
第三章会议组织 (3)
第四章会议效率管理 (5)
第五章会议室管理 (8)
第六章附则 (8)
附录：会议记录簿 (9)
第一章总则
第一条为使鑫科集团公司（以下简称“公司”）的会议管理规范化和有序化，提高会议的效率，特制定本办法。

第二条会议本着精减、有效、节俭原则运行。

第二章会议形式
第三条总裁办公会
（一）出席人员:总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经理等常设成员。

（二）周期：根据需要随时召开;
（三）会议内容：公司经营计划事项，公司管理制度和管理办法的拟定和审核事项,人事管理事项，公司合理化建议管理事项，公司其他重大经营决策和管理问题等。

（四）主持人：总裁.
第四条总裁质询会
（一）出席人员：总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经理等常设成员;
（二）周期：每周一次；
（三）会议内容:上周业务工作总结、下周业务工作安排、公司情况传达；
（四）主持人：总裁或执行总裁
第五条全体员工会议
（一）出席人员:公司全体员工;
（二）周期：每半年或一年、或不定期；
（三）会议内容：公司经营、管理情况通报,讨论职工关心的切身利益问题、
及公司发展相关的合理化建议;
（四）主持人：总裁。

第六条每周晨会
（一）内容:对本周重大工作事项进行统一安排，协调跨部门工作；
（二）出席人员：总裁、执行总裁、各相应总监、各职能部门部长、各事业部总经理、公司内其他的重要人员等；
（三）主持人：总裁；
（四）周期：每周周初
第七条工作汇报会
（一）内容：下级向上级汇报指定内容；
（二）出席人员：上下级或有关责任人;
（三）主持人：上级主管;
（四）周期：定期或不定期.
第八条专题会议
（一）内容：某一问题讨论和商定;
（二）出席人员：有关人员；
（三）主持人：相关主管；
（四）周期：不定期或定期。

第九条各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开,（及会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。

第三章会议组织
第十条会议程序
一般而言，公司的会议组织过程包括以下几个步骤:
（一）确立会议议题；
（二）安排会议议程；
（三）发出会议通知；
（四）会务准备；
（五）做会议记录和摄像、录音；
（六）整理会议纪要、决议;
（七）相关领导阅改、签批；
（八）印发有关部门、人员，并归档。

第十一条确立会议议题
会议的议题可能有以下的来源：公司领导提出和各部门提出,总裁办收集等。

经主管领导同意，即可召开会议.
第十二条对定期的常规会议,在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员.
对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：
1、会议名称；
2、会议主旨和目标；
3、会议议项；
4、会议时间；
5、会议议程；
6、会议主持人;
7、出席人员（名单)；
8、会议财务(支出收入）预算；
9、现有筹备情况及进展；10、筹划备时间进度等。

该报告批准后方执行.
第十三条提前发出会议通知
（一）通知内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程、编组等；
（二）方式：由会议承办人通过口头或书面形式发出，注意口头仅适用于例会召开的确认；
（三）出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。

（四）通知时间:根据会议要项拟订会议通知，并提前发送。

第十四条会务准备
会务准备包括以下内容:会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备及调试、出席者主宾座次铭牌、资料袋(内装铅笔和记录纸）、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音工具、茶水、饮料、水果或点心，投
影仪、幻灯片和白板或黑板等。

根据会议的内容和性质的不同进行相应的准备。

第十五条各部门召开本部门会议，由本部门指定负责会议纪要的起草人。

几个部门召开联席会议，由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要，且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。

一个部门召集，其他部门参加的，由召集的部门负责会议纪要的起草工作。

第十六条各部门起草会议纪要的内容要求：
（一）必须全面记录会议的内容；
（二）必须准确记录及会人的意见,不能以个人的喜好、观点而增删内容,或加入记录人自己的观点；
（三）会议纪要必须做到全而精，要详略得当，重点突出;
（四）起草会议纪要应采用打印体（其正文部分字体要求是宋体小四号）；时间紧急的情况也可采用手写体;但为了长久保持要求用墨水笔写,同时要保持纸面清洁；
（五）会议纪要应在会后的三天之内提交总裁办存档；
（六）会议纪要一般要由总裁或执行总裁签发，重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。

第四章会议效率管理
第十七条判断会议效率的高低有以下的标准：
（一）会议是否按预期进行
（二）目的及议题是否清晰，是否彻底讨论
（三）会场准备是否完善
（四）资料是否齐全
（五）会议日程是否有计划性
（六）参加者是否预先了解主题
（七）讨论离题是否严重
（八）会议气氛是否热烈
（九）建设性发言数量
（十）是否得出结论或对策
第十八条提高会议效率的要领
（一）要严格遵守会议的开始时间；
（二）要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明；
（三）要把会议事项的进行顺序及时间的分配预先告知及会者；
（四）在会议进行中要注意如下事项:
1. 发言内容是否偏离了议题？
2. 发言内容是否出于个人的利害？
3. 是否全体人员都专心聆听发言？
4. 发言的内容是否朝着结论推进?
（五）应当引导在预定时间内做出结论；
（六）在必须延长会议时间时，应取得大家的同意,并决定延长的时间；
（七）应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认；
（八）应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。

第十九条会议禁忌事项
（一）发言时不可长篇大论,滔滔不绝；
（二）不可取用不正确的资料;
（三）不可打断他人的发言；
（四）不要中途离席。

第二十条会议管理技巧
（一）控制出席人数，及会无关者不参加；
（二）每次会议须明确主题；
（三）对重大或有分歧的议题,在会议上争执不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议;
（四）会议发言应言简意赅，相对控制每位发言时间;
（五）对多个议题的会议,每段时间只集中充分地讨论其中一个议项.主持人可在每一议项或每隔一段发言时间做出小结，及时做出决定.
第五章会议室管理
第二十一条会议室使用登记手续
（一）凡需用会议室的部门及人员须提前做预约登记手续；
（二）会议室预约登记手续由总裁办办理;
（三）会议结束后将会议纪要送总裁办备案。

第二十二条会议室必备的物品、用品和环境
（一）会议室备有会议桌、椅；
（二）会议室备有饮水机；
（三）会务准备有特殊要求的，请及总裁办协商；
（四）会议室保洁.
第二十三条会议室使用环境卫生的要求
（一）注意保持会议室的环境卫生；
（二）严禁在会议室吃东西；
（三）严禁在会议室及桌面,堆放及会议室配套物品无关的设施；
（四）严禁在会议室处理及工作无关的事情。

第二十四条会议室维护费用由总裁办编制预算并执行。

第六章附则
第二十五条本办法的拟定或者修改由总裁办负责，报总裁批准后执行。

第二十六条本办法由总裁办负责解释.
附录:会议记录簿
（1）重要会议,有言必录,详细记录；
（2）一般会议，可摘其要点记录；
（3）日常事务性会议，简要记录;
（4）对于重要会议记录，及会人员须确认签字；
（5）本簿装订成册使用。